Atribuição de viaturas da empresa a colaboradores
Saiba como gerir a atribuição de viaturas para uso pessoal
A atribuição de viaturas a colaboradores pode não se limitar apenas a fins profissionais. A funcionalidade abordada neste tutorial permite calcular os valores a pagar à Segurança Social quando os colaboradores utilizam viaturas da empresa para benefício pessoal.
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Muitas empresas optam por conceder viaturas aos seus trabalhadores como uma forma adicional de remuneração, permitindo o uso pessoal dos veículos.
A funcionalidade abordada neste tutorial permite calcular os valores a pagar à Segurança Social quando os colaboradores utilizam viaturas da empresa para benefício pessoal, integrando estes valores nos mapas oficiais a entregar às entidades competentes, como a Autoridade Tributária (via DMR) e a Segurança Social (via DRI), e aos próprios trabalhadores através da Declaração de Rendimentos de IRS.
Com esta ferramenta, é possível configurar códigos de remunerações específicos, gerir os dados relacionados com o uso de viaturas por parte dos colaboradores e efetuar os cálculos necessários de IRS e Segurança Social de forma automática e precisa. Importa salientar que os movimentos destes códigos de remunerações poderão estar sujeitos a Segurança Social e a IRS, mas são isentos de retenção. Além disso, facilita a elaboração de declarações e relatórios, assegurando a conformidade com a legislação em vigor e simplificando os processos administrativos associados à atribuição de viaturas para uso pessoal.
Neste tutorial vamos mostrar os 8 passos necessários para gerir a atribuição de viaturas da empresa a colaboradores.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configuração dos códigos de remunerações
- Processamentos
- Declaração Mensal de Remunerações
- Integração contabilística
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Códigos de remumerações
1º Passo: Configuração dos códigos de remunerações
Na configuração dos códigos de remunerações, tem de ser criado um código de remuneração em espécie e com o tipo de rendimento IRS ‘A66 – Utilização de viatura automóvel que gera encargos para a entidade patronal’ (se selecionar primeiro esta opção, o ARTSOFT altera automaticamente o tipo de remuneração para ‘Espécie’).
No separador ‘Diversos’ é ligada automaticamente a opção ‘Segurança Social’, no grupo ‘Descontos’, uma vez que esta é a situação mais comum. Caso se pretenda descontar IRS é necessário ativar a respetiva opção, embora esta seja uma situação em que só acontece quando o empregado solicita retenção na fonte.
Todas estas configurações automáticas são possíveis de alterar.
2º Passo: Configurações no registo de colaborador
No registo de colaborador é necessário proceder à configuração de duas situações distintas:
Na tabela de remunerações da ficha do colaborador que utiliza a viatura da empresa para uso próprio, tem de se colocar a remuneração em espécie com o valor 0 (zero) para que seja calculada automaticamente no processamento. Se for preenchido com algum valor fixo, deixa de ser calculado automaticamente e será esse o valor considerado no processamento.
Separador ‘Dados fiscais e profissionais’
Neste separador está disponível um grupo ‘Viatura’ cujas opções são imprescindíveis para o automatismo do cálculo desta remuneração em espécie:
Valor mercado: valor de mercado atual da viatura. É o valor considerado para efeitos de cálculo quando o colaborador não usa a viatura em permanência. Este campo não é editável, pois é calculado automaticamente com base no coeficiente de desvalorização de viaturas definido na Portaria nº 383/2003. No exemplo da imagem seguinte, a desvalorização acumulada para uma viatura com 2 anos (de 2022 a 2024) é de 0.35, logo o valor de mercado é: 18.000€ x (1 – 0.35) = 11.700€.
Uso viatura empresa: indica se o colaborador utiliza viatura da empresa em benefício próprio. Quando ativa, disponibiliza os dois campos seguintes: matrícula e data;
Matrícula: matrícula da viatura em uso pelo colaborador (importante para efeitos de impressão do Acordo para Uso Pessoal de Viatura);
Data: data da primeira matrícula da viatura a considerar nos cálculos do valor de mercado;
Em permanência?: quando se ativa esta opção significa que o colaborador usa a viatura a tempo inteiro, ou seja, usa-a mesmo fora do período de trabalho (por exemplo, fins de semana, férias, etc.). Neste caso, o valor da viatura considerado para efeitos de cálculo é o valor de aquisição. Se esta opção estiver desligada, o valor da viatura considerado para efeitos de cálculo é o valor de mercado;
Valor aquisição: valor da viatura na data da primeira matrícula. É o valor considerado para efeitos de cálculo quando o colaborador usa a viatura em permanência;
3º Passo: Processamentos
No processamento de vencimentos dos colaboradores que usam viatura da empresa em beneficio próprio, são sempre considerados descontos sobre 0.75% do valor de aquisição da viatura para efeitos de pagamento à Segurança Social.
No processamento mensal deste colaborador haverá então lugar para uma remuneração em espécie no valor de 87.75€. Este valor está explicado em tooltip na coluna ‘Valor ilíq.’ e advém do seguinte cálculo:
Valor de mercado x 0.75 = 11.700€ x 0.75 = 87.75€
O valor apurado é independente do número de dias trabalhados, sendo sempre fixo de acordo com os cálculos automáticos atrás apresentados.
Para efeitos da Segurança Social é considerada a remuneração em espécie (no exemplo da imagem são 87.75€ adicionados à remuneração base de 2.000€):
Para efeitos de IRS só desconta quando se ativa essa opção na configuração da remuneração, conforme já explicado na configuração do código de remuneração.
No separador ‘Geral’ do separador ‘Totais’ está disponível o campo ‘Uso viatura’ para mais facilmente se identificar o valor calculado para esta situação.
Se a viatura fosse usada em permanência, teria de ativar a opção ‘Em permanência?’ na ficha do colaborador tal como já foi referido, seria considerado o valor de aquisição da viatura e não o valor de mercado:
Valor de aquisição x 0.75 = 18.000€ x 0.75 = 135€
4º Passo: Declaração Mensal de Remunerações
Na DMR o valor da remuneração em espécie aparece com o tipo de rendimento ‘A66’.
5º Passo: Declaração para a Segurança Social
Na Declaração para a Segurança Social o valor da remuneração em espécie aparece em conjunto com a remuneração mensal (2.087,75€ no total).
6º Passo: Declaração de Rendimentos
Os valores deste tipo de remuneração são também contemplados para a declaração de rendimentos a entregar ao trabalhador. Tratando-se de uma declaração anual, será considerada a soma de todos os valores mensais processados:
Rendimento anual = 0,75% x valor de aquisição – (valor de aquisição x coeficiente de desvalorização de viaturas) x número de meses de uso pessoal da viatura
7º Passo: Impressão de acordo para uso pessoal
Nas opções de impressão da ficha de colaborador está disponível um relatório para impressão do acordo para uso pessoal (GrhEmp12-AcordoUsoPessoalViatura.Lsx).
8º Passo: Integração contabilística
Na integração dos recibos de vencimento na contabilidade são excluídas estas remunerações em espécie, pois os custos são contabilizados pela empresa nos restantes encargos.
Esta situação é suportada pelo parecer técnico do departamento de consultoria da Ordem dos Contabilistas Certificados:
“Simultaneamente importa salientar que este rendimento em espécie não deve ser contabilizado, deve existir um controlo extracontabilístico. Como os custos com a viatura já estão evidenciados nas respetivas contas de gastos, atendendo à sua natureza, não é necessário que sejam especificamente retirados dessas contas para ficarem segregados na conta 63 (gastos com pessoal), acrescendo a que o valor apurado para efeitos de IRS é um valor independente da efetiva existência de encargos com a viatura em causa.”
Esta funcionalidade proporciona às empresas uma solução integrada e eficaz para gerir de forma transparente e eficiente a atribuição de viaturas aos seus colaboradores, garantindo em simultâneo o cumprimento das obrigações fiscais e contributivas aplicáveis.
A gestão da atribuição de viaturas da empresa a colaboradores, requer o licenciamento do módulo Recursos Humanos do ARTSOFT.
Faça a gestão da atribuição de viaturas da empresa a colaboradores recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Processamento de Salários e Mapas Oficiais.
Visualize o vídeo para saber como gerir a atribuição de viaturas da empresa a colaboradores no ARTSOFT:
