Metodologia OKR vs KPIs, o que é e exemplos

27 Novembro 2023

Metodologia OKR, o que é? Como implementar?

A metodologia OKR vs KPIs é dos assuntos que qualquer gestor estratégico deve saber na ponta da língua, em especial porque são cada vez mais essenciais nas empresas.

Em traços gerais a metodologia OKR é um framework que ajuda a empresa a planear e implementar a estratégia ao longo de determinado período. Já os KPIs servem para acompanhar e medir o progresso, tema que já falámos no episódio: KPI, o que são e como os pode calcular.

Neste episódio do podcast ARTSOFT vamos então debruçar-nos sobre a metodologia OKR. Vai ficar a saber O que é a metodologia OKR?; Como funciona na prática; Exemplos de OKRs e ainda como é que a solução de gestão de projetos e Business Intelligence da ARTSOFT podem ajudar.

Fique por aí e ouça o episódio completo sobre metodologia OKR!

O que é a metodologia OKR e como a implementar de forma eficaz? – Podcast 22, temporada 2 – Oiça aqui

Metodologia OKR, o que é?

A conhecida metodologia OKR, hoje uma das mais utilizadas no mundo das empresas, sejam estas pequenos negócios, pme ou grandes empresas. Comecemos então pela definição de OKR que na prática é uma metodologia ágil que significa Objectives Abjectivs and Key Results. Foi criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove, e utilizada desde os primórdios pela Google em 1999.

Objetivamente esta abordagem permite orientar os esforços das empresas em direção a objetivos mensuráveis, proporcionando direções claras para os alcançar.
Na prática a abordagem OKR é representada da seguinte maneira:

Simples, não é? Pois é precisamente pela sua simplicidade de representação que a adoção da abordagem OKR se tem revelado um sucesso e é cada vez mais utilizada nas empresas.

E a razão principal do seu sucesso é também ela simples, pois força todas as equipas a priorizar os resultados mais importantes num dado período, impedindo ações distrativas e que acrescentem pouco valor ao já definido.

Agora vamos ver como a pode aplicar na prática, alertando no entanto para o facto de que – mesmo seguindo os pilares gerais que fazem desta abordagem um sucesso – esta deve ser sempre adaptada à sua realidade e aos seus colaboradores, até porque estes últimos têm – ao contrário das outras metodologias estratégicas – um papel muito ativo na execução da mesma.


OKR na prática

Como referimos, para implementar esta abordagem precisa de definir primeiro que tudo: Objetivos.

Neste ponto, a primeira coisa que deve ter em mente é:

Objetivos

  • Os objetivos devem ser sempre qualitativos;
  • Podem e devem abranger a empresa toda;
  • E não devem ser mais do que 3 a 5 objetivos por pessoa, área ou empresa, consoante a dimensão do seu negócio;

Para contextualizar, alguns dos objetivos mais típicos que são partilhados pelas empresas que já usam esta metodologia são:

  • Aumentar a retenção e satisfação dos clientes;
  • Bater o recorde de vendas mais alto da empresa;
  • Ou no caso de expansão de mercado, entrar num novo segmento que permita crescer em número de clientes.

Mas o mais importante é ser fiel à sua própria empresa e definir os seus próprios objetivos e aqui o melhor conselho que lhe podemos dar é ter uma abordagem moonshot thinking, ou seja:

Ou seja, estabeleça objetivos grandes e audaciosos para a sua empresa porque só assim impulsionará a verdadeira inovação.

Key Results (Resultados Chave)

Depois, para cada objetivo moonshot defina as métricas, isto é, os Key Results que precisa atingir para o objetivo ser alcançado e os quais vai poder acompanhar por forma a medir o seu progresso.

E aqui, ao contrário dos objetivos, estes devem ser Quantitativos. E para cada objetivo deve estabelecer não mais do que 3 a 5 key results.

A este propósito recomendamos que siga a técnica SMART, criada por Peter Drucker, considerado um dos mais importantes especialistas na gestão de empresas.

Assim, e segundo a técnica SMART, as métricas que definir na metodologia OKR devem ser:

  • Específicas e concretas;
  • Quantificáveis;
  • Alcançáveis com base nos recursos que a empresa tem;
  • Relevantes para os colaboradores e para a empresa e por fim,
  • Existir um prazo para o seu cumprimento.

Já no que toca a exemplos típicos de key results podemos destacar:

  • Alcançar um NPS (Net promoter score) de pelo menos 8 (numa escala de 1 a 10), com vista a aumentar a retenção de clientes;
  • Aumentar a taxa de conversão para X%, (conforme a taxa de conversão atual da sua empresa);
  • Subir o ticket médio de cliente para Y (mais uma vez consoante o seu ticket médio atual);
  • Estabelecer Z parcerias estratégicas com entidades que já tenham presenças no novo segmento.

