Da configuração à análise, Faturação de Contratos
Saiba como utilizar a Faturação de Contratos
Aprenda como utilizar a funcionalidade de Faturação de Contratos do ARTSOFT para automatizar a emissão de documentos periódicos — como mensalidades, prestações de serviços ou alugueres.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
Neste tutorial, aprenda como utilizar a funcionalidade de Faturação de Contratos do ARTSOFT para automatizar a emissão de documentos periódicos — como mensalidades, prestações de serviços ou alugueres. Com este processo, obtém maior controlo, poupa tempo e assegura uma faturação regular e fiável.
O ARTSOFT permite também ligar esta funcionalidade ao módulo de Assistência Técnica, por exemplo, para gerir o aluguer de equipamentos. Como se trata de uma funcionalidade mais específica, não será abordada neste tutorial. No entanto, sempre que existirem campos ou opções relacionadas com essa vertente, será feita a respetiva referência.
Os 4 Passos para Faturar Contratos no ARTSOFT:
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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.
Passos necessários para gerar e comunicar o Intrastat
1º Passo ➡ Configurações
Ativação do módulo no ficheiro artsoft.ini
Para ativar a gestão de contratos no ARTSOFT, é necessário adicionar a seguinte linha ao ficheiro artsoft.ini:
[PLUGIN]
Ficheiro=GestaoContratos.dll
Deve também ser criado um ficheiro, Plugin.ini, guardado na mesma diretoria do artsoft.ini, com os seguintes comandos:
[XML_CFG]
Contratos=C:\ARTSOFT\ARTSOFT\GestaoContratos.xml
Após esta configuração, o módulo será carregado automaticamente ao iniciar o ARTSOFT.
Para confirmar se a extensão está corretamente instalada, aceda a ‘MyARTSOFT –> Acerca do ARTSOFT «Gama» «Versão»’ e clique em ‘Acerca de extensões’. Verifique se a Gestão de Contratos está listada como ativa.
Recomendamos, no entanto, que contacte o seu parceiro para que realize estas tarefas em segurança.
Definir tipos de contratos/avenças
O passo seguinte consiste em criar a tabela de Tipos de Contratos/Avenças, onde serão definidas as regras que determinam o processamento automático da faturação de contratos no ARTSOFT.
Para configurar estes tipos, aceda ao menu ‘Configurações –> Tabelas da Gestão Comercial –> Terceiros –> Contratos -> Tipos de contratos/avença’. Aqui pode criar vários tipos de contrato, ajustados a diferentes contextos, garantindo flexibilidade e automatização do processo de faturação.
Criar ou editar tipos de contratos
Use o ícone ‘Inserir novo item’ para criar um novo tipo ou o ícone ‘Atualizar/editar item’ para modificar um existente.
Ao fazê-lo, terá acesso ao ecrã de configuração, onde poderá definir as principais regras:
Posição – Atribuído automaticamente; corresponde ao número do tipo de contrato.
Descrição – Nome claro e descritivo do tipo de contrato. Deve refletir a ação automatizada, facilitando a identificação futura.
Código Artigo – Artigo usado na faturação. Deve ter ativa a propriedade ‘Não controla stock’.
Série de faturação – Define a série de documentos a utilizar na faturação dos contratos.
Data de faturação – Define a data de processamento, podendo usar:
- C. (Data do Contrato)
- D.M. (Último Dia do Mês)
- Um dia fixo (por exemplo, dia 1 de cada mês)
Primeiro nº contrato – Número a atribuir ao primeiro contrato criado com este tipo.
Série de saídas – Utilizada apenas na ligação com o módulo de Assistência Técnica (documentos de saída de equipamento).
Série de entradas – Também usada com o módulo de Assistência Técnica (documentos de entrada para regularização de saídas/vendas).
2º Passo ➡ Criar contratos
A criação de contratos é feita diretamente no registo do terceiro, através do separador ‘Contratos’, onde poderá consultar e gerir todos os contratos associados a esse cliente.
