Comunique as séries fiscais de documentos para obtenção do ATCUD

17 Novembro 2022

Tudo o que precisa de saber sobre a obrigatoriedade legal ATCUD

O ATCUD é um código que permite identificar univocamente um documento, ou seja, é um código único que não se repete em mais nenhum outro documento em Portugal. Todas as séries certificadas e suscetíveis de entregar a clientes têm de conter este elemento. O software ARTSOFT está preparado para esta obrigatoriedade.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é?

De acordo com a definição da própria legislação, o ATCUD é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada, ou seja, é um código único que não se repete em mais nenhum outro documento em Portugal.

Todas as séries certificadas e suscetíveis de entregar a clientes têm de conter este elemento.

O seu formato de apresentação é: ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial

Enquadramento legal

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e mencionou pela primeira vez que o QR Code (código de barras bidimensional) e o ATCUD (Código Único de Documento) devem passar a constar nessas mesmas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, a partir de 1 de janeiro de 2020, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

A adição destes dois novos elementos aos documentos fiscais tinha dois propósitos fundamentais:

  • IRS – possibilitar ao adquirente a comunicação das faturas à AT mesmo que não tenham NIF;
  • Regime de Bens em Circulação – o transportador fica dispensado de se fazer acompanhar de documento de transporte quando o mesmo tenha sido previamente comunicado à AT.

A Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, deu enquadramento ao ATCUD e ao QR Code, regulamentando os requisitos de criação de ambos e adiou a entrada em vigor para 1 de janeiro de 2021 e do regime transitório para 1 de dezembro de 2020.

O Despacho n.º 412/2020-XXII, de 23 de outubro, do SEAAF, adiou a entrada em vigor do QR Code, do ATCUD e da comunicação das séries para obtenção do código de validação, para 1 de janeiro de 2022 e do regime transitório para 1 de julho de 2021.

Por fim, o Despacho n.º 351/2021-XXII, de 11 de novembro, do SEAAF, prorrogou a comunicação das séries e do ATCUD para 1 de janeiro de 2023.

Prazo de entrega

A Declaração de Remunerações deve ser entregue entre o dia 1 e o dia 10 do mês seguinte a que diz respeito. Sempre que o dia 10 seja feriado ou fim de semana o fim do prazo passa para o dia útil seguinte.

Pode consultar aqui o calendário fiscal para 2022.

Instruções relevantes

O ARTSOFT passou a ter um novo conceito para diferenciar as séries internas, a usar pelo ARTSOFT, das séries fiscais, a comunicar à AT. Este conceito envolve a criação de versões de cada série:

  • A versão 00 é a versão corrente, usada internamente, e é uma versão de transição, uma vez que a partir de 1 de janeiro de 2023 deixa de existir, porque têm obrigatoriamente de ser criadas versões das séries;
  • Da versão 01 em diante são as séries fiscais comunicadas à AT.

Para se ativarem as séries atuais e poder continuar a faturar com a versão 22.0.02 do ARTSOFT, tem de se aceder ao ecrã de configuração de séries de documentos fiscais.

Depois de atualizar para a versão 22.0.02 do ARTSOFT, se efetuar um pedido manual do ATCUD no portal das finanças terá de solicitar o apoio dos nossos serviços técnicos para o conseguir introduzir na configuração das séries fiscais de documentos. Por este motivo, é altamente recomendável que utilize sempre o automatismo de comunicação de séries fiscais de documentos do ARTSOFT.

Neste tutorial vamos mostrar os 9 passos necessários para efetuar a comunicação de séries de documentos à AT, nomeadamente:

  • 4 passos para comunicar documentos fiscalmente relevantes;
  • 2 passos para comunicar recibos;
  • 3 passos para comunicar documentos de autofaturação.

Visualize o vídeo introdutório para saber como comunicar as séries fiscais de documentos, de recibos e de autofaturação da sua empresa para obter o ATCUD:

Percorra os passos do tutorial

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Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.

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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.

