Gerir Assiduidade no Portal do Colaborador
Gerir as assiduidades de forma autónoma
Os colaboradores e coordenadores podem gerir férias, assiduidade, indisponibilidades e aprovações de forma simples e autónoma, através de uma interface web integrada com o ARTSOFT, reduzindo a carga administrativa e aumentando a eficiência.
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Tutorial
Gestão de Assiduidades integra com Portal Colaborador
Gerir férias, indisponibilidades, registos de ponto e aprovações não tem de ser um processo pesado, centralizado e dependente de tarefas administrativas repetitivas.
Com o Portal do Colaborador, as organizações passam a disponibilizar aos colaboradores e coordenadores um conjunto de funcionalidades de assiduidade através de uma interface web simples, acessível e integrada com o ARTSOFT.
Na prática, os colaboradores podem efetuar pedidos de férias, comunicar indisponibilidades, realizar registos de ponto e consultar informação relevante, sem necessidade de aceder diretamente ao ERP. Ao mesmo tempo, os coordenadores passam a ter uma visão mais clara dos pedidos da sua equipa, dos assuntos pendentes e das situações que exigem validação.
O resultado é simples: mais autonomia para os colaboradores, menos carga administrativa para os Recursos Humanos e maior controlo operacional para a organização.
A instalação técnica da plataforma, incluindo serviços, infraestrutura e requisitos de servidor, é abordada na formação específica do Portal do Colaborador. Neste tutorial serão apresentadas apenas as configurações necessárias para disponibilizar e utilizar as funcionalidades relacionadas com o módulo de Assiduidades.
Conceitos fundamentais
Portal do Colaborador – Aplicação web integrada com o ARTSOFT para gestão descentralizada de processos.
Coordenador – Utilizador responsável pela validação e acompanhamento de operações efetuadas pela sua equipa.
Supervisor – Utilizador com acesso total às funcionalidades do Portal.
Grupos de Permissões – Conjunto de permissões que determina as operações disponíveis para cada perfil de utilizador.
Serviço XML – Serviço utilizado para comunicação entre o Portal do Colaborador e o ARTSOFT.
Como usar no ARTSOFT
Neste tutorial vamos mostrar 4 passos simples.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configurar os grupos de permissões
- Configurar os acessos dos colaboradores
- Parametrizar o Portal do Colaborador
- Utilizar as funcionalidades de Assiduidades
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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.
Passos necessários para a configuração
1º Passo: Configurar os grupos de permissões
NAntes de disponibilizar o Portal aos utilizadores, é necessário definir os perfis de acesso. A configuração correta das permissões garante que cada colaborador apenas visualiza e executa as operações adequadas à sua função.
Como fazer:
- Aceder a ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Acessos -> Grupos de Utilizadores -> Registo de Grupos por Empresa’.
- Criar os grupos Supervisores, Coordenadores e Colaboradores.
- Atribuir as permissões disponíveis no grupo ‘ARTSOFT Online -> Portal do Colaborador’.
- Definir as permissões de acordo com as necessidades da organização.
2º Passo: Configurar os acessos dos colaboradores
Após a criação dos grupos de permissões, deve associar cada colaborador ao respetivo perfil e configurar os dados necessários para autenticação no Portal.
Configuração do colaborador:
- Aceder a ‘Assiduidades -> Colaboradores Internos -> Registo do Colaborador Interno’.
- Os separadores ‘Geral’ e ‘Profissional’ destinam-se ao registo de dados de identificação do colaborador.
- No separador de acessos, selecionar o método de identificação ‘Login externo’.
- Preencher os campos ‘Web ID’ e ‘Chave’.
- Associar o colaborador ao grupo de permissões adequado.
Caso existam fluxos de aprovação, é igualmente importante configurar a estrutura hierárquica de coordenação.
- Definir o coordenador responsável por cada colaborador.
- Validar a estrutura organizacional para garantir o correto encaminhamento dos pedidos.
3º Passo: Parametrizar o Portal do Colaborador
Com os acessos curados, deve validar as configurações disponíveis no Portal para disponibilizar as funcionalidades pretendidas.
Para ter acesso à página de configurações, o utilizador tem de ter a permissão de supervisor no Backoffice.
E no menu do perfil, no Portal do colaborador, escolher a opção ‘Configurações’.
