Gerir ausências e indisponibilidades com eficiência
Aprenda a gerir Ausências e Indisponibilidades nas Assiduidades
A gestão de ausências, nomeadamente férias e indisponibilidades, é fundamental para garantir o correto planeamento dos recursos humanos, o cumprimento das obrigações legais e a fiabilidade da informação para processamento salarial.
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Processamento de Salários e Mapas Oficiais
A gestão de ausências, nomeadamente férias e indisponibilidades, é fundamental para garantir o correto planeamento dos recursos humanos, o cumprimento das obrigações legais e a fiabilidade da informação para processamento salarial. Um registo rigoroso destas ocorrências permite evitar conflitos de agenda, reduzir erros administrativos e assegurar uma visão clara da disponibilidade dos colaboradores.
No ARTSOFT, estas operações estão integradas num processo simples e centralizado, permitindo-lhe registar, consultar e controlar ausências de forma eficiente, com impacto direto na assiduidade e no processamento salarial.
O Portal do Colaborador pode também ser utilizado como suporte a este processo, permitindo aos colaboradores solicitar férias ou comunicar indisponibilidades. No entanto, esse processo será abordado num tutorial específico.
Neste tutorial, irá aprender a gerir férias e indisponibilidades, compreender o impacto destas na assiduidade e tirar partido das funcionalidades disponíveis para simplificar e automatizar a gestão do dia a dia.
Conceitos fundamentais
Para uma gestão eficiente das ausências, é importante compreender os seguintes conceitos:
Férias – Períodos de ausência planeada do colaborador, normalmente sujeitos a aprovação e com impacto direto no saldo de dias disponíveis.
Indisponibilidades – Períodos em que o colaborador não está disponível para trabalhar por motivos diversos (ex.: consultas, formação, motivos pessoais), podendo ou não ter impacto no processamento salarial.
Eventos de Assiduidade – Tipos de registos utilizados para classificar ausências (ex.: férias, faltas justificadas, indisponibilidades).
Neste tutorial vamos mostrar as três etapas principais.
Percorra os passos do tutorial
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Tutorial
1º Passo: Como gerir férias
A gestão de férias permite planear e controlar os períodos de ausência dos colaboradores, garantindo consistência com os saldos disponíveis e as regras da organização. Deve ser efetuada por um utilizador com perfil Coordenador ou responsável de Recursos Humanos, uma vez que envolve regras legais, saldos e impacto direto no processamento salarial.
- Registar férias
Permite marcar férias de forma individual ou coletiva.
Como fazer:
- Aceder a ‘Assiduidade → Colaboradores Internos → Férias’
- No botão ‘Marcar’ escolher ‘para um colaborador’ ou ‘para vários colaboradores’
Para um colaborador:
- No ecrã ‘Marcação de Férias’, selecionar o colaborador
- Indicar o tempo de férias (data de início e fim)
- Indicar o período (dias completos ou meios‑dias)
- Gravar o registo
Para vários colaboradores:
- No ecrã ‘Marcação de Férias’, selecionar os colaboradores (pode optar por uma forma de organização, como departamento, local de trabalho, organograma)
- Indicar o tempo de férias (data de início e fim)
- Indicar o período (dias completos ou meios‑dias)
- Pode incluir uma justificação
- Gravar registo
Em ambos os casos, o sistema valida automaticamente o saldo disponível de férias e eventuais conflitos com outros eventos de assiduidade.
- Consultar Férias
Permite visualizar os períodos de férias registados (marcados, planeados ou aprovados).
Passos:
- Aceder ao mesmo ecrã em ‘Assiduidade → Colaboradores Internos → Férias’
- Selecionar colaborador ou estrutura
- Clicar em ‘Atualizar’
Esta consulta é essencial para o planeamento de equipas e prevenção de ausências simultâneas críticas.
- Alterar ou cancelar férias
Utilize esta opção quando for necessário corrigir ou cancelar períodos registados.
- Edite o registo a alterar
- Proceda às alterações pretendidas (data, período, justificação)
- Grave o registo
- Para cancelar férias, na grelha de férias ative o menu de contexto do botão direito do rato, selecione a opção para apagar e confirme
O sistema atualiza automaticamente o saldo de férias do colaborador.
- Aprovar ou rejeitar férias
No mesmo ecrã de férias:
- Selecione o estado ‘Pendentes’ (aparece selecionado por omissão)
- Selecione os registos para os quais pretende aprovar ou rejeitar as férias
- No botão ‘Aprovar’ selecione a opção ‘Aprovar’ ou ‘Rejeitar’
- Se preferir consultar o pormenor de cada pedido, edite o registo e use os botões ‘Aprovar’ ou ‘Rejeitar’ no ecrã ‘Consulta de Férias’
- Controlar saldos de férias
Permite acompanhar os dias disponíveis, gozados e pendentes.
- Aceda ao mesmo ecrã através de ‘Assiduidade -> Colaboradores Internos -> Férias’
- Selecione a opção ‘Aprovadas’ ou ‘Rejeitadas’, conforme o que pretende consultar
- Indique o período de tempo para o qual deseja consultar as férias marcadas
- Selecione os recursos cujas férias deseja consultar
- Clique em ‘Atualizar’ para efetuar o preenchimento da grelha, de acordo com os dados resultantes da filtragem aplicada
Este controlo é essencial para evitar inconsistências no processamento salarial.
