Reduza a probabilidade de falha humana com entrega do Relatório Único automaticamente
O ARTSOFT dá cumprimento à Portaria nº 55/2010 de 21 de janeiro, no contexto do programa SIMPLEX, com a designação de Relatório Único, emitindo este relatório de uma forma simples e prática, reduzindo significativamente o tempo de preparação do mesmo e a probabilidade de falha humana, assim como melhora a produtividade da empresa.
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O que é o Relatório Único?
O Relatório Único é uma obrigação declarativa referente à atividade social da empresa registada no ano anterior e deve ser cumprida por todas as entidades empregadoras com trabalhadores por conta de outrem, abrangidas pelo Código de Trabalho e legislação específica dele decorrente.
Um trabalhador independente apenas está obrigado à entrega desta declaração se tiver trabalhadores ao seu serviço. O mesmo acontece às entidades sem trabalhadores por conta de outrem ao seu serviço.
Qual o prazo de entrega?
A entrega do Relatório Único é efetuada por via eletrónica no site do Relatório Único, da responsabilidade do GEP – Gabinete de Estratégia e Planeamento, e tem como prazo de entrega habitual o período compreendido entre 16 de março e 15 de abril.
Por força do contexto excecional decorrente da Pandemia do Covid-19, este prazo foi prorrogado em alguns exercícios.
A não entrega do Relatório Único dentro do prazo estabelecido faz com que o empregador incorra numa contraordenação grave que é punível com coima.
Qual o enquadramento legal?
O ARTSOFT dá cumprimento à Portaria nº 55/2010 de 21 de janeiro que entrou em vigor no dia 26 de janeiro de 2010, no contexto do programa SIMPLEX (Programa de simplificação administrativa e legislativa), com a designação de Relatório Único, emitindo este relatório de uma forma simples e prática, reduzindo significativamente o tempo de preparação do mesmo e a probabilidade de falha humana, assim como melhora a produtividade da empresa.
Que informação deve constar no Relatório Único?
O Relatório Único deve reunir toda a informação que permita identificar o empregador e a área de atividade, o volume de negócios, os colaboradores em atividade, a filiação sindical, a prestação de trabalho suplementar, o recurso a trabalhadores temporários e a prestadores de serviços.
Composição do Relatório Único
O relatório é composto por 6 anexos, 5 de entrega obrigatória e 1 de entrega facultativa:
- Folha de rosto
- Anexo A – Quadro de pessoal
- Anexo B – Fluxo de entrada ou saída de trabalhadores
- Anexo C – Relatório anual de Formação Contínua
- Anexo D – Relatório anual da atividade de Segurança e Saúde no Trabalho
- Anexo E – Greves
- Anexo F – Prestadores de serviço (de entrega facultativa)
Como entregar?
O empregador deve seguir os seguintes passos:
- Realizar o registo no site do Relatório Único;
- Selecionar a opção “obter dados de acesso”;
- Indicar o NIF da empresa;
- Preencher os dados pelo sistema;
- Verificar o subsequente e-mail enviado pelo sistema e clicar no link constante no mesmo para acesso à página de confirmação;
- Introduzir na página de confirmação a chave de confirmação;
- Preencher o formulário digital com o ficheiro em formato XML gerado pelo ARTSOFT, após a conclusão do registo.
O que vai conhecer neste tutorial?
Neste tutorial vamos mostrar os passos mais significativos para obter os dados necessários para a emissão do Relatório Único no ARTSOFT.
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Passos necessários à emissão do Relatório Único
De forma a poder preencher corretamente os quadros, aconselha-se o download das tabelas auxiliares de preenchimento e respetivos códigos no site do Relatório Único.
Existem campos que são disponibilizados automaticamente no Relatório Único, desde que devidamente preenchidos no ficheiro do ARTSOFT. Porém, existem outros campos que têm de ser solicitados em ecrã próprio, para efeito de preenchimento do respetivo relatório.
Vamos começar por identificar os que são disponibilizados automaticamente.
