Anular faturar, estornar e notas de crédito
Saber como invalidar uma fatura é, do nosso ponto de vista, obrigatório para qualquer empresa. Neste passo-a-passo esclarecemos algumas dúvidas frequentes de utilizadores e mostramos como proceder corretamente no ARTSOFT. Iremos também explicar as principais diferenças entre anular uma fatura, estornar uma fatura ou emitir uma nota de crédito.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se sobre o nosso software de gestão comercial.
Gestão Comercial
Retificar uma fatura de forma correta, mas como?
Consoante as situações há várias que pode querer considerar, no entanto, evite antes de mais a tentação de anular o documento de forma precipitada. Informe-se primeiro sobre o que está implicado na retificação de uma fatura e o que deve fazer sem incumprimentos legais.
O que vai conhecer neste tutorial?
Percorra os três passos do tutorial
Neste passo-a-passo vamos apresentar três opções e como deve proceder no ARTSOFT.
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1ª opção – Invalidar através de anulação de documento
Em que situações pode anular uma fatura assinada?
- Ainda dispõe da fatura (original e duplicado), isto é, não a enviou ao cliente;
- A fatura ainda não foi comunicada à Autoridade Tributária nem reportada na comunicação mensal de vendas (CMV) ou no SAF-T, e o respetivo diário contabilístico está ainda em modo “preparação“.
Se for o caso, pode proceder à anulação da fatura para a inviabilizar, revertendo assim as suas implicações na base de dados. Ao fazê-lo, o ARTSOFT está preparado para efetuar um conjunto de movimentos que além de otimizarem o seu trabalho irá garantir que a empresa cumpra as leis em vigor, nomeadamente:
| Documento ➡ | Fatura fica anulada |
| Stocks ➡ | Serão repostos |
| Contas Correntes ➡ | Os movimentos serão eliminados |
| Base de Dados ➡ | O documento mantém-se, mas fica “anulado” na CMV ou no SAF-T |
| Análise de Vendas ➡ | Não será influenciada |
| Integração Contabilística ➡ | Os movimentos serão eliminados |
Como anular a fatura no ARTSOFT?
Siga então estes passos para anular a fatura:
1. Para anular a fatura – Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Apagar’ e selecionar a opção ‘Anular‘. Surgirá o aviso:
2. Por fim, selecione o motivo de anulação para que a fatura fique invalidada.
Ao estar anulada, o ARTSOFT faz o restante
Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a anular.
Veja o seguinte exemplo: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.
Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA:
Após proceder à anulação, os valores integrados vão desaparecer. ↘
Na conta corrente ➡ Ao emitir uma fatura, fica refletido o valor na conta corrente do cliente.
Após proceder à anulação dessa fatura, o valor na conta corrente desaparece. ↘
Nos stocks ➡ Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.
Ao anular a fatura, o movimento de saída do stock desaparece. ↘
2ª opção – Invalidar através do estorno de documento
Estornar uma fatura assinada: Quando o pode fazer?
- Quando já não a pode anular porque já serviu de documento de transporte e/ou foi comunicada à Autoridade Tributária;
- E o original do documento não foi entregue ao cliente (exemplo: não foi possível entregar a mercadoria, documento emitido para o cliente errado, etc.).
Se for o caso, pode efetuar o estorno da fatura, isto é, criar um documento retificativo exatamente igual à fatura original. Ao acionar esta opção, o ARTSOFT irá gerar automaticamente o documento ao mesmo tempo que cria ou reverte os movimentos adequados e contabilísticos à ação de estorno. Em suma:
| Documento ➡ | Gera-se uma nota de crédito automática (estorno) |
| Stocks e encomendas➡ | Revertidos e as encomendas voltam a ficar pendentes de regularização |
| Contas Correntes ➡ | O valor do débito é anulado pela nota de crédito |
| Base de Dados ➡ | A fatura mantém-se, mas com o estado “estornada” |
| Análise de Vendas ➡ | Não será influenciada |
| Integração Contabilística ➡ | Os movimentos serão estornados |
Nota: A opção de Estornar a fatura poderá ser especialmente válida quando não é razoável pedir ao cliente que aceite “uma fatura e uma nota de crédito” (nem os processos de algumas organizações permitem isso).
Como efetuar o estorno da fatura no ARTSOFT?
Siga então estes passos para efetuar o estorno da fatura:
1. Para estornar a fatura – Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Apagar’ e selecionar a opção ‘Estornar‘.
2. Surgirá o aviso:
3. Seguidamente, só tem de finalizar o estorno indicando o motivo.
Ao proceder ao estorno, conheça o que acontece a seguir
Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a estornar.
Tomemos o mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.
Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.
Após proceder ao estorno, os valores vão manter-se como acima, no entanto a nota de crédito gerada anula todos os movimentos de integração da fatura. ↘
Este documento, como se trata de um estorno, deve integrar na conta de IVA liquidado ao invés da conta de IVA regularizações como nas notas de crédito regulares (e teriam de ser reportadas no quadro 40 da decl.periódica do IVA).
Na conta corrente ➡ Quando se emite a fatura, o valor fica refletido na conta.
Após proceder ao estorno, a fatura mantém-se e é anulada pela nota de crédito. No entanto, para efeitos de análise, são ignorados os documentos estornados de forma a apresentarem os valores efetivamente vendidos. ↘
Nos stocks ➡ Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.
Após proceder ao estorno, o movimente desaparece (pois é marcado como anulado) das saídas do artigo para que a análise de vendas não seja infuenciada pelo documento original nem pelo seu estorno.↘
3ª opção – Invalidar através de nota de crédito
Nota de crédito, quando é obrigatória?
• Se o original da fatura já estiver na posse do cliente, este poderá já ter contabilizado a fatura para efeitos de dedução de IVA.
Nesta situação, retificar a fatura só é possível através da emissão de uma nota de crédito, com referência ao n.º da fatura a retificar – alínea 6 do artigo 36º do CIVA. Perante esta opção, a fatura existe normalmente e a nota de crédito também, influenciando assim qualquer análise. Em concreto:
| Documento ➡ | Nota de crédito |
| Stocks ➡ | O custo médio é afetado |
| Contas Correntes ➡ | A nota de crédito regulariza o débito da fatura |
| Base de Dados ➡ | Afetada |
| Análise de Vendas ➡ | Influencia os valores acumulados |
| Integração Contabilística ➡ | Integram ambos os documentos |
Nota: Após a nota de crédito emitida, para que a empresa possa regularizar a seu favor o IVA liquidado, necessita de uma prova em que o cliente tomou conhecimento da emissão da nota de crédito (e como tal, obriga-se a regularizar o IVA a favor do estado).
Como criar e emitir a nota de crédito?
Siga então estes passos para anular a fatura:
1. Para criar uma nota de crédito relacionada com a fatura – Tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Transferir documento’ e seleccionar a opção ‘Ligação documento‘:
2. Surgirá o ecrã ‘Regularização de lançamentos a partir de…“,tendo de se selecionar a série e o número de documento respetivo.
Após emissão da nota de crédito:
Compare então os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após emitir nota de crédito.
O mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.
Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.
Após emissão da nota de crédito os valores inicialmente integrados pela fatura, nas contas de clientes, de vendas e de IVA, mantêm-se conforme acima.
No entanto, a nota de crédito ↗ vai anular esses movimentos de integração, com exceção da conta de IVA que, neste caso, tem de manter os valores na conta de IVA liquidado, sendo “anulados” pela conta de IVA regularizações.
Na conta corrente ➡ Quando se emite a fatura, o valor fica aqui refletido.
Após a nota de crédito, ambos os documentos ficam na conta do cliente.↘
Nos stocks ➡ Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.
Após emissão da nota de crédito, existirão ambos os movimentos de saída e entrada de stock, influenciando os acumulados de análise de vendas.↘
Em resumo, estas são as diferenças:
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