KPIs, o que significam e como calcular?
2023 é o ano que se avizinha. E com o novo ano vêm novos objetivos que, diz-nos a experiência, só serão alcançados se forem monitorizados.
Quer isto dizer que tão importante quanto a sua definição é encontrar uma forma simples e fácil de disponibilizar internamente um conjunto de KPIs que vão de encontro aos objetivos que se pretendem alcançar.
KPI: O que significa e como os calcular em 2023 – Podcast 11, temporada 2 – Oiça aqui
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KPIs: O que Significa?
As resoluções de Ano Novo não são novidade, todos nós as conhecemos, mas quantas sobrevivem ao passar dos meses? E quantas destas não se tornam apenas meros desejos sem concretizações?
Dizem as estatísticas que 60% das pessoas abandonam as suas resoluções em seis meses e 25% desistem das mesmas logo nos primeiros sete dias.
Pois nas empresas este cenário não é assim tão diferente, só não as chamamos de resoluções mas sim de objetivos. Grant Cardone, empresário e autor do conhecido livro “A regra das 10 vezes”, diz ter um truque especial para contrair a tendência: Este escreve os seus objetivos duas vezes ao dia, uma vez pela manhã, outra à noite, e explica no livro: “Quero acordar para isso. Quero dormir com isso e quero sonhar com isso.”
Mas será que não há algo mais que possamos fazer para atingir e perseguir objetivos nas empresas? Pois é sobre KPIs, os indicadores de desempenho que nos vão ajudar a seguir os objetivos e orientar para direção certa, que vamos falar neste episódio do podcast.
Fique por aí e prepare-se para conhecer três dicas cruciais na criação de KPIs já para 2023 e no fim, uma solução rápida e simples para os poder comunicar internamente na empresa com o poder do ARTSOFT.
Como definir KPIs alinhados com os objetivos da empresa
Começamos por partilhar os 3 passos críticos para definir KPIs realmente alinhados com os objetivos da empresa:
1. Seja claro sobre o que é e o que não é um KPI
KPI são mais do que números reportados regularmente. Estes medem e acompanham o progresso para alcançar um objetivo específico, ou seja, tudo o que não estiver diretamente ligado a um objetivo, não deve ser considerado um KPI mas sim uma métrica. Em média, as empresas não devem estender-se em muito mais do que três objetivos, sendo que por norma são associados entre dois a quatro KPIS por cada objetivo.
Dito isto, acredito que a esta hora já está a fazer contas ao número de objetivos e aos kPIs que tem, verdade? Bom, pois deixe-me dizer-lhe que é possível reduzi-los e que o deve fazer o quanto antes. Acrescento até que, dizem os estudos: o excesso de objetivos e KPI podem ser bastante prejudiciais e os grandes culpados pela distração e dispersão das equipas face ao que realmente importa.
2. Analise os KPIs atuais e decida o que manter, alterar ou retirar
Apesar de ser um novo ano, não quer dizer que tenha de mudar todos os KPIs. Aqui o essencial é fazer uma avaliação dos atuais e fazer uma auditoria rápida a cada um deles. Comece por abrir um documento, colocar todos os KPIS (os de 2022 e outros que identifique para 2023) e audite cada um deles com estas perguntas de resposta sim / não:
- Tem ligação direta com objetivos estratégicos ou operacionais?
- É o resultado de um conjunto de ações orientadas para os objetivos?
- É fácil de entender pela pessoa que vai ficar responsável pelo mesmo e a pessoa tem forma de o monitorizar, interpretar e iniciar ações para ir ao seu encontro?
- Pode ser mensurado ao longo do tempo e em curtos períodos?
- Tem ligação com outras métricas que ajudam na definição de ações operacionais?
Depois de responder a todas as 5 questões para cada KPI, se em algum deles respondeu não ou não sabe, este poderá ser um sério candidato para eliminar ou repensar em 2023.
E lembre-se do que já referi, se mesmo depois desta auditoria ainda tiver muitos KPIs, não ceda a desculpas como “temos muitas prioridades, temos muitos dados, temos um negócio complexo, temos de medir muita coisa”, porque vai acabar por cair no erro de querer melhorar tudo sem melhorar substancialmente nada.
E para isso há mais três questões que o podem ajudar a fazer um refinamento extra. Para este efeito recomendo que reúna a sua equipa direta, e para cada KPI, tenham em mente:
- Será que devem mesmo melhorar esse KPI em 2023? Quão critico é esse indicador para o seu negócio? É uma prioridade acima de todas as outras que devem ser melhoradas?
- Se sim, podem mesmo melhorar isso? Às vezes, quando definimos KPIs, medimos o que é interessante e não o que é necessariamente útil. Lembre-se: um KPI deve medir um resultado sobre o qual podemos ou temos hipótese de fazer algo.