Ações disponíveis na grelha de contratos
Criar novo contrato
Duplo clique na primeira linha vazia da grelha ou opção ‘Inserir’ no menu de contexto do botão direito do rato.
Editar contrato existente
Duplo clique sobre o contrato ou opção ‘Alterar’ no menu de contexto do botão direito do rato.
Eliminar contrato
Opção ‘Apagar’ no menu de contexto do botão direito do rato.
⚠️ Os documentos associados não são apagados.
Copiar contrato para outro cliente
Opção ‘Copiar contrato para…’ no menu de contexto do botão direito do rato.
Criar novo contrato – Campos do cabeçalho
Após entrar em modo de alteração, preencha os seguintes campos:
- Tipo de contrato
Selecione da lista existente (tecla ‘+’ para abrir a lista).
- º de Contrato
Gerado automaticamente, com base no número inicial definido no tipo de contrato.
- Cliente / Entidade Pagadora
Preenchido automaticamente com os dados do terceiro.
- Faturar à entidade pagadora
Ative se o contrato for com um cliente, mas a fatura for para outra entidade.
- Fixar entidade pagadora no contrato
Garante que a faturação será sempre feita à mesma entidade.
- Lançamento
Campo opcional com texto personalizado para os lançamentos dos artigos. Pode incluir variáveis:
[D] – Descrição do contrato
[M] – Nome do mês
[N] – Número do contrato
[T] – Identificação do trimestre
[V] – Data de vencimento
Se não preencher, o ARTSOFT gera uma descrição automática.
- Referência Contrato
Preenchida manualmente, é copiada para as observações dos documentos gerados.
- Observações
Campo livre para anotações adicionais importantes.
Dados Processamento
Nesta secção define-se o período de vigência e a frequência de faturação do contrato:
Datas do contrato:
- Data inicial – Obrigatória; marca o início do contrato.
- Data final – Opcional; apenas para contratos com duração definida.
- Últ. Processamento – Atualizado automaticamente com a data da última fatura.
⚠️ Não deve ser alterado manualmente, exceto em situações excecionais (exemplo: reprocessamento).
Tipo e periodicidade de faturação:
- Tipo de faturação:
- Antecipada – fatura-se no início do período.
- Postecipada – fatura-se no final do período.
- Periodicidade:
- Diário – Pode escolher os dias da semana ou usar o campo ‘A cada’ (exemplo: a cada 2 dias).
- Semanal – Seleciona-se um dia da semana.
- Mensal – Faturação mensal automática.
- Anual – Uma vez por ano.
- Única – Fatura-se uma só vez:
- Antecipada: na data de início ou saída dos artigos (aluguer).
- Postecipada: na data de fim ou entrada dos artigos (aluguer).
- A cada – Define a frequência do ciclo (exemplo: Mensal a cada ‘3’ = trimestral).
- Dia Proc. – Dia de processamento:
- C. (Dia do Contrato)
- D.M. (Último Dia do Mês)
- Dia fixo (exemplo: dia 1 de cada mês)
- Dias antes – (apenas para D.C. ou U.D.M.). Antecipação do processamento.
Estados especiais do contrato:
Encerrado – Para contratos já concluídos. Pode ser reaberto se necessário.
Suspenso – Pausa a faturação, mas mantém os processamentos pendentes. Quando retomado, cabe ao utilizador decidir se pretende faturar os processamentos acumulados.
Excluído – Impede completamente a faturação. Não gera processamentos. Ao reativar, o utilizador decide se quer:
Atualizar a data do último processamento para a data atual (ignora o intervalo em que esteve excluído), ou
Retomar a faturação desde a última data processada.
Informação
Esta secção inclui dados informativos, utilizados apenas para efeitos de análise. Os campos aqui registados não interferem diretamente na gestão ou processamento do contrato.
