Gerir presenças e irregularidades com eficiência
Aprenda a gerir Presenças e Irregularidades nas Assiduidades
A gestão de presenças e o controlo de irregularidades na assiduidade são tarefas críticas para garantir o cumprimento das obrigações legais, a transparência interna e o correto processamento salarial.
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Processamento de Salários e Mapas Oficiais
A gestão de presenças e o controlo de irregularidades na assiduidade são tarefas críticas numa empresa. Um registo rigoroso de faltas, atrasos, ausências justificadas ou injustificadas, permitem reduzir erros, poupar tempo administrativo e assegurar informação fiável para apoio à decisão.
No ARTSOFT, estas operações encontram-se integradas num processo simples e centralizado, permitindo-lhe registar ocorrências, acompanhar situações pendentes e manter o histórico completo de cada colaborador, tudo a partir do mesmo sistema.
O Portal do Colaborador está igualmente disponível e constitui um apoio valioso na gestão de presenças, especialmente no registo remoto. Permite ainda justificar irregularidades e anexar comprovativos de forma simples e centralizada, reduzindo a carga administrativa e evitando trocas desnecessárias de e‑mails. Embora seja uma ferramenta relevante neste processo, o seu funcionamento não será abordado neste tutorial, mas sim num outro tutorial específico que será disponibilizado futuramente.
Neste tutorial, irá aprender a gerir presenças, lançar irregularidades e acompanhar o impacto destas informações na assiduidade dos colaboradores, tirando o máximo partido das funcionalidades disponíveis para automatizar rotinas e aumentar a eficiência do seu dia a dia.
Para garantir uma gestão eficiente da assiduidade, é importante compreender alguns conceitos fundamentais utilizados ao longo deste tutorial:
Registos de ponto – Conjunto de entradas e saídas registadas pelos colaboradores no relógio de ponto durante o horário de trabalho.
Presenças – Períodos efetivos de permanência do colaborador ao serviço, resultantes do tratamento dos registos de ponto.
Irregularidades – Situações não previstas que afetam a assiduidade, como atrasos, saídas antecipadas, faltas ou ausências inesperadas.
Compensações – Períodos em que o colaborador recupera tempo de trabalho previamente em falta, permanecendo além do horário habitual ou antecipando o início da atividade, de forma a equilibrar as horas em dívida e assegurar o cumprimento da carga horária prevista.
Neste tutorial vamos mostrar as três etapas principais.
Percorra os passos do tutorial
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Tutorial
1º Passo: Como gerir presenças
A gestão de presenças é o ponto de partida do controlo de assiduidade. Recomenda-se que estas tarefas sejam executadas por um utilizador com perfil Coordenador, devido ao acesso a dados sensíveis.
1- Gerar Presenças
Após o registo de ponto dos colaboradores, é necessário gerar as presenças.
Como fazer:
- Aceder a ‘Assiduidade -> Presenças’
- Selecionar os colaboradores ou estrutura pretendida
- Clicar em ‘Presenças → Gerar’ (as presenças são geradas até ao dia anterior à data de trabalho definida)
- Confirmar a data
- Validar a mensagem de conclusão
2- Consultar Presenças
Permite analisar os períodos registados como regulares.
Passos:
- Clicar em Atualizar’
- No mesmo ecrã, definir intervalo de datas
- Escolher estado ‘Regulares’
3- Regularizar presenças
Utilize esta opção quando existirem falhas, como falta de picagens ou registos incorretos.
Pode:
- Ainda no mesmo ecrã, adicionar registos manuais
- Alterar tipo de movimento (Entrada/Saída/Ignorar)
- Remover registos indevidos
- Indicar motivo e justificação
- Aprovar a regularização
O sistema ajusta automaticamente os pares de entrada/saída, garantindo consistência.
4- Aprovar regularizações
Presenças no estado ‘Por Aprovar’ devem ser validadas pelo coordenador.
Após validação:
- O histórico fica registado para auditoria
- O estado passa para Aprovado
2º Passo: Gerir irregularidades
As irregularidades identificam desvios ao horário normal e permitem tratá-los de forma estruturada. Também esta tarefa deverá ser feita por um utilizador com o papel de ‘Coordenador’.
A grelha do ecrã de irregularidades é configurável, permitindo que supervisores, gestores de equipa e responsáveis de recursos humanos visualizem diretamente dados críticos, reduzindo o tempo necessário para análise e tomada de decisão. Para saber mais consulte o Help Online.
