Inventário da sua empresa, saiba como criar e comunicar

18 Janeiro 2022

Inventário da empresa: Saiba tudo sobre a sua criação e comunicação à AT

O inventário da empresa é obrigatório. Saiba tudo sobre a comunicação de inventário de existências à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT): quem está obrigado, qual o prazo para a sua comunicação, quais os elementos que devem constar no ficheiro e como pode fazê-lo com o software ARTSOFT ou com a aplicação mobile de Logística.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Quem está obrigado a comunicar o inventário?

A comunicação de inventário de existências, junto da AT, é obrigatória para todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.

As empresas sem existências estão isentas de comunicar inventário, mas têm de declarar essa situação no portal e-fatura. Não precisam, portanto, de construir e comunicar um ficheiro vazio.

Qual o prazo para comunicação do inventário?

Se o período de tributação coincide com o ano civil, o ficheiro de inventário de existências deve ser entregue até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte.

No caso de o período não coincidir com o ano civil, o inventário deve ser comunicado até final do mês seguinte à data a que respeita o término do período. Por exemplo, se o período de tributação termina a 30 de abril, o inventário deve ser comunicado à AT até 31 de maio do ano seguinte.

Se as empresas não cumprirem os prazos estipulados sujeitam-se a uma coima entre 200€ e 10.000€, se for sujeito passivo de IRS, e entre 400€ e 20.000€ se for uma sociedade

Qual o conteúdo do ficheiro comunicado?

Os elementos que constam da comunicação do inventário são os seguintes:

  • Número de identificação fiscal;
  • Período de tributação a que se refere o inventário;
  • Data de referência do inventário (deve corresponder ao fim do período de tributação);
  • Ficheiro com tabela de inventário (com identificação de cada produto de acordo com a estrutura de informação fornecida pela AT):
    • Identificação do produto (categoria fiscal):
      • M – Mercadorias;
      • P – Matérias-primas, subsidiárias e de consumo;
      • A – Produtos acabados e intermédios;
      • S – Subprodutos, desperdícios e refugos;
      • T – Produtos e trabalhos em curso.

Nota: Fazem parte do inventário os bens em trânsito, enviados à consignação e em poder de terceiros. Excluem-se os artigos fora de stock.

  • Identificador do Produto (código) – igual ao existente no ficheiro SAF-T;
  • Descrição do produto – descrição existente;
  • Código do produto (código opcional) – caso exista, deve ser utilizado o EAN do produto (ou a mesma informação do “Identificador do Produto”);
  • Quantidade – quantidade de existência final;
  • Unidade – unidade de medida.

O Despacho n.º 351/2021-XXII-SEAF de 10/11, adiou a entrada em vigor da Portaria n.º 126/2019 de 2 de maio, que incluía a valorização de inventários na estrutura do ficheiro, para 2023 com referência a inventários relativos a 2022 e a comunicar até 31 de janeiro de 2023.

A solução de Gestão Comercial do ARTSOFT automatiza todo o processo de comunicação de inventários à AT. Saiba como damos resposta a todas as questões.

O ARTSOFT automatiza todo o processo de comunicação de inventários à AT, saiba como nos passos seguintes.

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Descubra como criar o ficheiro de inventário

 Como criar o ficheiro de inventário no ARTSOFT?

Aceda ao menu “Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Exportar Inventário”.

Caso não se encontre no último dia do exercício a comunicar o inventário, o ARTSOFT exibe uma mensagem de aviso:

Se não concordar em mudar a data de trabalho, é exibida uma nova mensagem e não lhe permite prosseguir para a comunicação de inventário.

Depois de estar posicionado na data correta, deverá selecionar a versão 1.2 do ficheiro, uma vez que a Portaria n.º 126/2019 ainda não entrou em vigor, conforme já referido.

Após confirmação para criação do ficheiro, a mensagem mostra o nome (INVENTARIO_NIF_ANO.XML) e a localização (o ficheiro é gerado na pasta ‘…\ARQUIVO\CONTAB\’ do ficheiro de trabalho), copiando-o simultaneamente para o clipboard, possibilitando assim ao utilizador abrir uma sessão do Internet Explorer, por exemplo, e colar o conteúdo para o navegador. Ao pressionar a tecla ‘Enter’ abre-se o ficheiro.

Só são enviados os artigos com stock positivo, logo os artigos que na data do inventário não existam em stock (estejam esgotados, por exemplo) não constam do ficheiro.

Comunicar ficheiro de inventário à AT

➡ Como comunicar o ficheiro de inventário à AT?

Após gerar o ficheiro no ARTSOFT faça login no portal das Finanças com a sua senha e aceda às seguintes opções para submeter o ficheiro: “Início -> Empresas -> Entregar -> Ficheiros de Inventário”.

Podem ser entregues múltiplos ficheiros de inventário, mas não são permitidas comunicações parcelares. Cada comunicação de inventário entregue à AT é considerada única e total.

➡ Inventariação de artigos no ARTSOFT

Independentemente da empresa estar obrigada a apresentar um inventário permanente (neste caso é possível saber a qualquer momento o valor do inventário em armazém e apurar os resultados das vendas, pois por cada venda é registado o respetivo gasto), ou um inventário intermitente (neste caso o valor dos inventários em armazém e os resultados apurados só são determináveis através de inventariações diretas dos valores em armazém, efetuadas periodicamente), para ter os inventários corretos à data da comunicação deve recorrer previamente à inventariação de artigos para eventuais acertos de stocks.

Saiba como fazê-lo aplicando os 8 passos seguintes:

Ao selecionar a opção ‘Acerto de stocks’ no menu ‘Gestão Comercial -> Artigos -> Inventariação’, o ARTSOFT apresentará um wizard que, em 8 passos, o ajudará a realizar a operação de Inventário pretendida.

Os campos de código de artigo permitem o uso da tecla de localização ‘+’ para aceder à consulta sintética de artigos.

1.º passo ➡ Inventariação

Selecione uma das opções disponíveis:

  • Preparar nova inventariação – permite criar uma nova inventariação;
  • Adicionar a uma inventariação – possibilita adicionar dados a uma inventariação já existente;
  • Editar inventariação – possibilita alterar dados a uma inventariação já existente;
  • Listar inventariação – permite visualizar todas as inventariações disponíveis.

2.º passo ➡ Identificação de inventariação / Número de inventariação

Este passo depende da opção que escolheu anteriormente:

– Caso tenha selecionado a opção ‘Preparar Nova Inventariação’ indique, nos campos correspondentes, em que armazém pretende fazer a inventariação e o número a atribuir à mesma;

– Caso tenha selecionado outra opção, escolha o armazém e selecione na grelha à direita sobre que inventariação pretende efetuar a operação;

– Para as opções ‘Editar inventariação’ e ‘Listar inventariação’ clique em ‘Terminar’. Está concluído o procedimento;

– Nos casos das opções ‘Preparar nova inventariação’ e ‘Adicionar a uma inventariação’ continue o procedimento, clicando em ‘Próximo’.

3.º passo ➡ Código de Artigo

Estabeleça o limite de artigos sobre os quais deseja fazer a operação, inserindo os códigos de artigo inicial e final. Todos os artigos do intervalo serão inventariados.

Pode também ativar as seguintes opções:

  • Artigos sem movimento – inclui todos os artigos do armazém selecionado na inventariação, mesmo se este ainda não tiver um registo de movimentos criado;
  • Artigos suspensos – inclui a contagem dos artigos que tenham ativa a opção de controlo “Registo suspenso”;
  • Código opcional – permite que a inventariação seja feita através do código opcional do artigo.

4.º passo ➡ Marcas

Selecione os artigos a inventariar recorrendo às marcas. Estas são definidas na ‘Tabela de Marcas’.

