Personalizar Grelhas e Exportar Dados à Medida
Saiba como personalizar grelhas em várias áreas
Assiduidades, Projetos, Assistências Técnicas, Agendas, Produção, são algumas das áreas que permitem a configuração de grelhas, permitindo que supervisores e gestores tenham acesso a dados críticos facilmente.
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Este tutorial explica como se podem configurar grelhas em várias áreas, (como Assiduidades, Projeto, Assistência Técnica, Agenda ou Produção), permitindo que supervisores, gestores de equipa e responsáveis de recursos humanos visualizem diretamente dados críticos, reduzindo o tempo necessário para análise e tomada de decisão.
Em áreas comuns a vários módulos os layouts são autónomos entre módulos, ou seja, a configuração feita num não se reflete nos restantes.
A configuração de grelhas está disponível nas seguintes áreas:
- Férias
- Indisponibilidades
- Trabalho Suplementar
- Irregularidades
- Aprovações
- Processamentos
Com esta funcionalidade, é possível visualizar na grelha informações que apenas estão acessíveis ao abrir os registos, como:
- Justificações de irregularidades;
- Detalhes dos registos de ponto;
- Observações e comentários relevantes;
- Entre outros.
Além de permitir configurar, gravar e selecionar diferentes layouts, estas grelhas permitem também agrupar dados por colunas específicas, facilitando a análise. Em cada área existem colunas visíveis por omissão, caso não exista nenhuma configuração ativa.
Para facilitar a análise e o planeamento das escalas, existe a possibilidade de exportar os dados das grelhas de escalas para ficheiro Excel, XML ou HTML. Esta exportação mantém a estrutura e a formatação visual da grelha, tornando a informação mais clara e prática para análise, partilha e documentação.
Esta funcionalidade é especialmente útil para supervisores, gestores de equipas e responsáveis de recursos humanos, que agora podem:
- Comparar escalas de diferentes departamentos ou unidades;
- Analisar padrões e realizar ajustes com recurso às funcionalidades do Excel;
- Acrescentar notas explicativas às escalas;
- Criar relatórios personalizados de apoio à gestão.
Como usar no ARTSOFT
Neste tutorial apresentamos todo este processo esquematizado em 7 passos simples, apresentados abaixo por área de aplicação.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configuração grelhas férias
- Configuração grelhas indisponibilidades
- Configuração grelhas trabalho suplementar
- Configuração grelhas irregularidades
- Configuração grelhas aprovações
- Configuração grelhas processamentos
- Exportação Escalas para Excel
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Passos necessários para configurar grelhas
1º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Férias
Existem 4 campos obrigatórios (O) nas grelhas de férias que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e 2 campos não obrigatórios (NO) que aparecem por omissão:
- Periodicidade (NO)
- Estado (O)
- Colaborador (O)
- Data inicial (O)
- Data final (O)
- Duração (NO)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, é necessário utilizar a tabela ‘ResAvail.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo da tabela ‘ResAvail.DAT’;
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
2º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Indisponibilidades
Existem 4 campos obrigatórios (O) nas grelhas de indisponibilidades que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e 1 campo não obrigatório (NO) que aparece por omissão:
- Estado (O)
- Colaborador (O)
- Data inicial (O)
- Data final (O)
- Tipo de indisponibilidade (NO)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, utilize a tabela ‘ResAvail.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo da tabela ‘ResAvail.DAT’;
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
Repita o processo para os demais campos que desejar incluir na grelha.
3º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Trabalho Suplementar
Existem 4 campos obrigatórios (O) nas grelhas de trabalho suplementar que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e não há qualquer campo não obrigatório (NO) que apareça por omissão:
- Estado (O)
- Colaborador (O)
- Tempo início (O)
- Tempo fim (O)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, utilize a tabela ‘ResAvail.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo da tabela ‘ResAvail.DAT’;
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
Repita o processo para os demais campos que desejar incluir na grelha.
