Faturação Eletrónica (EDI) – As Perguntas mais Frequentes (FAQs) das empresas em 2021

21 Junho 2021
Faturação Eletrónica (EDI) – As Perguntas mais Frequentes (FAQs) das empresas em 2021

EDI e Faturação Eletrónica nas empresas – As Perguntas e Respostas que deve saber em 2021

Faturação Eletrónica (EDI) – As Perguntas mais Frequentes (FAQs) em 2021 das empresas

A Faturação Eletrónica e o sistema EDI são a grande tendência em Portugal e nas empresas portuguesas no que respeita à emissão/receção de documentos comerciais, com parte destas empresas a serem já obrigadas a aderir em 2021.

Prova disso são as inúmeras questões a que os empresários (como poderá ser o seu caso) procuram obter resposta, sob pena de, por um lado: não cumprirem esta obrigação legal e, por outro, usufruírem finalmente do admirável mundo novo do arquivo digital!

A Faturação Eletrónica por EDI revolucionou a forma como se comunicam documentos comerciais e respetivo feedback: enviar e receber notificações sobre os estados de faturas, encomendas, notas de créditos, etc., diretamente no software é hoje uma realidade.

Para que não possa dizer: “não sabia” ou “não foi informado”, a ARTSOFT procurou saber junto de dezenas de empresas quais as questões mais importantes que em 2021 os empresários precisam de saber para tomar a decisão certa sobre a Faturação Eletrónica (EDI). O objetivo? Ajudar a que haja um entendimento correto sobre a terminologia e como é que esta se aplica no dia a dia das empresas.

O conselho: Utilize a informação deste artigo para poder dar os primeiros passos na Faturação Eletrónica por EDI, com a certeza de que nada ficou por saber ou conhecer!

Sobre a legislação relacionada com Faturação Eletrónica (EDI), recomendamos a leitura:

Vamos começar?


As perguntas mais frequentes sobre Faturação Eletrónica – EDI

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O Papel da Faturação Eletrónica – Webinar Gratuito

O que significa EDI? E qual a sua relação com Faturação Eletrónica?

EDI é a sigla para Electronic Data Interchange (em português: intercâmbio eletrónico de dados) e significa troca estruturada de dados (informação) utilizando uma rede de dados.

No caso das transações de documentos comerciais como faturas, notas de encomenda, guias de remessa, etc., o sistema EDI permite que sejam transacionados de forma eletrónica os dados respetivos de cada documento bem como qualquer alteração de estados dos respetivos.

Em Portugal, podemos encontrar vários operadores de EDI que se tornaram especialistas na comunicação de documentos comerciais entre software empresariais em negócios B2B –Business to Business ou B2G – Business to Government, ou entre o software do fornecedor e o consumidor final (B2C).

Generix, Saphety e iLink são alguns dos Operadores EDI em Portugal

Estes operadores têm como principal função servir de intermediário entre os software de empresas que periodicamente participam em relações comerciais, daí que a utilização do EDI para transações comerciais tenha, por exemplo, uma mais acentuada procura no setor B2B, ou seja, empresas com negócios direcionados a empresas.

Com este primeiro esclarecimento sobre o que é EDI, importa desde já clarificar que quando se fala em faturação eletrónica, não é necessariamente obrigatório que as faturas sejam transacionadas através deste sistema para serem consideradas faturas eletrónicas. Na questão a seguir esclarecemos precisamente isso.

Faturação eletronica 2021 Assinatura Eletrónica Qualificada

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Qual a diferença entre transações eletrónicas (EDI), faturação eletrónica (EDI) e a nova assinatura digital qualificada que é obrigatória a partir de outubro?

Como referimos anteriormente, a expressão Faturação eletrónica não implica necessariamente a utilização de um sistema de EDI.

Um resumo rápido pode ser explicado da seguinte forma:

A sua empresa pode emitir faturas para serem enviadas eletronicamente (por exemplo por e-mail), desde que as faturas contenham uma Assinatura Digital Qualificada (obrigatoriedade de 2021). Para evitar a confusão no mercado estas faturas deviam ser apelidadas de faturas digitais.

Exemplo: As faturas da Luz ou Água que recebe no mail, são obrigadas a ter uma Assinatura Digital Qualificada, são por isso Faturas Digitais.

