Gerir recursos, controlar custos e acompanhar a execução de projetos
Com o Portal do Colaborador integrado com Projetos, os colaboradores passam a dispor de uma área única onde podem consultar a sua atividade, acompanhar tarefas, registar despesas e analisar a sua disponibilidade.
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Gestão de Projetos integra com Portal Colaborador
Gerir recursos, controlar custos e acompanhar a execução de projetos exige informação atualizada e acessível. Quando a informação se encontra dispersa por emails, folhas de cálculo ou aplicações distintas, torna-se mais difícil obter uma visão clara do estado dos projetos.
Com o Portal do Colaborador integrado com Projetos, os colaboradores passam a dispor de uma área única onde podem consultar a sua atividade, acompanhar tarefas, registar despesas e analisar a sua disponibilidade. Ao mesmo tempo, coordenadores e gestores de projeto obtêm uma visão mais clara da ocupação dos recursos e dos custos associados aos projetos.
O resultado traduz-se numa gestão mais eficiente, maior autonomia para os colaboradores e melhor capacidade de planeamento para a organização.
A instalação técnica da plataforma, incluindo serviços, infraestrutura e requisitos de servidor, é abordada na formação específica do Portal do Colaborador. Neste tutorial serão apresentadas apenas as configurações necessárias para disponibilizar e utilizar as funcionalidades relacionadas com o módulo de Projetos.
Conceitos fundamentais
Portal do Colaborador – Aplicação web integrada com o ARTSOFT para gestão descentralizada de processos.
Coordenador – Utilizador responsável pelo acompanhamento das equipas e validação de processos.
Supervisor – Utilizador com acesso global às funcionalidades do Portal.
Recurso – Colaborador que pode ser alocado a projetos e tarefas.
Timesheet – Cronograma que representa a afetação dos recursos a projetos e tarefas.
Despesas em Serviço – Custos associados à execução de atividades de projeto.
Ajudas de Custo – Valores associados a deslocações ou atividades fora das condições habituais de trabalho.
Kms – Registo de quilómetros percorridos no âmbito de projetos.
Grupos de Permissões – Conjunto de permissões que determina as operações disponíveis para cada perfil de utilizador.
Serviço XML – Serviço utilizado para comunicação entre o Portal do Colaborador e o ARTSOFT.
Como usar no ARTSOFT
Neste tutorial vamos mostrar 4 passos simples.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configurar os grupos de permissões
- Configurar os acessos dos recursos
- Parametrizar o Portal do Colaborador
- Utilizar as funcionalidades dos projetos
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Passos necessários para a configuração
1º Passo: Configurar os grupos de permissões
Antes de disponibilizar o Portal aos utilizadores, é necessário definir os perfis de acesso. A configuração correta das permissões garante que cada colaborador apenas visualiza e executa as operações adequadas à sua função.
Como fazer:
- Aceder a ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Acessos -> Grupos de Utilizadores -> Registo de Grupos por Empresa’.
- Criar os grupos Supervisores, Coordenadores e Colaboradores.
- Atribuir as permissões disponíveis no grupo ‘ARTSOFT Online -> Portal do Colaborador’.
- Definir as permissões de acordo com as necessidades da organização.
2º Passo: Configurar os acessos dos recursos
Depois de criados os grupos de permissões, deve preparar os recursos que irão utilizar o Portal.
No Registo de Recursos, cada colaborador deverá ter os dados corretamente preenchidos, incluindo as credenciais de acesso ao Portal.
Configuração do colaborador:
- Aceder a ‘Projetos -> Recursos -> Registo de Recursos’.
- Os separadores ‘Geral’ e ‘Profissional’ destinam-se ao registo de dados de identificação do recurso.
- No separador de acessos, selecionar o método de identificação ‘Login externo’.
- Preencher os campos ‘Web ID’ e ‘Chave’.
- Associar o colaborador ao grupo de permissões adequado.
Exemplo prático: numa empresa de consultoria, cada consultor deverá possuir credenciais próprias para consultar apenas os projetos e informações relevantes para a sua atividade.
Configuração da Coordenação:
A estrutura de coordenação define quem acompanha cada recurso. Esta configuração é importante para garantir o correto encaminhamento de validações e permitir uma visão consistente das equipas.
3º Passo: Parametrizar o Portal do Colaborador
Com os acessos preparados, deve validar as configurações principais do Portal.
Para ter acesso à página de configurações, o utilizador tem de ter a permissão de supervisor no Backoffice.
E no menu do perfil, no Portal do colaborador, escolher a opção ‘Configurações’.
Serviço XML
O Serviço XML assegura a comunicação entre o Portal e o ARTSOFT.
Sempre que forem efetuadas alterações relevantes, recomenda-se a atualização dos serviços disponíveis, utilizando o botão ‘RECARREGAR SERVIÇOS’.
Módulos de Projetos
Os módulos TimePortal correspondem às funcionalidades disponibilizadas pelo módulo de Assiduidades, os módulos Portal RH estão diretamente relacionados com o módulo de Recursos Humanos e os módulos Projetos estão ligados ao módulo de Projetos do ARTSOFT. Apenas os módulos ativos ficam disponíveis aos utilizadores.
Definições
Caso a organização utilize despesas através do Portal, é recomendável validar os campos obrigatórios e as regras de anexação de documentos.
NOTA: O objetivo deste tutorial não é detalhar todas as configurações disponíveis, mas apenas as necessárias para utilizar as funcionalidades relacionadas com Projetos.