Pode indicar:
- Valor expectável no fim do contrato – Valor residual ou estimado no final do contrato, útil para análises financeiras.
- Débito direto – Marcar se o contrato está associado a pagamentos por débito direto.
- Aquisição final – Assinalar se, no final do contrato, os bens objeto do mesmo serão adquiridos pelo cliente.
- Valor de aquisição – Valor acordado para aquisição final dos bens, quando aplicável.
Localização
Nesta secção, insira os dados de localização do contrato, caso sejam diferentes da morada principal do terceiro.
Se o contrato foi originado a partir de um documento, os dados de localização serão automaticamente copiados para o contrato.
Semelhante ao que ocorre com os documentos, a localização pode ser definida de duas formas:
- Editando diretamente os campos específicos da localização (morada, cidade, código postal, etc.).
- A partir da tabela de outras moradas do cliente.
Artigos do Contrato
Nesta secção são inseridos os artigos associados ao contrato.
Nota: O campo ‘Armazém’ só deve ser preenchido em contratos de aluguer e apenas para artigos com número de série.
Campos disponíveis:
- Código
Tecla ‘+’ para selecionar da lista de artigos disponíveis.
- Descrição
Preenchido automaticamente com a descrição do artigo. Não é editável.
- Quantidade
Editável apenas:
- Em contratos não relacionados com aluguer, ou
- Em alugueres com artigos sem controlo de entrada/saída.
Se não for editável, a quantidade assume o valor 1.
- PVP (Preço de Venda ao Público)
Pode escolher:
- PVP ARTSOFT, calculado automaticamente com base em regras comerciais (negociações, escalões, etc.).
- Um dos 10 preços de venda configurados no artigo.
- Preço manual definido no campo ‘PVP Manual’.
Ofertas
Nesta secção, deve inserir os artigos de oferta. Estes artigos são faturados com preço zero em cada processamento do contrato.
Processamentos pendentes
Neste separador, pode gerir os processamentos pendentes do contrato. Os processamentos pendentes são gerados quando o contrato está suspenso até uma determinada data. Esses processamentos ficam registados no contrato até serem processados ou apagados.
Opcionalmente, pode adicionar um motivo que explica o motivo do processamento estar pendente.
Para apagar um processamento pendente, basta utilizar a opção correspondente no menu de contexto (clicando com o botão direito do rato).
Documentos do Contrato
Nesta secção, pode visualizar todos os documentos associados ao contrato:
- Documento base – Documento de origem do contrato (quando o contrato é criado a partir de um documento).
- Saídas – Documentos de saída de artigos (apenas em contratos de aluguer).
- Entradas – Documentos de entrada de artigos (apenas em contratos de aluguer).
- Faturas – Faturas emitidas ao longo do contrato.
- Notas de crédito – Notas de crédito associadas ao contrato.
- Outros documentos – Documentos externos originados ou associados ao contrato.
Pode visualizar a informação por tipo de documento ou por artigo, selecionando a ordenação desejada.
Barra de Ferramentas
Na barra de ferramentas do registo de contrato, encontra os seguintes ícones:
Faturação – Permite faturar especificamente os contratos do cliente onde estamos posicionados. Ao selecionar, abre o ecrã de faturação de contratos já filtrado com o cliente e o tipo de contrato.
Outros Documentos – Inclui a opção ‘Associar Doc. Externo’, que permite associar ao registo do contrato quaisquer documentos ARTSOFT. Para isso, basta selecionar o tipo de documento e o respetivo número (pode utilizar a tecla ‘+’ para aceder à lista de documentos disponíveis).
Esta ligação será visível no separador ‘Documentos do Contrato’, em ‘Outros Documentos’.
Caso queira remover a ligação com um documento externo previamente associado, utilize a opção ‘Remover Ligação’ no menu de contexto (botão direito do rato).
Apagar Contrato – Permite eliminar o contrato atual, sendo solicitada uma confirmação antes de proceder à remoção.
