Otimize o processo de negociação com os seus fornecedores

25 Janeiro 2020

Efetue pedidos de cotação a fornecedores com base em encomendas de clientes

Atualmente, a gestão de compras, nomeadamente a relação com fornecedores, pedidos de cotação e registos de encomendas, são fatores que têm vindo a obter uma posição relevante na estratégia e na rentabilidade das vendas, influenciando-as positivamente na medida em que contribuem para uma maior satisfação dos clientes.

Por esta razão, a ARTSOFT incluiu no seu ERP o módulo Aprovisionamento, também conhecida como “Procurement”.

Esta solução dá às empresas mobilidade, agilidade e automatismos na execução das operações entre os fornecedores e a empresa.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso módulo de Aprovisionamento.

O que é o Procurement – Aprovisionamento?

Integrada na Gestão Comercial do ARTSOFT, esta funcionalidade possibilita a criação direta de pedidos de cotação a fornecedores com base em encomendas de cliente através de três opções: ficheiro excel ou formulário, ambos enviados por e-mail, ou então através do novo portal online Procurement, para atualização e receção rápida dos preços.

O que vai conhecer neste tutorial?

Percorra os cinco passos do tutorial

Neste passo-a-passo vamos apresentar os principais passos para proceder a uma solicitação a fornecedores diretamente do ERP.

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Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.

Saiba também que

Para utilizar o módulo de Aprovisionamento / Procurement precisa de ter a solução Gestão Comercial no ARTSOFT.

Com a app Logística e Inventariação integrada ao seu ERP vai poder ainda gerir armazéns e inventariar os seus artigos com total mobilidade.

Se a relacionar com Paletização poderá ainda criar paletes de artigos no próprio software para total controlo dos seus stocks.

1º passo – Configurar as séries de “Procurement” e “Pedido de Cotação”

Na série de “Procurement” será necessário ativar a respetiva regra e indicar qual o documento de encomenda que irá originar (pedido de cotação).

Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento 2 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT

Na outra série “Pedido de Cotação” deve indicar qual a encomenda de fornecedor que vai ser originada.



2º passo – Configurar os fornecedores

No registo de fornecedor é necessário ativar a regra “Criar negociação no pedido de cotação” e indicar como irá ser gerado o pedido de cotação.

Tutorial Aprovisionamento  ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT


3º passo – configuração na ficha de artigo

É necessário indicar os fornecedores a quem pedir cotação no grupo de ´Fornecedor Preferencial`. Apesar de existir a possibilidade de efetuar a configuração em artigos sem ligação entre a encomenda de cliente e a fornecedor (módulo de rateio), recomendamos a utilização desta funcionalidade para efetuar a gestão dos pedidos de cotação.

Tutorial Aprovisionamento 4 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT


4º passo – Pedir cotação com base nas encomendas de clientes

Depois da configuração dos documentos, fornecedores e de artigos, pode ser feito o seu pedido de cotação com base na recolha de encomendas de clientes.

Tutorial Aprovisionamento 5 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT

Dependendo da forma como o pedido de cotação está configurado na ficha do fornecedor, assim o ARTSOFT se comportará (Excel/Manual, Por Email, Portal Internet e Manual).

Como o terceiro foi configurado para gerar ficheiros Excel, quando carregar no botão “pedido de cotação” é gerado o documento de pedido de cotação, e são criados ficheiros em Excel na pasta “Procurement” dentro do arquivo da empresa. O conteúdo do ficheiro não deve ser alterado, à exceção do valor unitário bruto que deverá ser alterado pelo fornecedor.

Tutorial Aprovisionamento 6 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT

Quando o fornecedor enviar as cotações o ficheiro deve ser importado para o ARTSOFT e o utilizador poderá escolher o preço que se ajusta mais à sua realidade, gerando a encomenda de fornecedor.

Tutorial Aprovisionamento 7 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento ARTSOFT

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5º passo – Proceder à encomenda de acordo com a melhor proposta recebida

Quando o fornecedor enviar as cotações o ficheiro deve ser importado para o ARTSOFT e o utilizador poderá escolher o preço que se ajusta mais à sua realidade, gerando a encomenda de fornecedor.

Tutorial Aprovisionamento 8 ARTSOFT
Tutorial Aprovisionamento 8 ARTSOFT

Para uma maior comodidade e segurança, poderá ainda optar por ativar o portal ONLINE de compras do ARTSOFT. Este portal “Procurement” irá permitir que a partir do ARTSOFT seja gerado um link direto que irá chegar ao e-mail do seu fornecedor de forma automatizada. 

Com este link o seu fornecedor além de ver a data limite de cotação, só tem de preencher os campos num url seguro e apenas a ele dedicado, para que, após submissão, o ARTSOFT faça mais uma automatização e devolva à sua empresa a resposta do seu fornecedor.


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