2º Passo: Gerir indisponibilidades
As indisponibilidades permitem registar períodos em que o colaborador não está disponível, independentemente de serem considerados faltas ou não.
- Registar indisponibilidades
Permite registar períodos em que o colaborador sabe previamente que não estará disponível, mas que não correspondem a férias.
Como fazer:
- Aceder a ‘Assiduidade → Colaboradores Internos → Indisponibilidades’
- No botão ‘Marcar’ escolher ‘para um colaborador’ ou ‘para vários colaboradores’
Para um colaborador:
- No ecrã ‘Marcação de Indisponibilidade’, selecionar o colaborador
- Escolher o motivo da indisponibilidade (ex.: consulta, formação, ausência pessoal)
- Indicar o período (horas, dias completos ou meios‑dias)
- Pode incluir uma justificação
- Gravar o registo
Estas indisponibilidades são consideradas pelo sistema no tratamento das presenças e irregularidades.
Para vários colaboradores:
- No ecrã ‘Marcação de Indisponibilidade’, selecionar os colaboradores (pode optar por uma forma de organização, como departamento, local de trabalho, organograma)
- Escolher o motivo da indisponibilidade (ex.: consulta, formação, ausência pessoal)
- Indicar o período (horas, dias completos ou meios‑dias)
- Pode incluir uma justificação
- Gravar o registo
2. Consultar indisponibilidades
Permite acompanhar os registos efetuados.
Passos:
- Clicar em ‘Atualizar’
- Aceder ao mesmo ecrã em ‘Assiduidade → Colaboradores Internos → Férias’
- Selecionar colaborador ou estrutura
A visualização permite cruzar rapidamente indisponibilidades com escalas e horários planeados.
- Alterar ou anular indisponibilidades
Utilize esta opção quando for necessário corrigir ou cancelar períodos registados.
- Edite o registo a alterar
- Proceda às alterações pretendidas (tipo, data, período, justificação)
- Grave o registo
- Para cancelar indisponibilidades, na grelha de indisponibilidades ative o menu de contexto do botão direito do rato, selecione a opção para apagar e confirme
Aprovar ou rejeitar indisponibilidades
No mesmo ecrã de indisponibilidades:
- Selecione o estado ‘Pendentes’ (aparece selecionado por omissão)
- Selecione os registos para os quais pretende aprovar ou rejeitar as indisponibilidades
- No botão ‘Aprovar’ selecione a opção ‘Aprovar’ ou ‘Rejeitar’
- Se preferir consultar o pormenor de cada pedido, edite o registo e use os botões ‘Aprovar’ ou ‘Rejeitar’ no ecrã ‘Consulta de Indisponibilidade’
- Dependendo da configuração interna:
– As indisponibilidades podem necessitar de aprovação do coordenador
– Após aprovação, o registo fica fechado e auditavél
- Consultar indisponibilidades
Permite acompanhar os dias disponíveis, gozados e pendentes.
- Aceder ao menu ‘Assiduidade → Colaboradores Internos → Indisponibilidades’
- Escolher a organização e selecionar os itens
- Preencher o intervalo de datas
- Selecionar o ‘Tipo’, o colaborador pode ver individualmente cada tipo de indisponibilidade ou todas, através da opção ‘Mostrar todos’
- Selecionar o estado ‘Aprovadas’
Este controlo é essencial para evitar inconsistências no processamento salarial.
3º Passo: Validar impacto das Ausências na Assiduidade
Após o registo de férias e indisponibilidades, é essencial garantir que estas são corretamente refletidas na assiduidade.
Boas práticas:
- Gerar presenças após alterações às ausências
- Confirmar que não existem irregularidades indevidas
- Validar que faltas não são geradas em períodos de férias ou indisponibilidade
- Confirmar saldos de férias atualizados
Este controlo garante coerência entre planeamento, assiduidade e processamento salarial.
Checklist de fecho (recomendado)
Antes de avançar para o processamento salarial, confirme:
- Férias registadas corretamente e dentro dos saldos disponíveis
- Indisponibilidades devidamente classificadas e corretamente lançadas
- Ausências coerentes com as regras internas
- Saldos atualizados e consistentes
- Informação validada e auditável
Conclusão
Uma gestão eficaz de férias e indisponibilidades permite antecipar ausências, melhorar o planeamento das equipas e garantir que a assiduidade reflete fielmente a realidade operacional da empresa.
Ao utilizar o ARTSOFT para gerir ausências de forma integrada, reduz tarefas administrativas, evita erros manuais e assegura total transparência para colaboradores e responsáveis.
A gestão de presenças e irregularidades requer o licenciamento do módulo Assiduidades do ARTSOFT.
Consulte no Help do ARTSOFT para saber mais sobre como gerir férias ou sobre como gerir indisponibilidades no ARTSOFT.
Utilize a gestão de ausências nas Assiduidades recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
