Como invalidar uma fatura corretamente?

09 Junho 2019

Anular faturar, estornar e notas de crédito

Saber como invalidar uma fatura é, do nosso ponto de vista, obrigatório para qualquer empresa. Neste passo-a-passo esclarecemos algumas dúvidas frequentes de utilizadores e mostramos como proceder corretamente no ARTSOFT. Iremos também explicar as principais diferenças entre anular uma fatura, estornar uma fatura ou emitir uma nota de crédito.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se sobre o nosso software de gestão comercial.

Retificar uma fatura de forma correta, mas como?

Consoante as situações há várias que pode querer considerar, no entanto, evite antes de mais a tentação de anular o documento de forma precipitada. Informe-se primeiro sobre o que está implicado na retificação de uma fatura e o que deve fazer sem incumprimentos legais.

O que vai conhecer neste tutorial?

Percorra os três passos do tutorial

Neste passo-a-passo vamos apresentar três opções e como deve proceder no ARTSOFT.

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1ª opção – Invalidar através de anulação de documento

Em que situações pode anular uma fatura assinada?

  • Ainda dispõe da fatura (original e duplicado), isto é, não a enviou ao cliente;
  • A fatura ainda não foi comunicada à Autoridade Tributária nem reportada na comunicação mensal de vendas (CMV) ou no SAF-T, e o respetivo diário contabilístico está ainda em modo “preparação“. 

Se for o caso, pode proceder à anulação da fatura para a inviabilizar, revertendo assim as suas implicações na base de dados. Ao fazê-lo, o ARTSOFT está preparado para efetuar um conjunto de movimentos que além de otimizarem o seu trabalho irá garantir que a empresa cumpra as leis em vigor, nomeadamente: 

 Documento ➡ Fatura fica anulada
 Stocks ➡Serão repostos
Contas Correntes ➡Os movimentos serão eliminados 
 Base de Dados ➡O documento mantém-se, mas fica “anulado” na CMV ou no SAF-T
Análise de Vendas ➡Não será influenciada
Integração Contabilística ➡Os movimentos serão eliminados

Como anular a fatura no ARTSOFT?

Siga então estes passos para anular a fatura:

1. Para anular a fatura – Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Apagar’ e selecionar a opção ‘Anular‘. Surgirá o aviso:

Anular fatura ARTSOFT

2. Por fim, selecione o motivo de anulação para que a fatura fique invalidada.

Ao estar anulada, o ARTSOFT faz o restante

Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a anular.

Veja o seguinte exemplo: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA:

contabilidade após emitir fatura

Após proceder à anulação, os valores integrados vão desaparecer.

contabilidade após anular fatura

Na conta corrente ➡  Ao emitir uma fatura, fica refletido o valor na conta corrente do cliente.

conta corrente após emitir fatura

Após proceder à anulação dessa fatura, o valor na conta corrente desaparece.

conta corrente após anular fatura

Nos stocks ➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.

Stocks após emitir fatura

Ao anular a fatura, o movimento de saída do stock desaparece. ↘

stocks após anular a fatura



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2ª opção – Invalidar através do estorno de documento 

Estornar uma fatura assinada: Quando o pode fazer?

  • Quando já não a pode anular porque já serviu de documento de transporte e/ou foi comunicada à Autoridade Tributária;
  • E o original do documento não foi entregue ao cliente (exemplo: não foi possível entregar a mercadoria, documento emitido para o cliente errado, etc.). 

Se for o caso, pode efetuar o estorno da fatura, isto é, criar um documento retificativo exatamente igual à fatura original. Ao acionar esta opção, o ARTSOFT irá gerar automaticamente o documento ao mesmo tempo que cria ou reverte os movimentos adequados e contabilísticos à ação de estorno. Em suma:

 Documento ➡ Gera-se uma nota de crédito automática (estorno)
 Stocks e encomendas➡Revertidos e as encomendas voltam a ficar pendentes de regularização
Contas Correntes ➡O valor do débito é anulado pela nota de crédito
 Base de Dados ➡A fatura mantém-se, mas com o estado “estornada”
Análise de Vendas ➡Não será influenciada
Integração Contabilística ➡Os movimentos serão estornados

Nota: A opção de Estornar a fatura poderá ser especialmente válida quando não é razoável pedir ao cliente que aceite “uma fatura e uma nota de crédito” (nem os processos de algumas organizações permitem isso).

