Saiba como utilizar a Faturação Automática no ARTSOFT
A funcionalidade de Faturação Automática no ARTSOFT permite emitir documentos de forma rápida e eficiente a partir de outros já existentes, como encomendas ou guias de transporte.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
Neste tutorial vamos mostrar os 2 passos necessários para utilizar a faturação automática de documentos no ARTSOFT.
Esta funcionalidade permite duplicar integralmente um documento, criando um novo com toda a informação original. No entanto, há algumas regras a ter em conta:
- Artigos com controlos especiais (Serialização, Lotes ou Datas de Validade) não podem ser faturados. Nestes casos, a linha correspondente aparecerá em branco na grelha de faturação. Os restantes artigos sem restrições serão faturados normalmente;
- A série de destino deve ser do tipo sequencial para garantir a correta geração dos documentos.
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Configuração Faturação Automática
1º Passo: Configuração da tabela de faturação automática
O primeiro passo para utilizar a Faturação Automática no ARTSOFT é criar as tabelas de faturação automática, onde serão definidas as regras e filtros que determinam o processamento dos documentos.
Para configurar estas listas, aceda ao menu ‘Configurações –> Tabelas da Gestão Comercial –> Documentos –> Faturação Automática’, onde pode criar múltiplas tabelas, cada uma ajustada a diferentes necessidades e tipos de documentos, garantindo maior flexibilidade e automação no processo de faturação.
Ao criar uma nova tabela ou editar uma já existente, terá acesso à configuração da tabela de faturação automática, onde poderá definir as regras para o seu funcionamento.
Aí poderá pré-definir algumas regras, nomeadamente:
Código – este campo corresponde ao nome da tabela. Este nome deve ser claro e descritivo, refletindo a ação que será automatizada, facilitando a sua identificação no futuro.
No grupo de ‘documentos base’ é necessário preencher:
- Série(s) origem – pode ser definida uma ou várias séries de documentos como origem dos lançamentos, a partir das quais os documentos destino serão criados;
- Série destino – identifica a série de documentos que irá receber os lançamentos dos documentos de origem. Podem ser do tipo ‘Vendas’, ‘Saídas’ ou ‘Encomendas de Clientes’;
- Clientes – é a lista de clientes cujos documentos irão ser utilizados para o agrupamento de documentos. Pode ser usado o separador ‘:’ para designar um intervalo de clientes e o separador ‘;’ para designar clientes individuais. Se este campo não estiver preenchido, considera todos os clientes existentes;
- Tabela – tabela de listas de documentos definida na lista de documentos para análise financeira (irá usar como origem os documentos associados à tabela);
- Zona – pode ser usada como filtro para a faturação automática a zona associada aos clientes, definida na tabela de zonas de terceiros;
- Tipo – pode ser usado como filtro para a faturação automática o tipo de clientes associado aos clientes, definida na tabela de tipos de clientes;
- Vendedor – pode ser usado como filtro para a faturação automática o vendedor habitual associado aos clientes;
- Nº de documento ou data – permite escolher o filtro que se pretende usar, se é por intervalo de documentos ou por intervalo de datas.
No grupo ‘Marcas de clientes’ podem ser indicadas as marcas que servirão de filtro para a faturação automática.
No grupo ‘Ação’, devem ser escolhidas as opções pretendidas para automatização:
- Regularizar – serão incluídos os documentos com movimentos por regularizar e estes deixarão de ficar pendentes;
- Imprimir documentos – após a geração dos documentos destino, estes serão impressos de seguida;
- Agrupar documentos de origem num único documento – permite consolidar vários documentos de origem num único documento de destino, desde que tenham o mesmo terceiro associado. Esta opção só é aplicada quando o filtro utilizado for por data;
- Só incluir documentos se satisfeitos integralmente – garante que apenas serão processados documentos cujo conteúdo possa ser totalmente satisfeito. Por exemplo, se não houver stock suficiente para cumprir uma encomenda, esta não será faturada;
- Pendentes – serão incluídos os documentos com movimentos por regularizar, mas os documentos origem continuarão a ficar pendentes. Se esta opção estiver ativa e a opção ‘Regularizar’ estiver inativa, os documentos serão gerados, mas os lançamentos pendentes não serão regularizados.
2º Passo: Elaboração de documentos
Para gerar documentos através da faturação automática, aceda à opção disponível em ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento de Documentos -> Faturação Automática’.
Em primeiro lugar terá de selecionar a tabela de faturação automática que pretende utilizar, garantindo que os documentos serão processados de acordo com as regras e filtros previamente definidos.
A tabela selecionada exibirá todas as opções já pré-configuradas. No entanto, terá a flexibilidade de realizar ajustes nos campos disponíveis, conforme necessário, para personalizar ainda mais o processo de faturação automática.
No caso da série de destino estar configurada com o tipo de documento de retenção na fonte, os campos ‘Imposto’ e ‘Motivo da retenção’ fica disponíveis.
Terá de preencher os campos inicial e final dos números de documentos ou das datas, conforme a opção escolhida na configuração.
Após realizar as validações necessárias, clique em ‘OK’ para gerar os documentos conforme as opções previamente selecionadas.
Se a diferença entre as datas inicial e final for superior a 31 dias, será necessário confirmar a criação dos documentos antes de prosseguir.
Se existirem erros ao gerar os documentos, o ARTSOFT exibe-os num ecrã próprio.
Quando forem gerados documentos também surgirá um ecrã com essa indicação.
Se a série destino for certificada, os documentos são gerados como provisórios.
Os documentos gerados seguem algumas regras específicas:
- Herdam as características do cabeçalho do primeiro documento de origem, ordenados por série e, em seguida, por número de documento.
- Se os documentos de destino não tiverem armazém fixo, serão gerados com armazém zero no cabeçalho, mas com o armazém dos documentos de origem nas linhas de lançamento.
- Caso os documentos de destino possuam armazém fixo que não coincida com o do documento de origem, será apresentada uma mensagem de erro.
A Faturação Automática no ARTSOFT é uma ferramenta poderosa para agilizar o processo de emissão de documentos, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Com apenas estes dois passos, configuração das tabelas e elaboração dos documentos, é possível automatizar a faturação de forma rápida e segura, garantindo que todas as regras e filtros definidos sejam aplicados corretamente.
Com esta funcionalidade, as empresas ganham mais controlo sobre a faturação, minimizam tarefas manuais e melhoram a gestão dos documentos comerciais, simplificando o seu dia a dia.
A faturação automática de documentos, requer o licenciamento do módulo Gestão Comercial do ARTSOFT.
Faça a faturação automática de documentos recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como efetuar a faturação automática de documentos no ARTSOFT:
