Vai comprar Relógio de Ponto? Tudo o que precisa saber está aqui
Vai comprar Relógio de Ponto para a sua empresa? O que precisa saber antes de o adquirir?
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O que é um Relógio de Ponto e como funciona?
O relógio de ponto é um dispositivo eletrónico utilizado para registar o horário de entrada e saída dos funcionários nos seus locais de trabalho.
Sendo uma ferramenta essencial para controlar a frequência e gestão da jornada de trabalho, o principal objetivo de um relógio de ponto é garantir que os colaboradores cumpram os seus horários de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa bem como as leis trabalhistas vigentes.
Ainda que o funcionamento de um relógio de ponto varie dependendo do tipo e tecnologia utilizada, este é o processo geral de um relógio de ponto eletrônico:
- Cada funcionário possui um meio de identificação único, como um cartão magnético, um cartão de proximidade ou impressão digital, para iniciar o processo de registo;
- A pessoa insere a sua identificação no leitor do relógio de ponto e este verifica a sua identificação, anotando a data e hora do registo;
- A pessoa insere a sua identificação no leitor do relógio de ponto e este verifica a sua identificação, anotando a data e hora do registo;
- As informações do registo são armazenadas internamente no relógio de ponto, geralmente num banco de dados integrados. Alguns relógios de ponto possuem capacidade para armazenar um grande volume de dados, permitindo o registo de várias marcações ao longo do tempo;
- Além do registo básico do ponto, muitos são os aparelhos que oferecem recursos adicionais, como a capacidade de registar intervalos, horários flexíveis, horas extras, faltas e atrasos;
- Os dados de registo armazenados podem ser acedidos por meio de diferentes métodos, como: uma tela integrada que exibe as informações de presença dos funcionários, ou podem ainda ser conectados a um computador ou plataforma online que permite o acesso aos dados e a geração dos relatórios detalhados;
Sabia que? 🤔 com a adoção de um relógio de ponto, o risco de fraudes é quase zero? E em especial, se este tiver logo integração direta (sem intervenção manual) a um software de assiduidade?
Benefícios de um Relógio de Ponto
Um relógio de ponto traz diversos benefícios para o controlo interno de uma empresa.
A sua principal finalidade consiste em registar de forma inequívoca a jornada de trabalho dos colaboradores, o que se mostra extremamente benéfico tanto para os funcionários quanto para a própria organização, garantindo que, tanto os profissionais quanto a empresa, tenham os seus direitos e responsabilidades devidamente cumpridos de maneira exemplar.
Ao abordar especificamente os benefícios proporcionados por um relógio de ponto, podemos destacar os seguintes pontos:
- Garante o registo preciso das horas trabalhadas pelos funcionários, evitando erros e discrepâncias nos registos e proporcionando uma base confiável para o cálculo da remuneração e benefícios;
- Promove transparência e imparcialidade na medida em que todos os colaboradores são tratados de forma justa, independentemente de cargos ou relacionamentos pessoais;
- Protege legalmente os direitos e interesses dos funcionários, pelo que fornecem um registo documentado das horas trabalhadas, que pode ser utilizado como prova em casos de disputas trabalhistas ou reivindicações de horas extras;
- Permite que as empresas tenham um controlo mais efetivo da presença dos funcionários, melhorando a pontualidade e reduzindo erros, como: marcações incorretas de horário, ausências não autorizadas e atrasos;
- Auxilia as empresas a estarem em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações relacionadas ao registo do tempo de trabalho.
Tipos de Relógio de Ponto
Existem diversas variantes de relógio de ponto, os quais empregam diferentes tecnologias e devem ser selecionados de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, nomeadamente:
- Relógio de Ponto Eletrónico: A fim de registar as presenças via relógio de ponto eletrónico, os funcionários necessitam de possuir um cartão magnético que marcará a chegada e saída dos demais funcionários, assim que encostado na máquina. No entanto, a maior desvantagem que este dispositivo verifica é, efetivamente, a incapacidade do empregador determinar se a pessoa que utilizou o cartão é a titular do mesmo ou não.
- Relógio de Ponto Cartográfico: Neste caso, a gestão da assiduidade é realizada através de cartões de papel, passados individualmente pelos colaboradores, contudo, apresenta também uma elevada possibilidade de erro.