4º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Irregularidades
Existem 4 campos obrigatórios (O) nas grelhas de irregularidades que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e 1 campo não obrigatório (NO) que aparece por omissão:
- Tipo de irregularidade (O)
- Colaborador (O)
- Data inicial (O)
- Data final (O)
- Estado (NO)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, utilize a tabela ‘TmIrrgty.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo da tabela ‘TmIrrgty.DAT’;
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
Repita o processo para os demais campos que desejar incluir na grelha.
5º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Aprovações
Existem 5 campos obrigatórios (O) nas grelhas de aprovações que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e não há qualquer campo não obrigatório (NO) que apareça por omissão:
- Tipo (O)
- Recurso (O)
- Data inicial (O)
- Data de fim (O)
- Observações (O)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, utilize a tabela ‘TmPresen.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo da tabela ‘TmPresen.DAT’;
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
Repita o processo para os demais campos que desejar incluir na grelha.
6º Passo: Configuração de grelhas personalizadas para Processamentos
Existem 7 campos obrigatórios (O) nas grelhas de processamentos que têm de estar sempre visíveis, mesmo quando a grelha é configurada, e não há qualquer campo não obrigatório (NO) que apareça por omissão:
- Estado (O)
- Tipo (O)
- Recurso (O)
- Evento (O)
- Tempo início (O)
- Tempo fim (O)
- Valor (O)
A associação de campos à grelha segue o mesmo processo das outras configurações de layout do ARTSOFT. Para adicionar campos, utilize a tabela ‘TmPresen.DAT’.
Como configurar os campos:
- Selecione um campo de uma das tabelas disponíveis (ver imagem seguinte);
- O nome do campo será preenchido automaticamente, podendo ser alterado;
- Defina o tamanho da coluna;
- Escolha se deseja incluir tooltip (informações adicionais), indicando a tabela e o campo;
- Determine se a coluna será ordenável e se terá largura fixa.
Repita o processo para os demais campos que desejar incluir na grelha.
7º Passo: Exportação das Escalas para Excel com Formatações
Todas as grelhas anteriores permitem a exportação dos dados da grelha em bruto para ficheiro Excel (.xlsx), contendo os textos e valores das células.
No entanto, as Escalas são a única funcionalidade que permite a exportação dos dados para Excel, mantendo as formatações de origem (cor das células e convertendo as tooltips em notas de célula; esta opção pode demorar mais tempo, mas garante uma reprodução visual fiel da grelha original), e também para XML ou HTML.
A exportação é feita através do menu de contexto do botão direito do rato na grelha das escalas, onde surgem as seguintes opções:
A opção ‘Copiar p/ Folha de Cálculo com Formatações’ cria uma folha de cálculo com a cor original das células e notas em cada célula com o conteúdo das tooltips.
Já a opção ‘Copiar p/ XML ou HTML’ gera ficheiros nos formatos XML ou HTML, com possibilidade de escolha do nome e localização do ficheiro.
A configuração de grelhas e a exportação de dados para Excel, permitem transformar a forma como a informação é analisada e partilhada no ARTSOFT. Com a possibilidade de personalizar layouts por área, visualizar dados críticos diretamente na grelha e exportar com toda a formatação, esta funcionalidade torna-se uma ferramenta essencial para supervisores, gestores de equipa e responsáveis de recursos humanos.
Ganha-se assim uma visão mais clara e prática da informação, facilitando a análise, o planeamento e a tomada de decisões. Uma funcionalidade simples, mas poderosa, para quem precisa de gerir com eficácia.
A configuração de grelhas e exportação para Excel abordadas neste tutorial não requerem um licenciamento específico, no entanto só estão disponíveis nos módulos Assiduidades, Projeto, Assistência Técnica, Agenda ou Produção do ARTSOFT.
Consulte o Help Online para saber mais sobre grelhas customizáveis ao nível de férias, indisponibilidades, trabalho suplementar, irregularidades, aprovações, processamentos, e para exportação de escalas em Excel.
Faça a configuração de grelhas e exportação para Excel recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.
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