Fatura Eletrónica: Como funciona?

28 Novembro 2022

Saiba como Funciona a Fatura Eletrónica em 2023

Afinal como funciona a fatura eletrónica? Em 2023 as empresas portuguesas estão obrigadas a adotar a faturação eletrónica, seja por EDI ou com o Selo Eletrónico Qualificado (no caso do Selo Eletrónico Qualificado, o prazo foi adiado para 1 janeiro de 2024).

Possivelmente, iremos assistir ao maior pico de desmaterialização de papel nas empresas portuguesas, além dos vários benefícios diretos e de curto prazo que esta transição vai trazer a todos os intervenientes.

Faturação Eletrónica: Da obrigação aos benefícios – Podcast 10, temporada 2 – Oiça aqui

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Conheça também informações sobre a Faturação Eletrónica em:


Faturação Eletrónica e a sua Obrigatoriedade

Tudo começa com uma pergunta, depois uma solução, e por fim um mindset. Serão estes três passos essenciais para as empresas se prepararem para adotar novos processos administrativos, mais eficientes e sustentáveis?

A transição para a importante economia circular não se faz da noite para o dia, mas há um passo em especial que vai agora ser dado de um ano para o outro e que obriga a que praticamente todas as empresas portuguesas o façam. Estamos a falar da Faturação Eletrónica, obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2023 e que irá trazer um impacto extraordinário não só na sustentabilidade das empresas como também na sua própria eficiência.

Os Benefícios da Faturação Eletrónica

Neste episódio vamos revelar algumas estatísticas que podem surpreender se ainda não está convicto dos benefícios da fatura eletrónica, e ainda que boas práticas podem valer a pena partilhar internamente. No final poderá ainda conhecer como funciona a faturação eletrónica no software de gestão ARTSOFT.

Começamos por partilhar três dados que merecem especial destaque:

1. Enorme poupança nos custos que passam de 30€ a 50€ para apenas 1€

Este é o valor indicativo que a Comissão Europeia estima por cada fatura enviada de forma eletrónica e totalmente automatizada.

E porque se espera uma redução de custos tão grande? Basta pensarmos nos custos do tempo que passamos a acompanhar faturas manuais por pagar.  Em média, estudos dizem que este tempo pode ir até 4 horas por semana, entre tentativas de telefonemas e trocas de e-mails.

2. Redução significativa de 49% nos pagamentos em atrasos

Um dos principais fatores que levaram já muitas empresas a aderir à faturação eletrónica é esta poder contribuir bastante para a prevenção dos atrasos nas cobranças de pagamento. No caso de Portugal isto ainda é mais crítico, considerando que somos o país europeu com maior atraso no pagamento de faturas, em média 26 dias, quando na Europa a média é de apenas 14 dias.

3. Uma semana é o tempo médio que se demora a corrigir um erro numa fatura

Já tinha pensado nisto? Poderá a acontecer frequentemente com preços, quantidades incorretas, informações em falta ou até linguagem pouco clara nos descritivos da fatura, mas o pior é mesmo o tempo que se leva a resolver o erro.

Mesmo as empresas mais eficientes passam uma média de 3 dias a corrigir um erro. Agora pense na frequência com que acontecem erros de processamento na sua empresa e pergunte-se? Ainda acha que a faturação eletrónica é só mais uma obrigação imposta pelo estado?

Se continua por aí, já percebeu que a faturação eletrónica vai trazer-lhe benefícios que até agora seriam impossíveis obter e em breve vai comprovar que é uma das melhores decisões que poderia tomar na otimização dos processos administrativos na sua empresa. 

Resta agora decidir – que Faturação Eletrónica deve considerar?

  • A que vai poder enviar através de e-mail ou outro meio eletrónico, em que aqui deve anexar a fatura em PDF com um selo que garanta a autenticidade do documento, conhecido como Selo Eletrónico Qualificado?
  • Ou aquela que é chamada de Faturação Eletrónica por EDI (intercâmbio eletrónico de dados), e em que logo no segundo a seguir à fatura ser processada, esta é enviada automática e diretamente do seu software para um Operador EDI que vai certificar o documento e proceder ao envio do mesmo para o software do destinatário, neste caso do cliente em questão?

Para ter um maior conhecimento sobre estas duas opções que estão disponíveis em Portugal, passo a palavra a um dos nossos especialistas técnicos que lhe vai falar sobre as características de cada uma e de como o nosso software de gestão pode ajudar a sua empresa:

Introducing the self-driving bicycle in the Netherlands
Faturação Eletrónica com o Selo Eletrónico

A faturação com o selo eletrónico qualificado traduz-se numa forma simplista em colocar um selo no PDF gerado pelo software de gestão, para garantir a sua autenticidade e identificar o emissor, garantindo a sua não adulteração, a faturação via EDI vai mais longe.

