Faturas Eletrónicas por EDI – Transacione eletronicamente os seus documentos

20 Julho 2021

Faturação Eletrónica com entidades públicas ou privadas

O processo de envio da fatura eletrónica assenta num circuito que se inicia num fornecedor de dados que os envia para um operador EDI, e, por fim, para o cliente que pode ser do setor público ou do setor privado, que receciona os documentos já devidamente tratados. No caso do setor público só recebem faturas em formato eletrónico, e no segundo, para entidades privadas, já muitas o fazem apesar de não ser obrigatório.

Com o ARTSOFT como fornecedor de dados, este envia os documentos para o operador EDI, Saphety, ACIN-iLink ou outro, que identifica o destino, traduz os documentos e envia para o cliente. No processo inverso, os clientes devolvem os documentos identificando os respetivos estados em que estes se encontram.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Qual a legislação relacionada com Faturação Eletrónica (EDI)?

Existe diversa legislação relacionada com Faturação Eletrónica (EDI) e para a qual recomendamos a sua consulta:

Para quando esta obrigatoriedade?

A obrigatoriedade, atrás referida, de envio de faturas em formato eletrónico para o setor público (esPAp), sob pena de estas entidades não as reconhecerem, tem um agendamento que assenta nas seguintes datas de entrada em vigor:

  • Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP (Código dos Contratos Públicos), são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2021;
  • Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de julho de 2021;
  • Microempresas e entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2022.

Quais os requisitos para ter acesso e que operadores são suportados pelo ARTSOFT?

Os requisitos exigidos pelo ARTSOFT são os seguintes:

  • Versão ARTSOFT 21.0.02.02 ou superior;
  • Módulo de Transações Eletrónicas (EDI) e/ou módulo de Transações Eletrónicas Estado (EDI) ARTSOFT;
  • Comunicação com Saphety ou ACIN-iLink para adjudicação do serviço e obtenção das credenciais necessárias.

Os operadores atualmente suportados pelo ARTSOFT são a Saphety e a ACIN-iLink, embora possam ser feitas ligações com outros operadores apenas ao nível da exportação de documentos para um diretório específico onde serão recolhidos pela entidade contratada.

Como funcionam as Transações Eletrónicas no ARTSOFT?

Neste tutorial, vamos mostrar os 7 passos necessários para o correto funcionamento das transações eletrónicas no ARTSOFT.

Percorra os passos do tutorial

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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.

Veja como definir o operador

1.º passo ➡ Definir o operador com o qual vamos trabalhar e preencher as respetivas credenciais.

Atualmente, o ARTSOFT suporta de base a integração com dois operadores, Saphety e ACIN-iLink.  Pode, no entanto, ser configurada a opção “Outros” para outras entidades, apenas com a exportação do documento em formato eletrónico em diretoria a especificar na ficha da empresa (altamente recomendado).

Faturas Eletrónicas por EDI - Configuração de operadores
Janela de configuração de dados

Quer para a Saphety quer para a ACIN-iLink terão de ser preenchidos os campos relativos às credenciais fornecidas por essas entidades, assim como definir se vão ser usados circuitos de aprovação de documentos (follow-up), recomendado pela ARTSOFT, ou notificações. Os outros operadores não têm credenciais, circuitos de follow-up nem notificações.

Note-se que o processo se inicia verdadeiramente com a subscrição dos respetivos serviços junto dos operadores aqui indicados. Para mais informação sobre como o pode fazer, consulte o manual de Transações Eletrónicas ou contacte a ARTSOFT.

Os documentos podem também ser enviados em formato PDF para o cliente (opção “Enviar documento digital”), mas neste caso deve ter-se em atenção que será consumido um selo qualificado, ou seja, a empresa incorrerá em custos adicionais. Então porque deve fazê-lo? Porque podem existir dados, por exemplo observações, que não constem do ficheiro XML e que a empresa pretenda dar conhecimento ao seu cliente.

Parametrize as fichas dos seus clientes

2.º passo ➡ Parametrizar fichas de terceiro

Nas fichas de terceiro devem indicar-se todas as séries de documentos EDI (faturas, notas de débito, notas de crédito) habitualmente utilizadas com esse terceiro. Todas as séries de documentos sujeitos a certificação podem ser enviadas por EDI. Todas as outras só podem ser usadas em processos internos.

Faturas Eletrónicas por EDI -Parametrização de ficha de cliente
Parametrização de ficha de cliente

Por cada terceiro / série, pode usar-se um modelo de fatura eletrónica diferente, consoante as necessidades do terceiro, com campos específicos que apenas sirvam para essa entidade e que não estão de base no ARTSOFT, bastando para tal a configuração do respetivo modelo XML e indicar, na ficha do terceiro e na respetiva série, qual o modelo a usar.

