Geração do ficheiro Intrastat

08 Abril 2024

Saiba como gerar de forma automática o ficheiro Intrastat a entregar ao INE

O Intrastat é um sistema de informação estatístico que visa recolher dados sobre as trocas de bens entre os Estados-membros da União Europeia. Este tutorial irá guiá-lo passo a passo através do processo de geração automática do ficheiro.

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Este tutorial irá guiá-lo passo a passo através do processo de geração automática do ficheiro Intrastat a entregar ao INE (Instituto Nacional de Estatística). O Intrastat é um sistema de informação estatístico que visa recolher dados sobre as trocas de bens entre os Estados-membros da União Europeia.

A quem se destina

A todas as empresas que intervêm na transação de bens entre os Estados-membros da União Europeia, abrangidas pelo IVA e que ultrapassem os valores dos limiares estatísticos de assimilação.

Percorra os passos do tutorial

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Passos necessários para gerar e comunicar o Intrastat

1º Passo Consultar tabelas gerais

As tabelas gerais necessárias a esta configuração são as tabelas de Países e de Intrastat.

Tabelas de Países

A tabela de países é acedida através da opção de menu ‘Configurações -> Tabelas Gerais -> Países’. Nesta tabela terá de validar se o código ISO-2 de cada país (coluna ‘IS’) é o correto para efeitos do relatório Intrastat.

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Tabelas de Intrastat

As tabelas de configuração de Intrastat podem ser acedidas através da opção de menu ‘Configurações -> Tabelas Gerais -> Intrastat’. Esta opção de menu dá acesso a quatro tabelas distintas que são acedidas selecionando a respetiva opção.

Regiões

Corresponde às regiões de origem (exportação) e de destino (importação) dos produtos comprados e vendidos.

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Portos / Aeroportos

Corresponde à localização dos portos e aeroportos existentes no país. A sua identificação é necessária para o registo dos locais de chegada e de expedição dos produtos de e para o exterior.

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Naturezas de Transação

Corresponde às naturezas de transação que serão associadas a cada tipo de documento.

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Nomenclatura Combinada (NC8)

Corresponde ao código pautal dos artigos, ajudando a compreender quais os direitos aduaneiros aplicáveis a cada produto específico.

ARTSOFT disponibiliza os ficheiros ‘NC8.ASC’ e ‘NC8_EQU_ANOANTERIOR_ANOATUAL.TXT’ que são gerados a partir da base de dados ‘Tabelas_Intrastat_20XX-PT.mdb’ disponibilizada pelo INE.

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Esta tabela disponibiliza alguns ícones dos quais se destacam os seguintes:

Descarregar e importar tabela – Ao importar esta tabela, de nomenclatura combinada, vai substituir o conteúdo atual pelo conteúdo do ficheiro importado. De seguida mostra uma mensagem informativa e permite descarregar também o ficheiro ‘NC8_EQU_ANOANTERIOR_ANOATUAL.TXT’.

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Descarregar ficheiro de equivalências – Esta opção descarrega o ficheiro ‘NC8_EQU_ANOANTERIOR_ANOATUAL.TXT’ para a pasta ASCII do ARTSOFT.

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Importar ficheiro NC.TXT do INE – Como esta tabela é atualizada todos os anos pelo INE, podendo existir alterações de um ano para o outro, ao nível dos códigos de artigo, para facilitar a atualização dos dados, é possível importar o ficheiro ‘NC.TXT’ a partir de uma localização (sugere a pasta ASCII do ARTSOFT, mas permite alterar).

Após a importação da tabela NC8 para todas as empresas sujeitas a Intrastat, deve usar este botão para que todos os artigos que tiveram alteração de códigos sejam atualizados com o novo código. Esta operação vai pedir a seleção do ficheiro de equivalências do ano corrente, verificar os artigos que contenham códigos NC8 do ano anterior e que sofreram alterações no atual e, se for possível, atualiza-os com os novos códigos.

