Rede de Lojas, da gestão aos desafios

26 Setembro 2022

Rede de Lojas, como gerir?

A gestão de uma Rede de Lojas traz desafios extraordinários. Se há uns meses os empresários do setor do retalho se preparavam para uma nova era num cenário pós-pandémico com grandes mudanças no comportamento do consumidor, a inflação trouxe agora novos desafios.

Neste episódio falamos sobre recomendações que devem ser tidas em conta, perante estes e outros desafios de uma rede de lojas.

Gestão de uma rede de lojas – Podcast 08, temporada 2 – Oiça aqui

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Como gerir uma rede de lojas num momento de adversidade?

Do nosso contacto com diversos empresários, quer de cadeia de lojas como de franchising, percebemos que, mais do que nunca, é necessária uma rápida consciencialização para a importância de uma gestão integrada e rigorosa entre os pontos de venda, capaz de – em tempo útil – mostrar às equipas as informações que precisam, quando precisam e onde precisam.

Isto porque os desafios deste setor assim o exigem e estão à vista de todos:

A acumulação de stocks nos armazéns, provocada pela inflação e também por uma mudança acentuada nas preferências de compra do consumidor (esta muito por culpa da pandemia), têm sido, nos últimos meses, uma das maiores dificuldades no retalho, em especial para as empresas que detém uma rede de lojas.

Em resposta está a forte aposta por parte deste setor em campanhas promocionais e descontos para escoar o excesso, mas balançada com a subida de preços de outros produtos que continuam a vender-se e que acabam por compensar os tais descontos que os empresários foram obrigados a fazer.

Como fica claro: este vaivém de subida e descida de preços não pode ser decidido sem bases ou critérios e é apenas um exemplo dos desafios diários que este setor enfrenta.

Exige-se, por isso, uma gestão cada vez mais minuciosa, mais complexa e mais rigorosa.

E que cabe numa só pergunta: estarão os retalhistas de grandes cadeias capacitados para descomplicar muitos dos desafios que este setor vive no dia a dia?

É essa questão que hoje nos leva a este episódio, onde vamos deixar algumas recomendações que têm sido fundamentais nos nossos clientes do setor do retalho e no fim uma solução ARTSOFT cada vez mais procurada por gestores de rede de lojas.

Vamos então às recomendações e a uma solução que pode querer ponderar.

Estabeleça um Padrão entre as várias lojas

Embora os aspetos operacionais de uma loja possam parecer fáceis de replicar para outros pontos de venda, quem está neste setor sabe que cada loja enfrenta desafios específicos.

Aquela velha máxima “pensar global, agir local” deve – por isso – ser uma constante diária. Ou seja, devemos ter a capacidade de identificar as diferenças entre as lojas e reagir perante os factos, mas o grande foco de um gestor deve estar nas semelhanças, porque são essas que permitem padronizar processos e com isso tornar o negócio produtivo e rentável.

Em concreto: ter a capacidade de padronizar o mais possível os processos operacionais. Porque a experiência do consumidor no ponto de venda A deve ser semelhante ao ponto de venda B.

Imaginemos um grupo de lojas onde, num ponto de venda, a resposta à pergunta de um cliente: “Pode dizer-me se tem este artigo de outra cor?” é: “deixe-me ir ao armazém verificar.” E num outro ponto de venda do mesmo grupo há alguém que para responder à mesma pergunta utiliza um telemóvel com uma app, como por exemplo a Item Checker do ARTSOFT, que no local faz scan ao qr code do produto e rapidamente ajuda ao cliente, acrescentando ainda a quantidade disponível – quão mais eficiente não é este processo?

É este tipo de situações que quanto mais padronizadas entre todos os pontos de venda mais identidade trazem à marca, e no final, mais satisfação imprimem no cliente final.

Aposte nos recursos humanos e na (in)Formação Contínua e Idêntica

Por outro lado, apostar em formação contínua, onde todos os supervisores de loja e suas equipas participem e recebam formações idênticas, é outra das recomendações a seguir.

Se a presença de um software tem o poder de uniformizar processos, e garante que – através de automatismos e workflows – as regras e os procedimentos sejam cumpridos, o fator humano é o elemento que – pela nossa natureza – pode apresentar mais imprevisibilidade no comportamento.

Daí que, por terem um papel central e imprescindível no decorrer dos processos de compra nas lojas, seja importante formação idêntica para que os lojistas adotem os mesmos comportamentos perante determinadas situações.

Neste sentido pode ser viável a presença de um Software de Gestão de Recursos Humanos como o do ERP ARTSOFT, que tenha a componente de gestão de formação incluída, que agrupe equipas, funções e promova um clima de constante aprendizagem.