- E por fim, vão mesmo melhorar isso no próximo ano? Uma coisa é dizer que se quer melhorar um resultado, outra coisa é realmente fazer a melhoria. Será que a sua empresa tem capacidade, tempo e pessoas para o melhorar?
E aqui mais uma vez o conselho é simples, se responderem não a alguma dessas questões sobre determinado KPI, não o meça. Pelo menos não ainda. Talvez no futuro, ou para o próximo ano a resposta seja “sim” para as três perguntas e então aí, considere-o. Mas por enquanto, foque-se nos restantes.
3. Crie dashboards fáceis e simples e partilhe-os com as equipas
Já vimos que os KPIs que definir precisam estar relacionados com métricas e dados que possam ajudar a tomar decisões em prol do que se pretende atingir. Para isso acontecer, não deve somente partilhar o KPI à pessoa que vai ficar responsável pelo mesmo, mas sim: disponibilizar um dashboard com um conjunto de métricas que estejam relacionadas com esse indicador.
Esse dashboards, que têm de ser fácil de compreender e utilizar, será então o painel de navegação que ao longo do ano vai garantir um alinhamento entre o que aquela equipa está a fazer e em como essas ações estão a contribuir para o que ficou definido no início do ano.
E para lhe falar sobre a construção desses dashboards onde podem ser monitorizados os KPIS e as métricas que os vão apoiar, passo a palavra a um dos nossos especialistas técnicos em Business Intelligence com Power BI que lhe vai falar sobre como é que o ARTSOFT pode ajudar e dos benefícios que é ter um ERP integrado a uma plataforma de BI.
Escolha dos KPIS corretos para a sua empresa
Para a elaboração dos vários KPI e métricas é necessário reunir a informação resultante dos registos operacionais que podem ter várias origens como o software de gestão (ERP), aplicações com soluções verticais, etc.
Por esse motivo é habitual ver empresas com complexas folhas de calculo que reúnem essa informação ou ainda em casos extremos a necessidade de haver alguém a introduzir manualmente informação resultante de reportes feitos nas várias origens de dados.
As ferramentas de BI (Business Intelligence) são especializadas não só na reunião dessa informação como especialmente no consumo dessa mesma informação. Estão preparadas para gerir volumes extensos de dados, assim como mostrá-los de uma maneira fluída, em qualquer lugar e sem necessidade de acesso às respetivas aplicações.
Uma das soluções existentes no mercado é o Microsoft Power BI® e o ARTSOFT tem um conector especializado e parametrizável que permite fazer recolha de dados de vários módulos ARTSOFT como Gestão Comercial, contabilidade, produção, gestão de projetos entre outros.
Para além de KPI’s e indicadores de gestão, é possível ter Dashboards com comparativos de vendas intra-anuais, tops de vendas, rentabilidade de projetos, ou mesmo informação cruzada entre os vários módulos. Tudo isto passa a estar ao alcance dos decisores em qualquer lugar e com informação diariamente atualizada automaticamente. Basta um browser com acesso à internet, sem necessidades de acessos remotos à empresa e sem comprometer a operacionalidade com sobrecarga à infraestrutura instalada.
Comunicar KPIs com o ARTSOFT
Como vê, tanto os KPI como as métricas a estes associados, podem estar presentes em dashboards de Business Intelligence fáceis de consultar e com dados provenientes do software de gestão ARTSOFT.
Com estes dashboards vai permitir que os seus colaboradores possam fazer uma monitorização das suas métricas, ao dia, por semana, ao mês, conforme preferirem. Desta forma, além de perceberem como estão a contribuir para determinado KPI, têm uma ferramenta que os ajuda a detetar quais as métricas que precisam ser alavancadas e com isso que ações/processos podem executar para alcançar melhores resultados.
No final, e se a sua empresa for como a média dos utilizadores de BI, segundo estudo recente da editora Better Buys, vão ter cinco vezes mais hipóteses de chegar a decisões mais rápidas, além de uma maior probabilidade de sucesso nas ações que implementarem.
Parece-me um bom motivo para começar a ponderar acompanhar KPI com Business Intelligence, não acha?
Mindset do episódio:
Posto isto, resta agora partilhar o nosso mindset:
“Construir uma empresa visionária, requer apenas 1% de visão. O resto, os 99%, é puro alinhamento. “
Jim Collins & Jerry Porras.
E é com esta frase dos autores do Livro Built to Last, Jim Collins e Jerry Porras, que nos despedimos deste episódio que é o último de 2022. Esperamos ter sido um bom contributo para o ajudar a entrar em 2023 com o pé direito.
Da nossa parte, desejamos um ótimo ano novo, obrigada por estar desse lado.
Como sempre, voltamos na última segunda-feira do próximo mês. Até lá, bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!
COMO IMPLEMENTAR ATCUD NO ARTSOFT
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