Como efetuar o estorno da fatura no ARTSOFT?

Siga então estes passos para efetuar o estorno da fatura:

1. Para estornar a fatura – Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Apagar’ e selecionar a opção ‘Estornar‘. 

2. Surgirá o aviso:

Avisa sobre fatura estornada

3. Seguidamente, só tem de finalizar o estorno indicando o motivo. 

Motivo de anulação da Fatura

Ao proceder ao estorno, conheça o que acontece a seguir

Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a estornar.

Tomemos o mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.

Emissão de Fatura antes do estorno da mesma

Após proceder ao estorno, os valores vão manter-se como acima, no entanto a nota de crédito gerada anula todos os movimentos de integração da fatura. ↘

Este documento, como se trata de um estornodeve integrar na conta de IVA liquidado ao invés da conta de IVA regularizações como nas notas de crédito regulares (e teriam de ser reportadas no quadro 40 da decl.periódica do IVA).

Na conta corrente ➡  Quando se emite a fatura, o valor fica refletido na conta.

Emissão de fatura que poderá ser alvo de anulação com estorno

Após proceder ao estorno, a fatura mantém-se e é anulada pela nota de crédito. No entanto, para efeitos de análise, são ignorados os documentos estornados de forma a apresentarem os valores efetivamente vendidos.

Estorno da Fatura

Nos stocks ➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.

Após proceder ao estorno, o movimente desaparece (pois é marcado como anulado) das saídas do artigo para que a análise de vendas não seja infuenciada pelo documento original nem pelo seu estorno.↘

Estornar Faturas



3ª opção – Invalidar através de nota de crédito

Nota de crédito, quando é obrigatória?

• Se o original da fatura já estiver na posse do cliente, este poderá já ter contabilizado a fatura para efeitos de dedução de IVA. 

Nesta situação, retificar a fatura só é possível através da emissão de uma nota de crédito, com referência ao n.º da fatura a retificar – alínea 6 do artigo 36º do CIVA. Perante esta opção, a fatura existe normalmente e a nota de crédito também, influenciando assim qualquer análise. Em concreto:

 Documento ➡ Nota de crédito
 Stocks ➡O custo médio é afetado
Contas Correntes ➡A nota de crédito regulariza o débito da fatura
 Base de Dados ➡Afetada
Análise de Vendas ➡Influencia os valores acumulados
Integração Contabilística ➡Integram ambos os documentos

Nota: Após a nota de crédito emitida, para que a empresa possa regularizar a seu favor o IVA liquidado, necessita de uma prova em que o cliente tomou conhecimento da emissão da nota de crédito (e como tal, obriga-se a regularizar o IVA a favor do estado).

Como criar e emitir a nota de crédito?

Siga então estes passos para anular a fatura:

1. Para criar uma nota de crédito relacionada com a fatura – Tem de aceder ao ícone da barra de tarefas ‘Transferir documento’  e seleccionar a opção ‘Ligação documento‘:

Emitir nota de crédito

2. Surgirá o ecrã ‘Regularização de lançamentos a partir de…“,tendo de se selecionar a série e o número de documento respetivo.

Regularizar lançamentos

Após emissão da nota de crédito:

Compare então os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após emitir nota de crédito.

O mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

Na contabilidade ➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.

Emitir nota de crédito para anular fatura

Após emissão da nota de crédito os valores inicialmente integrados pela fatura, nas contas de clientes, de vendas e de IVA, mantêm-se conforme acima. 

No entanto, a nota de crédito ↗ vai anular esses movimentos de integração, com exceção da conta de IVA que, neste caso, tem de manter os valores na conta de IVA liquidado, sendo “anulados” pela conta de IVA regularizações.

Na conta corrente ➡  Quando se emite a fatura, o valor fica aqui refletido.

Como emitir uma nota de crédito no ARTSOFT

Após a nota de crédito, ambos os documentos ficam na conta do cliente.↘

Como criar uma nota de crédito no ARTSOFT

Nos stocks ➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.

Como fazer uma nota de crédito no ARTSOFT

Após emissão da nota de crédito, existirão ambos os movimentos de saída e entrada de stock, influenciando os acumulados de análise de vendas.

Nota de crédito ao cliente - Como o Fazer no ARTSOFT



Em resumo, estas são as diferenças:

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Como anular ou invalidar uma faturar corretamente

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