- Relógio de Ponto Biométrico: O relógio de ponto biométrico são dispositivos que utilizam tecnologia biométrica para registar a entrada e saída dos demais funcionários. Este utiliza caraterísticas distintivas dos indivíduos, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para autenticar a identidade do colaborador. Os dados biométricos são, assim, capturados e comparados com as informações previamente realizadas para registar o ponto, pelo que oferecem uma forma segura e confiável de verificar a jornada de trabalho, reduzindo a possibilidade de fraudes, tal como o registo por terceiros.
- Relógio de Ponto Digital: Um relógio de ponto online, ou digital, utiliza a tecnologia para monitorizar a presença dos funcionários. O intuito é que o registo do ponto seja feito de forma online através de um dispositivo eletrônico que permita que as pessoas coloquem a sua hora de entrada e saída a partir de qualquer lugar. Quando combinado com recursos de biometria ou reconhecimento facial, este tipo de relógio torna-se altamente preciso e confiável, oferecendo uma solução moderna e eficiente para controlar o tempo de trabalho dos funcionários.
Como escolher um Relógio de Ponto para a minha empresa?
Para garantir uma gestão eficiente da jornada de trabalho dos colaboradores, é crucial escolher o relógio de ponto adequado. Existem vários fatores importantes a serem considerados, nomeadamente:
Regulamentação do Relógio de Ponto
Como já foi mencionado anteriormente, escolher um sistema de ponto, o primeiro passo é verificar se ele atende às exigências legais do país ou região em que se encontra, garantindo que os registos de jornada de trabalho serão confiáveis e em conformidade com as obrigações legais.
Qualidade do Relógio de Ponto
O relógio de ponto é um dispositivo em constante operação, utilizado por diversas pessoas, durante as 24 horas do dia. Quando ocorre qualquer mau funcionamento, pode causar transtornos e prejuízos significativos para a empresa. Assim, é importante garantir a qualidade do produto que está a ser adquirido, assegurando a sua confiabilidade e durabilidade:
- Verifique se o fabricante possui certificação ISO9001, que indica um sistema de gestão de qualidade confiável;
- Considere o prazo de garantia oferecido. Garantias mais longas demonstram maior comprometimento com a qualidade do produto;
- Pesquise sobre o fabricante, incluindo a sua história, tempo de existência, base de clientes e experiência no setor;
- Solicite referências ao vendedor sobre outros clientes que utilizam o mesmo produto, de modo a receber informações valiosas sobre a satisfação e eficácia do produto.
Assistência Técnica do Produto
Além de realizar reparos, a assistência técnica oferece consultoria e suporte, tanto para os equipamentos, quanto para o software de controlo de assiduidades.
Embora ninguém deseje que o seu equipamento apresente defeitos, é fundamental conhecer o atendimento pós-venda, procurando informações sobre a empresa vendedora, referências de outros clientes e como funciona o suporte técnico e o serviço de assistência técnica prestados.
É também necessário entender o que está incluído na garantia, se a assistência técnica é local ou remota, se há cobranças adicionais para visitas ou deslocamentos, entre outros detalhes.
No contexto atual, com muitos produtos a serem vendidos online, é especialmente relevante conhecer quem será responsável pela assistência técnica e garantir que a escolha não resulte em problemas futuros e custos desnecessários.
Integração com o Software de Assiduidades
Cada vez mais adotada por empresas de diversos setores para registar o tempo de trabalho dos funcionários de forma automatizada e precisa, a integração entre o relógio de ponto físico e o software de assiduidades traz uma série de benefícios para a gestão de recursos humanos.
Ao integrar o relógio de ponto com o software de assiduidade, todas as informações de registo são automaticamente enviadas para o sistema, eliminando a necessidade de processamento manual e reduzindo significativamente o risco de erros e fraudes. O software de assiduidade, por sua vez, recebe esses dados e armazena-os de forma segura, criando um registo digital confiável e de fácil acesso para a equipa de RH.
Outra vantagem importante é também a transparência e a confiança gerada entre os colaboradores e a empresa. O sistema de registo automatizado elimina qualquer suspeita de manipulação ou interferência nos horários de trabalho, aumentando a confiança no processo de controlo do ponto e evitando conflitos entre funcionários e empregadores.
