Como sincronizar a agenda do Outlook com o ERP ARTSOFT?

20 Abril 2021

Aumente a sua produtividade integrando a agenda do Outlook com a Agenda do ARTSOFT

O foco na produtividade dos nossos utilizadores é um dos principais motes em todas as atualizações do ERP. Na versão 21 do ARTSOFT preparámos várias integrações e otimizações com esse propósito.

Neste tutorial abordamos como é que pode integrar da agenda do Microsoft Outlook com a Agenda do ARTSOFT, e vice-versa.

Relembramos também que a partir da v21 do ERP o módulo de Agendas se encontra de base para todos os utilizadores. E que comunica diretamente com as soluções de Projetos, Produção, ou Assistências Técnicas, entre outras.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é esta integração entre o ERP e o Outlook?

Com esta integração os utilizadores podem fazer a gestão de tarefas numa única agenda, garantindo que não existem sobreposições ou esquecimentos de tarefas. A informação fica integrada em tempo real, evitando assim a duplicação de informação em ferramentas de trabalho diferentes.

A sincronização bidirecional do Microsoft Outlook com as tarefas do ARTSOFT é importante para:

  • Todos os utilizadores envolvidos em projetos na empresa;
  • Todos os utilizadores que necessitem registar tarefas;
  • CEO e Gestores que pretendam controlar datas e duração de tarefas associadas a eventos e projetos.

Do módulo de Agendas, disponível gratuitamente para todos os utilizadores a partir da versão 21, ao módulo de Projetos é possível utilizar esta excelente funcionalidade de uma forma muito simples e de fácil configuração.

A integração com a agenda do Outlook pode ser feita através de uma conta individual ou através de uma conta para vários recursos, esta última permite conceder a outros utilizadores permissões para receberem itens e responderem em seu nome.

O que vai conhecer neste tutorial?

Percorra os passos do tutorial

Neste passo-a-passo vamos mostrar como pode fazer já hoje ter a integração entre o ERP e o Outlook.

Navegue por:

PEÇA APOIO OU DEMONSTRAÇÃO

Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.

Saiba também que

O módulo de Agendas do ARTSOFT é fundamental para o planeamento dos recursos. Para mais informação vá para o Tutorial: Utilize as Agendas no seu dia a dia. Subscreva a nossa newsletter para receber todos os tutoriais.

Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial com vídeo diretamente no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.

Como configurar ligações individuais de recursos

1.º passo ➡ Para iniciar é necessário configurar os dados relativos ao servidor Outlook da empresa, na ficha da empresa, indicando os dados referentes aos itens seguintes: Sincronizar com Outlook, Versão do Exchange e Endereço do servidor.

Janela onde poderá configurar os dados

2.º passo ➡ Depois das configurações na ficha da empresa, é necessário configurar o acesso ao Outlook no registo do recurso, sendo necessário indicar o endereço de email, o nome de utilizador e a password de acesso.

Janela onde deverá colocar os dados respetivos

Como configurar uma conta para vários recursos? Três passos:

1. º passo ➡ Para iniciar é recomendado, embora não seja obrigatório, criar uma conta para o ARTSOFT no Servidor Exchange. Estes dados têm de ser indicados na ficha da empresa, nomeadamente o user (ID da conta ARTSOFT), a password e o email da conta ARTSOFT.

Janela onde o utilizador deve indicar o ID da conta ARTSOFT e password

2. º passo ➡ Depois das configurações na ficha da empresa, é necessário dar acesso à conta ARTSOFT no Microsoft Outlook.

Janela para dar Acesso de delegado à conta ARTSOFT

➡ Depois de selecionar a opção da imagem anterior, “Acesso Delegado”, e de pressionar o botão “Adicionar”, selecione a conta ARTSOFT anteriormente criada.

Na janela “Permissões do delegado: «nome»” configure as permissões da conta ARTSOFT.

Janela para configurar as permissões da conta ARTSOFT

3. º passo ➡ Depois destas configurações é necessário configurar o acesso ao Outlook no registo do recurso, indicando apenas o endereço de email. O nome de utilizador e a password de acesso não serão necessários indicar, caso tenha sido dado acesso de “Editor” ao Calendário.

Janela para inserir o endereço de email
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Como sincronizar as tarefas?

Seja uma ligação individual ou uma conta para vários recursos, após a realização das respetivas configurações, a sincronização das tarefas pode ser feita a partir de vários ecrãs da aplicação, como por exemplo:

➡ A partir do ecrã de Tarefas:

Sincronização de Tarefas a partir do ecrã de Tarefas

➡ A partir da Agenda de Recursos:

Sincronização de Tarefas a partir da Agenda de Recursos

➡ A partir dos Projetos (requer o módulo de Projetos):

Sincronização de Tarefas a partir da Gestão de Projetos

Visualização de tarefas entre as plataformas

Na imagem seguinte podemos observar a relação da informação do ARTSOFT com a informação do item que aparece no calendário do Microsoft Outlook.

Visualização das tarefas sincronizadas

Caso pretenda que a sincronização das tarefas seja efetuada de forma automática terá de ser configurado o serviço SyncExchange através do ArtEXECManager. Caso tenha interesse, consulte o seu parceiro.

Aquisição de Plugin para maior automatismo entre as plataformas

Facilitar a gestão e diferenciação entre as tarefas criadas no ARTSOFT das restantes tarefas do calendário do recurso, reduzir o tempo de consulta de tarefas diárias e minimizar situações de conflito de horários, são alguns dos benefícios que as empresas poderão usufruir com esta integração. Atualize já!

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