O que é automatização e qual o seu poder nas empresas? Como o ARTSOFT pode ajudar?

24 Abril 2023

O que é automatização?

Sabemos que as empresas precisam ser eficientes, produtivas e ágeis para responder aos desafios do dia a dia.

Então, como pode a automatização ser uma aliada para as empresas, e ao mesmo tempo, libertar os colaboradores para tarefas mais estratégicas. Vamos descobrir?

O que é automatização e qual o seu poder nas empresas? Como o ARTSOFT pode ajudar? – Podcast 15, temporada 2 – Oiça aqui

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O Poder da Automatização

A tecnologia numa empresa já não é algo apenas bom de se ter. Neste momento diria que não há empresa alguma que não se socorra da tecnologia para gerir os seus processos, sejam internos sejam os direcionados ao exterior, junto dos clientes, mas também dos fornecedores.

No entanto a verdadeira transformação tecnológica só acontece quando esta tem o poder da automatização de tarefas que sobrecarregam os colaboradores e os tornem menos robóticos, ou seja não basta existir e até exigir tecnologia dentro de uma empresa para esta ser impactada por ela. É necessário que esta sirva os interesses e que acelere processos contribuindo para melhorias que não seriam possíveis sem a sua presença.

É a diferença entre empresas que evoluem com a tecnologia e entendem o seu verdadeiro poder e empresas que apenas recorrem à tecnologia ou porque foram obrigados (por exemplo para questões legais) ou porque alguém instituiu que se devia utilizar.

E isto é verdadeiramente importante e critico, em especial porque estas últimas não são assim tão poucas como gostaríamos. Aliás certamente que todos nós já vimos empresas a usar tecnologia e até a serem uma espécie de early adopters mas daí a retirarem todo o proveito do que têm à disposição pode ser um longo caminho.

Então que o episódio deste podcast ARTSOFT seja um atalho ou um despertar para esta consciência do poder da automatização e de como esta pode impactar todos os dias, todas as pessoas, e tudo o que rodeia a sua empresa em prol de um futuro que está nas suas mãos, só ainda não lhe abriu as portas devidamente.


Quais os benefícios da automatização?

Comecemos por tentar perceber onde é que as empresas, independentemente do seu tamanho e dimensão, podem beneficiar da automatização e como é que isso pode impactar o seu dia a dia:

  • No atendimento ao Cliente e no Marketing. Em concreto através de automatismos que reduzam o tempo de espera ou até que melhorem a comunicação, seja para a automatização de notificações por e-mail ou sms ou até, para dar um exemplo mais extremo, disponibilizar portais de atualização de dados pessoais para cumprimento do RGPD.
  • Nos processos financeiros. E aqui falamos de processos relacionados com faturação, encomendas, devoluções, reconciliações, encontro de contas e outros automatismos que reduzam erros manuais ou que acelerem os processos.
  • Na gestão de Recursos Humanos, como são os processamentos de automatização de vencimento em função de horas trabalhadas, comissões, etc ou até indo mais longe, automatizar o tratamento de dados pessoais com comunicação direta entre os colaboradores e o departamento de RH através de por exemplo um portal do colaborador.
  • E, claro, em diversos processos administrativos e de gestão que podem mudar completamente a mentalidade de uma empresa sobre a ideia de “falha e correção”, para “prever e prevenir”, como sejam alertas, cálculos automáticos, fluxos de trabalho e outros automatismos de controlo que poderão inclusive prevenir futuras fraudes, agora infelizmente cada vez mais uma realidade a observar e precaver.

Mas que exemplos ainda mais concretos podemos dar? Que tipo de automatização têm as empresas à disposição com o apoio de um software como o ARTSOFT? E, mais importante do que isso, como é que podemos beneficiar do seu poder?

Pois o software ARTSOFT, sendo este um ERP, tem um sem fim de automatizações à disposição dos seus utilizadores não só no que respeita à gestão como também no apoio a processos do dia a dia e que rapidamente se tornam indispensáveis a quem já os põe em prática.

E para isso, contamos com um dos nossos especialistas em ARTSOFT, que reuniu alguns dos muitos automatismos disponíveis do ERP e que os vai agora partilhar connosco neste episódio:

A Automatização no ARTSOFT

A automatização no ARTSOFT abrange praticamente todas as áreas da aplicação, com especial incidência nos módulos de gestão comercial, contabilidade e recursos humanos.

Começando pela gestão comercial, destaca-se a possibilidade do utilizador poder ser alertado sempre que ocorram oscilações nos stocks da empresa que impactem com os stocks mínimos, de aprovisionamento, ou máximos, assim como com os produtos cuja data de validade esteja a expirar, por exemplo, permitindo que faça uma gestão preventiva e não reativa dos stocks.

Mas há mais! Quer fazer uma atualização de preços nos artigos? A manutenção automática de preços de venda dá uma pronta resposta, a partir de uma margem e de um preço base definidos na ficha dos artigos.

Ou quer estar a salvo da prática involuntária de dumping ou de perdas de rendimento por negligência? Só tem de ativar a permissão para não vender abaixo de determinado preço, garantindo as margens definidas para os produtos.