Desta forma, envia ainda os dados de forma estruturada e conhecida por ambas as partes (emissor e recetor) de modo que o recetor possa integrar os dados do emissor no seu software, minimizando ou mesmo eliminando erros de introdução manual, para além de ser uma integração quase imediata.

A nível de selo eletrónico qualificado, é uma obrigatoriedade legal para quem envia as faturas via PDF para os seus clientes.  A partir de 01.01.2024 o pdf enviado terá de ter um selo de autenticação, garantindo que o PDF não é adulterado e o emissor é fidedigno.  O recetor passa a ter de guardar o PDF, e caso queira uma segunda via basta apenas reimprimir o PDF recebido. (Este prazo foi adiado para 2024 no seguimento da publicação do DESPACHO SEAF 8/2022 – XXIII).

Esta opção permite a assinatura do documento e o envio automático através do ARTSOFT para o destinatário configurado na ficha do cliente, minimizando o tempo de processamento da fatura e diminuindo os custos (impressão, envio por correio ou outro método).

Faturação Eletrónica via EDI

Quanto à faturação por EDI, já existe há muito tempo para os grandes retalhistas (SONAE, LIDL, AUCHAN, etc), que a partir de determinado momento obrigaram os seus fornecedores a enviar todos os documentos desmaterializados.

Isto levou estes grandes grupos a terem tempos de introdução de documentos quase imediatos, redução de erros de introdução manual, para além de validação de datas e locais de entrega, permitindo automatizar em muito todos os seus processos. Para quem envia estes documentos, é informado de forma quase imediata se estes estão corretos, e pode inclusive saber se estes já estão a pagamento.

Em 2022, passou a existir a obrigatoriedade de comunicação à ESPAP também por EDI, o que obrigou as entidades que trabalhavam com a Administração Pública a adaptar-se.  A expectativa é que a Administração Pública colha também estes benefícios e, para quem envia estes documentos, passe a ter as mesmas vantagens, ou seja, uma validação da receção dos mesmos e se estes se encontram formalmente corretos (algo que anteriormente só sabiam passado semanas da entrega da mercadoria).

No caso do ARTSOFT, para quem utiliza os brokers recomendados, estas mensagens são devolvidas logo que as entidades recetoras as processem.

Recomendações

Como vê ambas as opções são válidas, cada uma tem benefícios específicos, e só dependem da sua decisão.

O importante é certificar-se de que a implementação da fatura eletrónica na sua empresa seja um verdadeiro impulsor de melhores processos administrativos e que retirem realmente os benefícios desta transformação.

Para terminar deixamos-lhe ainda algumas boas práticas, todas possíveis no ARTSOFT, e que poderá querer considerar nos próximos tempos:

Vai adotar a Faturação Eletrónica com o Selo Eletrónico Certificado no PDF?

  • Se sim, certifique-se que este processo está automatizado no software, sem necessidade de haver trabalho adicional além do habitual processo de criação da fatura. Lembre-se: a fatura eletrónica não deve ser encarada como mais um processo a tratar, pelo contrário.
  • Pretende começar a enviar estas faturas por e-mail? Se sim, pondere fortemente automatizar este processo. Saiba que o software pode fazer o envio diretamente, sem erros e em segundos. Já viu o tempo que pode ganhar?
  • E por fim, já que no e-mail vai anexar a fatura em pdf, não acha mais prático colocar logo no corpo do e-mail alguns dados da fatura, como por exemplo o valor a pagar e os meios disponíveis de pagamento? Desta forma está a facilitar ao seu cliente o acesso à informação relevante.

Se adotar a Faturação Eletrónica por EDI porque presta serviços à Administração Pública, deixamos-lhe também duas recomendações que poderão fazer-lhe sentido:

  • Já que vai adotar a Faturação Eletrónica por EDI porque tem como clientes Entidades Públicas, porque não ponderar adotar também para clientes privados, especialmente se o seu negócio for B2B? Estima-se que a adoção da faturação eletrónica por EDI cresça 80% na europa até 2027.  E o objetivo da Comissão Europeia é 100%.
  • E por fim, já que vai enviar faturas eletrónicas por EDI através do software, porque não ponderar a médio prazo a opção de habilitar o seu próprio software para receber faturas eletrónicas e outros documentos dos seus fornecedores também por EDI?

Mindset do episódio:

Já imaginou um mundo onde os documentos comerciais vão surgir automaticamente no software sem necessidade de intervenção humana, bastando apenas a nossa aprovação?

“O futuro depende do que fizermos no presente.”

Mahatma Gandhi

Chegámos ao fim deste episódio, obrigado por estar desse lado.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, neste caso dezembro.

Até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!

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