O poder da Inteligência Artificial no ERP
O ARTSOFT Intelligence revoluciona a forma como se interage com o ERP
Integrado com tecnologia de inteligência artificial da OpenAI, o ARTSOFT Intelligence permite realizar consultas, criar registos, obter análises e executar tarefas através de linguagem natural, sem expor dados da empresa.
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Arquivo Eletrónico
O ARTSOFT Intelligence revoluciona a forma como se interage com o ERP, simplificando tarefas, eliminando processos manuais e acelerando o acesso à informação. Integrado com tecnologia de inteligência artificial da OpenAI, permite realizar consultas, criar registos, obter análises e executar tarefas através de linguagem natural — por texto ou voz — sem expor dados da empresa.
Ao automatizar rotinas, reduzir erros e dar acesso instantâneo a dados críticos, esta funcionalidade aumenta a produtividade e apoia decisões mais rápidas e informadas. Disponível na versão desktop e móvel, o ARTSOFT Intelligence oferece uma nova forma de trabalhar: mais inteligente, mais eficiente e com mais foco no que realmente importa.
Ao usar esta funcionalidade:
- Reduz o tempo de acesso a dados críticos com comandos em linguagem natural;
- Automatiza tarefas repetitivas, como consultas de documentos ou de clientes;
- Minimiza erros humanos ao eliminar a necessidade de intervenções manuais;
- Aumenta a produtividade das equipas ao libertar tempo para tarefas de maior valor;
- Suporta decisões mais rápidas e informadas com base em dados em tempo real.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Aceder ao ecrã do ARTSOFT Intelligence
- Configurar ecrã
- Começar a usar o ARTSOFT Intelligence
- Acesso e Segurança
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Como usar o ARTSOFT Inteligence
1.º passo ➡ Criar condições para usar o ARTSOFT Intelligence
Antes de começar a usar o ARTSOFT Intelligence, é necessário garantir que o ambiente está devidamente preparado. Este primeiro passo inclui dois requisitos fundamentais:
- a instalação do Java, essencial para o funcionamento da funcionalidade;
- e a aceitação dos Termos e Condições de Utilização, que regulam o acesso e asseguram uma utilização responsável e segura da tecnologia de inteligência artificial integrada no ARTSOFT.
Sem cumprir estes dois pré-requisitos, o ARTSOFT Intelligence não poderá ser ativado nem utilizado.
Aplicação JAVA
Para utilizar o ARTSOFT Intelligence, é necessário que o servidor onde o ARTSOFT está instalado (e os postos que acedem a ele) tenha instalada a versão 21 ou superior do Java. Caso necessite de instalar ou atualizar esta aplicação, poderá aceder a: http://www.java.com
Aceitação de Termos e Condições de Utilização
Quando um utilizador que tenha acesso para aceitar ‘Termos e Condições’, entrar no ARTSOFT pela primeira vez, após a atualização para a versão 26.0 e se o ARTSOFT Intelligence estiver licenciado, surgirão no ecrã os “Termos e Condições de Utilização do Serviço de Inteligência Artificial ARTSOFT – ARTSOFT Intelligence”.
Estes termos podem e devem ser impressos, através do botão ‘Imprimir’, e no final do documento encontram-se as opções que têm de ser ativadas (pelo menos as duas primeiras) para que o ARTSOFT Intelligence possa começar a ser usado na empresa. Depois de ativas, carregar no botão ‘Confirmar’ e de seguida no ‘Fechar’.
2º Passo: Aceder ao ecrã do ARTSOFT Intelligence
A opção ARTSOFT Intelligence pode ser acedida a partir de:
- Menu: ‘Empresa -> ARTSOFT Intelligence’;
- Botão: na barra de operações;
- Acessos rápidos: da ‘Pesquisa rápida’.
Qualquer uma destas opções abre o ecrã ARTSOFT Intelligence, que se inicia com a identificação da data e hora do sistema e uma saudação ao utilizador, ficando imediatamente pronto para receber questões.
As mensagens têm de ser escritas na parte inferior do ecrã junto ao botão .
Depois de introduzida a mensagem, esta deve ser enviada através da tecla ENTER ou do botão .
3º Passo: Configurar o ecrã do ARTSOFT Intelligence
Depois de ativar o ARTSOFT Intelligence, pode ajustar a apresentação da funcionalidade conforme as suas preferências. Este passo permite-lhe personalizar a visualização do ecrã, adaptando o espaço de trabalho às suas necessidades, bem como configurar outras opções disponíveis que facilitam a interação com a ferramenta.
