Envio automático de relatórios

17 Maio 2024

Saiba como automatizar o processo de geração e envio de relatórios

O envio automático de relatórios é uma funcionalidade poderosa do ARTSOFT que permite automatizar completamente o processo de geração e envio de relatórios.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Com esta solução é possível:
  • Definir a periodicidade com que os relatórios são enviados (diária, semanal, mensal, etc.);
  • Escolher quais os relatórios que serão enviados automaticamente.

Recorrendo à edição dos relatórios pode ainda:

  • Definir o formato dos relatórios (PDF, Excel, etc.);
  • Personalizar o conteúdo dos relatórios;
  • Enviar os relatórios para um ou mais destinatários (e-mail, FTP, etc.).

Os relatórios multiempresa permitem gerar e imprimir as listagens configuradas por utilizador ou grupos de utilizadores, simultaneamente, para várias empresas. Isso significa que pode:

  • Criar um único relatório que será gerado para todas as empresas que selecionar;
  • Definir diferentes níveis de acesso para que os utilizadores só vejam os relatórios que são relevantes para eles;
  • Agendar o envio dos relatórios multiempresa para que não precise se preocupar em gerá-los manualmente.

Neste tutorial vamos mostrar os passos necessários para saber como gerar e enviar relatórios automaticamente.

Percorra os passos do tutorial

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Criação de Relatórios

1.º passo  Criar relatórios em cada empresa

Na configuração dos relatórios da empresa defina, por utilizador ou grupo de utilizadores, quais as listagens utilizadas e os acessos que os utilizadores têm para modificar os parâmetros das mesmas.

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As listagens são constituídas por dois níveis: o primeiro serve para definir os grandes grupos de listagens e o segundo para indicar as listagens propriamente ditas de cada um dos grupos anteriores.

As listagens disponíveis são as que, normalmente, se encontram na pasta ‘Forms’, mas organizadas por grandes grupos.

No separador ‘Utilizadores’ tem a possibilidade de atribuir permissões a cada utilizador. Para criar uma ramificação ‘Utilizador’ posicione-se em ‘Listagens’ e clique em ‘Inserir Novo Registo’ ou na opção ‘Inserir’ disponível no menu de contexto do botão direito do rato. Digite o número do utilizador ou utilize a tecla ‘+’ para ver a lista de utilizadores disponíveis.

Para criar grupos de listagens e atribuí-las aos utilizadores respetivos, posicione-se no nome do utilizador pretendido e clique no mesmo botão ‘Inserir Novo Registo’.

Para criar listagens para grupos de utilizadores, o procedimento é o mesmo, mas recorrendo ao separador ‘Grupos’.

Em qualquer dos casos abrir-se-á a janela de ‘Configuração de Listagem’ já com o utilizador e o grupo de listagens devidamente preenchidos. Atribua o nome, o tipo e o subtipo da listagem, e por fim selecione o formulário recorrendo ao botão no final da linha (note-se que para este formulário funcionar com o automatismo de impressão, o nome do formulário não pode conter variáveis, do tipo ‘*’ ou ‘?’, nem o seu conteúdo poderá ter variáveis a solicitar dados, por exemplo, do tipo ‘askstring’).

Pode testar a listagem através do botão ‘Imprimir’ e usar o botão ‘Guardar’ para salvar as alterações efetuadas à tabela.

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Para saber mais detalhes de como alterar, apagar ou duplicar os registos de listagens, aceda ao Help online.

2.º passo  Criar relatórios multiempresa

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Para criar um grupo de listagens, posicione-se no campo ‘Título’, insira o número identificativo a atribuir à listagem, pressione a tecla ‘Enter’ e responda afirmativamente à mensagem de criação de listagem.

Para acrescentar uma listagem a um grupo de listagens, posicione-se no ‘Título’ desejado e clique no botão ‘Inserir Novo Registo’ ou faça duplo clique na primeira linha em branco da tabela ou selecione a opção ‘Inserir’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato, também na primeira linha em branco da tabela.

Abrir-se-á a janela de ‘Configuração de relatórios multiempresa/agendados’.

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Neste ecrã terá de indicar a empresa onde será feita a recolha dos dados para impressão da listagem e a listagem a imprimir. Nesta última opção terá também de escolher o utilizador ou grupo de utilizadores responsável pela listagem, para que o ARTSOFT mostre apenas as listagens a ele associadas.

Na periodicidade terá de definir a frequência de impressão do relatório (diária, semanal, mensal ou anual), assim como o utilizador responsável pela sua impressão (pode não ser o mesmo a quem o relatório está atribuído) e as horas a que será impressa (convém optar por uma hora em que não esteja ninguém a usar o ARTSOFT para não interferir com a performance da aplicação, em especial no caso de relatórios com muitos dados).

Para saber mais detalhes de como alterar, apagar ou duplicar os registos de relatórios multiempresa, aceda ao Help online.

3.º passo  Criar relatórios multiempresa automaticamente

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4.º passo  Gerar relatórios multiempresa

Se precisar de gerar e imprimir estes relatórios sem ser de forma automática, o utilizador deve dirigir-se ao menu ‘Empresa -> Relatórios Pré-Configurados -> Multiempresa (Agendados)’.

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Esta opção permite aceder ao ecrã de impressão de listagens configuradas por utilizador ou grupo de utilizadores, em várias empresas. No entanto, esta opção dá também acesso ao automatismo das listagens pré-programadas.

Selecione o grupo de relatórios desejado e clique em ‘Selecionar’. Na janela de filtro apresentada defina os limites a aplicar às listagens e clique em ‘OK’.

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As listagens serão impressas sequencialmente e de acordo com os filtros aplicados.

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No caso de existirem listagens que não estejam corretamente definidas (por terem sido eliminadas da rede ou terem descrições genéricas, por exemplo ‘DocLan*.lst’), o ARTSOFT gera uma mensagem de erro informando as listagens que estão corretas e as que não estão.

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Através desta funcionalidade pode receber automaticamente os seus relatórios por e-mail, poupando tempo e aumentando a produtividade. Evita ainda ter de navegar entre empresas com o fim de imprimir repetidamente a mesma listagem, dispensando uma tarefa que, só por si, é rotineira, repetitiva e sujeita a erros.

O envio automático dos relatórios requer o licenciamento do serviço de relatórios automáticos ‘SrvReport.svc’ do ARTSOFT.

Porém, no ARTSOFT, não necessita ter licenciado qualquer módulo em específico, uma vez que os relatórios estão disponíveis em todos os módulos.

Consulte o Help Online para saber mais sobre como efetuar o envio automático de relatórios.

Configure e envie relatórios de forma automática recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Edição de Listagens e Formulários.

Visualize o vídeo para saber como efetuar o envio automático de relatórios no ARTSOFT:

Conheça este e outros passo-a-passo no seu Help Online.

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