Comunique o SAF-T de faturação em tempo real
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A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) promoveu melhorias na comunicação dos documentos de faturação por Webservice que entraram em produção em janeiro de 2023. Com os aperfeiçoamentos introduzidos, foi possível sanar as limitações encontradas e desenvolver procedimentos que possibilitam a eliminação de comunicação de documento que apresente erros.
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O que é?
A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) promoveu melhorias na comunicação dos documentos de faturação por Webservice que entraram em produção em janeiro de 2023.
Com os aperfeiçoamentos introduzidos, foi possível sanar as limitações que impediam:
- a correta comunicação por Webservice dos documentos de faturação emitidos com IVA devido noutros Estados Membros;
- a correta comunicação por Webservice dos documentos com Imposto do Selo;
- a comunicação de alteração do estado dos documentos;
- a comunicação dos documentos de conferência (WorkingDocuments);
- a comunicação dos recibos emitidos no âmbito do regime de IVA de caixa (Payments).
Foram, ainda, desenvolvidos procedimentos que possibilitam a eliminação de comunicação de documento que apresente erros, independentemente da via utilizada para a sua comunicação.
Quem está abrangido?
Todos os sujeitos passivos que exerçam a título principal uma atividade comercial, industrial ou agrícola.
Esta obrigação também se estende aos sujeitos passivos que utilizem um programa de faturação certificado. Neste sentido, convém esclarecer que o Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, alargou o uso obrigatório de softwares de faturação certificados pela AT a todos os sujeitos passivos com sede ou domicílio fiscal em Portugal que tenham a obrigação de emitir faturas com IVA, sempre que:
- No ano civil anterior o volume de negócios tenha sido superior a 50.000€;
- Utilizem programas informáticos de faturação;
- Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou tenham optado por esta.
Prazo de comunicação
A comunicação do ficheiro SAF-T de faturação deve ser efetuada até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão do documento fiscalmente relevante, desde que seja dia útil.
Enquadramento legal
A obrigação de comunicação dos dados dos documentos de faturação processados com recurso a programas de faturação à AT, está prevista no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, possibilitando o uso de uma das seguintes modalidades:
- Por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica;
- Ou, por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, alterada pela Portaria n.º 1192/2009, de 8 de outubro, contendo os elementos das faturas.
Neste tutorial vamos mostrar as três formas de comunicação de documentos à AT, automática, manual e via WebServices, e os respetivos passos necessários:
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Passos para comunicação em tempo real
- Comunicação de faturas via Webservice
- Passos para comunicação em ficheiro normalizado
- Comunicação do ficheiro à AT
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Os 7 passos necessários para a comunicação em tempo real são:
Os utilizadores que tiverem a tarefa de comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT têm de ter ativo, no Portal das Finanças (Portal das Finanças > Cidadãos > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de Utilizadores), o perfil ‘WFA-Comunicação de dados de faturas’.
No ARTSOFT têm de ter registadas as suas credencias AT no registo de utilizador (‘User ID’ e ‘Password’) e usar o botão ‘Testar’ para verificar se as credenciais registadas estão corretas.
2º Passo ➡ Ativar a comunicação de faturas via Webservice
Caso pretenda comunicar os documentos fiscalmente relevantes de forma automática para a AT, via webservice, deve ativar a opção ‘Comunicação de Faturas via Webservice’ no menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > SAF-T’. Uma vez esta opção ativa fica dispensado de comunicar o ficheiro mensal de vendas, uma vez que as faturas são comunicadas à AT em tempo real.
Caso a empresa opte por este método, o mesmo deve permanecer inalterável durante o ano civil.
3º Passo ➡ Configurar a comunicação automática de documentos ‘online’
É altamente recomendável que a comunicação dos documentos seja efetuada de forma automática assim que são assinados. Para tal, terá de ter ativa a opção ‘Comunicar documentos online’, na configuração da respetiva série de documentos.
Esta opção permite comunicar o documento à AT após ter sido finalizado e assinado digitalmente. Esta operação é igualmente necessária para a implementação de processos de vendas sem papel.
4º passo ➡ Comunicação automática dos documentos em tempo real
Ao assinar o documento, a questão para comunicar o documento à AT surge automaticamente sem que o utilizador tenha de aceder a qualquer opção, precavendo-se, desta forma, eventuais esquecimentos no processo.
Se o utilizador carregar na opção ‘Sim’ e se as credenciais estiverem corretas e a ligação com a AT estiver a funcionar, é devolvida uma mensagem de sucesso. Se carregar na opção ‘Não’, o documento não é comunicado.
Se a opção para comunicar documentos ‘online’ não estiver ativa na configuração da série (ver 3º passo), ao assinar o documento o utilizador terá de aceder à opção “AT”, na barra de ferramentas, para o comunicar à AT (note-se que se o acesso de utilizador não estiver atribuído, este ícone aparece desligado).
5º passo ➡ Comunicação dos documentos através de ícone próprio
Uma vez mais, se o utilizador carregar na opção ‘Sim’ e se as credenciais estiverem corretas e a ligação com a AT estiver a funcionar, é devolvida uma mensagem de sucesso. Se carregar na opção ‘Não’, o documento não é comunicado.
