Como pesquisar e regularizar documentos através do QR Code?

02 Junho 2021

Pesquise documentos no ARTSOFT de forma rápida através do QR Code.

A presença do QR Code nos documentos comerciais já é uma realidade em 2021, mas só será obrigatória a partir de janeiro de 2022.

Tirando partido desta obrigatoriedade e a pensar na produtividade dos nossos utilizadores, disponibilizamos na versão 21 a possibilidade de aceder e navegar para o documento através da leitura do respetivo código.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Para que serve o QR Code?

O QR Code foi desenvolvido para substituir o código de barras em algumas situações, e tal como o nome sugere, Quick Response Code, é um código de resposta rápida que facilita a partilha de dados, levando o utilizador diretamente onde se quer que ele vá.

A utilização de QR Code tornou-se nos últimos anos cada vez mais usual, sendo atualmente uma realidade presente nos documentos comerciais emitidos pelas aplicações de gestão, simplificando inúmeros processos empresariais.

Como posso pesquisar documentos com o QR Code?

Neste tutorial vamos apresentar os passos necessários para ser mais rápido e mais produtivo no tratamento dos documentos comerciais.

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1.º passo ➡ Como abrir um documento a partir da leitura do QR Code.

Estando posicionado no campo “Código doc.” do ecrã de Documentos, faça o scan do QR Code do documento com um leitor apropriado.

Após a leitura, o ARTSOFT abre de imediato o respetivo documento.

2.º passo ➡ Como relacionar dois documentos a partir da leitura do QR Code.

Um dos exemplos mais comuns para relacionar um documento a outro é a criação de uma nota de crédito, sendo este um documento que corrige uma fatura, anulando-a parcialmente ou na totalidade.

Para a emissão de uma nota de crédito em poucos segundos, apenas é necessário ter na sua posse um leitor de QR Code e uma fatura com o respetivo QR Code.

No ARTSOFT terá de seguir os seguintes passos:

Aceder à Nota de Crédito, identificar o cliente e preencher o motivo da regularização. Posteriormente é necessário selecionar a opção “Ligação documento”:

No ecrã seguinte pressionar o botão “Documento”:

Na “regularização de lançamentos a partir de…” pressionar o símbolo do código QR, ou a tecla ‘-’, no campo “Nº de documento”. Deverá indicar se pretende uma regularização completa ou parcial para que o ARTSOFT aja de acordo com essa seleção.

Regularização de lançamentos

➡ Será aberto o ecrã “QR Code”, no qual deve ser lido o código QR presente na fatura, através de um leitor específico.

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➡ Após a leitura do QR Code, a fatura fica associada à nota de crédito de forma automática e em segundos.

Após leitura o documento fica associado

3. º passo ➡ Como regularizar um documento a partir da leitura do QR Code:

A leitura do QR Code pode ser utilizada também para regularização de encomendas, documentos e lançamentos.

Vejamos o exemplo no ARTSOFT para gerar uma fatura a partir de guias de remessa pendentes para o mesmo terceiro:

Criar uma fatura, selecionar um cliente e posteriormente aceder ao menu “Transferir Documento” e escolher a opção “Lançamentos”.

Janela de regularização de documento

E de seguida, no ecrã “Regularização de lançamentos”, selecionar o ícone “QR Code”, para ser introduzido o código QR da fatura, através de um leitor QR Code.

Introdução do QR Code na fatura

Após a leitura do QR Code, o ARTSOFT posiciona-se de imediato no documento a regularizar.

Podendo os lançamentos ser regularizados parcial ou totalmente.

Com esta funcionalidade, os processos de gestão de documentos de faturação irão tornar-se mais simples e rápidos, aumentando o nível de eficácia da sua organização.

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