Utilizadores

1.º passo ➡ Acesso de utilizadores

Os utilizadores que tiverem a tarefa de comunicar as séries à AT têm de ter ativo, no Portal das Finanças, o acesso ‘WSE – Comunicação e Gestão de Séries por webservice’.

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No ARTSOFT têm de ter registadas as suas credencias AT no registo de utilizador (‘User ID’ e ‘Password’) e usar o botão ‘Testar’ para verificar se as credenciais registadas estão corretas.

Para aceder às tabelas de comunicação de séries fiscais, terá de ter ativo o acesso às ‘Tabelas de Documentos’, no grupo ‘Acessos Comuns’.

A partir da versão 22.0.02 do ARTSOFT é permitido registar séries de documentos na AT em modo teste, desde que tenha o ficheiro de trabalho marcado como sendo de formação. Se usar a base de dados real ou uma cópia desta, está a comunicar com o servidor real da AT.

Configuração de séries de documentos

2.º passo ➡ Configurar séries fiscais de documentos

Da primeira vez que um utilizador aceder ao ficheiro de trabalho, após a atualização do ARTSOFT para a versão 22.0.02, visualizará uma mensagem informando que a empresa tem documentos emitidos que poderão estar abrangidos pela obrigatoriedade de registo das respetivas séries na AT. O utilizador pode criar automaticamente a lista das séries que contenham documentos fiscalmente relevantes nesse ano, com data de encerramento a ‘31.12.2022’.

Se pressionar o botão ‘OK’ é aberto o ecrã da tabela de séries de documentos fiscalmente relevantes, preenchido com todas as séries certificadas, independentemente de já terem documentos ou não. As séries certificadas aparecem ordenadas por tipo SAF-T e com a data de encerramento preenchida a 31.12.2022.

Como se constata na imagem anterior, o ARTSOFT passou a ter um novo conceito para diferenciar as séries internas, a usar pelo ARTSOFT, das séries fiscais, a comunicar à AT. Este conceito envolve a criação de versões de cada série. A 00 é a versão corrente, usada internamente; da 01 em diante são as séries fiscais comunicadas à AT.

Como a numeração das séries tem de ser sequencial para sempre, o que significa que não é possível reiniciar a numeração em cada ano, criamos as versões das séries que, na comunicação para a AT, são como novas séries.

O que significa que, neste momento, o ARTSOFT acabou de criar a versão 00 para cada um destes documentos, que representa as séries antigas antes da comunicação da numeração, e até ao final do ano 2022 poderá usar estas séries. A partir dessa data tem obrigatoriamente de comunicar a versão 01 da série. Todas estas séries certificadas são marcadas como inativas ao aceder numa versão do ARTSOFT anterior à 22.0.02, não permitindo a sua utilização (na versão 22.0.02 permanecem ativas e podem ser efetuados documentos).

Posteriormente terá de ser criada a versão 01 de cada série para poderem ser usadas em 2023. Ver o procedimento mais adiante.

Se ainda pretender criar documentos na versão 00 (antes da obrigatoriedade de registo das séries na AT), terá de editar a série (através de duplo clique, da opção ‘Atualizar/editar item’ disponível no menu de contexto do botão direito do rato, ou do ícone (da barra de ferramentas) e atribuir o valor ‘0’ ao campo ’03-Nº da série fiscal’.

Se pretender começar a usar de imediato a série com o ATCUD, deverá criar a versão 01 e proceder à sua comunicação.

Se optar por ‘Cancelar’ a mensagem inicial, o ecrã da tabela de séries de documentos fiscalmente relevantes ficará vazio e terá de adicionar manualmente as séries certificadas a comunicar à AT.

Este cancelamento poderá ser útil caso pretenda atribuir outra data de encerramento às séries. Nesse caso deverá pressionar o ícone respetivo, ‘Inserir novo item’ e no ecrã ‘Criar lista base de séries fiscais’ preencher a data em que pretende encerrar as séries (embora o ARTSOFT sugira o dia 31.12.2022, essa data pode ser alterada).

Até preencher a tabela das séries fiscais relevantes, na versão 22.0.02 não é possível efetuar novos documentos nas séries certificadas.