6º passo ➡ Alteração de estado dos documentos já comunicados
No caso de um documento já ter sido comunicado à AT e o seu estado se alterar (por exemplo, para anulado), deve-se recorrer ao ícone “AT”, na barra de ferramentas, para comunicar o novo estado do documento à AT. Note-se que na descrição do ícone aparece agora ‘Atualizar Documento’ em vez de ‘Comunicar Documento’.
Depois de aceitar a ação, se o documento tiver alterado o estado, surge uma mensagem de sucesso de atualização.
Se o documento tiver mantido o mesmo estado, surge uma mensagem indicando que o documento não foi atualizado.
7.º passo ➡ Comunicação offline dos documentos em caso de falha
Caso exista algum problema de comunicação no momento de assinar o documento ou o utilizador não o tenha deliberadamente comunicado, é possível comunicá-lo posteriormente através de um ecrã próprio (menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Comunicação Documentos WebService’).
Depois de selecionar os documentos que pretende enviar, carregue no botão ‘OK’ e estes são comunicados à AT, deixando de constar na lista anterior.
Os 7 passos necessários para a comunicação em ficheiro normalizado são:
1.º passo ➡ Acessos de utilizadores
Os utilizadores que tiverem a tarefa de comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT têm de ter ativo, no Portal das Finanças (Portal das Finanças > Cidadãos > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de Utilizadores), o perfil ‘WFA-Comunicação de dados de faturas’.
No ARTSOFT têm de ter registadas as suas credencias AT no registo de utilizador (‘User ID’ e ‘Password’) e usar o botão ‘Testar’ para verificar se as credenciais registadas estão corretas.
2.º passo ➡ Desativar a comunicação de faturas via Webservice
Caso pretenda comunicar os documentos fiscalmente relevantes através do ficheiro mensal de vendas para a AT, deve garantir que a opção ‘Comunicação de Faturas via Webservice’ no menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > SAF-T’ se encontra desativada.
3.º passo ➡ Criar os documentos
Com esta forma de comunicação, quando um documento é finalizado não é comunicado à AT e o ícone “AT”, na barra de ferramentas, aparece desligado de forma a não permitir a comunicação manual do documento à AT.
4.º passo ➡ Comunicação offline de documentos à AT
Para gerar o ficheiro normalizado a enviar à AT com os documentos mensais, terá de aceder ao menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Exportar Documentos de Vendas’.
Neste ecrã terá de validar a versão (por omissão aparece sempre a mais recente) e o mês a enviar (por omissão aparece o mês da data de trabalho). Pode ainda gerar um ficheiro de conferência dos dados e, por fim, pressionar o botão ‘Exportar’.
É gerado o respetivo ficheiro, na pasta ARQUIVO\SAFT da empresa, com a seguinte nomenclatura:
SAF-T-CMV_«NIF»_«ANO»_«MÊS».XML
Depois do ficheiro gerado, este é copiado para a área de transferência (Clipboard). Deve aceder ao portal e-fatura para comunicação eletrónica das faturas e quando for pedida a localização do ficheiro pode copiar (Ctrl + V) o caminho que está no clipboard ou aceder à localização indicada.
Neste ecrã, se pressionar o botão ‘Enviar para a AT’, acede à janela da comunicação automática.
Como pode visualizar todos os campos estão devidamente preenchidos, bastando clicar em ‘Enviar’.
Caso não existam documentos no mês selecionado, também não será gerado qualquer ficheiro e o ARTSOFT informa como proceder para efetuar a entrega da comunicação mensal por inexistência de faturação.
Os passos necessários para submeter o ficheiro SAF-T de forma automática são:
Depois dos acessos devidamente atribuídos, da desativação da comunicação de faturas via Webservice e da criação dos documentos a comunicar (3 passos da opção anterior), pode submeter de forma automática o ficheiro SAF-T diretamente para a AT, através do menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Comunicação de Documentos de Vendas’. Esta melhoria, disponível a partir da versão 25.0.01 do ARTSOFT, visa resolver a dificuldade em enviar o SAF-T de forma automática, especialmente ficheiros com mais de 40 MB.
Neste ecrã para ‘Enviar ficheiro SAF-T para AT’ as credenciais já aparecem devidamente preenchidas. Terá de selecionar o ficheiro a enviar na opção ’03-Ficheiro SAF-T’, podendo usar o botão para pesquisar. Pode ainda optar por validar o ficheiro antes de o enviar (opção ’05-Operação’).
Usando o botão ‘Guardar’ o utilizador pode criar um ficheiro com a extensão .err ou .xml, na mesma diretoria de arquivo sugerida para exportar o ficheiro de comunicação ou de conferência (a localização pode ser alterada).
Optando pela extensão .err, o utilizador saberá que o ficheiro contém erros que o impedem de submeter corretamente à AT.
Depois de enviar, é mostrada uma mensagem de sucesso no envio do ficheiro.
Log de erros: Apresenta o log devolvido pela AT quando existem erros de autenticação ou no ficheiro SAF-T.
Para ter acesso a estas funcionalidades, deverá ter licenciado o módulo de Gestão Comercial do ARTSOFT.
Faça a comunicação, em tempo real ou através de ficheiro normalizado, dos elementos dos documentos de faturação da sua empresa à Autoridade Tributária recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Visualize o vídeo para saber como comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