5.º passo ➡ Nível de rotatividade ABC

Estabeleça o nível de rotatividade do stock (entre A e Z) a considerar na inventariação.

6.º passo ➡ Data de inventariação e Saldo de stock

Neste passo pode inserir a data da última inventariação realizada, tendo a possibilidade de, no botão à direita do campo da data, definir se pretende que a data de inventariação a considerar seja igual, superior ou inferior à data inserida.

Pode ainda limitar os saldos de stock a inventariar, na área “Saldo de Stock”. Tenha em atenção que o valor inserido no campo “Saldo superior a” não deve ser maior que o valor do campo “Saldo inferior a” para não dar um conjunto vazio.

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7.º passo ➡ Data e hora do inventário

Neste passo pode indicar a data e a hora do inventário, uma vez que o momento da contagem física pode diferir do seu registo informático. Os documentos de acerto de inventário mantêm a data de trabalho como data do documento, mas passam a usar a data e a hora do inventário como data-valor dos lançamentos.

8.º passo ➡ Confirmação

Neste quadro, o ARTSOFT apresenta um resumo dos parâmetros definidos ao longo do processo. Confirme-os e, se estiver tudo de acordo conforme pretendido, clique em ‘Terminar’. Caso contrário, clique em ‘Anterior’ e proceda às correções desejadas.

Tabela de Inventariação

Depois de terminar o processo de inventariação, é exibida a tabela de inventário onde é mostrada a lista de artigos criada de acordo com os critérios escolhidos na criação do Inventário.

Na coluna de contagem encontram-se os valores atuais de stock. Para que estes sejam incluídos na atualização confirme-os usando os respetivos botões da barra de ferramentas do ARTSOFT.

O artigo fica em inventariação não podendo ser movimentado. Para finalizar este procedimento clique em ‘Gerar Documentos’.

Esta inventariação pode ser consultada no registo de artigo, no armazém correspondente.

Para que sejam efetuados os respetivos acertos, as séries de documentos que devem receber os acertos de stock (têm de movimentar stock e ter numeração sequencial) devem estar definidas na ‘Tabela de Armazéns’.

Cada documento deve movimentar o respetivo armazém, de acordo com o selecionado na configuração do inventário.

As contagens podem também ser atualizadas através da importação de ficheiros, devendo, para esse efeito, usar a opção para importar inventariação e selecionar a mais adequada (artigos normais «ficheiro STKINV.ASC», agregações «ficheiro InvAgr.asc», espécies e mutações «ficheiro InvEsp.asc», ou adicionar dados à inventariação atual «ficheiro STKINV.ASC»).

Por norma, na importação de unidades logísticas, o campo ‘Contagem’ será preenchido com o valor definido no ficheiro ‘STKINV.ASC’. No entanto, o utilizador pode optar por selecionar outro ficheiro. Ao efetuar a importação deve ter em atenção se a unidade logística está associada ao código principal ou ao código opcional (opção definida no registo da empresa).

Acertar stocks de agregações

Se pretender anular o stock de artigos que movimentam agregações, colocando-os a zero, deve selecionar a opção ‘Acerto a Zero de Agregações’ no menu ‘Gestão Comercial -> Artigos -> Inventariação’. O ARTSOFT apresentará uma grelha que serve essencialmente para corrigir quantidades próximas de zero, uma vez que o acerto é sempre efetuado de forma a tornar a quantidade existente em zero unidades.

Nesta grelha pode definir o intervalo de artigos (artigo inicial – artigo final) a considerar, o armazém (é obrigatório) onde se vai efetuar o acerto e a quantidade limite para filtrar as agregações a visualizar (saldo real até).

Depois de efetuada essa primeira seleção, tem de se pressionar o botão “Atualizar” para que os artigos que reúnam as condições da filtragem sejam exibidos na grelha (se o artigo já estiver em inventariação, se não permitir movimentos em documentos de entrada/saída, ou se estiver suspenso, não aparece na grelha).

