Personalize os seus e-mails e SMS enviados do ARTSOFT para os seus clientes
As notificações enviadas pelo ARTSOFT permitem que a empresa personalize os emails e os SMS a enviar, criando templates em HTML à imagem da empresa que serão posteriormente associados às notificações.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
7 passos para a melhoria de processos empresariais
Ler artigoO que é?
Nesta funcionalidade tem a possibilidade de:
- Personalizar o envio de mensagens e de emails à imagem do cliente;
- Colocar o email a ser enviado em Bcc/Cco (Com cópia oculta);
- Colocar a assinatura do email fixa;
- Definir um template para o envio de email.
É aplicável a todos os serviços de notificações do ARTSOFT e a todas as notificações criadas dentro do ARTSOFT, nomeadamente:
- Na difusão de emails;
- Na difusão de SMS;
- No envio de SMS nas notificações das assiduidades (presenças, irregularidades, despesas, etc.);
- Na mudança de estado dos equipamentos e das ordens de serviço;
- Na mudança de estado dos projetos e das tarefas;
- Na lista de notificações quando o destinatário é ‘SMS’;
- Na tabela base de notificações.
Caso não tenha um template associado, é mostrado o texto fixo, se tiver é então mostrado o texto do template. As notificações enviadas pelo ARTSOFT permitem que a empresa personalize os emails e os SMS a enviar, criando templates em HTML à imagem da empresa que serão posteriormente associados às notificações.
Nesta funcionalidade tem também a possibilidade de:
- Personalizar o envio de mensagens e de emails à imagem do cliente;
- Colocar o email a ser enviado em Bcc/Cco (Com cópia oculta);
- Colocar a assinatura do email fixa;
- Definir um template para o envio de email.
Neste tutorial vamos mostrar os 6 passos necessários para configurar e usar templates de notificações no ARTSOFT:
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Criação e configuração de templates
- Configurar templates
- Associação de templates
- Consultar notificações
- Envio de notificações
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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.
Configuração e utilização de templates
1.º passo ➡ Criar estrutura e conteúdo dos templates
Recorrendo ao uso de editores de ficheiros em formato .html (Notepad ++, Sublime Text, Visual Studio Code, etc.) ou de ficheiros em formato .txt (Notepad ++, Bloco de notas, Wordpad, etc.), crie os seus próprios conteúdos ou edite os ficheiros que a ARTSOFT disponibiliza de base.
Para além do texto fixo que o template deve conter, pode também usufruir das variáveis que o ARTSOFT disponibiliza em ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Base de Dados -> Browser de ficheiros e campos’.
Depois de selecionar a tabela pretendida (‘TerFch’ na imagem), pressione o botão ‘Seleção campos’ para aceder à lista de campos de cada ficheiro.
A identificação completa do campo conjuga o nome do ficheiro com o nome da variável. No exemplo da imagem, para considerar o nome do terceiro terá de ser usado o campo ‘TerFch.Ter.Nome’.
No ficheiro em formato .html o campo é precedido do símbolo ‘%’: %TerFch.Ter.Nome.
Os campos colocados entre chavetas são dinâmicos podendo ser alterados antes do envio da notificação.
Seguem mais dois exemplos de templates, um em formato .html e outro em formato .txt.
O campo entre chavetas é dinâmico e surgirá ao utilizador para que este o possa alterar antes do envio da notificação.
Configuração de templates
2.º passo ➡ Criar configurações de templates
Para configurar um template terá de aceder ao menu ‘Configurações > Tabelas Diversas > Templates de notificações’.
Na barra de ferramentas existem ícones cujas funções poderão ser consultadas aqui.
Para criar um template terá de usar o ícone ‘Inserir novo item’, abrindo-se o ecrã ‘Template de Notificação’.
Neste ecrã terá de preencher os dados solicitados:
- Código – Número do template. O ARTSOFT sugere um número sequencial, mas pode ser alterado;
- Nome do template – Designação atribuída ao template para facilitar a sua identificação;
- Ficheiro template – Caminho de localização do ficheiro .html ou .txt que contém a estrutura do template;
- Tipo de template – Único campo que não é editável, sendo alimentado automaticamente pelo ficheiro de template
O formato do ficheiro do template é relevante porque há serviços que não suportam determinados formatos como, por exemplo, o serviço SMS não suporta o formato HTML.
ASSOCIAÇÃO DE TEMPLATES NO ARTSOFT
3.º passo ➡ Associar templates às funcionalidades do ARTSOFT
São diversos os locais onde é possível associar estes templates de notificação.
Difusão de emails
Difusão de SMS
Mudança de qualificadores dos equipamentos
Mudança de estado das ordens de serviço
Mudança de estado dos projetos e das tarefas
Tabela base de notificações de eventos
Lista de notificações
Ao criar uma notificação, o editor da mensagem permite aplicar um dos templates existentes. No entanto, se o destinatário for ‘SMS’, apenas os templates de texto ficam disponíveis, os templates em html são ocultados.
Gerar notificações com o template associado
4.º passo ➡ Gerar notificação
Como vimos, em qualquer uma das opções do passo anterior é possível gerar notificações com o template associado.
Exemplo de aplicação na Assistência Técnica:
Vejamos o exemplo de mudança de estado de um equipamento da assistência técnica.
Ao gravar a alteração do estado, a notificação é automaticamente gerada.
Exemplo de aplicação nas Obrigações Legais:
No menu de contexto do botão direito do rato no ecrã das Obrigações Legais é possível gerar uma notificação.
Exemplo de aplicação na Gestão Comercial:
Ao alterar um preço de venda de um artigo pode ser gerada uma notificação.
Neste caso é necessário que a notificação esteja criada na Tabela de notificação de eventos.
e associada ao configurações específicas do registo de artigo.
5.º passo ➡ Consultar notificação
Depois da notificação ser gerada, pode-se aceder ao seu conteúdo em ‘Empresa -> Notificações e Alertas -> Ver notificações’.
É possível consultar as notificações geradas através de duplo clique do rato ou da opção ‘Consultar’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato.
6º Passo ➡ Enviar notificação
Para enviar as notificações, terá de recorrer aos serviços ARTSOFT de envio de email (SrvEmail.svc) ou de mensagens (ServerSMS.svc).
Para ter acesso a esta funcionalidade não necessita ter licenciado um módulo em específico, mas será necessário ter disponíveis as funcionalidades onde o template pode ser aplicado, nomeadamente na Gestão Comercial, Assistência Técnica, Assiduidades ou Projetos. Para as notificações necessita dos serviços SrvEmail.svc e ServerSMS.svc.
Consulte aqui para saber mais sobre como criar e associar modelos de notificações ARTSOFT.
Personalize o conteúdo dos emails e dos SMS que envia a clientes ou fornecedores recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como criar e associar templates de notificações ARTSOFT:
Consulte também
