Custos de RH: como reduzi-los na sua empresa?

18 Dezembro 2023

Custos de RH na sua empresa? 3 dicas a não perder

Os custos de RH têm-se revelado uma preocupação constante para as empresas que procuram uma melhor eficiência e competitividade.

Neste episódio do podcast ARTSOFT vamos olhar para as soluções de Capital Humano da ARTSOFT e como estas podem ajudar na redução de custos da gestão diária dos seus colaboradores.

Fique por aí e acompanhe-nos sobre como reduzir os custos de rh na sua empresa!

Como reduzir custos de RH na sua empresa? – Podcast 23, temporada 2 – Oiça aqui

Custos de RH nas Empresas

Nas empresas a redução de custos é um desafio contínuo. Desde identificar quais os departamentos que trazem maiores custos até encontrar as ações onde os custos são mais evidentes, são vários os processos e estratégias que se adotam até se chegar a uma redução de custos significativa.

No caso do departamento de recursos humanos o desafio não é menor.

Tirando os custos como salários e prémios dos colaboradores, a maior parte dos custos associados a este departamento não são imediatamente óbvios e muitas vezes passam despercebidos até para os responsáveis das empresas.

Custos de recrutamento, seleção e onboarding

Todo o processo da criação das ofertas de emprego, divulgação dos anúncios, contactos com os candidatos, triagens e todas as fases das entrevistas até ao onboarding do colaborador selecionado requer, além dos evidentes custos da publicação de anúncios, tempo e esforço dos responsáveis de RH.

Neste ponto algumas estratégias de redução de custos a considerar passam por se criarem programas de referenciação interna onde os seus colaboradores podem sugerir candidatos ou mesmo utilizar plataformas online, redes sociais e profissionais onde seja fácil a abordagem direta como o envio de mensagens a candidatos, ao invés de colocar anúncios.

Mas mais importante que repensar as abordagens iniciais aos potenciais candidatos, é existir sistematização nos processos para que a redução de custos ocorra. Desde a consulta de bases de dados de candidaturas antigas e espontâneas até aos processos de seleção e onboarding que devem estar já definidos e otimizados, é importante que o departamento de RH tenha já tudo sistematizado para que a única preocupação aqui seja encontrar o melhor candidato no momento necessário.

Se, com base no histórico de entrevistas e processos anteriores, a sua empresa sabe que recrutar um determinado perfil requer cerca de quatro meses no mínimo, então o departamento de RH deverá ser avisado com antecedência dessa necessidade, ou melhor ainda, ser proativo e muito antes ter já sistematizado o processo.

Como? Neste caso, deve o departamento de RH, a cada novo ano, enviar os prazos médios de processos de recrutamento, consoante as funções, a cada um dos departamentos da empresa para que estes os respeitem sempre que possível. Desta forma, evitam-se anúncios de recrutamento à pressa e com gastos excessivos e, em especial, o custo de não se ter chegado ao candidato que poderia ter sido o ideal.

Custos que podem ascender milhares de euros

Os custos de altas taxas de rotatividade ou do muito falado quiet quitting também conhecido como despedimento silencioso, ou seja, o colaborador mantém-se em funções, mas com baixos níveis de produtividade.

E aqui, mesmo que ache que este custo não deve ser associado aos RH, estamos a falar do custo de não existir tempo nem programas internos para se fomentar a lealdade e o envolvimento dos colaboradores sobre a visão e missão da empresa.

Ações de Team Building, planos de progressão de carreiras e outras atividades de promoção da motivação são essenciais e devem estar no topo das prioridades dos RH se estes não ocuparem tanto tempo com funções administrativas e operacionais.

Custos Críticos

Desde os atrasos na comunicação interna, a dificuldade no envio de documentos, os processos manuais de registo de férias, faltas e indisponibilidades, a permanente utilização de folhas de cálculo para processar vencimentos, prémios e comissões, as requisições e pedidos de materiais através de e-mails ou mesmo o registo e tratamento de dados em documentos diversos e desintegrados, são tarefas que ocupam muito tempo aos responsáveis de RH e que podem ser automatizados por via da tecnologia.

E é aqui que pode contar com o apoio das soluções de Capital Humano da ARTSOFT para eliminar todos estes processos padrão e ganhar tempo para o que realmente importa.

Da solução de Recursos Humanos até à solução de assiduidades, ambas essenciais para apoiar os responsáveis de RH nos seus processos diários, dispomos também de soluções de mobilidade para que cada um dos colaboradores possa ter um canal self-service para comunicar com os RH e com as suas chefias diretas.

Para lhe falar com mais detalhe sobre as soluções ARTSOFT convido um dos nossos especialistas em Capital Humano onde vai poder conhecer alguns exemplos de como pode reduzir custos de RH com as nossas soluções.


Como Reduzir os Custos de RH?

Nos tempos que correm o binómio tempo vs. custo, é um fator muito comum nas empresas onde podem surgir ganhos de rentabilidade com a implementação de novos processos ou com a desmaterialização dos existentes e nós temos assistido a isso nos nossos clientes com as Soluções de Capital Humano ARTSOFT.

Para ser mais fácil de visualizar, e de forma a salientar onde podem estar camuflados alguns dos custos que, com as soluções de recursos humanos e de assiduidades, podem ser rentabilizados, destaco alguns exemplos do quotidiano dos gestores de RH.

Os primeiros custos que normalmente passam despercebidos, são gerados numa fase embrionária: o recrutamento, nomeadamente na criação dos registos e receção dos candidatos. Com o ARTSOFT, estes custos são minimizados através de simuladores de recrutamento que permitem ao gestor de RH criar cenários e modelos de criação de recursos. Desta forma, ao efetuar uma reunião de recrutamento, o gestor pode obter de imediato os custos de contratação e, mais tarde, se o candidato for contratado, vai poder criar a ficha de colaborador herdando as premissas já definidas no recrutamento.

