Faturação eletrónica nos contratos públicos – prazos e obrigações
Se presta serviços a entidades públicas, a sua empresa faz parte das primeiras no país obrigadas a aderir às faturas eletrónicas. Conheça aqui quando as deve implementar e como deve proceder.
Para sua comodidade, respondemos a algumas perguntas frequentes sobre faturação eletrónica nos contratos públicos ou navegue rapidamente para assuntos específicos:
Prazos da Faturação Eletrónica | Alterações Legais | Como se preparar?
Faturas eletrónicas, o que são?
De acordo com a diretiva 2014/55/EU, uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permita o seu processamento automático e eletrónico.
Quer isto dizer que uma fatura enviada por e-mail em PDF, Word, Tiff, jpeg, faturas não estruturadas em HTML, faturas digitalizadas ou enviadas via fax ou correio, não são suficientes nem são consideradas neste âmbito da faturação eletrónica.
A fatura eletrónica a que a diretiva se refere deve ainda ter o formato UBL 2.1 (Universal Business Language), formato eleito pelo nosso Ministério das Finanças e pela maioria dos países da União Europeia (UE) para a adoção da faturação eletrónica nos termos da ISO/IEC19845:2015. Certifique-se de que o seu software de gestão segue este modelo para evitar incumprimentos.
Quais os prazos que devo saber?
Face à complexidade inerente ao processo de faturação eletrónica, os prazos atribuídos a esta obrigatoriedade entrarão em vigor de forma faseada, sendo 2020 o ano em que a obrigação se torna totalmente efetiva, à exceção de determinados organismos públicos que devem iniciar o processo já este ano.
Segundo o decreto lei 123/2018 de 28 de dezembro:
Em detalhe, fique então a saber que da parte da função pública:
Os Contraentes públicos, nomeadamente entidades pertencentes à Administração Direta, aos Órgãos de Soberania e Institutos Públicos, são obrigados a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de Abril de 2019.
Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos como Regiões Autónomas, autarquias locais, entidades administrativas independentes, Banco de Portugal, fundações públicas, associações públicas e outras entidades abrangidas, são obrigadas a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de Abril de 2020.
Já sobre os fornecedores da administração pública, onde provavelmente a sua empresa se enquadra, estas são as datas a saber:
- Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 18 de Abril de 2020.
- Micro, pequenas e médias empresas e as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2021.
Que alterações legais devo saber e cumprir?
Prazos acima indicados e a certeza de que o seu software de gestão cumpre o formato standard aprovado pelo Ministério das Finanças para as faturas eletrónicas são as grandes obrigatoriedades que deve saber e cumprir.
Importa ainda salientar que este novo quadro legal constitui a primeira grande investida em Portugal para se potenciar a utilização generalizada da fatura eletrónica. O objetivo é que esta ocupe, assim, um lugar de destaque crescente, dadas as poupanças significativas e a promoção de uma nova política ambiental orientada para a melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta.
Próximos passos e como se deve preparar?
Assegure-se de que o seu software de gestão disponibiliza uma solução para cumprir o modelo de fatura eletrónica. Se é cliente ARTSOFT e pretende saber mais sobre o módulo de Transações Eletrónicas, conheça algumas das funcionalidades ou visite a página Transações Eletrónicas.
•Envio direto dos documentos à Saphety – Operador EDI que certifica o documento garantindo a autenticidade e integridade do seu conteúdo;
•Velocidade e precisão na comunicação e ligação EDI, permitindo a realização de transações em segundos e de forma segura;
• Acesso e visualização em tempo real do estado das faturas e documentos (documento confirmado, com erros, recebido, integrado, rejeitado, aprovado, pago…);
•Intercâmbio eletrónico permite a automatização total no processo de envio, comunicação e validação;
•Possibilidade de utilização de diferentes modelos de fatura eletrónica consoante as necessidades do cliente;
•Disponibilização de modo qualidade (teste), para que se assegure a integração com sucesso à plataforma do cliente.
•Follow-up interno: Sistema para aprovação de documentos ( antes do envio do documento por EDI, este pode passar por um circuito de verificação / aprovação entre utilizadores)
•Extensa documentação sobre o funcionamento do módulo (help Faturação Eletrónica – EDI).