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2º Passo Ficha de empresa

No menu ‘Configurações -> Configurar Empresa’, grupo ‘Gestão Comercial -> Intrastat / IVA comunitário -> Intrastat’ deverão ser colocados os parâmetros necessários ao correto funcionamento desta funcionalidade.

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Ter em atenção que apenas deve ser preenchido o NIF do responsável pelo envio quando não é a própria empresa a enviar o ficheiro (por exemplo, uma empresa de pequena dimensão em que a prestação deste serviço é efetuada por terceiros).

3º Passo Configurar tabelas de documentos

Tabelas de Documentos

Selecione a opção de menu ‘Configurações -> Tabelas Gestão Comercial -> Documentos -> Série de documentos’.

Os documentos relativos a transmissões intracomunitárias devem ser classificados consoante a natureza da transação, por esse motivo deve ser especificada uma série por cada natureza de transação.

Assim, no separador ‘Intrastat’ terá de selecionar a ‘Natureza de transação’ adequada à série que estiver a configurar.

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Tabela de Condições de Entrega

A tabela de condições de entrega é acedida através da opção de menu ‘Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Condições Entrega – Intrastat’.

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Nas colunas ‘% Compra’ e ‘% Venda’ devem ser colocadas as percentagens a aplicar sobre o valor das compras e das vendas para obtenção do valor estatístico a declarar no Intrastat (para mais esclarecimentos deverá consultar o site do INE referente ao Intrastat).

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4º Passo Configurar tabelas e registos de artigos

Tabelas de Artigos

As tabelas de artigos estão disponíveis a partir da opção de menu ‘Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial -> Artigos -> Artigos’.

Tabela de unidades de movimentação

Dependendo da unidade de medida associada ao artigo deve ser colocado o fator de conversão para o Intrastat (por exemplo, se o artigo for vendido à Tonelada, mas para efeitos de Intrastat apenas interessa obter as vendas em Quilogramas, deve colocar 1000 na coluna ‘Fator I.S.’).

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Tabela de armazéns

Nesta tabela deverá associar a região (localização geográfica) ao armazém.

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Na edição do armazém, pode preencher os campos relativos ao Intrastat, nomeadamente a localização geográfica nacional, o porto e o aeroporto por omissão.

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Registo de Artigos

Por fim, no ‘Registo de Artigo’, separador ‘Geral’, grupo ‘Intrastat / perigosidade’ terá de ser colocado o código da nomenclatura do artigo (código pautal). No campo ‘Classific. Intrastat’ pode utilizar a tecla ‘+’ para aceder à tabela de nomenclatura combinada (NC8). Pode ainda definir qual o país de origem, por omissão, a ser usado na recolha dos documentos.

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5º Passo Configurar tabelas e registos de terceiros

Tabelas de Terceiros

As tabelas de terceiros são acedidas através da opção de menu ‘Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Terceiros -> Terceiros’.

Tabela de modos de expedição

Selecione o separador ‘Diversos’ de forma a aceder à tabela ‘Modos Expedição’ e a associar o código Intrastat a cada um dos modos de expedição utilizados pela empresa.

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Registo de Terceiros

No ‘Registo de Terceiro’ devem ser colocados no campo ‘Condição de Entrega Intrastat’ os custos que o ARTSOFT irá assumir relativamente ao Cliente / Fornecedor (colocar em cada um dos respetivos separadores).

Se esta opção não for preenchida será utilizado o valor indicado na ficha da empresa ou, em alternativa, o valor colocado manualmente no documento.

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6º Passo Criar documentos

De forma a garantir o correto funcionamento e envio de ficheiros ao nível do ARTSOFT, sugerimos a consulta dos manuais operacionais disponibilizados pelo INE, bem como as instruções relativas ao envio de ficheiros.

Iniciamos o processo por emitir um documento de entrada, sendo esta a série de documentos configurada de acordo com as especificações anteriormente apresentadas.

