Compensação de saldos com clientes e fornecedores

17 Janeiro 2024

Saiba como a sua empresa pode efetuar a compensação de saldos com os seus clientes e fornecedores

O ARTSOFT possui a funcionalidade de encontro de contas, um processo de compensação financeira para conciliar títulos de débito e de crédito entre duas entidades.

Neste tutorial vamos mostrar os passos necessários para efetuar encontros de contas entre clientes e fornecedores no ARTSOFT.

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Neste tutorial vamos mostrar os 7 passos necessários para efetuar encontros de contas entre clientes e fornecedores no ARTSOFT.

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Configurar documentos de encontro de contas

1.º passo  Configurar os documentos para o encontro de contas

Para configurar os tipos de documentos de contas correntes a usar no encontro de contas, é necessário aceder ao menu de configuração de encontro de contas.

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Aí deve indicar os códigos de conta corrente a crédito de clientes (do tipo Bxxx) e a débito de fornecedores (do tipo Dxxx).

Aconselha-se a que estes códigos de movimento tenham, na sua configuração, uma conta de contrapartida fixa (de preferência a mesma em ambos os códigos) para justificar os movimentos financeiros que de outra forma poderão não ser rastreáveis para efeitos de construção do mapa de fluxos de caixa, a não ser pela diferença de saldos de ambas as contas correntes do terceiro.

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2.º passo   Registo único de terceiro para cliente e fornecedor

Para que este processo funcione é necessário que o terceiro esteja criado simultaneamente como cliente e fornecedor.

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3.º passo   Visualizar todos os documentos para o encontro de contas

O encontro de contas de terceiros pode ser acedido recorrendo quer ao menu de Contas Correntes de Clientes quer ao menu de Contas Correntes de Fornecedores.

Por uma questão de facilidade, vamos prosseguir esta apresentação utilizando o menu de clientes, embora o procedimento seja idêntico para o menu de fornecedores.

No ecrã de encontro de contas seleciona-se o cliente sendo automaticamente preenchido o campo do fornecedor, ou seleciona-se o fornecedor sendo preenchido o campo do cliente (em ambos os casos pode-se utilizar a tecla de localização ‘+’).

De seguida indica-se o intervalo de datas (data inicial e data final) e pressiona-se o botão ‘Atualizar’ para que surjam nas grelhas de movimentos de cliente e de fornecedor todos os documentos pendentes de regularização, quer sejam a débito ou a crédito de clientes quer sejam a débito ou a crédito de fornecedores (isto porque há situações em que existem notas de crédito – documentos do tipo B ou D – que se encontram por relacionar com os documentos de fatura – documentos do tipo A ou C -quer nos clientes quer nos fornecedores, sendo útil que esse relacionamento seja efetuado através do encontro de contas).

Os documentos do tipo B e D são apresentados numa cor diferente dos documentos do tipo A e C, de forma a se destacar que possuem comportamentos distintos.

Pode-se recorrer ao uso de documentos formais, de forma a se poderem relacionar documentos do mesmo tipo (B com B ou D com D). O objetivo é apresentar no documento formal todos os movimentos relacionados ao cliente e ao fornecedor, de forma a este saber quais os documentos utilizados no encontro de contas, sem ter de recorrer a um extrato de clientes e de fornecedores para o saber.

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4.º passo   Relacionar documentos

Caso se pretenda usar todos os tipos de documentos, é necessário relacionar primeiro os documentos do tipo A com os do tipo B (assim como os do tipo C com os do tipo D, no caso dos fornecedores).

Para o fazer deverá selecionar os documentos a relacionar (só é possível efetuar uma regularização de cada vez, ou seja, não se podem selecionar vários documentos do tipo A e vários do tipo B e depois relacionar, no entanto, é possível relacionar um documento do tipo A e vários do tipo B), ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Relacionar movimentos’.

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De seguida surge uma mensagem de confirmação.

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Assim que o relacionamento é confirmado, a grelha de encontro de contas é automaticamente atualizada com o saldo dos documentos relacionados. Note-se que o saldo em aberto é agora diferente do saldo inicial.

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5.º passo  Simular o encontro de contas

O método de regularização é sempre pelo valor mais baixo, não havendo opções para regularizar cliente ou fornecedor na totalidade. Desta forma, não é possível criar documentos de conta corrente com valor superior ao regularizado.

Contudo, é possível marcar/desmarcar os documentos que vão ser considerados no encontro de contas, através de duplo clique na coluna ‘?’. Se for dado duplo clique noutra coluna ou se aceder à opção ‘Alterar’ do menu de contexto do botão direito do rato, pode ainda alterar o valor a regularizar, ou seja, não é obrigatório regularizar os documentos pela totalidade do seu valor. Os campos de saldo vão mostrando os acumulados dos documentos selecionados.

Assim que simular o relacionamento dos documentos, o ARTSOFT terá em consideração os saldos em aberto, contando com os relacionamentos entretanto efetuados. São então exibidos os documentos e respetivos valores a serem gerados.

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Note-se que só é possível selecionar os documentos do tipo A ou C (os lançamentos do tipo B ou D apresentam uma cor de fundo e de texto diferentes, para o utilizador ter a perceção que não podem ser marcados). Se tentar marcar algum dos outros tipos, o ARTSOFT exibe uma mensagem de aviso indicando que não pode marcar pagamentos.

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Foi também implementada uma validação adicional para não permitir selecionar lançamentos já existentes para encontro de contas com data superior à data atual, uma vez que vai ser gerado um novo documento no encontro de contas que resolve saldos que nesse caso ainda não existiriam.

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6.º passo  Gerar os movimentos de conta corrente

Se concordar com a simulação tem de pressionar o botão ‘Confirmar’ para gerar os movimentos de conta corrente.

Surge uma mensagem de confirmação para efetuar a regularização dos documentos.

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Após confirmar (‘Sim’) os documentos de conta corrente são gerados

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e o ecrã de encontro de contas é atualizado com os documentos e valores em aberto.

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7.º passo  Imprimir os movimentos do encontro de contas

Assim que confirma a simulação do encontro de contas, pode imprimir os lançamentos recorrendo ao botão ‘Imprimir’. Será impresso o relatório “TerCC-Encontro de Contas.lst”.

Mas também o pode fazer quando confirma o lançamento dos documentos do encontro de contas. Nesse momento é dado ao utilizador a possibilidade de imprimir esses movimentos, com a finalidade de gerar um relatório a enviar à entidade com a qual se está a proceder ao encontro de contas, de forma a oficializar a operação.

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Para ter acesso a esta funcionalidade necessita ter licenciado o módulo de Gestão Comercial.

Saiba como efetuar a compensação de saldos com os seus clientes e fornecedores recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Gestão de Vendas, Compras e Stocks.

Conheça este e outros passo-a-passo no seu HELP ONLINE.

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