Como organizar os processos da sua empresa com os Workflows do ERP ARTSOFT?

03 Maio 2021

Crie fluxos de trabalho que padronizam e aumentam a eficiência dos seus processos

Mantendo o foco na produtividade dos utilizadores, a versão 21 do ARTSOFT trouxe um conjunto de otimizações e integrações. Neste tutorial abordamos mais uma, os Workflows ARTSOFT, e mostramos como pode automatizar processos internos utilizando esta funcionalidade.

Relembramos que os Workflows ARTSOFT são disponibilizados gratuitamente na versão 21. Selecione os workflows à medida das necessidades nos diversos módulos do seu ARTSOFT

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Como funcionam os Workflows no ARTSOFT?

Workflows são processos de trabalho organizados, nos quais os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto de regras pré-estabelecido.

Com a funcionalidade dos workflows é garantida a comunicação e troca de informações entre diferentes departamentos envolvidos num mesmo processo de negócio, garante também que toda e qualquer tarefa seja executada pelo colaborador para o qual ela for destinada.

Os workflows automatizam processos e aumentam a eficiência do trabalho.

Como automatizar processos internos utilizando um workflow genérico?

Em primeiro lugar deve fazer um levantamento dos seus processos internos, identificando aqueles que estão a ser feitos de uma forma manual ou que estão poucos eficientes.
De seguida desenhe o processo que pretende automatizar, isto é fundamental para a criação do workflow no ERP ARTSOFT.

Está agora em condições de começar a automatizar os seus processos.

Percorra os passos do tutorial

Neste tutorial vamos apresentar os principais passos para criar workflows no software de gestão.

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Criação dos vários tipos de workflows

1.º passo ➡ É a partir da “Configuração de workflows” que criamos e configuramos o fluxo de trabalho que pretendemos automatizar.

Como poderá aceder aos workflows

Para dar início à criação do fluxo de trabalho é necessário clicar no botão “Inserir novo registo”.

Janela onde deverá inserir o novo workflow

Depois de identificarmos o fluxo de trabalho, estamos em condições de configurar o circuito do workflow, através de duplo clique na linha disponível na grelha e posteriormente a partir do respetivo botão.

Janela onde configura o circuito do workflow.

Após a gravação dos dados inseridos anteriormente, o menu de contexto do botão direito do rato permite dar início ao desenho de todo o fluxo de trabalho que pretendemos automatizar.

Janela para desenhar o fluxo do workflow.

➡ Finalmente, o desenho do workflow é efetuado de forma gráfica. Para fazer a ligação entre os estados disponíveis, basta posicionar-se no de origem, pressionar o botão esquerdo do rato sobre o círculo e arrastar até ao início do estado de destino.

Gráfico do workflow

2.º passo ➡ Utilização dos fluxos de trabalho criados.

Depois de desenharmos os fluxos de trabalho que pretendemos automatizar, estamos em condições de colocar o workflow a trabalhar por si, de forma automática, seguindo uma determinada ordem e hierarquia, de acordo com as regras estabelecidas.

A partir do ecrã “Workflows” (menu “Empresa -> Workflows”) pode visualizar os fluxos de trabalho criados anteriormente, sendo possível visualizar todos os circuitos, os pendentes ou os encerrados. Cada colaborador visualiza as ações que estão afetas a si.

Automatização do workflow

A visualização de registos de workflow pode ser agrupada por qualquer coluna da grelha, bastando que seja arrastada para o campo disponível no canto superior esquerdo (“Arraste para aqui o cabeçalho de uma coluna para agrupar por ela”). Podem inclusivamente acrescentar novas colunas na grelha, para isso é necessário fazer clique direito do rato e selecionar a opção “Configurar Layout”.

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3. º passo ➡ Criação do workflow do fluxo de trabalho automatizado
Para iniciar um fluxo de trabalho automatizado é necessário criar primeiro o Workflow que vai ser utilizado, bastando para isso clicar no botão “Criar”.

Criar novo workflow

Uma vez preenchidos todos os campos necessários, somente temos de clicar no botão iniciar para dar início ao processo criado.

Janela a partir da qual se dá início ao processo criado

Uma vez iniciado, o workflow seguirá o percurso criado e definido para os respetivos colaboradores. Os campos presentes na imagem anterior, separador “Recrutamento” são definidos e personalizados pelo utilizador, através da funcionalidade “Campos Definidos”.

Como associar os Workflows a outros módulos do ERP ARTSOFT?

Conforme descrito anteriormente, os workflows podem existir sem estarem associados a qualquer funcionalidade do ARTSOFT. Podemos ter como casos de uso de âmbito geral, registo e monotorização de contatos que demonstraram interesse por algum tipo de produto ou serviço (leads), gestão de reclamações, avaliações de desempenho, recrutamento e seleção, etc.

No entanto, existem módulos ou funcionalidades aos quais é possível associar os circuitos de workflow. Nas Assiduidades passou a haver uma opção para as configurações do workflow (menu “Configurações -> Tabelas de Tempos -> Definições da Empresa”).

Configuração de workflows nas Assiduidades

➡ Podem ser aplicados workflows específicos para as férias, indisponibilidades, trabalho suplementar, registo de trabalho suplementar e presenças. Por exemplo, no processo de aprovação das indisponibilidades, as ações que estão de base no ARTSOFT ficam desativadas para que sejam geridas através do circuito de workflow associado.

O mesmo acontece com os Projetos (menu “Configurações -> Tabelas de Projetos -> Projetos”).

Configuração de workflows nos Projetos

Caso a empresa utilize o Portal do Colaborador com a solução de Assiduidades e ou Projetos é possível visualizar os estados dos workflows, com possibilidade de dar seguimento aos mesmos.

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