Deve ainda ser indicado o e-mail para envio de documentos digitais / EDI. O e-mail é para notificar a entidade recetora que foi emitido um documento para si e está disponível na sua plataforma, enviando também o link para o documento (no caso da Saphety) ou o documento e o PDF no próprio e-mail (no caso da ACIN-iLink).

Faturas Eletrónicas por EDI - Inserir campos adicionais

No caso dos clientes, tem de se ativar em cada ficha de terceiro o modo ‘EDI/Produção’ para que os documentos possam ser enviados por EDI.

No caso dos fornecedores, e tendo em conta que estes, por vezes, usam códigos de artigos que não têm correspondência direta com os códigos usados no ARTSOFT, existe a possibilidade de usar tabelas de conversão, para que o ARTSOFT ao encontrar o código de artigo x do fornecedor importe para o código do ARTSOFT correspondente, facilitando assim as integrações e diminuindo os erros de importação. Para tal, deve aceder à opção de ‘Tabelas de Conversão’ e aí proceder à respetiva correspondência.

Janela de acesso às tabelas de conversão
Janela de acesso às tabelas de conversão

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Como configurar documentos

3.º passo ➡ Configurar documentos

Na configuração de documentos, o botão “Avançado” permite aceder a dados de configuração, nomeadamente à secção “Faturação eletrónica / EDI”, que possibilita configurar os elementos formula=’%DOC.EDI.DocID’ da tag , do ficheiro template ‘CIUS_FT.xml’) a usar no EDI.

Faturas Eletrónicas por EDI - Configuração da série de documentos
Configuração da série de documentos

4.º passo ➡ Elaborar documentos

Na ótica do cliente, recebem-se encomendas de cliente (ou documentos semelhantes) e enviam-se documentos fiscais (faturas, notas de débito, nota de crédito).

Na ótica do fornecedor, recebem-se documentos fiscais (faturas, notas de debito, notas de crédito, guias de entrega) e enviam-se ordens de compra (encomendas a fornecedor).

Ao criar documentos, estes podem seguir um circuito de follow-up ou enviar uma notificação, conforme indicado na configuração de dados relativos à empresa.

Caso existam, os campos específicos surgirão para preenchimento.

5.º passo ➡ Enviar documentos para o operador

Depois de gerar o documento eletrónico EDI, o ficheiro é gerado para uma diretoria específica (indicada na ficha da empresa).

O envio dos documentos para o operador pode ser feito de forma individual,

Faturas Eletrónicas por EDI - Envio de documentos para o operador
Envio de documentos para o operador

ou em grupo, através da opção “Envio de documentos EDI”.

Faturas Eletrónicas por EDI - Modo Produção

Caso existam erros ao gerar o ficheiro, o ARTSOFT indica-os para que possam ser devidamente corrigidos antes da conclusão do envio do documento.

No caso da Saphety tem de se aguardar pelo estado do documento, enquanto que na ACIN-iLink a indicação do estado do documento é quase imediata.

6.º passo ➡ Consulta de documentos e estados

É possível consultar os estados dos documentos gerados, exceto para outros operadores, selecionando a opção “Receber documentos e estados”.

Esta opção permite visualizar as mensagens de estados dos documentos enviados. Ao entrar irá ligar ao servidor e recolhe os estados que estejam pendentes.

Faturas Eletrónicas por EDI - Consulta de estados de documentos
Consulta de estados de documentos

7.º passo ➡ Definição / alteração de templates

Como já indicado, os templates standard podem ser alterados de forma a se ajustarem às necessidades específicas das entidades com quem a empresa transaciona. Para este efeito deve contactar o seu Parceiro ARTSOFT.

Por fim, em ambos os modos (produção e qualidade) poderá também ser necessário examinar tecnicamente o conteúdo dos documentos eletrónicos enviados em formato XML. Para isso consulte aqui como proceder.

A utilização desta funcionalidade no ARTSOFT proporciona aos seus utilizadores, por um lado, o cumprimento da exigência legal ao nível da faturação eletrónica com o Estado e com entidades privadas e, por outro, possibilita:

  • Envio direto dos documentos ao Operador EDI que certifica o documento garantindo a autenticidade e integridade do seu conteúdo;
  • Velocidade e precisão na comunicação e ligação EDI, permitindo a realização de transações em segundos e de forma segura;
  • Acesso e visualização em tempo real do estado das faturas e documentos (documento confirmado, com erros, recebido, integrado, rejeitado, aprovado, pago, …);
  • Possibilidade de utilização de diferentes modelos de fatura eletrónica consoante as necessidades do cliente;
  • Disponibilização de modo qualidade (teste), para que se assegure a integração com sucesso à plataforma do cliente;
  • Follow-up interno: Sistema para aprovação de documentos (antes do envio do documento por EDI, este pode passar por um circuito de verificação / aprovação entre utilizadores);
  • Configuração rápida e com baixo custo de implementação.

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