Por outro lado, e agora falando de custos frequentes que acontecem no dia a dia por falta de comunicação interna, o gestor de RH pode, para os reduzir, definir processos de receção de documentos e minimizar os custos de falta ou falhas de comunicação através do portal do colaborador ou da app time clock ARTSOFT. Com estas soluções de mobilidade, cada colaborador poderá inserir ou alterar dados gerais, bem como efetuar registos de ponto, ou até mesmo solicitar períodos de férias e de ausências, com a possibilidade de digitalizar as justificações. Numa fase mais avançada, podem ser disponibilizados acessos aos recibos e às declarações de vencimento.

Falando agora de outro dos custos normalmente camuflado, é o processo de validação dos registos efetuados pelos colaboradores. Com as soluções ARTSOFT estes são totalmente minimizados, através da definição de circuitos de aprovação e notificação. Desta forma, os registos chegam ao RH já tratados e aprovados, sem a necessidades de validar papel nem efetuar chamadas de confirmação, além disso, promove o rigor nos cálculos de tempos, como por exemplo horas extra.

Já sobre os processamentos de vencimentos, também aqui podemos reduzir custos com o apoio das nossas soluções. Através das funcionalidades de automatização, promove-se a exatidão dos valores de processamento e a disponibilização imediata dos recibos de vencimento.

Por fim, também vai sentir redução de custos, neste caso de tempo (e tempo é dinheiro), na comunicação com entidades externas uma vez que as soluções têm ligação direta com alguns organismos do Estado, por exemplo com a segurança social, onde para além do mapa da segurança social, é possível a comunicação de vínculo ou mesmo a alteração de períodos de contrato até à sua cessação.

Estes são apenas alguns exemplos de custos que podem ser minimizados, mas numa rápida demonstração das soluções vai poder reconhecer muitos mais. Além disso vai poder verificar que, as quatro soluções de Capital humano da ARTSOFT, duas de self-service e duas para o departamento de RH, vão permitir que haja uma comunicação totalmente fluída e integrada entre todas as equipas da empresa, não só ao nível dos processos como também dos registos e tratamento de dados, pois estes podem ser integrados de imediato na Contabilidade, desde o cálculo de provisões até ao processamento ou pagamento dos vencimentos.

Se ficou com curiosidade sobre estas poderosas soluções, temos uma rede de parceiros de norte a sul do país e ilhas que, através de um serviço de consultoria, podem ajudar a sua empresa no desenho e análise de processos que podem ser automatizados com as soluções de Gestão de Recursos Humanos e Assiduidades no ARTSOFT.


Benefícios das Soluções ARTSOFT

Como vê as soluções de Capital Humano da ARTSOFT foram desenvolvidas para ajudar o seu departamento a reduzir custos e tempo com rotinas administrativas.

Tratar dos vencimentos, gerir bolsas de horas, férias, faltas, registos de ponto, e ainda toda a comunicação interna com os colaboradores, podem ser agora tratadas de forma rápida e fácil com o portal do colaborador ou mesmo com a aplicação móvel time clock, pois cada colaborador insere as suas informações que ficam desde logo disponíveis no software.

Além disso, processos de onboarding, offboarding, reservas de equipamento, simulações de vencimentos, comunicações de mapas fiscais, análises financeiras por empregado, departamento, podem também ser implementados com as soluções ARTSOFT reduzindo ainda mais os custos associados a estes processos.

Se fizermos contas ao vencimento médio de um diretor de RH em Portugal, cerca de 2.200 euros por mês, facilmente percebemos que, se considerarmos 22 dias úteis por mês:

Estamos a pagar diariamente cerca de 100€ a este responsável. Como este passa cerca de 39% do tempo em tarefas manuais, ou seja cerca de 3 horas por dia, está a custar à sua empresa 37,50€ por dia. Multiplicando esse valor por todos os dias úteis do ano, está a gastar entre 9.000€ a 10.000€ por ano que poderia estar a poupar com um software que permitisse a automatização destas tarefas. Portanto, ainda acha que não é significativo?

Além de que, com este tempo que se vai ganhar, e voltando aos outros custos de RH que falámos no inicio, as suas equipas de RH podem estar mais disponíveis para desenvolver ações que promovam o envolvimento dos colaboradores e com isso reduzir taxas de absentismo, taxa de rotatividade e o quiet quitting, fenómeno cada vez mais presente nas empresas e que traz, além de custos, uma evidente perda de produtividade.


Mindset do episódio

Chegamos ao fim de mais um episódio do podcast ARTSOFT, ficando agora a faltar a nossa já habitual frase inspiradora.

E desta vez trazemos uma frase de Jack Welch, um dos líderes empresariais mais influentes do século XX pela sua carreira como CEO na General Electric (GE) para nos relembrar que:


Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

Se gostou deste episódio partilhe com outros colegas e ajude-nos a ajudar as empresas e todos os que nelas trabalham. Partilhe-o com os seus colegas e siga-nos no Spotify, Apple Podcast ou Google podcast.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!


13ac29fcbaa481331dc8792144a3dd18?s=64&d=mm&r=g

Sara Terroso

Com formação em Comunicação Empresarial e um mestrado em Jornalismo, utiliza o seu vasto conhecimento e especialização na área para se dedicar à escrita sobre gestão empresarial. Acredita que a utilização de um software de gestão é fundamental para promover o crescimento eficiente das organizações.


Siga-nos no Spotify
custos-de-rh
custos-de-rh

Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.

Subscrever newsletter

Receba no seu e-mail podcasts e novidades do software.



    Saiba como tratamos os seus dados. Consulte a nossa Política de privacidade.

    Voltar aos podcasts