Mas mais uma vez, também estas métricas devem ser adaptadas à realidade da sua empresa e aos objetivos definidos.

Por fim, e relembrando a premissa dos OKR que partilhamos inicialmente: “Para este objetivo: Precisamos alcançar estas métricas. E para alcançar estas métricas, precisamos executar estas tarefas”, vamos agora à última parte da metodologia, a execução das tarefas.

Execução de Tarefas

E é aqui – a parte mais importante desta abordagem – que os colaboradores são chamados ao palco e têm voz ativa nesta metodologia.

Isto porque ao contrário dos modelos tradicionais em que a definição estratégica é sempre feita Top Down, ou seja de cima (da Administração) para baixo, os OKR promovem uma gestão totalmente Bottom Up, ou seja há um envolvimento dos colaboradores até maior do que a própria administração.

Em termos de percentagem podemos até adiantar que, à exceção dos objetivos que devem ser definidos pela direção:

40% das métricas e tarefas devem ser definidas pela direção e C-Level e os restantes 60%, ou seja a maior parte, devem ser definidos pelos próprios colaboradores.

O que quer dizer que os colaboradores se tornam altamente relevantes e responsáveis pelo seu trabalho, o que acaba depois por influenciar positivamente toda a implementação da metodologia, pois o comprometimento é desde cedo maior.

Depois de se definirem as tarefas que,  muito importante, devem ser planeadas ao trimestre,  vamos então às questões que neste momento deve estar a pensar:

Como pode a minha empresa fazer o seu planeamento e acompanhar a evolução das mesmas?

E por outro lado,  como podemos acompanhar as respetivas métricas, sendo que estas devem ser, no mínimo, medidas ao mês?

Pois é aqui que a solução de gestão de projetos, aliada ao Business Intelligence ARTSOFT, pode fazer a diferença. E para isso convido o nosso especialista em gestão de projetos para partilhar convosco como pode o ARTSOFT ajudar e como pode contribuir para a execução correta desta metodologia.

Software de Gestão de Projetos e Business Intelligence ARTSOFT


A solução de gestão de projetos da ARTSOFT permite a implementação da metodologia de OKR através do planeamento, atribuição e registo de execução de tarefas de forma a dar cumprimento às ações que contribuem para o atingimento dos OKRs.

A forma fácil e prática da solução permite a atribuição de tarefas a várias pessoas ou equipas, ficando as mesmas disponíveis na sua agenda, promove o compromisso  de cada  um dos intervenientes com as ações definidas. Desta forma existe um entendimento claro do seu papel estratégico dentro da sua organização.

Além disso permite também a hierarquização e sequenciação de tarefas associadas entre si, para um maior controlo e visão do atingimento real de cada OKR.

Para finalizar e não menos importante é o poder da integração com a solução de  Power BI da Microsoft, que nos dá a possibilidade de ter uma medição real em tempo e budget necessários definidos no âmbito dos diversos OKRs, bem como os seus respetivos níveis de atingimento, fazendo o cruzamento com a obtenção dos resultados pretendidos.

Destacamos algumas funcionalidades que têm feito a diferença:

Paralelamente esta solução oferece uma abordagem equilibrada e completa sobre tudo o que está acontecer nos projetos a decorrer. Com recursos de análise de custos, simulações, acompanhamento e gestão de desvios, gráfico de Gantt e gestão de tarefas, a gestão de Projetos ARTSOFT tem sido uma ferramenta poderosa para garantir a qualidade e a eficiência dos projetos de empresas que já utilizam ARTSOFT, sem que a perfeição seja um fardo insustentável e impacte a saúde financeira do negócio.


Mindset do episódio

Como vê, a solução de gestão de Projetos ARTSOFT aliada ao Business Intelligence ARTSOFT, vai dar à sua empresa a possibilidade de implementar, de forma prática e consistente, a metodologia OKR ao longo do ano.

Com a grande vantagem de poder acompanhar a evolução das tarefas, a atribuição das mesmas para cada um dos colaboradores responsáveis e, especialmente importante para as chefias, acompanhar em tempo real os indicadores de desempenho.

Por isso, se quer implementar esta metodologia OKR na sua empresa e torna-la real, fale hoje connosco e peça uma demonstração à medida das duas soluções!

E é com esta recomendação que terminamos mais um episódio do podcast ARTSOFT, mas não sem antes trazermos a nossa já habitual quote inspiradora.

E desta vez trazemos uma frase do próprio mentor da metodologia OKR, Andrew Grove, para nos relembrar que:

“A maioria das empresas não morre porque está errada; a maioria morre porque não se compromete.” Andrew Grove


Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

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Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!

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