Estas definições não afetam apenas a estética, mas também a eficiência no uso diário, tornando a experiência mais fluida e centrada no que realmente importa para si.
Personalização da visualização
Por omissão as abas surgem nas laterais do ecrã ARTSOFT Intelligence. Do lado esquerdo do ecrã existe uma aba ‘Sugestões automáticas’ com duas opções, cujas sugestões em destaque são apresentadas de forma aleatória e rotativa. Isto significa que da próxima vez que se aceder ao ARTSOFT Intelligence poderão surgir outras sugestões:
- Sugestões a explorar:
Permite selecionar perguntas previamente definidas nas várias áreas do ARTSOFT. Em alguns casos, será necessário ajustar o texto sugerido.
Exemplo:
“Quais foram as vendas do ‘Produto X’ no último trimestre?” – neste caso, terá de substituir a expressão ‘X’ por um código de artigo existente na base de dados;
- Outras Sugestões:
Também permite selecionar perguntas previamente definidas nas várias áreas do ARTSOFT, abrindo o catálogo de sugestões. Neste caso é aberto um ecrã com a lista de módulos disponíveis e aos quais o utilizador tem acesso.
Depois de selecionar o módulo pretendido, são listadas as sugestões a que o utilizador tem acesso e pode explorar.
Selecionando a sugestão e carregando no botão ‘OK’, esta é copiada para o clipboard e pode ser colada nas mensagens através da opção ‘Colar’ do menu de contexto do botão direito do rato ou da combinação das teclas ‘CTRL’ + ‘V’.
Já do lado direito do ecrã existe outra aba ‘Histórico de conversas’ que mostra as conversas organizadas por período (Hoje, Última Semana, Último Mês, Mais Antigas).
É ainda possível:
Ocultar automaticamente as abas com o ícone , ficando posicionadas lateralmente (cada qual do seu lado ou do mesmo lado caso se tenha alterado a posição original das abas);
Quando do mesmo lado, as abas ficam uma por cima da outra, sendo possível alterar o seu tamanho, quer em largura quer em altura, puxando-as pelos limites de cada caixa.
Outras configurações
Acedendo ao menu de contexto do botão direito do rato, o utilizador tem acesso a um conjunto de opções de configuração:
Gerir conversas
Se o utilizador não tiver conversas para consultar, é mostrado um aviso:
Quando tem, aparece o seguinte ecrã:
Se carregar no botão ‘Apagar’, as conversas selecionadas são eliminadas, se carregar no botão ‘Voltar’, as conversas mantêm-se.
Exportar conversa
São mostradas as conversas que o utilizador já teve com o ARTSOFT Intelligence, possibilitando que sejam guardadas num ficheiro em formato .txt.
Copiar mensagem para a área de transferência
Permite copiar para o clipboard a última mensagem que se encontra no ARTSOFT Intelligence.
Configurar acessos dos utilizadores
Abre o ecrã de utilizadores do ARTSOFT, não se posicionando em nenhum registo específico. Naturalmente que esta ação só é executada se o utilizador tiver acesso para tal.
Abrir a configuração da empresa
Esta opção abre o ecrã das configurações da empresa, desde que aceite prosseguir para as mesmas.
Se existirem outros registos abertos para além do ARTSOFT Intelligence, é dada essa indicação através de uma mensagem de aviso e o ecrã de configuração de dados relativos à empresa não é aberto (se tentar abrir a configuração de dados relativos à empresa pelo menu ‘Configurações -> Configurar Empresa’ com o ARTSOFT Intelligence aberto, vai-lhe ser apresentada sempre a mensagem de existirem registos abertos).
Caso não existam registos abertos, é aberto o ecrã de configuração de dados relativos à empresa. Uma vez mais, desde que o utilizador tenha acesso para tal.
Informações sobre o ARTSOFT Intelligence
Esta opção mostra informações gerais do ARTSOFT Intelligence, comuns a todas as empresas, nomeadamente:
- Número de tokens disponíveis para todas as empresas associadas à licença utilizarem no ARTSOFT Intelligence;
- Data da próxima renovação de tokens.
E mostra também informações do ARTSOFT Intelligence sobre a empresa corrente:
- O modelo usado ao comunicar com o AI;
- Se o utilizador está a usar ou não uma chave própria;
- Até quantos dias devem ser mostradas as conversas (as conversas mais antigas que o limite configurado, são ocultadas);
- Número limite de conversas (evita que os utilizadores criem demasiadas conversas ao mesmo tempo).