No entanto se o seu cliente (seja Administração Pública ou Entidade Privada) obrigar, por lei ou por regra do seu cliente, a que a fatura seja emitida em formato estruturado para que rapidamente possa ser inserida no software, vai precisar de uma solução de EDI.

Exemplo 1: Se pretender fornecer produtos alimentares ao grupo Auchan ou ao Inter Marché, estes exigem que os seus fornecedores comuniquem as faturas via EDI.

Exemplo 2: Se pretender fornecer produtos ou serviços à Administração Pública, é obrigatório por lei, o envio das faturas através de EDI, neste caso através da eSPap (entidade de Serviços Partilhados da AP) no formato CIUS-PT.

Agora, sobre os conceitos, em que diferem?

Transações eletrónicas (EDI)

Solução completa para o envio e receção de documentos comerciais em formato estruturado. Com uma solução de transações eletrónicas a sua empresa pode transacionar um conjunto de documentos comerciais via EDI, podendo não só emitir como também receber. Consoante a solução que escolher, poderá ser também notificado pelo seu próprio software de gestão sobre os estados e evolução dos documentos. Veja-se o exemplo da solução do ERP ARTSOFT.

Faturação eletrónica (EDI)

Trata-se de uma solução mais simplificada, onde, por norma, permite apenas o envio das faturas através do operador EDI. Esta poderá ser uma solução viável para micro-empresas ou PME que por exemplo emitam poucas faturas por ano e/ou que sejam obrigadas por lei a adotar a Faturação Eletrónica para prestarem serviços com contratos públicos à Administração Pública. Também o ERP ARTSOFT disponibiliza esta solução.

Assinatura Digital Qualificada

Também conhecida como selo eletrónico qualificado, esta assinatura surgiu a propósito do Decreto-Lei n.º 28/2019, e obriga a que todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, quando emitidos por via eletrónica, tenham no documento forma de garantir a autenticidade de origem e a integridade de conteúdo.

Ou seja, a sua empresa precisa de ter um contrato com uma empresa certificadora como a DigitalSign ou a Multicert, para poder emitir faturas eletrónicas (digitais). Sobre este assunto pode ler este artigo (Assinatura Digital Qualificada) onde explicamos tudo o que precisa saber sobre esta obrigação, com início a outubro de 2021.

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O que é uma fatura eletrónica por EDI? E o que não é?

Abaixo esperamos deixar claro o que é e o que não é uma fatura eletrónica enviada por EDI.

O que é uma fatura eletrónica enviada por EDI?
🏛️ Na contratação Pública (B2G)
“Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.”
🏢 Nas entidades Privadas (B2B):
A fatura Eletrónica no âmbito B2B está regulada pela Diretiva 2010/45/UE, que impõe de forma explícita os critérios de autenticidade da origem e a integridade do conteúdo, a obter de 3 formas possíveis, sendo o “EDI (intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como definido no artigo 2.o do anexo 1 da Recomendação 94/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, relativa aos aspetos jurídicos da transferência eletrónica de dados, (…)” um dos procedimentos que garante a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

Desta forma, a fatura eletrónica por EDI em B2B, além de garantir a autenticidade da origem e a integridade dos dados, permite ainda que esta exista também sob um formato estruturado, por forma a facilmente ser interpretada pelo software do comprador.

Este formato estruturado é, na verdade, a grande valia da fatura eletrónica enviada por EDI.
* Fontes: eSPap . FAQ – Questões Frequentes | Diretiva 2010/45/UE
O que não é uma fatura eletrónica enviada por EDI?
Faturas que não tenham um Operador de EDI a servir de intermediário na comunicação do documento comercial e que:

Documentos comerciais como Faturas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, independentemente da forma como são enviadas para o cliente; 

Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word, em HTML, numa página web ou num e-mail (por não-estruturadas entende-se que não cumprem o modelo standard europeu); 

As Faturas Digitais, que tenham o Selo Eletrónico Qualificado (Assinatura Digital Qualificada).

Imagens de faturas em formato .jpg, .png ou outros;

Faturas em papel digitalizadas.

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Que ‘serviço’ de Faturação Eletrónica devo contratar, consoante o tipo de cliente B2G, B2B ou B2C?