Sempre que um utilizador aceder a uma série de documentos certificados, visualizará uma mensagem informando que a série ainda não foi registada na AT.

Se o utilizador não tiver acesso ou pressionar o botão ‘Não’, não poderá criar documentos; se tiver acesso e pressionar o botão ‘Sim’, será aberto o ecrã ‘Tabela de séries de documentos fiscalmente relevantes’ (também possível de aceder através do menu “Configurações – Tabelas de Gestão Comercial – Documentos – Séries fiscais de documentos” sem dados preenchidos.

Pode atualizar os dados da série para, por exemplo, atribuir o último número da série, através do ícone ‘Atualizar / Editar item’, ou criar uma nova versão da série, usando o ícone ‘Inserir novo item’.

Terá de atribuir a data de início à versão da série, depois de encerrar a versão anterior da série (através do preenchimento da data de encerramento da série). Tem de registar nesse ecrã, pelo menos, o número inicial e a data de início de uso da série.

O ARTSOFT cria a versão seguinte da série (01 no exemplo) e, caso tenha indicado o número final da série na versão anterior (2999 no exemplo), o ARTSOFT sugere o número inicial da série (3000 no exemplo) quando pressiona o botão  no campo ‘Nº inicial desta série fiscal’, mas pode alterar para o número que entender, desde que seja superior ao número final da versão anterior.

A numeração respeitará as datas definidas. No exemplo apresentado, até o dia 31/12/2022 o ARTSOFT permitirá criar documentos até o número 2999, não permitindo em circunstância alguma ultrapassar esse número antes dessa data. A partir do dia 1/1/2023, o primeiro documento a criar na série terá o número 3000.

Até 31/12/2022 todas as séries com a versão 00 terão de ser encerradas e indicado o primeiro número da série em 2023. No entanto, pode fazer isto antes do final do ano 2022 e iniciar com a numeração que a série tiver no momento atual.

O limite das versões em cada série é 99. Só depois disso é que terá de encerrar a série e criar uma nova com outro código.

Reabertura de ano

Na reabertura de ano estas séries certificadas serão todas inicializadas automaticamente no ano seguinte. No entanto, existem dois momentos distintos:

  • Reabertura de Ficheiros Base: passam todas as versões de documentos que tenham a data de início de uso da série preenchida com o dia 1 de janeiro do ano seguinte (exemplo: na passagem de 2022 para 2023, todas as versões de série com data de início para 1/1/2023 ficam de imediato disponíveis; todas as que tenham data de início diferente não são reabertas);
  • Reabertura de Documentos: passam todas as restantes versões de documentos que tenham a data de início de uso da série preenchida com uma data diferente do dia 1 de janeiro do ano seguinte (exemplo: na passagem de 2022 para 2023, todas as versões de série com data de início diferente de 1/1/2023 são reabertas).

Nos anos seguintes pode optar por manter a sequencialidade da série, neste caso não precisa de fazer nada, pois, o primeiro número do ano seguinte será o número imediatamente posterior ao último número do ano anterior. Por exemplo, para 2024 se não quiser encerrar a série e manter a sequencialidade da numeração do ano 2023, não terá de registar a série nesse ano.

Caso pretenda inicializar a numeração da série nos anos seguintes, terá sempre de criar uma nova versão. Neste caso, para garantir que o primeiro número do ano seguinte não é ocupado no ano anterior, convém indicar o número final no ano corrente. Exemplo: 2023999 será o último número aceite em 2023 para em 2024 poder iniciar no número 2024000.

Abrir ficheiros em anos anteriores a 2022

Se o ano for inferior a 2022 e se a tabela de documentos fiscais não tiver registos, caso existam séries certificadas, todas as séries de documentos ficam inativas.

Após abrir a tabela de configuração de séries fiscalmente relevantes, terá de criar o registo na nova tabela através do ícone ‘Inserir novo item’. As séries certificadas só permitem consulta e as não certificadas que não estão encerradas, permitem fazer documentos.

