Gestão de ausências e presenças dos recursos humanos
Saiba como marcar férias, indisponibilidades, disponibilidades e trabalho suplementar
É possível gerir eficazmente a marcação de férias, indisponibilidades e horas extra para vários colaboradores internos ao mesmo tempo, bem como ajustar as disponibilidades de colaboradores externos de forma simultânea. A gestão destas funcionalidades no ARTSOFT evita conflitos com os agendamentos de tarefas.
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Em algumas empresas é comum estabelecer períodos de encerramento para férias, seja devido à sazonalidade das atividades ou por decisão da administração. Estes períodos podem incluir datas específicas como véspera de Natal, véspera de Ano Novo, dia de Carnaval e pontes próximas a fins de semana.
Outras empresas reservam dias inteiros ou parte deles para celebrar eventos como aniversários corporativos ou festas de Natal, permitindo que os colaboradores participem em atividades organizadas, eventos ou reuniões. É essencial registar as indisponibilidades nessas ocasiões para evitar conflitos com os agendamentos de tarefas.
Para além destes cenários, há momentos críticos em que é necessário mobilizar toda uma equipa, departamento ou até toda a empresa para concluir projetos dentro de prazos definidos, frequentemente recorrendo a horas extraordinárias. Empresas que dependem de colaboradores externos também podem definir períodos específicos nos quais esses profissionais devem estar presentes nas instalações.
No ARTSOFT, é possível gerir eficazmente a marcação de férias, indisponibilidades e horas extra para vários colaboradores internos ao mesmo tempo, bem como ajustar as disponibilidades de colaboradores externos de forma simultânea.
Neste tutorial vamos mostrar os 4 passos necessários para efetuar a marcação de férias, indisponibilidades, trabalho suplementar e disponibilidades para vários colaboradores em simultâneo.
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MARCAÇÃO DE FÉRIAS
1º passo – Marcação de férias
No ecrã de férias, o botão ‘Marcar’ tem um menu onde se pode selecionar a marcação de férias para um único colaborador ou para vários colaboradores ao mesmo tempo.
De seguida, é apresentado o ecrã ‘Marcação de Férias’ com a lista de todos os colaboradores da empresa para que possam ser selecionados os recursos pretendidos.
Uma vez que com esta opção pode haver colaboradores com impossibilidade de marcação de férias para a data indicada, é gerado um log file com os erros, sobreposições e marcações bem-sucedidas.
Os dias agendados ficam pendentes de aprovação, entrando no circuito de aprovação de férias da empresa.
Caso o utilizador que marca as férias não seja coordenador nem supervisor, ou seja, não tenha possibilidade de marcar férias, a lista dos colaboradores não fica visível. Para utilizadores que coordenam apenas alguns colaboradores, na lista só aparecem os colaboradores que este coordena.
INDISPONIBILIDADES
2º Passo: Marcação de indisponibilidades
No ecrã de indisponibilidades, o botão ‘Marcar’ tem um menu onde se pode selecionar a marcação de indisponibilidades para um único colaborador ou para vários colaboradores ao mesmo tempo.
A principal diferença da marcação coletiva para a marcação individual surge no ecrã de ‘Marcação de Indisponibilidade’ que mostra as opções para selecionar o tipo de organização pretendido, do lado esquerdo do ecrã, permitindo selecionar os colaboradores afetados pela marcação conjunta da indisponibilidade.
Ao gravar é exibido um ecrã com a lista de colaboradores com erro na marcação e com marcação bem-sucedida.
3º Passo – Marcação de trabalho suplementar
No ecrã de trabalho suplementar, o botão ‘Marcar’ tem um menu onde se pode selecionar a marcação de trabalho suplementar para um único colaborador ou para vários colaboradores ao mesmo tempo.
Caso o utilizador não tenha acesso a mais de um colaborador, só aparece a possibilidade de inserir um registo.
A principal diferença da marcação coletiva para a marcação individual surge no ecrã de ‘Marcação de Trabalho Suplementar’ que mostra as opções para selecionar o tipo de organização pretendido, do lado esquerdo do ecrã, permitindo selecionar os colaboradores afetados pela marcação conjunta do trabalho suplementar.
Ao gravar é exibido um ecrã com a lista de colaboradores com erro na marcação e com marcação bem-sucedida.
DISPONIBILIDADES
4º Passo – Marcação de disponibilidades
No ecrã de disponibilidades, o botão ‘Marcar’ tem um menu onde se pode selecionar a marcação de disponibilidades para um único colaborador ou para vários colaboradores ao mesmo tempo.
Caso o utilizador não tenha acesso a mais de um colaborador externo, só aparece a possibilidade de inserir um registo.
A principal diferença da marcação coletiva para a marcação individual surge no ecrã de ‘Marcação de Disponibilidade’ que mostra as opções para selecionar o tipo de organização pretendido, do lado esquerdo do ecrã, permitindo selecionar os colaboradores externos afetados pela marcação conjunta da disponibilidade.
Ao gravar é exibido um ecrã com a lista de colaboradores com marcação bem-sucedida.
Esta funcionalidade evita ter de se efetuar todas estas marcações, comuns a vários colaboradores ou a toda a empresa, de forma individual, tornando esta tarefa mais simples, intuitiva e facilitando a marcação de presenças ou ausências na empresa de forma massiva.
A marcação de férias, indisponibilidades, trabalho suplementar e disponibilidades para vários colaboradores em simultâneo, requer o licenciamento dos seguintes módulos do ARTSOFT:
Consulte O Help Online do ARTSOFT para saber mais sobre como marcar férias para vários colaboradores em simultâneo, para indisponibilidades, para trabalho suplementar e para disponibilidades.
Faça a marcação de férias, indisponibilidades, trabalho suplementar e disponibilidades para vários colaboradores em simultâneo recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Conheça este e outros passo-a-passo no seu HELP ONLINE.
