Obtenção Automática de Comprovativos e Guias
Saiba como obter Comprovativos e Guias Automáticos da AT e SS
O Serviço de Obtenção Automática de Comprovativos e Guias foi criado para simplificar e agilizar a gestão de obrigações fiscais e contributivas. Através desta funcionalidade, o sistema recolhe automaticamente os documentos emitidos pela Autoridade Tributária (AT) e pela Segurança Social (SS), organizando-os e disponibilizando-os de forma imediata.
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Este serviço, além de facilitar a partilha direta com clientes e contabilistas, assegura maior eficiência, reduz o esforço manual e minimiza a probabilidade de erros. É especialmente vantajoso para gabinetes de contabilidade e empresas que precisam de comunicar informações fiscais e financeiras com rigor, transparência e dentro dos prazos.
Ao usar esta funcionalidade:
- Garante a obtenção automática de comprovativos e guias diretamente da AT e da SS;
- Reduz o trabalho manual associado à recolha e envio destes documentos;
- Minimiza erros no processo de partilha com clientes e contabilistas;
- Centraliza a gestão documental em locais definidos e organizados;
- Permite configurar envios em contexto multiempresa ou monoempresa;
- Facilita a comunicação transparente e atempada de obrigações fiscais e contributivas;
- Aumenta a eficiência e a confiança na gestão das responsabilidades legais da empresa.
Neste tutorial vamos mostrar os 3 passos necessários para utilizar esta funcionalidade.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configurar processo automático em monoempresa e em multiempresa
- Envio em Multiempresa
- Envio em Monoempresa – processo manual
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Configurações do processo em mono e multiempresa
1º Passo: Configurar processo automático em monoempresa e em multiempresa
O serviço ‘SrvMapasLegais’ funciona tanto em ambientes monoempresa como em multiempresa, permitindo a obtenção automática dos comprovativos e guias de pagamento diretamente dos portais da AT e da SS. Este serviço requer licenciamento específico.
Para envio de notificações de erro por email, é necessário licenciar também o serviço ‘SrvEmail’.
Instalação do Serviço ‘SrvMapasLegais’
O serviço permite definir:
- A periodicidade da verificação de novos documentos (em dias);
- As horas em que a verificação deve ocorrer.
A recolha automática é suportada para os seguintes mapas:
- Modelo 10 – Rendimentos e Retenções – Residentes
- Modelo 30 – Rendimentos Pagos ou Colocados à Disposição de Sujeitos Passivos Não Residentes
- Modelo 39 – Rendimentos e Retenções a Taxas Liberatórias
- DPIVA – Declaração periódica de IVA
- DMR – Declaração Mensal de Remunerações
- DRI-SS – Declaração Mensal de Remunerações da Segurança Social
Sempre que os documentos são recolhidos, são enviados automaticamente para a lista de emails configurada no ARTSOFT, tanto para clientes como para contabilistas. Em caso de erro, como falha de ligação à AT, é enviada uma notificação por email.
Em multiempresa, o serviço deve ser instalado na empresa base (Gabinete de Contabilidade). Para detalhes sobre a instalação, consulte o manual específico de instalação de serviços.
Campos a preencher na configuração do serviço:
- Formulário – .lst a ser utilizado para envio de emails com os documentos;
- Refresh – tempo em minutos entre cada ciclo de recolha e envio (padrão: 60 min);
- LogFile – caminho do ficheiro log para registo de erros e avisos.
Configuração do Serviço de Mapas da AT e SS
No ARTSOFT aceda a ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Configurações -> Configuração do serviço de mapas da AT e SS’ para configurar o comportamento de cada mapa para cada empresa (as que estiverem definidas na Automação para Empresas de Contabilidade). Se não tiver licenciada a Automação para Empresas de Contabilidade, apenas vai aparecer a configuração da própria empresa.
Campos configuráveis para cada mapa/empresa:
- Utilizador – utilizador ARTSOFT cujas credenciais AT, gravadas na ficha de utilizador, serão utilizadas para a recolha;
- Dias – dia da recolha (números ≤0 subtraem do último dia do mês);
- Horas – hora de início da recolha;
- Nº de tentativas – número de tentativas de obtenção;
- Tempo entre tentativas – intervalo em horas que o serviço aguarda entre pedidos;
- Emails (para vários endereços use ‘;’ para os separar):
- Para – destinatários do cliente;
- CC – destinatários do gabinete;
- Notificações de Erro – destinatários para alertas de falhas (⚠️ necessário serviço ‘SrvEmail’ para o envio).
Regras de funcionamento do serviço
Relativamente ao funcionamento do serviço há que considerar as seguintes regras:
- Apenas recolhe mapas com entradas nas obrigações legais;
- Só recolhe mapas marcados como entregues;
- Documentos já recolhidos manualmente não são obtidos novamente, nem enviados por e-mail;
- Só envia documentos obtidos pelo serviço;
- Guias de pagamento só são recolhidas se o comprovativo de entrega estiver disponível.