1.º passo ➡ Campos disponibilizados automaticamente pelas tabelas do ARTSOFT
Configuração da Empresa
➡ Dados da Empresa
Devem estar corretamente preenchidos os campos Nome, Distrito, Morada, Concelho, Localidade, Freguesia, Email e Código postal, no grupo ‘Nome, localização e contactos da empresa’; o campo NIF no grupo ‘Dados fiscais’; e os campos Natureza jurídica, CAE e Datas de atividade (Início e Cessação e motivo caso se aplique) no grupo ‘Atividade’.
➡ Recursos Humanos
Devem estar corretamente preenchidos os campos % de capital, volume de vendas, Formato R. A. Açores e Código de associação empresarial, no grupo ‘Outras configurações’.
Tabelas Gerais
➡Recursos Humanos
A ARTSOFT disponibiliza ficheiros em formato ASCII com as tabelas atualizadas, devendo estas ser importadas uma única vez de forma a ficarem disponíveis para todos os ficheiros de trabalho.
Atualizar as tabelas de ‘Saúde Higiene e Segurança no Trabalho’, nomeadamente Doenças Profissionais, Agentes Químicos, Agentes Biológicos, Fatores de Risco.
Atualizar também as tabelas de Habilitações Literárias e Profissões.
➡ Distritos, Concelhos e Freguesias
Ter esta tabela atualizada.
➡ Tabelas de Empresa –> Recursos Humanos
Estas tabelas devem ser importadas ou parametrizadas em cada uma das empresas para as quais se pretende gerar o relatório nas respetivas opções.
Processamentos
➡ Remunerações
O preenchimento do campo ‘Observações’ com [26], [27] ou [28] fará com que as remunerações sejam consideradas para os respetivos campos (26, 27 e 28) do Anexo A, de acordo com o tipo de remuneração que representam.
Na opção ‘Quadro Pessoal’ indicar a remuneração a considerar.
Faltas
Na tabela de faltas deve ser preenchido o motivo das mesmas uma vez que esse vai ser tido em consideração para o campo 24 do Anexo A, com base nas seguintes equivalências:
➡ Trabalho suplementar
Para registar o número de horas suplementares efetuadas ao abrigo do artigo 227º da Lei nº7/2009 (campos 32 e 33 do Anexo A), é necessário preencher o campo ‘Observações’ com [1] ou [2] consoante se pretenda indicar se é do ponto nº 1 ou do ponto nº 2, respetivamente.
As remunerações que sejam do tipo ‘Horária’ também terão o mesmo tratamento, ou seja, conforme as observações tenham [1] ou [2] serão consideradas respetivamente para os campos 31 e 32.
➡ Eventos de Cadastro
Os eventos de cadastro podem ser parametrizados para preenchimento automático do Anexo C. Para tal, basta criar eventos do tipo ‘Formação Profissional’ e classificar como sendo ‘Ação Interna’ ou ‘Ação externa’.
Existe sempre a possibilidade de preenchimento manual do Anexo C ou pelo módulo de formação. Neste último caso a recolha é feita automaticamente.
Para alimentar automaticamente os campos do grupo 4 do Anexo D, podem-se configurar eventos de cadastro do tipo ‘Higiene e segurança no trabalho’ e ‘Formação profissional’. Para cada uma destas situações, deve ser criado um evento. Estes mesmos eventos devem, ao longo do ano, ser registados no registo de cada empregado.
Parâmetros de colaboradores internos
➡ Habilitações Literárias
Na coluna ‘Qd. Pessoal’ está o código que será considerado para o Relatório Único.
➡ Recolha Balanço Social
Na coluna ‘Fórmula’ devem ser colocados os valores para cada uma das rubricas aí discriminadas. No caso de não ter contabilidade integrada esses valores devem ser colocados manualmente, quem tem contabilidade integrada pode optar por inserir as fórmulas do ARTSOFT de modo a recolher automaticamente os valores.
➡ Categorias Profissionais
Esta é uma das tabelas que não se encontra disponível para importação uma vez que as categorias profissionais estão intrinsecamente relacionadas com o IRCT (Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho) da empresa.
Aqui deve ser preenchido o código da categoria profissional do trabalhador de acordo com a designação completa constante do IRCT, utilizando a informação de categorias profissionais por IRCT, disponibilizada pelo GEP.
No caso de trabalhadores não abrangidos por regulamentação coletiva, poderá encontrar os códigos específicos para preenchimento deste campo igualmente no site do GEP.
➡ Motivos de Admissão
Esta tabela pode ser importada e é considerada para a recolha do Anexo B, estando a mesma de acordo com a tabela 26 do GEP.
➡ Motivos de Demissão
Esta tabela pode ser importada e é considerada para a recolha do Anexo B, estando a mesma de acordo com a tabela 27 do GEP.
➡ Duração do Tempo de Trabalho
Esta tabela dá resposta ao preenchimento do campo 20 do anexo A conforme a tabela nº 23 do GEP.
Parâmetros departamentais
➡ IRCT
Esta tabela não tem ASCII disponível para importação porque é específica da empresa. Aqui devem ser preenchidos os tipos de IRCT aplicáveis.
Na situação de trabalhadores não abrangidos por regulamentação coletiva, existem códigos específicos para o preenchimento deste campo.
➡ Estabelecimentos
Os estabelecimentos do ARTSOFT são o equivalente às unidades locais do Relatório Único pelo que devem existir tantos estabelecimentos quantas moradas diferentes existam na empresa.
A tabela de estabelecimentos tem de estar obrigatoriamente preenchida e associada aos respetivos departamentos, tendo de ser preenchido o ID do estabelecimento em cada um dos estabelecimentos da empresa.
Na opção ‘SHST’ do estabelecimento zero (sede) é onde se preenche a informação relativa ao Anexo D.
2.º passo ➡ Campos a preencher nas tabelas do Relatório Único
Estes dados podem ser obtidos automaticamente a partir do ficheiro de trabalho, desde que os campos apropriados estejam devidamente preenchidos, nomeadamente ao nível da ficha da empresa, das tabelas gerais, das tabelas de empresa e das tabelas de recursos humanos (processamentos, parâmetros de empregados parâmetros departamentais e departamentos) e que todas estas configurações estejam corretamente associadas ao registo de cada empregado e, em alguns casos, refletida nos processamentos.
Existem também campos que têm de ser preenchidos manualmente na tabela de configuração do Relatório Único.
Resumidamente:
➡ Mista: existem correspondências entre alguns campos do ARTSOFT com os campos da aplicação do Relatório Único. Para saber quais os campos com correspondência e quais os que têm de ser preenchidos manualmente na tabela de configuração do anexo respetivo, aceda aqui.
➡ Tabelas: recorre a dados existentes nas tabelas de configuração do ARTSOFT, na ficha da empresa, no registo de empregados e nos processamentos de outubro dos mesmos.
➡ RU: a informação relativa a estes anexos deve ser inserida/recolhida exclusivamente na tabela de configuração do Relatório Único, no anexo respetivo.
3. º passo ➡ Gerar o ficheiro do Relatório Único
Para gerar o ficheiro do Relatório Único é necessário que o utilizador encarregue dessa ação tenha acesso à opção ‘Quadro de Pessoal’ nas listagens dos recursos humanos:
Depois disso, terá de aceder ao menu das Declarações dos Recursos Humanos e selecionar a opção Relatório Único para aceder ao ecrã que permite gerar a folha de rosto e os anexos, em formato XML.
Apesar de se poder selecionar individualmente cada anexo, apenas é gerado um único ficheiro na diretoria \\ARQUIVO\EMPREG da empresa com a designação “RUAAAA.EMPRESA.xml”, em que AAAA se refere ao ano do relatório e EMPRESA ao nome do ficheiro de trabalho do ARTSOFT.
Se pretende enviar isoladamente cada anexo tenha em atenção que, de cada vez que gerar o ficheiro XML, está a sobrepor ao que anteriormente foi gerado substituindo todo o seu conteúdo pelas novas opções que escolheu.
Deve, portanto, proceder primeiro ao registo dessa informação no sítio da Internet, próprio para esse efeito ou, em alternativa, guardar os ficheiros com outro nome.
Por fim, submeta o ficheiro na página do Relatório Único.
Para ter acesso a esta funcionalidade deverá ter licenciado o módulo de Recursos Humanos.
Crie o ficheiro do Relatório Único de forma rápida e simples recorrendo ao Software ARTSOFT v21.0 ou superior.
➡ Veja o vídeo deste tutorial
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