- Gerar irregularidades
Após gerar presenças, é necessário gerar irregularidades para que o sistema identifique os desvios ao previsto. Deve seguir os seguintes passos:
- Aceder a ‘Assiduidade -> Irregularidades’
- Selecionar colaboradores
- Clicar em ‘Irregularidades → Gerar’
- Confirmar a data
- Consultar irregularidades
Para acompanhar situações pendentes de regularização e organizar o seu tratamento, deve seguir os seguintes passos:
- No mesmo ecrã, definir intervalo de datas
- Selecionar tipo ou mostrar todos
- Estado ‘Por Justificar’
- Clicar em ‘Atualizar’
- Justificar irregularidades
Esta tarefa deverá ser efetuada pelos colaboradores que podem:
- No mesmo ecrã, selecionar motivo
- Inserir justificação
- Anexar comprovativos (ex.: atestado médico)
- Aprovar
4- Aprovar irregularidades
Esta tarefa deverá ser efetuada pelo coordenador que valida:
- motivo e justificação
- anexos (quando aplicável)
- consistência com regras internas e legais
Após aprovação, o registo fica fechado e historicamente auditável.
5- Compensar irregularidades
Quando a empresa utiliza banco de horas, férias ou saldos de eventos, as irregularidades podem ser compensadas automaticamente.
Fluxo:
- Ainda no mesmo ecrã, selecionar irregularidade
- Escolher ‘Compensar’
- Definir modo (férias, banco de horas, saldos de eventos)
- Gravar
Se existirem saldos disponíveis, a compensação é aplicada sem necessidade de intervenção manual.
Por exemplo:
- Atraso de X minutos → compensação com banco de horas (se existir saldo)
- Saída antecipada → compensação com saldo/evento (quando permitido)
- Falta parcial → conversão em minutos/dias conforme regra do evento
3º Passo: Configurar compensações
Para que a compensação funcione corretamente, é necessário parametrizar regras por horários e eventos.
1- Horários
Permite definir se os desvios são compensáveis e com que periodicidade:
- Aceder ao menu ‘Configurações -> Tabelas de Tempos -> Compensação de irregularidades’ e selecionar a opção ‘Horários’;
- Escolher a organização que pretende visualizar e selecionar os itens pretendidos;
- Selecionar o tipo de irregularidade (atrasos, saídas antecipadas, faltas ou pausas prolongadas);
- Pressionar o botão ‘Atualizar’;
- Selecionar o registo ou vários registos em simultâneo e pressionar o botão ‘Alterar’;
- Aplicar a forma de compensação (sem compensação, diária, semanal ou mensal), no grupo ‘Alterar linhas selecionadas’ e pressionar o botão ‘Aplicar’.
2- Eventos
Permite associar a compensação a Férias, Banco de horas, Outros saldos disponíveis:
No ecrã ‘Alterar compensações’ aplicar a forma de compensação de irregularidades (com períodos de férias, banco de horas ou indisponibilidades que ainda tenha disponíveis), pressionando o botão ‘Alterar compensação’.
Aceder ao menu ‘Configurações -> Tabelas de Tempos -> Compensação de irregularidades’ e selecionar a opção ‘Eventos’;
Escolher a organização e selecionar os itens pretendidos;
Pressionar o botão ‘Atualizar’;
Selecionar o registo ou vários registos em simultâneo e pressionar o botão ‘Alterar Compensação’;
3- Eventos do tipo falta
Serve para indicar se permite compensação de irregularidades e definir o valor a gerar (minutos ou dias):
- Na configuração dos eventos do tipo falta, menu ‘Configurações -> Tabelas de Tempos -> Acessos e Assiduidade -> Assiduidade -> Tipos de Eventos’ é necessário indicar que, no separador ‘Comportamentos’ da falta, permite compensação de irregularidades;
Nesse caso surge o separador ‘Compensações’ onde se define o valor da irregularidade e o valor (compensação) a gerar (em minutos ou em dias, conforme a unidade configurada para a falta);
Checklist de fecho (recomendado antes do processamento salarial)
Antes de fechar o período, confirme:
- Presenças geradas até ao último dia relevante
- Regularizações pendentes aprovadas
- Irregularidades “Por Justificar” tratadas (ou justificadas de forma explícita)
- Compensações aplicadas corretamente (saldos disponíveis)
- Histórico auditável e coerente com a política interna
Conclusão
Uma gestão eficaz de presenças e irregularidades permite-lhe manter controlo total sobre a assiduidade, reduzir tarefas administrativas e garantir dados fiáveis para o processamento salarial e relatórios de gestão.
Ao aplicar as três etapas — gerar e regularizar presenças, tratar irregularidades e configurar compensações — consegue automatizar todo o processo, minimizar erros e assegurar maior transparência para colaboradores e responsáveis.
Com estas funcionalidades do ARTSOFT, a assiduidade deixa de ser um processo manual e reativo, passando a ser simples, organizado e eficiente.
A gestão de presenças e irregularidades requer o licenciamento do módulo Assiduidades do ARTSOFT.
Consulte aqui para saber mais sobre como gerir presenças ou aqui para saber mais sobre como gerir irregularidades no ARTSOFT.
Utilize a gestão de presenças e irregularidades nas Assiduidades recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como gerir presenças e irregularidades nas Assiduidades do ARTSOFT:
