Pagamentos SEPA a fornecedores e colaboradores
Saiba como automatizar transferências SEPA
As transferências SEPA são vantajosas porque simplificam os processos de pagamento, reduzem custos e aceleram o tempo de processamento. No ARTSOFT podem-se fazer transferências bancárias SEPA no pagamento a fornecedores ou a colaboradores.
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Nesta era digital, as empresas procuram formas cada vez mais eficientes e seguras para gerir os seus processos financeiros. As transferências SEPA (Single Euro Payments Area) surgem como uma solução ideal para realizar pagamentos em euros dentro da União Europeia e em países participantes do sistema. Estas transferências bancárias simplificam os processos de pagamento, reduzem custos e aceleram o tempo de processamento.
Neste tutorial vamos mostrar os 4 locais onde se podem automatizar os pagamentos SEPA a fornecedores e a colaboradores, no ARTSOFT.
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Automatização de Transferências
1º Local: Automatização de Pagamentos a Fornecedores
Esta opção de processamentos automáticos de pagamento tem como objetivo reunir os pagamentos feitos para o mesmo fornecedor num único lançamento na contabilidade.
No menu ‘Gestão Comercial’ selecione a opção ‘C/C Fornecedores -> Automatização de Pagamentos’.
Na janela ‘Tipos de Documento’ selecione o tipo de documento de conta corrente cujo pagamento deseja automatizar.
Preencha o cabeçalho da janela de ‘Pagamentos automáticos’ definindo os intervalos de fornecedores e de datas de vencimento dos documentos para os quais será processado o pagamento.
Pode ainda definir um valor máximo para o pagamento que está a efetuar, de forma a não ultrapassar o montante que a sua tesouraria tem disponibilidade para usar nesse momento.
Atualize os valores da grelha recorrendo ao botão ‘Atualizar’, disponível na parte inferior do ecrã, e marque todos os documentos que pretende liquidar, clicando na última coluna ‘?’ da grelha ou clique no botão ‘Relacionar’ para relacionar todos ou desrelacionar todos os documentos.
Ative a opção ‘Ficheiro SEPA’, escolha a conta bancária que vai usar para o pagamento, desde que o NIB do fornecedor esteja preenchido no Registo de Terceiro, e defina a ‘Data de transferência’ do ficheiro SEPA, caso não pretenda que seja assumida a data de trabalho da base de dados.
Ao criar o ficheiro XML de pagamento para envio (por exemplo, ‘PT50.20240318.165705.xml’), o ARTSOFT insere duas datas diferentes no documento:
Data de Transferência (tag ): Esta é a data em que o pagamento deverá ser efetivamente processado pelo banco e é a data que foi colocada no campo ‘Data de transferência’.
Data do Documento (tag ): Esta é a data em que o ficheiro foi gerado e reflete a data de trabalho na base de dados;
Por fim clique no botão ‘OK’ para gerar o ficheiro na diretoria ‘ARQUIVO\Bancos’ da empresa.
Deve-se ter em atenção que, apesar de serem visualizados na grelha, alguns lançamentos não podem ser liquidados (são apresentados a vermelho), como são os casos de documentos:
- Elaborados em moeda estrangeira;
- Do mesmo tipo do documento que está a ser utilizado;
- De pagamento, caso o documento base selecionado não seja formal;
- Cuja contrapartida não seja fixa;
- Cuja contrapartida não esteja corretamente definida.
Para liquidar um valor menor ou igual ao saldo de lançamento ou para atribuir um desconto ao lançamento, posicione-se sobre o mesmo e escolha a opção pretendida no menu de contexto do botão direito do rato.
2º Local: Transferências Bancárias / SEPA
Esta opção de transferências bancárias em formato SEPA (menu ‘Gestão Comercial -> C/C Fornecedores -> Pagamentos – Transferências Bancárias / SEPA’) é mais vocacionada para pagamentos “seguidos” sem preocupação de aplicação de filtros de fornecedores nem de datas.
Também não é possível regularizar os documentos em aberto (faturas) com o documento da sua liquidação, tendo esse procedimento de ser efetuado diretamente na gestão documental.
Para criar uma nova transferência, aceda à janela ‘Single Euro Payments Areas’ e clique no botão ‘Criar’. Preencha os seguintes campos:
- Tipo de documento: Selecione o tipo de documento relacionado com a transferência bancária;
- Documento Inicial e Documento Final: Defina o intervalo de documentos a incluir na transferência;
- Conta Pagamento: Escolha a conta bancária de onde será feita a transferência;
- Identificação e Identificação privada: Insira identificadores que ajudarão a reconhecer o movimento no extrato bancário;
- Urgente (podem ocorrer custos adicionais): indique se deseja que a transferência seja processada com urgência (no próprio dia), lembrando que isso pode acarretar custos adicionais. O ficheiro SEPA incluirá uma tag específica para estas transferências rápidas;
- Data de transferência: Defina se a data de transferência do ficheiro SEPA deve coincidir com a data de vencimento do documento.
