Redução de custos, mas como?
Devido à conjuntura atual da Economia, a redução de custos passou a ser a “palavra de ordem” na grande maioria das empresas, independentemente da sua dimensão.
Para sua comodidade, navegue rapidamente para assuntos específicos:
Centralize os fornecedores | Menos Complexidade nos Processos | Corte nos pequenos gastos
Para a construção, implementação e execução de um plano de redução de custos, existem diversos fatores a ter em conta, tais como:
1- Toda a empresa deve estar incluída no plano de redução de custos, desde a criação à execução do mesmo
Ao incluir os seus colaboradores em todo o processo, aumentará a sua motivação e, consequentemente, o seu empenho na execução do plano, permitindo ainda criar sistemas de redução de custos por departamento.
2- Defina metas na construção do seu plano de redução de custos
Ao definir objetivos será mais simples para todos os colaboradores perceberem se estão a atingir os níveis desejados, aumentando o foco da empresa nos resultados. As metas devem ser construídas consultando os diversos departamentos, assim como o mercado.
3- Adapte o plano à realidade da sua empresa
O plano de redução de custos deve ser alcançável pela empresa, e não pode diminuir os lucros de tal maneira a que uma redução de custos deixe de fazer sentido. Com isto, deve ter em conta a qualidade do serviço prestado ao cliente ao implementar estas reduções.
4- Reveja os contratos antes da renovação, mesmo aqueles que se renovam automaticamente
Pode acontecer que, passado algum tempo, os contratos praticados com um fornecedor deixem de ser vantajosos, pelo que renova-los já não se encontra de acordo com as suas necessidades (seja devido à quantidade exposta no contrato ou aos preços praticados pelo fornecedor, por exemplo).
5- Centralize os fornecedores
Por norma cada departamento dentro de uma empresa escolhe os seus fornecedores consoante as suas necessidades específicas. Deve analisar a possibilidade de aglomerar as compras dos vários departamentos num número inferior de fornecedores, garantindo melhores preços pelo aumento do volume a comprar.
6- Analise a relevância do imobilizado
Comece por verificar a área do seu escritório, talvez faça sentido mudar a empresa para outro edifício com uma área e renda inferiores. De seguida, analise a utilidade de todos os Ativos que possui e verifique se alguns deles podem ser vendidos e adquiridos posteriormente a leasing (adequado principalmente à frota automóvel e às TI).
7- Transforme custos fixos em variáveis
Ao definir objetivos será mais simples para todos os colaboradores perceberem se estão a atingir os níveis desejados, aumentando o foco da empresa nos resultados. As metas devem ser construídas consultando os diversos departamentos, assim como o mercado.
8- Diminua a complexidade dos seus processos
Agilizar os processos da sua empresa e aumentar a mobilidade dos colaboradores, otimizará o tempo de trabalho, aumentando dessa forma a sua disponibilidade para realizar tarefas mais relevantes. Casos como registar as presenças, ou realizar faturas fora do local de trabalho podem ser facilmente agilizados recorrendo às TI’s.
9- Cortes nos pequenos gastos
A forma mais simples de diminuir os custos é otimizar ao máximo o uso do material disponível no escritório. Deve reduzir as impressões (imprimir apenas quando é estritamente necessário), poupar energia e água, otimizar as rotas nas deslocações, ou digitalizar documentos, armazenando-os digitalmente (o que diminui a ocupação e despesa em espaço físico).
10- Comunique resultados
Por último, comunique os resultados e premeie os colaboradores, mantendo-os motivados e focados no plano definido.
Avaliação contínua com Business Intelligence
A redução de custos, não obstante a qualidade do seu serviço e/ou produto, deve ser um processo permanente na sua empresa, pelo que ao terminar a implementação de um plano de redução, atingindo ou não as metas definidas, deve continuar a avaliar as suas metodologias de trabalho.
A este propósito o Business Intelligence pode ser o melhor aliado da sua empresa. Utilizando o seu ERP como fonte de dados, poderá ter uma visão clara e em tempo real para o apoiar na tomada de decisões. Se quer saber mais consulte a integração do ARTSOFT com o POWER BI, conheça os mais de 20 dashboards já preparados para utilização.
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