Apesar desta questão ser mais abrangente do que o tema do artigo – Faturação Eletrónica com Operador EDI, são frequentes as dúvidas na decisão do tipo de serviço a contratualizar, na medida em que:

  • A Faturação Eletrónica se estende hoje a praticamente todos os setores empresariais;
  • A adoção da Faturação Eletrónica não implica, necessariamente, a utilização de um operador EDI. (desde que haja um certificado digital avançado, como o Selo Eletrónico Qualificado – ver Artigo 223.º, Diretiva 20210/45/UE)

Por essa razão, na tabela abaixo deixamos um exemplo de qual poderá ser o serviço de Faturação Eletrónica que mais poderá interessar à sua empresa.

Consoante preste serviços a particulares, à Administração Pública ou a outras empresas, assim poderá ser a sua decisão, que deverá ter em conta a quantidade de documentos comerciais que a sua empresa emita por ano, os seus processos internos e o tipo de transformação digital que entende implementar na empresa.

(Nota: Para maior perceção, aconselhamos a visualização das tabelas em desktop)

Confira primeiro a Informação sobre as Siglas e Legenda:
  • 🏢 B2B – Presta serviços ou vende produtos a outras empresas ou grupos económicos
  • 🏛️ B2G – Presta serviços ou vende produtos ao Governo (Administração Pública)
  • 🧔 B2C – Presta serviços ou vende produtos ao consumidor final (particular)
  • 🏛️ G2G – Entidades Públicas que prestem serviços ou vendam produtos ao Governo (Administração Pública)
  • ⭕ Pode não ser necessário, se utilizar o operador de EDI para transacionar os documentos, na medida em que estes podem atuar como empresa certificadora
  • Sendo o cliente apenas o cliente particular (B2B), pode não ter necessidade da fatura seguir num formato estruturado
  • ✔️ Recomendado, pela eficiência e uniformidade de processos internos na empresa
  • 📑 Obrigatório por lei, consulte aqui o decreto lei

Como ler a tabela?

Consoante o seu tipo de cliente, conheça qual poderá ser o serviço mais indicado para o apoiar na implementação da Faturação Eletrónica.

Nota extra: A informação apresentada/recomendada na tabela não dispensa a consulta de mais informação junto do operador EDI ou entidade certificadora.

Exemplos de serviço a adquirir

Faturação Eletrónica -> Operador EDI Selo Eletrónico Qualificado

Se o seu negócio for apenas B2B 🏢

✔️

Apenas B2G 🏛️

📑

Apenas B2C 🧔

✔️

Se o Negócio tiver diferentes tipos de cliente: B2B 🏢, B2G 🏛️ e B2C 🧔

📑✔️

Apenas negócio B2B 🏢 e B2G 🏛️

📑✔️

Apenas B2G 🏛️ e B2C 🧔

📑✔️

Apenas B2B 🏢 + B2C 🧔

✔️

Apenas G2G 🏢

📑
Exemplo apenas de carácter ilustrativo. Certifique-se sempre com o Operador de EDI ou com a Empresa Certificadora.

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Como é que este serviço comunica com o meu software de gestão/faturação? Com quem deve falar?

Depois de já ter ideia do que pode precisar para implementar a Faturação Eletrónica na sua empresa, o primeiro passo é falar com a empresa responsável pelo seu software de gestão ou respetivo parceiro e perceber como deve avançar.

Consoante o seu software, poderá existir já integração direta entre o software e os operadores ou empresas certificadoras, facilitando assim todo o processo. Posteriormente, conforme a sua necessidade, há dois cenários que poderão ser-lhe apresentados:

No caso da Faturação Eletrónica (EDI) ou Transações Eletrónicas (EDI),

Deve conseguir responder às questões: Quantos documentos pretende enviar por ano, para que tipo de cliente e se pretende também beneficiar da receção de documentos por EDI.

Com esses dados, a sua empresa irá receber informações dos valores associados à comunicação dos documentos e quais os operadores EDI recomendados.

Mediante a sua decisão, não precisa de se preocupar com mais nada, considerando que, à partida, o seu software deve estar preparado para responder às exigências da diretiva europeia sobre o formato estruturado dos documentos.