Depois de preencher os dados do ecrã, clique em ‘Gravar’ para gerar o ficheiro na diretoria ‘ARQUIVO\Bancos’ da empresa. O nome do ficheiro é gerado com a estrutura SEPA[data do sistema][hora do sistema].xml. Por exemplo: SEPA20131001142944.xml. Se tiver os ficheiros protegidos, ao gerar um ficheiro deste tipo surge o ecrã para inserção da senha de proteção do ficheiro. Caso não pretenda protegê-lo deve deixar este campo vazio.
Quando são utilizados vários bancos para pagamento, a abreviatura do banco é adicionada ao nome do ficheiro SEPA gerado, facilitando a identificação do banco correto para o envio.
Por fim, use o botão ‘Enviar’ para colocar na área de transferência o caminho do ficheiro selecionado.
Os valores a transferir e a conta para onde se efetua a transferência derivam do documento selecionado e da informação constante no Registo de Terceiro (IBAN e BIC).
3º Local: Pagamento a colaboradores internos
Este ecrã é muito semelhante ao do ponto anterior, embora seja vocacionado para pagamentos a colaboradores internos (empregados).
Passos a seguir para gerar o ficheiro SEPA:
- Proteção com Senha: Pode proteger o ficheiro com uma senha, especialmente útil para segurança dos dados de Recursos Humanos. A senha deve ter pelo menos 4 dígitos;
- Envio do Ficheiro: Ao enviar o ficheiro para o banco, é criado um ficheiro temporário. O sistema informa o caminho desse ficheiro e copia-o para a área de transferência. Após clicar em OK, o ficheiro temporário é apagado. Os dados permanecem armazenados na base de dados, garantindo maior segurança e eliminando a necessidade de partilhas de rede;
- Acesso ao Ecrã: No menu ‘Recursos Humanos’, selecione ‘Pagamentos – Transferências Bancárias (SEPA)’;
- Configuração da Transferência: Na janela ‘Single Euro Payments Areas’, clique em ‘Criar’ para abrir os campos de edição:
- Intervalo de Datas: Utilize os campos ‘Processamento Inicial’ e ‘Processamento Final’ para definir o intervalo de datas;
- Data de Pagamento: Esta é a data de lançamento da transferência;
- Conta Pagamento: Escolha a conta bancária de onde será feita a transferência;
- Identificação e Identificação Privada: Insira identificadores que facilitarão o reconhecimento da transação no extrato bancário;
- Transferência Urgente: Se necessário, marque a opção de urgência (transferência no próprio dia), tendo em mente que isso pode acarretar custos adicionais;
- Filtros: No grupo ‘Filtro’, defina o ‘Critério’ para selecionar registos específicos de acordo com o departamento, local de trabalho ou colaborador interno. Utilize a tecla de localização ‘+’ ou o botão de pesquisa para escolher os registos na ‘Lista de Departamentos’, ‘Lista de Locais de Trabalho’ ou ‘Lista de Colaboradores Internos’.
Depois de preencher os dados do ecrã, clique em ‘Gravar’ para gerar o ficheiro na diretoria ‘ARQUIVO\Bancos’ da empresa. O nome do ficheiro é gerado com a estrutura SEPA[data do sistema][hora do sistema].xml. Por exemplo: SEPA20131001142944.xml. Se tiver os ficheiros protegidos, ao gerar um ficheiro deste tipo surge o ecrã para inserção da senha de proteção do ficheiro. Caso não pretenda protegê-lo deve deixar este campo vazio.
Quando são utilizados vários bancos para pagamento, a abreviatura do banco é adicionada ao nome do ficheiro SEPA gerado, facilitando a identificação do banco correto para o envio.
Por fim, use o botão ‘Enviar’ para colocar na área de transferência o caminho do ficheiro selecionado.
Os valores a transferir e a conta para onde se efetua a transferência derivam do processamento selecionado e da informação constante no Registo de Colaborador (IBAN e BIC).
4º Local: Pagamento a colaboradores externos
Todos os campos e procedimentos são idênticos aos do ponto anterior, sendo esta opção vocacionada para pagamentos a colaboradores externos (independentes).
O acesso a esta opção é na mesma no menu de ‘Recursos Humanos – Pagamentos – Transferências Bancárias (SEPA)’, mas na segunda parte do menu (referente às opções relacionadas com os colaboradores externos).
Depois de preencher os dados do ecrã, a geração do ficheiro é igual à do ficheiro SEPA para colabores internos, ver o ponto 3.
Esta funcionalidade de pagamentos SEPA proporciona maior rapidez, segurança, simplicidade e conveniência nas transações bancárias, garantindo uma melhoria nas relações comerciais com os terceiros envolvidos (fornecedores e colaboradores).
A automatização dos pagamentos SEPA a fornecedores e a colaboradores, requer o licenciamento do módulo Gestão Comercial ou Recursos Humanos do ARTSOFT.
Consulte aqui ou aqui para saber mais sobre como automatizar os pagamentos SEPA a fornecedores, aqui para pagamentos a colaboradores internos e aqui para pagamentos a colaboradores externos.
Automatize os pagamentos SEPA a fornecedores e a colaboradores recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
➡ Visualize o vídeo para saber como automatizar os pagamentos SEPA a fornecedores e a colaboradores no ARTSOFT:
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