ATCUD obtido anteriormente

No caso de já ter obtido o ATCUD, quer através de uma versão anterior do ARTSOFT quer manualmente no portal das finanças, terá de encerrar essas séries e comunicar uma nova versão das mesmas, de modo a manter a compatibilidade com a forma que o ARTSOFT utiliza para comunicar as séries.

Nestes casos, o ARTSOFT irá mostrar a versão 00 com o código inicialmente obtido e disponibilizará conjuntamente a versão 01 para ser efetuado o registo junto da AT. A partir daí deverá seguir os procedimentos já indicados para a comunicação da série, nomeadamente encerrar a versão 00 e comunicar a versão 01 das séries, para as poder utilizar de imediato.

REGISTO DE SÉRIES FISCAIS DE DOCUMENTOS

3.º passo ➡ Registar séries fiscais de documentos na AT

Para fazer o registo das séries na AT tem de se fazer a comunicação das mesmas e receber a respetiva confirmação. Para tal, usar o ícone ‘Registar séries fiscais na AT’ e confirmar o registo das séries selecionadas na AT.

Se confirmar, através do botão ‘Sim’, o servidor da AT é contactado. Se o Webservice da AT não estiver a responder, ou se existirem erros de comunicação, são mostradas mensagens com essas indicações, podendo também existir mensagens mistas com indicações de sucesso e de erros, em simultâneo.

Quando uma série tiver de ser anulada (por exemplo, avaria no hardware), tem de se posicionar na respetiva linha e ativar o menu de contexto do botão direito do rato para aceder à opção ‘Encerrar / anular série registada na AT’. O ARTSOFT mostra uma mensagem de aviso questionando o utilizador se pretende anular a série na AT.

Nestes casos a AT exige uma declaração de conformidade por parte da empresa, pelo que terá de confirmar que pretende mesmo anular a série.

Notas importantes a reter:

  • Só se tem 24 horas para cancelar um registo, senão tem de se finalizar a série;
  • Caso uma série não tenha documentos, tem de se indicar que “não foi emitido nenhum documento”.

Para ficar a conhecer as funcionalidades de cada ícone da barra de ferramentas, consulte o Help Online.

Consultar séries registadas

4.º passo ➡ Consultar séries registadas na AT

Visualize o vídeo para saber como comunicar as séries fiscais de documentos da sua empresa para obter o ATCUD:

5.º passo ➡ Comunicar recibos na AT

Os recibos têm um esquema de comunicação diferente dos documentos e têm de ser criadas novas séries de recibos a partir da versão 22.0.02 do ARTSOFT, as que estão a ser usadas até à versão anterior não podem ser comunicadas. Se uma série for inutilizada terá de ser criada uma nova.

No ecrã ‘Configurações – Tabelas de Contabilidade – Tipos de Documentos’, aceder ao grupo de códigos de movimento do tipo ‘B – Créditos Clientes’ e editar a série a comunicar.

Para conseguir comunicar as séries de recibos terá de preencher, pelo menos, os campos ‘Prefixo’, ‘Data início de utilização’ e ‘Nº inicial’, para além do recibo ter de ser certificado, ter tabela de motivação de anulação associado e um tipo de recibo definido.

Ao pressionar o ícone ‘Registar séries na AT’ será aberto o ecrã ‘Lista de séries a registar na AT’. Note-se que este ícone só está disponível para os utilizadores com as credenciais devidamente preenchidas na ficha do utilizador.

Para registar as séries de recibos na AT terá de selecionar as séries, pressionar o botão ‘Registar na AT’ e confirmar através do botão ‘Sim’.

Se o Webservice da Autoridade Tributária não estiver a responder, é mostrada uma mensagem com o problema.

Se estiver a funcionar, é mostrada uma mensagem com os códigos atribuídos.

Na configuração do recibo fica registado esse código no campo ‘Código validação série’.

6º Passo ➡ Consultar séries de recibos registadas na AT

Ao pressionar o ícone ‘Consulta de séries registadas na AT’ será apresentada a lista de séries de recibos registadas pela empresa na AT.