Exemplo do intercâmbio de um documento comercial por EDI
No caso da Faturação Eletrónica com Assinatura Digital Qualificada,

Também o seu software deve conseguir responder às exigências legais através da integração com uma entidade certificada. Tal como com o operador de EDI, também será informado dos valores associados à certificação dos documentos.

Nota extra: Apesar de recomendarmos a utilização da Faturação Eletrónica totalmente integrada com o seu software (por uma questão de produtividade, agilidade e automação comercial) e dessa ser a opção mais viável, há casos excecionais em que pode contactar diretamente o mercado dos operadores EDI ou das entidades certificadoras.

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Sou prestador de serviços para a Administração Pública, devo preocupar-me com a Faturação Eletrónica EDI? Quando?

Sim. Trata-se de uma obrigatoriedade que em 2021 se torna realidade. Neste artigo explicamos tudo o que precisa saber sobre a Faturação Eletrónica (EDI) para a Administração Pública.

Ainda assim, para sua comodidade, partilhamos aqui os prazos:

  • Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP (Código dos Contratos Públicos), são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2021.
  • Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de julho de 2021.
  • Micro empresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes,  enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 01 de janeiro de 2022.

Faturação Eletrónica vs Faturação Tradicional – Porquê Aderir e quanto se poupa?

Mais de 73% das PME portuguesas já são utilizadoras de Faturas Eletrónicas. Porquê?

🧱 Poupe mais de 6€ por documento

Segundo estudo recente as empresas com faturação e transações eletrónicas obtiveram uma redução de 50-70% nos custos de faturação, com poupanças na ordem dos 6.60€ por fatura.

🔌 Arquivo 100% digital

100% paperfree, a fatura eletrónica por EDI é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança às empresas.

🖇️ Mais rastreabilidade e acesso à informação

Com as faturas eletrónicas vai conseguir saber em que momento o cliente recebeu a fatura, reduzindo assim as chamadas e trocas de emails para garantir a sua entrega.

🧲 Mais agilização de pagamentos

Como o processamento da fatura é rapidamente feito, há maior facilidade nos pagamentos realizados a tempo, evitando os conhecidos custos por pagamentos atrasados ao fornecedor.

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O ERP ARTSOFT tem solução de Transações ou Faturação Eletrónica por EDI?

Sim. Há já bastante tempo que o software de Gestão ARTSOFT tem uma solução de Transações Eletrónicas, na altura dedicada às entidades privadas que tem relações comerciais com grandes grupos de distribuição como são exemplo: AKI, Auchan, Dia/Mini Preço, El Corte Inglés, FNAC, GTC/- Grupo Ellos, Inter Marché, Jerónimo Martins, LIDL, Makro, Manuel Nunes Fernandes, MCH, SONAE, Toys”R”Us, etc. 

Com a obrigatoriedade da Faturação Eletrónica EDI para a Administração Pública, a ARTSOFT reforçou o seu leque de integradores EDI, dando agora uma resposta completa às empresas interessadas em adotar a Faturação Eletrónica EDI, independentemente do destinatário do documento comercial.

Estes são os operadores com os quais podemos rapidamente ajudar a sua empresa:

Operadores de EDI com ligação com o ARTSOFT
Generix
Saphety
iLink
Ou outro que não os já integrados no ERP, uma vez que é possível personalizar o ficheiro eletrónico produzido pelo ARTSOFT, aplicando as regras de cada operador. Contudo é necessário entrar em contacto connosco.

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Nota extra: Na eventualidade de não necessitar de Faturação Eletrónica por EDI, saiba que o ARTSOFT também dá resposta à Assinatura Digital Qualificada. Aceda a este tutorial para conhecer passo a passo como a deve implementar no software.


Preciso de Faturação Eletrónica EDI. Como posso conhecer a solução?

Seja utilizador ARTSOFT ou possível interessado no ERP, preparámos um webinar para si. Dia 7 de julho vamos estar à conversa sobre Faturação Eletrónica onde vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o EDI e onde poderá conhecer uma breve demonstração da solução. Webinar é gratuito, mas é obrigatória a inscrição. Garanta já a sua presença no link abaixo.

Oferta: ERP com Gestão Comercial
Até 31/12 – ARTSOFT SMALL BUSINESS

Chegámos ao fim. Esperamos ter sido úteis na forma como explicámos esta importante tendência, mas se ainda continuar com dúvidas saiba que podemos ajudar mais.

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