Pesquisar contrato – Permite procurar um contrato com base nas informações de diversos campos do contrato. Esta funcionalidade também está disponível na ficha do terceiro.
É possível pesquisar registo a registo e posicionar-se diretamente no registo desejado, utilizando o botão OK.
3º Passo ➡ Faturação de Contratos
Para gerar documentos de faturação para contratos, aceda à opção ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento de Documentos -> Faturação de Contratos’.
Seleção de Clientes
No campo clientes, deve selecionar a lista de clientes a quem pretende faturar contratos. Se este campo estiver vazio, todos os clientes da empresa serão considerados.
O campo pode ser preenchido manualmente utilizando os separadores ‘;’ e ‘:’, ou pode usar o botão na extremidade do campo para aceder ao preenchimento de listas.
Caso deseje selecionar apenas um cliente, utilize a tecla ‘+’.
Seleção de Tipos de Contratos
Em seguida, defina os tipos de contratos a serem faturados. Se o campo estiver vazio, todos os tipos de contratos serão considerados.
O preenchimento pode ser feito manualmente com separadores ‘;’ e ‘:’ ou usando o botão de preenchimento de listas.
Para selecionar um único tipo de contrato, basta usar a tecla ‘+’.
Data de Processamento
Defina até que data pretende efetuar o processamento. Por padrão, será preenchida a data de trabalho.
Ordenação dos Contratos
Pode escolher ordenar a visualização dos contratos por entidade pagadora ou por cliente.
Agrupamento de Faturas
Defina se deseja agrupar documentos ao gerar faturas. Quando essa opção estiver ativa, se existirem múltiplos contratos para o mesmo cliente, será gerada uma única fatura com várias linhas por cliente.
Após selecionar todos os filtros desejados, pressione o botão ‘Processar’ para calcular e gerar os processamentos dos contratos dentro dos limites definidos até à data escolhida.
Os contratos que se encontram suspensos serão processados com valor zero e gerarão processamentos pendentes. Estes serão posteriormente visualizados na ficha do contrato.
Na grelha, poderá visualizar todos os contratos com processamentos para efetuar dentro dos parâmetros selecionados.
Alteração das datas de processamento
Caso seja necessário, poderá alterar as datas de processamento dos contratos antes de gerar as faturas.
Até à data – Este campo assume a data de trabalho por padrão, mas pode ser alterado para qualquer outra data. Serão exibidos todos os contratos que precisam ser processados até à data escolhida.
Calendário – Outra opção de filtro é utilizar o calendário na parte direita do ecrã. Ao selecionar um intervalo de datas, a grelha será automaticamente filtrada para mostrar apenas os contratos cujos processamentos estão dentro do período selecionado.
Este filtro pode ser útil para selecionar contratos a faturar em uma semana ou em um mês específico.
Para remover o filtro de datas, basta clicar no botão ‘Nenhum’, o que limpará a seleção do calendário.
Após confirmar os contratos que deseja faturar (desmarcando aqueles que não devem ser faturados), pressione o botão ‘Gerar Faturas’ para iniciar a geração das faturas dos contratos selecionados.
Erros na faturação
Se houver erros durante o processo de faturação, estes serão apresentados na tela.
Além disso, os erros podem ser registrados em um ficheiro de log, denominado ‘DOC_SRV_FAT.err’ (o nome do ficheiro pode ser alterado).
Caso nenhum documento tenha sido gerado, uma mensagem será exibida, informando que não houve faturas criadas.
Finalização da Faturação
Após a faturação dos contratos, será exibida uma tela com todos os documentos gerados.
Se for necessário realizar operações de assinatura ou impressão dos documentos, pode fazê-lo com os botões ‘Assinar’ ou ‘Imprimir’.
O botão ‘Assinar’ permitirá assinar todos os documentos ou apenas os selecionados.
O botão ‘Imprimir’ possibilita imprimir todos os documentos ou apenas os que forem selecionados.
Gestão de Documentos Provisórios
Os documentos gerados durante a faturação de contratos são inicialmente provisórios. No entanto, no ecrã de faturação, pode facilmente marcar os documentos para serem assinados e/ou impressos.
No menu de contexto do botão direito do rato, estão disponíveis as seguintes opções:
Ir para documento… – Permite consultar os documentos listados na grelha. Como alternativa, pode dar duplo clique sobre os documentos para lhes aceder.
Registo de Terceiro – Abre a ficha do cliente associado ao contrato, facilitando o acesso a detalhes do cliente.
Marcar todos-Assinar – ativa a marca “visto” em todos os documentos, indicando que serão assinados quando clicar no botão ‘Assinar’.
Marcar todos-Imprimir – ativa a marca “visto” em todos os documentos indicando que serão impressos quando clicar no botão ‘Imprimir’.
Desmarcar todos – desativa a marca “visto” em todos os documentos, indicando que não serão assinados nem impressos quando pressionar os botões ‘Assinar’ ou ‘Imprimir’.
Assinatura de Documentos
Se todos os documentos estiverem marcados para assinatura e o botão ‘Assinar’ for pressionado, o número do documento será alterado de provisório para definitivo, e o documento será assinado.
Consulta de Documentos
Ao consultar os documentos, pode verificar que os valores, as descrições adicionais e as ofertas foram corretamente contemplados e estão visíveis nos documentos gerados.
Botões de Ação
Imprimir – Permite imprimir os documentos selecionados ou todos os documentos visíveis na grelha.
Caso o formulário de impressão esteja previamente configurado na série de documentos, a impressão será feita automaticamente.
Caso contrário, será aberto um ecrã onde poderá selecionar o formulário para a impressão de todos ou apenas dos documentos selecionados.
Assinar – Permite assinar os documentos selecionados ou todos os documentos visíveis na grelha.
Os documentos não selecionados serão gerados como provisórios até serem assinados posteriormente.
Processamentos Pendentes
Os processamentos pendentes dos contratos que estavam suspensos e geraram processamentos durante o período de suspensão podem ser facilmente identificados na grelha de processamentos através da tooltip na coluna ‘Descrição’.
Estes processamentos não são selecionados automaticamente para faturação. O usuário é responsável por decidir se deseja ou não incluir esses processamentos na faturação.
Caso queira que um processamento pendente seja automaticamente marcado para faturação, deve marcar o processamento no ecrã do contrato.
Impacto no Registo do Contrato
Por cada processamento gerado, é registada no registo do contrato a data do processamento mais recente, se esta data for antecipada ou apagada faz com que os contratos faturados, com data posterior, voltem a ser faturados.
4º Passo ➡ Relatórios
No menu ‘Gestão Comercial -> Terceiros -> Relatórios -> Contratos’ pode aceder a várias listagens de contratos relacionadas com os clientes, tanto para contratos válidos como para contratos já terminados.
Tipos de Relatórios Disponíveis
Serviços contratados por cliente
Exibe os serviços contratados por cliente, permitindo visualizar os detalhes dos serviços e os contratos associados a cada cliente.
Clientes por contrato (válidos)
Apresenta uma lista de clientes com contratos válidos, ou seja, contratos ainda em vigor, com informações detalhadas sobre cada um.
Clientes por contrato (encerrados)
Exibe os clientes com contratos encerrados, fornecendo informações sobre contratos que já foram finalizados ou encerrados.
Estes relatórios ajudam na gestão e acompanhamento dos contratos, proporcionando uma visão clara sobre os contratos ativos e encerrados dos seus clientes.
A faturação de contratos, requer o licenciamento dos módulos Gestão de Contratos e Gestão Comercial do ARTSOFT.
No caso de pretender gerir contratos de aluguer de equipamentos terá de licenciar também o módulo de Assistência Técnica.
Faça a faturação de contratos recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como efetuar a faturação de contratos no ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.
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