Sabe como enviar faturas com Selo Eletrónico Qualificado?

18 Junho 2021

Cumpra os requisitos exigidos por lei no envio de faturas por via eletrónica.

Todos os documentos certificados e enviados por via eletrónica têm de ser assinados com um Selo Eletrónico Qualificado, segundo o nº 12 do Decreto-Lei 28/2019.
Este selo permite autenticar a qualidade do titular que assina os documentos, garantindo valor probatório da assinatura e assegura o cumprimento desta obrigatoriedade.

Neste âmbito a ARTSOFT estabeleceu parcerias com entidades certificadoras emissoras do Selo Eletrónico Qualificado.

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Para que serve o Selo Eletrónico?

O selo eletrónico qualificado confere aos documentos, aos quais é aposto, a presunção legal de integridade e autenticidade da origem dos dados, em toda a União Europeia. De forma simples, verifica-se uma clara separação entre assinaturas eletrónicas que são agora exclusivamente destinadas a indivíduos (pessoas físicas), enquanto o selo eletrónico se destina a organizações (pessoas coletivas).

Estes selos permitem autenticar a qualidade do titular que assina os documentos, garantem que a assinatura tem valor probatório e asseguram o cumprimento das exigências legais.

Como envio faturas com o Selo Eletrónico?

Neste tutorial vamos apresentar os passos necessários para dar resposta a esta obrigatoriedade.

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Noções básicas sobre o Selo Eletrónico

1.º passo ➡ Conhecer as noções básicas sobre o Selo Eletrónico qualificado

Os selos eletrónicos proporcionam maior rapidez (documentos podem ser rapidamente assinados, mesmo em zonas diferentes do mundo), maior mobilidade (é possível aceder em todo o lado, desde que online), maior segurança (a assinatura está encriptada e, portanto, protegida, sendo dificilmente intercetada por terceiros), melhor armazenamento (facilmente guardado e acedido sempre que necessário) e proteção do ambiente (não é necessário imprimir nenhum documento para ser assinado).

Para dar resposta a esta obrigatoriedade a ARTSOFT fez parceria com as entidades certificadoras emissoras do Selo Eletrónico Qualificado autorizadas na Trusted List publicada pela Comissão Europeia, DigitalSign e Multicert.

Como configurar cada entidade certificadora?

2.º passo ➡ Configurar os dados da entidade certificadora emissora do Selo Eletrónico Qualificado com quem vai trabalhar.

As configurações necessárias para o selo eletrónico qualificado têm de ser introduzidas na configuração de dados relativos à empresa.

Como configurar as entidades certificadores no ERP ARTSOFT
Configuração dos dados da empresa

A configuração da “Entidade certificadora” permite definir qual a entidade utilizada para emitir o selo eletrónico qualificado (DigitalSign ou Multicert) e se o está a fazer em modo qualidade (teste) ou produção (real).

Digital Sign – Webservices

Configuração da entidade certificadora
Configuração da entidade certificadora

Multicert – Webservices

Configuração da entidade certificadora
Configuração da entidade certificadora

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➡ DigitalSign – Token USB

Cada entidade requer um software de gestão dos tokens próprio que, no caso da DigitalSign, deve ser obtido em  https://suporte.digitalsign.pt/kb/faq.php?id=79.

Para conseguir utilizar o cartão que contém o seu Certificado da DigitalSign é necessário que tenha instalado no seu computador o software Middleware. Siga as instruções indicadas no site.

Antes de instalar o software, tem de ligar a pen USB, fornecida pela DigitalSign, ao computador que vai usar na assinatura dos documentos.

Ao abrir o programa pela primeira vez para instalar o certificado, será mostrado um aviso de segurança, que terá de aceitar. Dentro da aplicação poderá verificar os dados do certificado.

Na configuração da empresa, no ARTSOFT, tem de ser preenchido o número de série do certificado que será automaticamente preenchido no caso de só haver um, caso contrário terá de ser indicado qual é o correto.

Configuração da empresa - Preenchimento nº série
Configuração da empresa – Preenchimento nº série

➡ Multicert – Token USB

Configuração da empresa - Preenchimento chave privada
Configuração da empresa – Preenchimento chave privada

Cartão de Cidadão – Smart Card

A aplicação ‘Autenticação.gov’ para computador permite ao cidadão tirar partido das funcionalidades eletrónicas do seu Cartão de Cidadão, tais como assinar documentos digitais, devendo ser obtido em https://www.autenticacao.gov.pt/cc-aplicacao. Para a sua instalação siga as instruções indicadas no site.

Antes de instalar o software, tem de ligar o leitor de cartões ao computador que vai usar na assinatura dos documentos.

Na configuração da empresa, no ARTSOFT, tem de ser preenchido o nome da chave privada que terá de ser inserido manualmente uma vez que existem duas chaves privadas associadas.

Configuração da empresa - Preenchimento chave privada
Configuração da empresa – Preenchimento chave privada

Sem entidade emissora

Como são geradas as faturas com os diferentes selos?

3.º passo ➡ Impressão de faturas.

Uma vez feita a configuração, ao imprimir um documento será gerado o ficheiro PDF assinado com a assinatura do emissor escolhido. As assinaturas podem ser validadas por qualquer programa de leitura de ficheiros em formato PDF (Acrobat Reader, Foxit Reader, ou outro).

Webservices

Quando se trata de selos eletrónicos qualificados remotos (webservices), ao imprimir uma fatura o ARTSOFT gerará automaticamente o ficheiro PDF com a assinatura da respetiva entidade (Digital Sign ou Multicert).

Token USB

Quando se trata de selos eletrónicos qualificados físicos (tokens), ao imprimir uma fatura será solicitado o PIN do token.

No caso da Digital Sign só pede o PIN uma única vez enquanto a sessão do ARTSOFT estiver aberta, só depois de fechar é que o volta a pedir.

No caso da Multicert ao imprimir o documento será solicitado o PIN do token em cada impressão.

Assinatura Digital Qualificada

Cartão de Cidadão – Smart Card

Quando se trata do uso do smart card, do cartão de cidadão, ao imprimir o documento será solicitado o PIN do token em cada impressão.

Selo Eletrónico Qualificado

Como distinguir as assinaturas?

4º passo ➡ Distinção entre assinaturas

Vejamos alguns exemplos de assinatura de documentos, com diferentes tipos de selos eletrónicos.

DigitalSign Webservices (qualificada)

MultiCert Webservices (qualificada)

DigitalSign Token USB (qualificada)

MultiCert Token USB (qualificada)

Cartão de Cidadão Smart Card (qualificada)

ARTSOFT (não qualificada)

A utilização destes certificados permite autenticar a qualidade do titular que assina os documentos, garantem que a assinatura tem valor probatório e asseguram o cumprimento das exigências legais. Proporcionam ainda maior rapidez, maior mobilidade, maior segurança, melhor armazenamento e proteção do ambiente (não é necessário imprimir nenhum documento para ser assinado).

Para saber mais sobre o Selo Eletrónico Qualificado, clique aqui.

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