Encerramento de contas (ano) e reabertura do novo ano
Para que o processo de encerramento e reabertura de ano da sua empresa possa decorrer em conformidade, relembramos-lhe doze operações a realizar no ARTSOFT e algumas das perguntas mais frequentes.
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Catálogo Completo
O que é o encerramento de contas?
Imprescindível para preparar a sua empresa para o novo ano, o ARTSOFT está preparado para o(a) ajudar a encerrar corretamente as contas do ano atual da(s) sua(s) empresa(s) e preparar o software para o novo ano.
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Nestas recomendações vamos apresentar as principais operações que não deve esquecer
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12 operações a saber
1º Fazer backup
➡ Efetue uma cópia de segurança do ficheiro de trabalho do ano a encerrar.
2º Data de fecho
➡ Atenção à data de encerramento do ano que deverá ser sempre o último dia de trabalho do ano em questão.
3º Analisar ficheiros
➡ Aproveite a reabertura de ano para limpar a base de dados de algum “lixo” que não faça sentido transitar. Exemplos: registo de artigos obsoletos, clientes sem atividade, etc.
4º Executar rotinas
➡ Executar as rotinas de reabertura de contas correntes, títulos, cheques pré-datados, pendentes de depósito e lançamentos por conciliar antes da rotina de reabertura de contabilidade.
5º Fasear abertura
➡ Executar a rotina de reabertura de documentos de modo faseado.
6º Encerrar custos provisórios
➡ Executar a rotina de encerramento de custos provisórios antes da reabertura de documentos.
7º Fazer correções
➡ Executar todas as correções dos movimentos contabilísticos antes de realizar a rotina de reabertura de contabilidade.
8º Verificar diferenças
➡ Analisar o balancete de encerramento e o balancete de reabertura e verificar as incoerências.
9º Comissões de vendas
➡ Deve processar as comissões dos vendedores até 31 de dezembro.
10º Reabra stocks
➡ Se tiver artigos com agregações é imprescindível executar a rotina de reabertura de stocks.
11º Reabra assistências técnicas
➡ Se tiver esta solução, deve também executar a reabertura, passando os registos de equipamento, as ordens de serviços, as ligações e os documentos externos para o ano seguinte.
12º Reabra tempos e agendas
➡ Relativamente às assiduidades, antes da reabertura dos tempos e agendas faça uma cópia de segurança e confirme se tem pendente algum dado relativamente aos colaboradores e independentes.
Notas importantes
- No caso dos Serviços, dependendo da aplicação e da sua configuração, estes devem ser parados, para ser alterado o ano do ficheiro de configurações. Só depois deve iniciá-los.
- No caso dos Serviços Mobile ARTSOFT, o procedimento é o mesmo com a atenção a três importantes passos: Antes de parar o Serviço -> sincronizar todos os documentos e lançamentos até 31 de dezembro do ano que encerra. Após alterar o ano do ficheiro -> deve iniciar as séries de documentos e contas correntes no ARTSOFT. Da mesma forma, após iniciar os serviços -> sincronizar as tabelas dos dispositivos.
Cinco FAQs sobre o encerramento de contas
1º Na reabertura dos salários os empregados demitidos passam de ano. Posso eliminá-los?
➡ Não. Esses empregados podem ser readmitidos nos anos seguintes e perderíamos o histórico dos empregados.
1º Na reabertura dos salários os empregados demitidos passam de ano. Posso eliminá-los?
➡ Não. Esses empregados podem ser readmitidos nos anos seguintes e perderíamos o histórico dos empregados.
2º Posso começar no ano seguinte com a mesma numeração de documentos do ano anterior?
➡ Não. Deve continuar a numeração ou então colocar um número de documentos superior ao último número do ano anterior. No ARTSOFT não podem existir dois documentos com o mesmo código e n.º, mesmo que sejam de datas diferentes.
3º Falta corrigir alguns movimentos na conta corrente para poder encerrar o ano. No entanto, necessito de faturar no ano seguinte. O que posso fazer?
➡ Deve executar a reabertura dos ficheiros base (artigos, terceiros, etc) e das contas correntes. Caso existam documentos em aberto, deve executar também a sua reabertura. Se desejar transportar os saldos dos stocks, também pode executar a reabertura de stocks. Mais tarde poderá encerrar as contas correntes.
Nota: Naturalmente que no ano seguinte não consegue relacionar eventuais pagamentos com documentos do (s) ano (s) anterior (es) enquanto essa operação não for feita.
4º O que acontece se não fizer a reabertura de documentos?
➡ Se tiver documentos pendentes para regularizar, p.ex. Encomendas, Orçamentos, etc., estes não serão transportados para o ano seguinte, impossibilitando assim a sua ligação a outros documentos. A numeração dos documentos terá também de ser inicializada manualmente.
5º O que acontece se não fizer a reabertura de comissões de Vendedores?
➡ Os valores de comissões de vendedores não serão transpostos para o ano seguinte. Por isso, se pretende manter as mesmas comissões, deve efetuar a reabertura, tendo em atenção de que as comissões do ano respetivo devem ser processadas até 31 de dezembro.
Para informação pormenorizada sobre reabertura de módulos ou serviços ARTSOFT aqui não referidos, consulte o seu parceiro ARTSOFT. Para sua comodidade, também pode solicitar-lhe a prestação deste serviço.
Este conteúdo é meramente informativo e generalista e não substitui aconselhamento profissional dos nossos parceiros.
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