Um exemplo prático da importância de informação crítica chegar a todos de igual forma, é o quão esta pode potencial o aumento do ticket médio por cliente na loja.

Imaginemos que, através do Software de Gestão Comercial que a rede de lojas utiliza, se identifica que uma boa percentagem de clientes que compram o perfume x, também compram o hidratante y. Quão importante não será todos os colaboradores na loja saberem dessa informação para potenciarem as suas ações cross-sell?

Numa só loja, esta informação até pode ser obtida ou percecionada de forma orgânica. Mas quando falamos de uma rede de lojas, este tipo de partilha só é possível através de uma plataforma colaborativa como por exemplo um portal do colaborador desenvolvido à medida do grupo ou mesmo através de formação, mesmo que seja assíncrona.

Processos Manuais reduzidos a zero

Mas não menos importante é a recomendação de se reduzir o mais possível os processos manuais na gestão da rede de lojas e de tudo o que estas envolvem.

Se continuarmos o tema dos recursos humanos – podemos falar desde logo da gestão de horários, escalas e assiduidades, que só por si merecem um conjunto de automatismos capazes de reduzir custos na ordem dos 10.000 euros/ano (isto se tivermos a falar de 25 colaboradores distribuídos entre as lojas). Sobre este ponto, se tiver curiosidade, faça aqui uma simulação da poupança na sua empresa.

Já se formos para o tema do atendimento, podemos falar da importância de existir uma integração direta do software de faturação ou do POS a um TPA, ou seja um terminal de pagamento automático, que além de dispensar a criação manual de um recibo após a venda, acelera substancialmente o atendimento ao mesmo tempo que previne erros de digitação manual.

Ou ainda, a importância de se adotar sistemas de prevenção de erros de caixa. Certamente que – neste caso –  já ouviu falar de gavetas inteligentes de gestão de caixa também chamadas de máquinas de pagamento e troco automático . Estas gavetas, além de prevenirem assaltos e roubos pois são feitas de aço e pesam toneladas, recebem, validam e dispensam notas e moedas com devolução de troco com total rigor, segurança e rapidez, reduzindo para zero possíveis erros manuais que ocorram no momento da transação.

Mas também na gestão de topo e monitorização de ações é importante a redução de processos manuais.

Voltando às campanhas de descontos que têm sido aplicadas para escoar stocks em excesso por culpa da inflação e das mudanças comportamentais, podemos dar o exemplo da importância de serem produzidos relatórios automáticos onde os gestores possam acompanhar os objetivos comerciais do grupo, da loja a ou da loja b, dos vendedores ou das equipas, conforme o que se pretender.

Por fim última recomendação e talvez a mais importante que uma rede de lojas não pode dispensar com vista aos desafios atuais:

Informação Comercial sincronizada entre as lojas

E aqui falamos do verdadeiro poder da integração de dados e do quão crucial é, por um lado, não existir redundância de dados pelas diversas lojas, especialmente dados comerciais como sejam vendas, clientes, preços, promoções, inventário, contas correntes, e por outro, sabermos que a informação que estamos a aceder, seja onde for, está atualizada entre todas as lojas.

E para nos falar sobre isto nada melhor que ouvirmos um dos nossos especialistas em ARTSOFT para nos explicar do que se trata concretamente esta solução?

Rede de Lojas, como gerir?

Como vê este é um sincronizador semi online que permite que a informação comercial que circula pelas diversas lojas da cadeia se mantenha sempre atualizada, sem obrigar a um acesso contínuo à internet, desmistificando assim um dos processos mais complexos da gestão de uma rede de lojas.

Mindset do episódio:

Para terminar este episódio vamos então ao mindset que encerra a trilogia que conduz este podcast: Um problema – Uma solução – Um mindset.

E desta vez trazemos então o filósofo e pensador chinês Confúcio, nascido no primeiro milénio antes de cristo e conhecido pelo que hoje chamamos de cem escolas de pensamentos para nos lembrar que:

A vida é realmente simples, nós é que insistimos em complicar. “

Confúcio

Porque é precisamente este o papel da tecnologia no setor do retalho nos dias de hoje. Simplificar processos, automatizar procedimentos, padronizar ações. Mesmo perante a volatilidade do mundo em que vivemos.

Se concorda, pense nisto e marque hoje um pedido de demonstração da Solução de Retalho com o sincronizador entre lojas. Vai poder ver por si os benefícios deste conetor, um novo poder na gestão das suas lojas. Do nosso lado, como sempre, estamos à sua disposição.

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