Visualize o vídeo para saber como comunicar os recibos da sua empresa para obter o ATCUD:

7º Passo ➡ Configurar séries fiscais de autofaturação

Este passo só é relevante para as empresas que se substituem aos seus fornecedores na emissão das respetivas faturas.

A configuração da comunicação de séries de autofaturação é diferente das outras séries fiscais de documentos. Neste tipo de séries de documentos não há versão 00 porque o esquema da autofaturação no ARTSOFT também mudou (cada série tinha uma parte da sua numeração destinada ao número do fornecedor e outra para a sequencialidade da numeração). Por este motivo, as séries atuais não poderão continuar a ser usadas e terão de ser criadas versões para cada série, tal como nas outras séries de documentos. A partir da versão 22.0.02 do ARTSOFT terá de criar as séries de autofaturação de acordo com dois conceitos fundamentais:

  • Com acordo – é um fornecedor que delegou no cliente/adquirente a emissão de documentos de faturação dos produtos/serviços fornecidos. Neste caso, é a empresa que tem de gerar o ficheiro SAF-T e enviar ao fornecedor para este o submeter no portal da AT;
  • Sem acordo – os fornecedores ou transmitentes de bens ou serviços que não sejam sujeitos passivos, ou sujeitos a IVA pela prática de uma só operação tributável (29, nº15 do CIVA) e a obrigação de emissão de fatura é do adquirente. Neste caso, poderá ser utilizada a mesma série de autofaturação para diferentes fornecedores (ver as FAQ 40 e 41 no portal das finanças).

Há, no entanto, um aspeto relevante a salientar. Como a AT não disponibilizou Webservices específicos para o registo de séries de autofaturação, não será possível o ARTSOFT comunicar as séries com acordo diretamente no portal das finanças, mas comunica as séries sem acordo tal como se fossem séries fiscais de documentos.

Sempre que um utilizador aceder a uma série de autofaturação, visualizará uma mensagem informando que a série ainda não foi registada na AT.

Se o utilizador não tiver acesso ou pressionar o botão ‘Não’, não poderá criar documentos; se tiver acesso e pressionar o botão ‘Sim’, será aberto o ecrã ‘Tabela de séries de documentos de autofaturação’ (também possível de aceder através do menu ‘Configurações – Tabelas de Gestão Comercial – Documentos – Séries fiscais de autofaturação’).

De início este ecrã mostra as séries de autofaturação configuradas.

Como se pode ver não há versão 00 da série, pelo que quem tiver de usar estas séries de autofaturação terá de comunicar de imediato à AT o seu registo.

Tal como indicado, o procedimento de utilização das séries de autofaturação mudou, tendo agora de se identificar se há ou não acordo de autofaturação com o fornecedor.

Para isso é necessário aceder ao registo de fornecedor e no separador ‘Fornecedor’, grupo ‘Auto faturação / EDI’, ativar a opção ‘Sistema de auto faturação’. No caso de haver acordo de autofaturação com o fornecedor, o campo ‘Data início acordo auto’ deve ser preenchido com a data em que esse acordo iniciou; se não houver acordo, o campo deve manter-se vazio.

De seguida, na configuração das séries de documentos, terá de indicar se a série se destina a fornecedores com ou sem acordo.

Sem acordo

A série é única para todos os fornecedores. O campo ‘Nº de fornecedor em autofaturação’ terá de estar vazio. O ficheiro SAF-T não contará com estas séries, uma vez que os fornecedores não são sujeitos passivos de IVA.

Com acordo

Cada fornecedor tem uma série própria. O campo ‘Nº de fornecedor em autofaturação’ deve conter o número do respetivo fornecedor. Na ficha deste fornecedor deve constar a data de início do acordo de autofaturação, tal como explicado anteriormente. A empresa terá de gerar o ficheiro SAF-T destes fornecedores e enviar-lhes para que o submetam à AT.

Na tabela a lista é apresentada ordenada por número de fornecedor, por tipos de documento SAF-T, por série interna de autofaturação e finalmente por cada série de autofaturação fiscalmente relevante.