Deverá preencher o cabeçalho do documento de acordo com os dados da figura abaixo, tendo em atenção que terá de utilizar um fornecedor que esteja de acordo com a configuração anteriormente estabelecida.

No grupo ‘Intrastat’, poderá visualizar as condições de entrega configuradas no registo do terceiro, sendo que estas podem ser alteradas no documento, e ainda associar a localização do ‘Porto/Aeroporto’.

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Nos lançamentos do documento, lance os artigos configurados anteriormente com a classificação Intrastat e introduza o código Intrastat do país de origem do artigo.

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Posteriormente à finalização do documento poderá aceder novamente a esta informação, caso a pretenda consultar ou alterar, através da opção ‘Intrastat-Entrega’, disponível no ícone ‘Informações do documento’ da barra de ferramentas.

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7º Passo Gerar Ficheiro Intrastat

Para gerar os ficheiros mensais de Intrastat, terá de selecionar a opção de menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Operações Diversas -> Intrastat’ onde tem acesso às várias declarações, com indicação dos meses e do tipo de declarações enviadas.

Prima o botão ‘Nova’ para gerar uma nova declaração, indicando de seguida o mês a que diz respeito. De seguida prima ‘Gerar’.

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Após gerar esta declaração, selecionando-a, pode visualizar os detalhes de importação e de exportação, através do botão disponível no cabeçalho da tabela. Tem ainda acesso a um conjunto de novas funcionalidades (botões), tais como: ‘Anular’, ‘Corrigir’, ‘Eliminar’, ‘WebInq’ e ‘Validar NC8’:

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Anular – é utilizada para gerar um ficheiro de anulação, relativamente a uma declaração já enviada. Este ficheiro também terá de ser enviado para o INE.

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Corrigir – é utilizada para gerar um novo ficheiro, a enviar para o INE, com o intuito de substituir a declaração enviada anteriormente.

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A figura seguinte mostra uma situação de correção de uma declaração, onde se pode observar que é gerada uma nova declaração (ficheiro) que deverá ser enviada para o INE, com o intuito de proceder à substituição da anterior.

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Eliminar – só se encontra disponível para declarações não enviadas e visa eliminar uma declaração e respetivo ficheiro. Mostra uma mensagem de confirmação antes de prosseguir com a anulação do registo.

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WebInq – ativa uma mensagem de confirmação de upload do ficheiro WebInq e, simultaneamente, copia o caminho e o nome do ficheiro para o clipboard do computador.

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Os ficheiros de fluxo de chegada (CAAAANNN.txt) e de expedição (EAAAANNN.txt) são gerados na pasta da empresa, em ‘ARQUIVO\INE’.

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Se confirmar o upload do ficheiro WebInq é também aberta a página de Internet webinq.ine.pt/aderentes, para que o utilizador introduza o seu código de aderente e respetiva password.

De seguida, poderá então submeter os ficheiros de fluxo de chegada (CAAAANNN.txt) e de expedição (EAAAANNN.txt) gerados.

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Validar NC8 – permite validar os códigos NC8 da declaração de Intrastat em que se está posicionado. A validação pode ser feita por artigos ou por documentos, sendo visualizada uma mensagem de confirmação da conferência.

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No caso de existirem erros, é gerado um relatório para os artigos.

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E outro para os documentos.

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Através das ferramentas disponibilizadas pelo ARTSOFT é possível gerar, de forma automática, o ficheiro Intrastat em suporte magnético, respondendo de forma simples às exigências do INE.

Para ter acesso a estas funcionalidades, deverá ter licenciado o módulo de Gestão Comercial e o submódulo Intrastat do ARTSOFT.

Configure e produza o ficheiro Intrastat em suporte magnético recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Gestão de Vendas, Compras e Stocks.

Visualize o vídeo para saber como configurar e produzir o ficheiro Intrastat em suporte magnético no ARTSOFT:

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