Boas práticas
- Valide periodicamente emails e frequências de recolha;
- Utilize exportação/importação de registos para reutilizar configurações em mapas ou empresas diferentes.
Serviço ‘SrvEmail’
O serviço ‘SrvEmail’ suporta a utilização em multiempresa, enviando os emails das notificações de erro, geradas pelo serviço de Mapas Legais de várias empresas, para todas as empresas sem que tenha de existir um ‘SrvEmail’ para cada empresa.
Assim, o ‘SrvEmail’ suporta o envio dos emails e processamento das notificações de várias empresas (seja das empresas configuradas para as Obrigações Legais, seja de uma lista de empresas definidas manualmente no ficheiro .cfg).
Para tal, existem duas chaves para este efeito no ficheiro .cfg:
- UseEmpresasOL – utilizar as empresas indicadas nas Obrigações Legais para recolha das notificações a serem processadas. Caso utilize esta configuração, a empresa a executar o serviço tem de ser a empresa base nas Obrigações Legais. Esta configuração é incompatível com o campo ‘ListaEmpresas’ e prevalecem as empresas definidas em ‘ListaEmpresas’ caso ambas estejam indicadas. Esta configuração obriga que este serviço funcione em modo ‘Greedy’, ou seja, não pode existir mais nenhum serviço ArtExec instalado nesta instância;
- ListaEmpresas – lista de empresas (fullpath, exemplo: C:\art\fich\demonstracao.art) para recolha das notificações a serem processadas pelo serviço de emails. Esta configuração obriga que este serviço funcione em modo ‘Greedy’, não podendo existir mais nenhum serviço ArtExec instalado nesta instância.
2º Passo: Configurar locais onde ficam guardados os documentos
Os documentos obtidos são guardados em:
Ou pasta definida pelo utilizador em ‘Empresa -> Automação empresas contabilidade -> Configuração de pastas arquivo’.
Pasta ‘Arquivo’ da empresa, exemplo: C:\ARTSOFT\FICH\Gabinete.art\ARQUIVO\SSOCIAL.
Após o armazenamento, os documentos ficam disponíveis para visualização direta na aplicação.
3º Passo: Envio em multiempresa
O serviço recolhe automaticamente os documentos das plataformas AT e SS.
Após execução, é exibido um relatório com erros e sucessos.
Os documentos passam a constar na lista de comprovativos e guias, podendo ser consultados em PDF através do menu de contexto.
4º Passo: Envio em monoempresa – processo manual
O processo é semelhante, obtendo individualmente os documentos diretamente dos portais da AT e da SS.
Nos respetivos ecrãs de cada mapa está disponível a opção ‘Obter Comprovativo / Guia de Pagamento’.
Após selecionar esta opção, efetue a autenticação e, em ‘Operação’, indique qual o documento que pretende obter..
Os documentos obtidos podem ser visualizados diretamente na pasta de arquivo da empresa.
5º Passo: Envio de email
O envio utiliza a configuração de ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Configurações -> Configuração Email List & Label’:
Não é gerado histórico interno de envio, por isso recomenda-se incluir um endereço em CC para manter registo.
- O email será enviado com o mapa que tiver preenchida a data de entrega nas Obrigações Legais;
- Os documentos são anexados em PDF;
- Não é gerado histórico interno de envio, por isso recomenda-se incluir um endereço em CC para manter registo.
Com esta funcionalidade, pode obter automaticamente os comprovativos e guias da AT e da SS, armazenando-os em diretórios configuráveis para acesso rápido e histórico organizado.
O envio automático por email para clientes, com opções de personalização, reforça a confiança na comunicação.
Desta forma, elimina-se a necessidade de aceder manualmente aos portais, fazer downloads e partilhar ficheiros, reduzindo o risco de esquecimentos ou atrasos e garantindo o cumprimento das obrigações de forma simples, clara e eficiente.
A obtenção automática dos comprovativos e guias da Autoridade Tributária e da Segurança Social requer o seguinte licenciamento:
- Monoempresa – Contabilidade e/ou Recursos Humanos do ARTSOFT e Serviços SrvMapasLegais e
- Multiempresa – Automação para Empresas de Contabilidade do ARTSOFT e Serviços SrvMapasLegais e
NOTA: Sem os serviços, o processo de recolha e envio é manual.
Consulte aqui para saber mais sobre como obter automaticamente comprovativos e guias da Autoridade Tributária e da Segurança Social.
Obtenha automaticamente comprovativos e guias da Autoridade Tributária e da Segurança Social recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como obter automaticamente comprovativos e guias da Autoridade Tributária e da Segurança Social no ARTSOFT:
