Produtividade no trabalho: 5 estratégias para a aumentar

18 Outubro 2023

Produtividade no trabalho

A produtividade no trabalho é hoje em dia uma das maiores preocupações nas empresas. Saber tirar o melhor partido das horas de trabalho é absolutamente crítico para melhorar a sua performance no trabalho e assim atingir os objetivos a que se propôs concretizar.

Neste vídeo, a nossa Virtual Human Sofia aborda cinco estratégias que pode utilizar para melhorar a produtividade pessoal, com destaque ao nosso software de projetos, que com certeza não quererá perder!

Sofia Responde: 5 estratégias para melhorar a produtividade – Assista agora!

Para sua comodidade, deixamos também a transcrição do vídeo:

5 estratégias para aumentar a produtividade no trabalho:

Técnica Timeboxing, onde a produtividade no trabalho é sinal de orientação por objetivos

Esta é uma estratégia de produtividade no trabalho orientada a metas, onde atribui tempo às tarefas que tem pela frente.

Especialmente eficaz para tarefas em que não tem grande noção do tempo que as demora a concluir, esta estratégia ajuda a que seja mais objetivo e progrida de forma faseada, motivando-o constantemente.

Com esta técnica de melhoria de produtividade, deve atribuir horas a cada tarefa nunca excedendo idealmente as três horas. Por exemplo, preparar uma campanha de marketing. Sabendo de antemão que esta poderá ser uma tarefa morosa, deve repartir a campanha em diversas fases e atribuir a cada fase um tempo específico. 

Dica: Quanto mais curtos forem os tempos atribuídos mais benefícios tirará, por isso não se importe se tiver de subdividir uma tarefa em vários blocos de tempo.

Técnica Timeblocking, para uma produtividade no trabalho dividida por tempos

Semelhante à técnica timeboxing, esta técnica de produtividade no trabalho também recomenda a divisão de tarefas por blocos temporais, mas sem a necessidade de predefinir um tempo para cada.

Para criar um bloco temporal, é recomendado que agrupe tarefas similares e as agende visualmente num calendário. Se é utilizador do Software de gestão ARTSOFT pode utilizar a funcionalidade de AGENDAS para criar o seu calendário e assim respeitar semanalmente os afazeres que se propôs concluir. (pondere fazer a formação disponível para utilizadores: Como utilizar as agendas do ARTSOFT?)

Dica: Se é utilizador ARTSOFT, pondere fazer a formação disponível para utilizadores: Como utilizar as agendas do ARTSOFT?

O grande benefício desta técnica na produtividade no trabalho é evitar que salte de uma tarefa com um determinado contexto para outra totalmente diferente. Ao programar o seu cérebro para tarefas semelhantes naquele período vai tornar-se mais produtivo.

Técnica Pomodoro, para os mais criativos e que procuram maior produtividade no dia a dia

Também semelhantes aos dois métodos já falados, o método pomodoro é particularmente útil para profissões criativas porque incentiva ativamente a criação de intervalos regulares, o que beneficia a concentração, geração de ideias e a motivação.

A forma como funciona e aumenta a produtividade é muito simples. Por cada 25 minutos de trabalho descanse 5. Nestes 5 aproveite para sair do computador, experimente andar um pouco ou até repor energias com algum snack. Depois de 4 sessões desta técnica, faça então uma pausa maior, até 30 minutos de duração.

Mas mais importante que as pausas: durante os 25 minutos de trabalho contínuo não se distraia e tire tudo o que é notificações. O objetivo é estar focado e altamente concentrado, só assim atingirá uma maior produtividade no trabalho.

Eat the Frog, onde a produtividade é sinónimo de prioridades

O principio Eat the Frog tem origem numa frase de Mark Twain: ”Se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã. “

Ou seja, a regra é simples: Execute o trabalho mais difícil e urgente primeiro, desta forma não dá espaço à procrastinação e tudo o que vier a seguir ao trabalho difícil tornar-se-á mais prazeroso e fácil.

Com este principio de produtividade no trabalho garante que realiza o trabalho mais importante todos os dias e mais alinhado com os seus KPIs

Dica: Se quer saber mais sobre este método, pondere ler o livro: Eat that frog! Get more of the important things done de Bryan Tracy.

Método Getting Things Done, onde a produtividade começa na organização

Criado por David Allen no início de 2000, este método recomenda que se anote todo o trabalho que tem de ser realizado, pelo que é critico munir-se de uma ferramenta de gestão de tarefas, como por exemplo o software de gestão de projetos ARTSOFT.

Com esta solução da ARTSOFT pode criar o seu projeto de trabalho onde pode inclui tudo o que tem de ser realizado durante o ano e ir adicionando à medida que surgirem novos desafios. Depois deve criar subtarefas para cada trabalho, dividindo-o em pequenos grupos e se quiser atribuir um tempo para um. 

O grande benefício deste método Getting things done é que, por sugerir que se reúna todo o trabalho futuro num único lugar, evita que tenha que memorizar tudo o que precisa de ser feito, e por outro lado pode atribuir prioridades de forma mais assertiva, pois terá sempre disponível para consulta uma visão com o que há a fazer, podendo deixar comentários e pontos de situação como auxiliares de memória.


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