Serviço XML
O Serviço XML assegura a comunicação entre o Portal e o ARTSOFT. Sempre que forem efetuadas alterações relevantes, recomenda-se a atualização dos serviços disponíveis, utilizando o botão ‘RECARREGAR SERVIÇOS’.
Módulos de Assiduidades
Os módulos TimePortal correspondem às funcionalidades disponibilizadas pelo módulo de Assiduidades, os módulos Portal RH estão diretamente relacionados com o módulo de Recursos Humanos e os módulos Projetos estão ligados ao módulo de Projetos do ARTSOFT. Apenas os módulos ativos ficam disponíveis aos utilizadores.
Configurações adicionais
Dependendo dos módulos licenciados, poderá configurar opções adicionais, tais como os campos visíveis na ficha do colaborador, os dispositivos disponíveis para registo de ponto, as listagens de férias e presenças ou as parametrizações relacionadas com escalas e trabalho suplementar.
4º Passo: Utilizar as funcionalidades de Assiduidades
Depois de concluída a configuração, os colaboradores e coordenadores podem começar a utilizar o Portal para executar as operações do dia a dia, através do Painel de Controlo.
Painel do Coordenador
Os colaboradores podem aceder aos seus assuntos pendentes, aos assuntos pendentes dos utilizadores coordenados por si e a todos os assuntos relacionados com férias, indisponibilidades, presenças e irregularidades.
Ficha do Colaborador
Neste separador estão os dados que provêm da ficha do colaborador no ARTSOFT, tais como dados gerais, fiscais, eventos (inclui cadastro) e documentos.
Gerir férias
Os colaboradores podem efetuar pedidos de férias diretamente no calendário, consultar saldos disponíveis e acompanhar o estado dos pedidos submetidos. Os coordenadores podem aprovar ou rejeitar pedidos da sua equipa.
Gerir indisponibilidades
As indisponibilidades permitem comunicar ausências que não correspondem a férias, como consultas, formações ou outros motivos pessoais. Pode adicionar documentos de justificação.
Efetuar registos de ponto
Os colaboradores podem efetuar registos de entrada e saída diretamente no Portal. Dependendo das permissões atribuídas, poderão também alterar horas sugeridas ou eliminar registos.
Consultar presenças e irregularidades
As presenças são geradas pelo módulo de Assiduidades e podem ser consultadas ou regularizadas através do Portal. As irregularidades podem igualmente ser analisadas e justificadas quando existirem permissões para o efeito.
Consultar escalas e banco de horas
O Portal permite consultar escalas atribuídas, acompanhar saldos de banco de horas e analisar tempos gerados, consumidos ou descontados.
Trocas de horário e trabalho suplementar
O Portal permite ainda gerir trocas de horário simples ou entre colaboradores, assim como consultar os registos de trabalho suplementar.
Boas práticas
- Definir corretamente a estrutura de coordenação.
- Validar regularmente pedidos pendentes.
- Rever periodicamente os grupos de permissões.
- Confirmar a configuração dos dispositivos de registo de ponto.
- Utilizar o Portal como ponto central para comunicação de ausências.
Checklist de fecho (recomendado)
Antes de disponibilizar o Portal aos utilizadores, confirme:
- Grupos de permissões configurados.
- Web ID e Chaves atribuídos aos colaboradores.
- Hierarquias de coordenação definidas.
- Módulos Portal RH e TimePortal ativados.
- Serviço XML validado.
- Funcionalidades testadas com utilizadores reais.
Conclusão
O Portal do Colaborador permite simplificar a gestão da assiduidade, promovendo maior autonomia dos colaboradores e reduzindo a carga administrativa dos responsáveis de Recursos Humanos.
Com integração direta no ARTSOFT, a informação fica centralizada, atualizada e disponível para os utilizadores certos, de acordo com as permissões definidas.
Ao disponibilizar funcionalidades como pedidos de férias, comunicação de indisponibilidades, registos de ponto, consulta de presenças, irregularidades, escalas, banco de horas e timesheets, a organização ganha eficiência, controlo e maior fluidez operacional.
A utilização do Portal do Colaborador integrado com Assiduidades requer o licenciamento do Portal de Recursos Humanos, dos módulos Assiduidades e Recursos Humanos do ARTSOFT e, eventualmente, do serviço XML Portal do Colaborador.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
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