Detalhes de utilização
De forma a controlar os consumos de tokens, esta opção permite filtrar o período de utilização do ARTSOFT Intelligence a considerar na análise, por utilizador e por mês.
Personalizar o chat
Ao aceder às configurações do chat, pode tornar o ecrã do ARTSOFT Intelligence mais ao seu gosto, ajustando algumas configurações que sejam do seu agrado.
Caso tenha procedido a alterações e pretenda repor as definições originais, pressione a tecla ‘SHIFT’ antes de abrir esta janela.
4º Passo: Começar a usar o ARTSOFT Intelligence
Com tudo preparado, está na hora de explorar o potencial do ARTSOFT Intelligence no seu dia a dia. Neste passo, vai descobrir como tirar partido das sugestões automáticas — tanto no ecrã principal como nas fichas —, reutilizar questões anteriores e usar exemplos úteis que o ajudam a navegar pelo sistema de forma orientada e intuitiva.
Além das consultas, também poderá executar ações diretamente no ARTSOFT ou noutras aplicações ligadas, recorrendo apenas a linguagem natural. Com estas funcionalidades, o ARTSOFT Intelligence torna-se um verdadeiro assistente inteligente, pronto a apoiar decisões, acelerar tarefas e simplificar o seu trabalho.
Sugestões automáticas
Para iniciar a utilização do ARTSOFT Intelligence, recomendamos começar pelas Sugestões Automáticas. Esta funcionalidade permite explorar o assistente de forma simples e intuitiva, ajudando-o a familiarizar-se com o seu funcionamento.
São apresentadas 5 sugestões aleatórias na interface do assistente. Na aba ‘Sugestões Automáticas’, pode:
- Selecionar diretamente uma das sugestões apresentadas;
- Ou abrir o Catálogo de Sugestões, onde poderá escolher a área temática da questão, como: Artigos, Contas Correntes, Vendedores, Recursos Humanos, Contabilidade, entre outras.
Depois de escolher a sugestão, selecione a questão pretendida e clique em ‘OK’.
O conteúdo será copiado automaticamente para a área de transferência. Para colá-lo na zona de mensagens, utilize:
O menu de contexto (botão direito do rato > ‘Colar’);
Ou o atalho de teclado ‘CTRL’ + ‘V’.
Verifique se a questão precisa de ajustes. Depois de ajustada, envie a questão premindo ENTER ou clicando no botão de envio.
Se o ARTSOFT Intelligence não tiver dados suficientes ou a questão estiver incompleta, será solicitada mais informação ao utilizador. Poderá reformular a pergunta ou responder diretamente ao pedido de esclarecimento apresentado.
Durante o processamento, será exibida a mensagem “Aguarde pela resposta do ARTSOFT Intelligence…”.
As respostas podem ser apresentadas em formato de texto ou tabela.
No caso das tabelas, é possível melhorar a sua visualização com um duplo clique, que permite expandi-la. Pode ainda exportá-la para Excel através do ícone , facilitando a análise e tratamento dos dados.
Sugestões automáticas nas fichas
Nas fichas dos registos de Artigos está também disponível o ícone do ARTSOFT Intelligence, através do qual poderá aceder a Sugestões Automáticas relevantes para o contexto da ficha.
Ao selecionar uma sugestão:
- O ecrã do ARTSOFT Intelligence é aberto automaticamente;
- A pergunta correspondente é preenchida;
- E a resposta é apresentada de imediato.
No exemplo ilustrado, além de responder à pergunta, o ARTSOFT Intelligence explicou ainda a fórmula de cálculo utilizada, fornecendo uma resposta completa e fundamentada.
Reutilização de questões
Pode reutilizar facilmente perguntas já colocadas:
- Use as setas do teclado (↑ e ↓) para navegar entre mensagens anteriores;
- Ou faça duplo clique sobre uma mensagem para a copiar ou editar (‘CTRL’ + ‘C’ ou opção ‘Copiar’ do menu de contexto).
Também é possível alterar o título descritivo de uma pergunta já feita. Esta alteração não modifica a questão original, apenas o texto que a identifica na interface.
Ao reutilizar uma questão, o ARTSOFT Intelligence mantém o contexto da conversa anterior, permitindo continuar a análise com base nas interações anteriores.
Por exemplo, foi solicitada a redução do tamanho de uma lista e a adição de uma coluna com percentagens. O utilizador pode depois continuar a refinar o pedido com novas instruções.
Quanto mais clara e detalhada for a pergunta, mais relevante e precisa será a resposta fornecida.