Mas também a gestão de contas correntes tem automatismos: O encontro de contas, por exemplo, pode ser utilizado para fazer o relacionamento automático dos valores em dívida entre uma entidade que é simultaneamente cliente e fornecedor e ainda, a automatização de pagamentos a fornecedores para verificar quais os documentos aprovados para pagamento e gerar de imediato o ficheiro SEPA de pagamento.

Já na solução contabilidade existem também alguns automatismos: Para quê duplicar trabalho que pode ser obtido e lançado automaticamente nos diários? Use a importação SAF-T para, com a definição de algumas regras, lançar os documentos na contabilidade na ótica do cliente e os registos e-fatura na ótica do fornecedor.

E na submissão de declarações às entidades competentes, porque não usufruir das comunicações via webservices e com um simples botão “submeter”, por exemplo, a declaração periódica do IVA à AT?

E nos recursos humanos, pode gerir as assiduidades, nomeadamente as presenças, indisponibilidades ou horas extra dos colaboradores, integrando tudo isso diretamente nos Recursos Humanos e automatizando, dessa forma, o processamento de vencimentos.

Mas se as suas necessidades são mais de âmbito administrativo, fique a saber que pode simular os valores aquando da admissão ou demissão de colaboradores, permitindo-lhe ter uma perspetiva de valores para o trabalhador e de custos para a empresa.

Ou até, se quer aumentar os salários aos seus funcionários, pode fazê-lo rapidamente e ter uma perspetiva de diferentes cenários, com as consequências do impacto do aumento por trabalhador, departamento ou por critérios definidos por si.

Estes são apenas alguns exemplos do poder da automatização no ARTSOFT mas como já sabe, temos um sem fim de automatismos que podemos disponibilizar e que nos pode solicitar desde já.

Recomendamos, por isso, que contacte a nossa rede de parceiros ou entre em contacto connosco em artsoft.pt para conhecer estes processos mais a fundo e outros que aqui não foram referidos.


Como o ARTSOFT pode ajudar?

A utilização de um ERP como o ARTSOFT permite automatizar processos e tarefas de praticamente todas as áreas da empresa, o que, como imagina, se afigura como uma vantagem bastante importante na medida em que encontra uma só solução para diversos processos e tarefas que justificam ser automatizados e que acabam por justificar o investimento numa solução tão completa quanto um ERP como o ARTSOFT.

E isto para não falar de que o nosso ERP tem um BPM interno, business process management, onde podem ser criados diversos circuitos de workflows que automatizam e sistematizam diversos processos como onboardings de novos colaboradores, pagamentos a fornecedores, ou até das integrações que este disponibiliza, não só na obtenção de dados como também na sua extração e tratamento.

E aqui podemos mencionar por exemplo os diversos conectores que o ERP disponibiliza para recolher automaticamente informações, como sejam picagens de ponto em dispositivos físicos, obtenção de relatórios financeiros da Informa DB diretamente no software, ou até, na área da logística, utilizar sistemas de picking que automaticamente atualizam os stocks no ARTSOFT.

Já no que toca a extração e tratamento de dados, podemos destacar a conexão direta com o Power BI onde em tempo real podem ser consultadas diversas análises ou até no caso de indústrias, a ligação ao chão de fábrica através de ecrãs à medida onde os operários fabris poderão consultar tarefas e extrair informação que necessitem para cumprir determinada ordem de produção.

E isto é só um pouco do que a tecnologia tem para lhe oferecer ao nível de automatizações. No entanto, nada disto é possível sem o mindset certo, e é por isso que talvez nos devemos inspirar um pouco mais na sociedade alemã e na sua cultura de aprendizagem ao longo da vida. Aliás, não é por acaso que é o país europeu onde a robótica e a automação empresarial tem mais expressão, em especial a indústria.

E a questão é só esta: Porque acha que as empresas alemãs apostam assim tanto em automatização? Porque sabem que a verdadeira inovação acontece quando o ser humano aprende, pensa, instiga e não quando está envolvido numa tarefa que poderia ser automatizada. E isto sim é o verdadeiro poder da automatização.

Se aumenta a produtividade? Claro que sim. Se melhora a eficiência? Com certeza. Se reduz erros e simplifica processos? Obviamente.

Mas nada disto se compara à liberdade que dá às empresas para que estas concentrem as suas pessoas em questões que só elas sabem e podem resolver.


Mindset do episódio

E com isto terminamos mais um episódio do podcast ARTSOFT, mas não sem antes trazermos a nossa já habitual quote inspiradora.

E desta vez trazemos Tom Preston Werner, o jovem fundador do GitHub, a conhecida plataforma que hospeda código e arquivos de controlo de versão e usada essencialmente por programadores, para nos relembrar que:

Ou somos nós, pessoas, que pensamos e criamos automatizações ou então seremos nós os automatizados.

Tom Preston Werner.

Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

Se gostou deste episódio partilhe com responsáveis de recursos humanos que conheça e ajude-nos a ajudar as empresas e todos os que nelas trabalham.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!

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Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.

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