Para ficar a conhecer as funcionalidades de cada ícone da barra de ferramentas, consulte o Help Online.

Passo ➡ Registar séries de autofaturação na AT

Ao pressionar o ícone é criada uma janela com a lista de todas as séries de documentos prontos para serem registados na AT. Previamente deverá selecionar as séries a comunicar. No entanto, como o processo de registo de séries de autofaturação na AT sem acordo e com acordo dos fornecedores é distinto, deverá selecionar e registar separadamente as séries de autofaturação sem acordo (fornecedor ‘0’), e as séries com acordo dos fornecedores. Se tentar comunicar séries com e sem acordo em simultâneo, o ARTSOFT mostra um alerta:

Se comunicar uma série com acordo, funciona como um tipo de auxiliar de registo para o portal, mostrando ao utilizador os dados que deve usar no registo manual no portal da AT. Depois de fazer esse registo no portal, deverá regressar a este ecrã e inserir o código ATCUD fornecido pela AT.

Se comunicar uma série sem acordo, é solicitada a confirmação.

Depois de confirmar o registo da série na AT é recebido um relatório com os dados relevantes de registo.

E a tabela é atualizada com esses dados. Podendo-se, a partir deste momento, criar documentos para a série registada.

9º Passo Consultar séries de autofaturação registadas na AT

Ao pressionar o ícone ‘Consultar séries autofaturação registadas na AT’ será apresentada a lista de séries de autofaturação registadas pela empresa na AT.

Depois de criar as versões para todas as séries de autofaturação, a tabela fica com esses registos identificados.

Para obter informação mais detalhada, aconselha-se a consulta das FAQ da AT no portal das finanças.

Ao comunicar as séries manualmente no portal das finanças, deverá seguir o seguinte procedimento:

  • Na funcionalidade “Comunicação de Séries de autofaturação com acordo”, existente no Portal das Finanças, o fornecedor informa a existência do acordo com a identificação do NIF do adquirente e a indicação da “data de início da autorização” de comunicação das séries. De notar que a “data de início de autorização” não é necessariamente a data em que o acordo foi celebrado entre as partes, mas a data após a qual podem ser comunicadas as séries pelo adquirente no âmbito do acordo.
  • Na mesma funcionalidade, o adquirente comunica as séries com a indicação do NIF do fornecedor que registou a existência de acordo. Esta comunicação só pode ser efetuada em data igual ou superior à que foi autorizada pelo fornecedor.

Notas importantes antes da atualização para a versão 22.0.02 do ARTSOFT:

Fazer backups deve ser uma prática comum, mas neste caso ainda mais. Faça cópias de segurança antes da atualização do ARTSOFT para a versão 22.0.02, uma vez que depois de criadas versões de séries deixa de haver compatibilidade com as versões anteriores do ARTSOFT.

Para quem possui aplicações móveis ligadas ao ARTSOFT e que usam documentos (Sales, Logística, POS ou Task Manager), tem de sincronizar os registos antes da atualização do ARTSOFT e da respetiva aplicação.

Quando se estão a fazer registos na AT e se envia ‘n’ vezes um NIF/utilizador e password inválidos, a AT bloqueia o Webservice para o utilizador desse NIF por algum tempo.

Nos formulários, relatórios, extratos ou configurações XML (normalmente utilizadas no EDI ou em desenvolvimentos específicos), o ARTSOFT assume o código da série sem juntar a versão, pelo que não há necessidade de proceder a alterações destas listagens quando tiverem séries fixas parametrizadas nos filtros.

O prefixo da série deixa de ser relevante para efeitos de comunicação, embora se mantenha usável porque faz parte da identificação da série, uma vez que as subséries criadas terão sempre códigos diferentes a seguir a esse prefixo. Na comunicação para a AT, o código da série junta à sua identificação a versão. Por exemplo: V010.01.

Visualize o vídeo para saber como comunicar as séries fiscais de autofaturação da sua empresa para obter o ATCUD:

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