Questões de ajuda passo a passo
O ARTSOFT Intelligence pode ser utilizado também para esclarecer dúvidas sobre como executar determinadas operações na aplicação.
Por exemplo: “Como criar um registo de cliente?” ou “Como gerar o mapa de vendas por vendedor?”
O assistente interpretará a questão e fornecerá uma resposta orientada, com os passos necessários ou com sugestões relevantes, sempre com base nas funcionalidades e permissões disponíveis para o utilizador.
Questões de apoio à decisão
O ARTSOFT Intelligence pode ainda ser utilizado para analisar cenários concretos da empresa e propor melhorias ou otimizações, funcionando como apoio à tomada de decisões.
Por exemplo:
- Identificar padrões de comportamento nas vendas;
- Sugerir ajustes em condições comerciais;
- Detetar possíveis desvios em custos ou margens;
- Avaliar a eficácia de campanhas ou ações anteriores.
Sempre que possível, o assistente apresenta os dados em formato estruturado e explica o raciocínio por trás das sugestões, ajudando o utilizador a interpretar melhor os resultados e a agir de forma mais informada.
Execução de ações no sistema
Para além de responder a questões, o ARTSOFT Intelligence permite também executar ações diretamente no sistema, otimizando ainda mais a interação com o ERP.
Por exemplo, ao dar a instrução “Abrir o registo de artigos”, o sistema interpreta o pedido e tenta abrir o ecrã correspondente.
Se existirem várias entradas de menu que correspondam à instrução, será apresentado o ecrã de ‘Múltiplas Correspondências’. Nesse caso, deve:
- Identificar a opção pretendida na lista;
- Selecioná-la;
- Clicar em ‘OK’ para continuar.
Após esta seleção, o registo de artigos será aberto automaticamente. Se a instrução for mais específica, como por exemplo “Abrir o registo do artigo 00100100001”, o ARTSOFT abre diretamente a ficha do artigo indicado.
No caso de ser dada uma instrução para efetuar uma ação que ainda está em desenvolvimento no ARTSOFT, o ARTSOFT Intelligence dá essa indicação e recomenda ao utilizador que fique atento às novidades divulgadas pela ARTSOFT para futuras atualizações.
De forma a evitar um consumo elevado de tokens, apenas é possível recolher até 20 registos. Para ver mais registos, é sugerido utilizar as janelas do ARTSOFT.
Ações em aplicações externas
O ARTSOFT Intelligence consegue interagir com aplicações externas, abrindo ou utilizando programas instalados no sistema, sempre que tal seja necessário para dar resposta ao pedido do utilizador.
Exemplos:
Criar um email
Ao solicitar a criação de um email, o assistente abre automaticamente a aplicação nativa de correio eletrónico configurada no computador (por exemplo, Outlook).
Obter direções no Google Maps
Se for pedida a localização de um cliente ou fornecedor, e for mencionada a utilização do Google Maps, o ARTSOFT Intelligence abre a aplicação ou o browser com o destino definido.
Estas interações funcionam de forma contextual e segura, de acordo com o ambiente de trabalho e permissões do utilizador.
5º Passo: Acesso e Segurança no ARTSOFT Intelligence
O ARTSOFT Intelligence foi desenvolvido para ser uma ferramenta intuitiva e segura. Nem todos os utilizadores têm acesso às mesmas funcionalidades, e algumas ações podem estar limitadas consoante o perfil, o licenciamento ou a política de acessos definida pela sua empresa.
Neste passo, explicamos os principais aspetos relacionados com a utilização segura da funcionalidade, incluindo:
- quem pode aceder e o que pode consultar ou executar;
- como funciona o histórico de conversas;
- como são geridos os tokens e licenças de utilização;
- e que medidas de segurança estão implementadas para proteger os dados da sua empresa.
Com esta informação, ficará a conhecer melhor os limites e garantias associados ao uso do ARTSOFT Intelligence, promovendo uma utilização responsável e eficaz da ferramenta.
Utilizador sem acesso a determinadas áreas
Se um utilizador tentar colocar uma questão ou executar uma ação através do ARTSOFT Intelligence relacionada com uma área do ARTSOFT para a qual não tem permissões de acesso, será apresentada uma mensagem a indicar que não possui permissões suficientes para aceder à informação ou realizar a operação solicitada.
Este comportamento garante que todas as regras de segurança e permissões de acesso definidas no sistema são integralmente respeitadas, mesmo quando se interage através do assistente inteligente.
A utilização do ARTSOFT Intelligence está, assim, sujeita aos mesmos níveis de controlo e segurança aplicáveis à utilização manual do sistema.