A ARTSOFT, enquanto produtora de Software de Assiduidades, recomenda alguns dos modelos que existem no mercado 👇
Anviz Biooffice
- TC550 – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
- OC500 – (pin e cartão)
- OA1000 – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
- OA3000 – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
- VF30 – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
TMFacePassdriver
- Facepass7 – biométrico facial (facial, pin e cartão)
- TC580 – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
InnuxBio
- NuxBio II – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
- NuxBio III – biométrico (impressão digital, pin e cartão)
- NuxFinger – só biométrico digital
Idonic
- Idonic Chronos 305 – biométrico facial (facial, pin e cartão)
FAQS – Quais as perguntas frequentes que deve ler?
Principais Dúvidas sobre o Relógio de Ponto
A minha empresa é obrigada a ter um relógio de ponto?
Desde o início de 2009, é obrigatório que as empresas registem as horas trabalhas pelos funcionários, conforme estabelecido no código de trabalho.
De acordo com o artigo 202 da Lei nº7/2009, o empregador deve manter um registo preciso das entradas, saídas e pausas dos funcionários. Esta obrigatoriedade também se aplica a situações em que não existem horários de trabalho fixos ou um local físico específico.
No caso de um funcionário que trabalha fora das instalações da empresa, deve fazer o registo assim que chegar à empresa ou enviá-lo dentro de um prazo de 15 dias. Já no caso de funcionários em regime de teletrabalho, o registo deve ser feito por meio de plataformas de relógio de ponto digitais.
O que preciso ter para instalar um relógio de ponto?
É necessário apenas uma tomada próxima ao local de instalação, que deve ser fixado na parede e ligado à energia.
Caso pretenda manter a comunicação em rede do equipamento, deve disponibilizar, ainda, um ponto de rede exclusivo.
Os funcionários não estão a registar o ponto, e agora?
É crucial garantir que, ao implementar um relógio de ponto, os funcionários sejam devidamente informados sobre a importância de registar os seus horários, bem como seguir as regras estabelecidas, entendendo que este sistema visa proteger tantos os direitos do empregador quanto os do empregado. Conforme previsto por lei, a falta de registo de ponto pode resultar em desconto de tempo não registado ou até mesmo do dia inteiro de trabalho do funcionário.
Uma sugestão para as empresas é estabelecer procedimentos para lidar com registos não efetuados, criando um fluxo formalizado para a solicitação dessas informações.
Ter um relógio de ponto deixa os funcionários apreensivos?
Não. Apesar da existência do relógio de ponto, é ainda comum que os colaboradores conversem com os seus superiores em situações de atrasos, faltas ou saídas antecipadas. Em caso de faltas justificadas, como atestados médicos, o superior pode retirar a falta, demonstrando compreensão em relação à sua ausência. O mesmo se aplica para outras situações.
Porquê considerar integrar o seu relógio a um software de Assiduidades?
A adoção de um software para controlar a assiduidade dos colaboradores tem sido uma escolha frequente entre os responsáveis de recursos humanos devido a algumas razões-chave:
- Precisão no registro de horas: Ao utilizar um software de controlo de assiduidades, erros e fraudes no registo de entradas e saídas podem ser evitados, uma vez que os dados são registados de forma automática e precisa;
- Monitorização da produtividade: permitem que os gestores monitorizem o tempo que os colaboradores dedicam ao trabalho, verificando se estão a cumprir metas e prazos, o que possibilita a identificação de problemas ou oportunidades de melhoria;
- Gestão eficiente de horas extras: Com o auxílio do software de controlo de assiduidades, a gestão das horas extras dos colaboradores torna-se mais simples, uma vez que o registo de dados permite o cálculo adequado dos salários e horas extras de cada indivíduo;
- Simplificação do processo de folha de pagamento: A utilização de um software, como o ARTSOFT, simplifica o processo de registo de horas e cálculo dos salários, uma vez que os dados são armazenados num banco de dados, onde são facilmente analisados;
- Conformidade com leis e regulamentos: Alguns países exigem que os empregadores mantenham registos das horas trabalhadas pelos funcionários. O uso de um software de assiduidades auxilia no cumprimento dessas exigências, de forma a garantir que os empregadores estejam em conformidade com a legislação aplicável.
Se algumas destas razões são críticas na sua empresa pondere conhecer hoje o nosso software de controlo de assiduidades.
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