4º Passo: Utilizar as funcionalidades de Projetos
Depois de concluída a configuração, os colaboradores e coordenadores podem começar a utilizar o Portal para executar as operações do dia a dia, através do Painel de Controlo.
Painel do Coordenador
O Painel do Coordenador funciona como o centro de acompanhamento da equipa.
Através desta área é possível identificar rapidamente situações pendentes, processos que exigem validação e atividades que requerem acompanhamento.
Cenário de utilização: um coordenador inicia o dia consultando o painel para identificar assuntos pendentes relacionados com os recursos sob sua responsabilidade.
Ficha do Colaborador
A Ficha do Colaborador disponibiliza informação proveniente do ARTSOFT num formato simples e acessível.
Dependendo das configurações da organização, esta área poderá incluir dados gerais, informação profissional, eventos e documentos.
Benefício principal: centralizar a informação relevante do recurso num único local.
Timesheets
Os Timesheets são a funcionalidade central da gestão de projetos no Portal do Colaborador.
Permitem visualizar a afetação dos recursos aos vários projetos da organização, consultar disponibilidade e apoiar o planeamento das equipas.
Porque são importantes?
Uma boa gestão de projetos depende da capacidade de saber quem está disponível, quais as tarefas em curso e qual o nível de ocupação dos recursos.
Exemplo prático:
Antes de atribuir uma nova tarefa a um consultor, o gestor do projeto consulta o Timesheet para verificar projetos já atribuídos, férias marcadas ou períodos de indisponibilidade.
O que é possível fazer:
- Consultar tarefas atribuídas.
- Visualizar cronogramas.
- Analisar disponibilidade.
- Criar afetações.
- Replicar planeamentos.
Como criar uma afetação:
- Selecionar o recurso.
- Escolher a opção ‘Criar’.
- Selecionar projeto e tarefa.
- Definir datas.
Despesas de Serviço
As Despesas em Serviço permitem associar custos diretamente aos projetos onde são gerados.
Ao efetuar os registos à medida que as despesas acontecem, a organização reduz o risco de omissões e melhora a fiabilidade da informação financeira.
Exemplo prático:
Após uma deslocação a um cliente, o colaborador pode registar imediatamente despesas de estacionamento, alimentação ou alojamento associadas ao projeto.
Benefícios:
Maior rastreabilidade.
Melhor controlo de custos.
Informação atualizada.
Ajudas de Custo
As Ajudas de Custo simplificam o registo e consulta de valores atribuídos aos colaboradores durante deslocações ou atividades realizadas fora das condições habituais de trabalho.
Esta funcionalidade permite acompanhar a informação de forma simples e transparente, reduzindo tarefas administrativas e facilitando o controlo dos valores registados.
Kms
A funcionalidade Kms permite acompanhar deslocações realizadas pelos recursos no âmbito dos projetos.
Dependendo do estado do registo, poderão existir operações de aprovação, correção ou anulação.
Benefício principal: garantir que as deslocações ficam associadas ao projeto correto e podem ser posteriormente analisadas.
O Portal permite ainda gerir trocas de horário simples ou entre colaboradores, assim como consultar os registos de trabalho suplementar.
Funcionalidades Complementares
Os módulos Férias, Indisponibilidades e Trocas de Horário complementam a gestão de projetos porque ajudam a determinar a disponibilidade real dos recursos.
Ao considerar esta informação durante o planeamento, os gestores conseguem tomar decisões mais informadas e reduzir conflitos de agenda.
Gerir férias
Os colaboradores podem efetuar pedidos de férias diretamente no calendário, consultar saldos disponíveis e acompanhar o estado dos pedidos submetidos. Os coordenadores podem aprovar ou rejeitar pedidos da sua equipa.
Gerir indisponibilidades
As indisponibilidades permitem comunicar ausências que não correspondem a férias, como consultas, formações ou outros motivos pessoais. Pode adicionar documentos de justificação.
Trocas de horários
O Portal permite ainda gerir trocas de horário simples ou entre colaboradores.
Boas práticas
A qualidade do planeamento depende da qualidade da informação registada.
Recomenda-se:
- Atualizar regularmente os Timesheets.
- Registar despesas o mais próximo possível da sua ocorrência.
- Rever permissões periodicamente.
- Validar situações pendentes com frequência.
- Utilizar anexos justificativos sempre que aplicável.
- Confirmar a disponibilidade dos recursos antes de efetuar novas afetações.
Checklist de fecho (recomendado)
Antes de disponibilizar o Portal aos utilizadores, confirme:
- Grupos de permissões configurados.
- Acessos criados.
- Coordenação definida.
- Serviço XML validado.
- Módulos de Projetos ativos.
- Funcionalidades testadas.
- Timesheets validados.
- Fluxos de despesas testados.
Conclusão
O Portal do Colaborador integrado com Projetos permite simplificar a gestão operacional dos recursos e melhorar o acompanhamento dos projetos.
Através de funcionalidades como Timesheets, Despesas em Serviço, Ajudas de Custo e Kms, a organização ganha maior controlo sobre a execução dos projetos, melhora a qualidade da informação disponível para decisão e promove uma maior autonomia dos colaboradores.
Com integração direta no ARTSOFT, a informação permanece centralizada, atualizada e acessível aos utilizadores certos, contribuindo para uma gestão mais eficiente e uma melhor utilização dos recursos disponíveis.
A utilização do Portal do Colaborador integrado com Projetos requer o licenciamento do Portal de Recursos Humanos, dos módulos Projetos e Recursos Humanos do ARTSOFT e, eventualmente, do serviço XML Portal do Colaborador.
Utilize o Portal do Colaborador recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
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