Histórico de conversas
O ARTSOFT Intelligence permite consultar o histórico de conversas, facilitando o acesso a interações anteriores com o assistente.
As conversas são organizadas por período temporal:
- Hoje
- Última semana
- Último mês
- Mais antigas (anteriores a um mês)
Para visualizar o detalhe de uma mensagem anterior, basta fazer duplo clique sobre a mesma. Esta será aberta num ecrã próprio, permitindo a sua consulta detalhada.
Esta funcionalidade é especialmente útil para rever análises anteriores, reaproveitar questões já colocadas ou acompanhar a evolução de uma investigação.
Licenciamento e acesso
Para verificar se possui o licenciamento do ARTSOFT Intelligence, aceda ao menu ‘MyARTSOFT -> Licença -> Conteúdo / Conteúdo Completo’.
No separador ‘ARTSOFT Intelligence’, confirme se o módulo ‘Intelligence Chat’ está ativo.
No campo ‘Número de registos’, será apresentado o número de tokens contratados (em milhões). Por exemplo, o valor ‘5’ representa 5 milhões de tokens. Se surgir o valor ‘999’, significa que está a ser utilizada a conta de OpenAI do próprio cliente.
Para validar ou configurar o acesso ao modelo de IA, aceda à ficha de configuração de dados da empresa, na secção ‘ARTSOFT Intelligence’. Aí encontrará os parâmetros necessários para estabelecer a ligação.
Controlo de tokens
Para consultar o número de tokens disponíveis e a data de renovação do plafond contratado, existem duas formas de acesso:
- Através da opção ‘Informações sobre o ARTSOFT Intelligence’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato, na área de respostas;
- Através do menu ‘Configurações -> Tabelas Diversas -> ARTSOFT Intelligence’
Acessos
Nos ‘Acessos comuns’ do registo de utilizador ou dos grupos de utilizadores, foram disponibilizados diversos níveis de permissão relacionados com o ARTSOFT Intelligence.
Segurança
Ao utilizar o ARTSOFT Intelligence, a informação necessária para responder às perguntas dos utilizadores é, de forma controlada, enviada para a API da OpenAI, garantindo que os dados em trânsito estão protegidos contra interceções ou acessos não autorizados. Ou seja, quando o ARTSOFT Intelligence utiliza a API da OpenAI para gerar respostas, a informação da empresa é enviada temporariamente, apenas para processamento em tempo real, e não é guardada, retida ou usada para treinar os modelos da OpenAI. Esta garantia é válida porque, a integração com o OpenAI é feita via API empresarial, e a OpenAI declara explicitamente que:
“We do not use data submitted by customers via our API to train OpenAI models or improve our service.”.
Toda a informação da utilização dos dados por parte do OpenAI pode ser consultada aqui: OpenAI API Data Usage Policies.
Neste contexto, não armazena os dados enviados nem os utiliza para treinar os seus modelos. A informação é processada apenas em memória, exclusivamente para gerar a resposta solicitada, sendo descartada de imediato após o processamento. Esta é uma garantia contratual oferecida pela OpenAI para utilizações através da API, como é o caso do ARTSOFT.
Adicionalmente, o ARTSOFT implementa um conjunto rigoroso de medidas de controlo e segurança: antes de qualquer informação ser enviada para processamento, o sistema valida se o utilizador tem permissões para aceder a esses dados. Apenas a informação estritamente necessária é incluída no pedido, com base no conteúdo da pergunta feita pelo utilizador e nas regras de negócio da aplicação.
Em suma, a disponibilização da informação ao AI no ARTSOFT é feita com um elevado nível de segurança, respeitando as melhores práticas técnicas e de privacidade, sem comprometer a confidencialidade dos dados da empresa.
O ARTSOFT Intelligence introduz assim uma nova forma de interação com o sistema, mais natural, intuitiva e orientada para resultados. Desde a colocação de questões simples à execução de ações no ERP, passando pela análise de dados e sugestões de melhoria, o assistente adapta-se ao contexto de cada utilizador e respeita as regras de segurança e acesso definidas na aplicação. Com funcionalidades em constante evolução, representa uma ferramenta poderosa para otimizar tarefas, acelerar processos e apoiar a tomada de decisões no dia a dia.
A utilização do ARTSOFT Intelligence requer o licenciamento do próprio ARTSOFT Intelligence do ARTSOFT.
Consulte o Help Online para saber mais sobre como utilizar o ARTSOFT Intelligence.
Utilize o ARTSOFT Intelligence recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como utilizar o ARTSOFT Intelligence no ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