Os dados visíveis são: o código do artigo (referência), a descrição, o suporte, o lote, a data de validade, o stock da agregação (existências), o stock da unidade secundária (se existir) e uma coluna para seleção de registos (?).

De seguida selecione as agregações que pretende acertar para zero unidades em stock, utilizando a opção ‘selecionar tudo’, através do menu de contexto do botão direito do rato, ou clicando individualmente em cada item.

Por fim, pressione o botão “Gerar documentos” para que sejam gerados os documentos de entrada e/ou de saída, configurados na tabela de armazéns, com as quantidades de acerto das agregações. Ter em atenção que os registos não são colocados em modo exclusivo, pelo que se, entretanto, forem efetuados movimentos com as agregações visíveis na inventariação, as quantidades poderão não corresponder às efetivas quando for confirmada a criação dos documentos de acerto. Surge então uma mensagem de confirmação no ecrã que, depois de aceite, gerará os respetivos documentos de acerto.

Visualize o vídeo para saber como criar inventários no ARTSOFT:

Criação de inventários com leitura do código de barras das paletes

De forma a tornar o processo de inventariação mais rápido, a partir da versão 21.1.00 do ARTSOFT passou a ser possível criar inventários lendo os códigos das paletes. Esta funcionalidade está disponível quer no ERP ARTSOFT quer na aplicação Mobile Logística (esta última necessita dos módulos Aplicação Móvel Logística, Paletização e Inventariação).

Para criar inventários, recorrendo à leitura do código de barras das paletes, no ERP ARTSOFT, aplique o passo seguinte.

No ecrã de inventariação está disponível o ícone “Código de palete”  que abre o ecrã “Palete”. Este, por sua vez, permite aceder à ‘Lista de Paletes’, através do respetivo botão, possibilitando a seleção da palete pretendida.

Caso possua um leitor de códigos de barras não necessita aceder ao botão, bastando ler o código da palete e “descarrega-lo” no campo “Palete”.

Depois da palete selecionada e validada, são adicionados ao inventário os artigos com as quantidades indicadas na palete.

Para criar inventários, recorrendo à leitura do código de barras das paletes, na aplicação mobile de Logística, aplique os 5 passos seguintes:

1º Passo Sincronizar inventários com o ARTSOFT

Em primeiro lugar, deve-se proceder à sincronização de dados com o ARTSOFT no sentido de visualizar os inventários aí existentes.

2º Passo Importar inventário

Depois de consultados os inventários disponíveis, deve ser importado o inventário pretendido.

Verifique-se o exemplo seguinte de uma palete com diversos itens e respetivas quantidades.

3º Passo Usar palete no inventário

Para utilizar a palete no inventário, utiliza-se o mesmo método que na receção e expedição, ou seja, ligando a opção ‘UCC’ e ‘(0) código da Palete’.

Nesta imagem verifica-se que as contagens de inventário ainda se encontram por realizar.

4º Passo Inserir código UCC da palete

Para inserir o código UCC deve-se recorrer a um dispositivo de leitura adequado.

5º Passo Sincronizar dados da palete para o inventário

Depois de ligar a opção ‘UCC’ e sincronizar os dados, o inventário passa a contar com os artigos da palete.

Por fim, o procedimento é o habitual com a inventariação, ou seja, exportar o inventário para que fique disponível na inventariação do ARTSOFT.

NOTA: Para empresas que não utilizam paletes no seu armazém também é possível fazer a inventariação tradicional na aplicação mobile Logística, assim como, a inventariação de artigos com e sem agregação através de leitura de códigos UCC, contagens de inventário com espécies e mutações, e sincronização da contagem com o ARTSOFT.

Entre em contacto connosco para saber mais.

Visualize o vídeo para saber como fazer a inventariação na aplicação Mobile Logística

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