Encerramento de contas (ano) – lembretes e perguntas frequentes

16 Novembro 2020

Encerramento de contas (ano) e reabertura do novo ano

Para que o processo de encerramento e reabertura de ano da sua empresa possa decorrer em conformidade, relembramos-lhe doze operações a realizar no ARTSOFT e algumas das perguntas mais frequentes.

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O que é o encerramento de contas?

Imprescindível para preparar a sua empresa para o novo ano, o ARTSOFT está preparado para o(a) ajudar a encerrar corretamente as contas do ano atual da(s) sua(s) empresa(s) e preparar o software para o novo ano.

O que vai conhecer neste tutorial?

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Nestas recomendações vamos apresentar as principais operações que não deve esquecer

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12 operações a saber

Fazer backup

➡ Efetue uma cópia de segurança do ficheiro de trabalho do ano a encerrar.

2º Data de fecho

➡ Atenção à data de encerramento do ano que deverá ser sempre o último dia de trabalho do ano em questão.

3º Analisar ficheiros

➡ Aproveite a reabertura de ano para limpar a base de dados de algum “lixo” que não faça sentido transitar. Exemplos: registo de artigos obsoletos, clientes sem atividade, etc. 

4º Executar rotinas

➡ Executar as rotinas de reabertura de contas correntes, títulos, cheques pré-datados, pendentes de depósito e lançamentos por conciliar antes da rotina de reabertura de contabilidade.

5º Fasear abertura

➡ Executar a rotina de reabertura de documentos de modo faseado. 

6º Encerrar custos provisórios

➡ Executar a rotina de encerramento de custos provisórios antes da reabertura de documentos. 

7º Fazer correções

➡ Executar todas as correções dos movimentos contabilísticos antes de realizar a rotina de reabertura de contabilidade. 

8º Verificar diferenças

➡ Analisar o balancete de encerramento e o balancete de reabertura e verificar as incoerências. 

9º Comissões de vendas

➡ Deve processar as comissões dos vendedores até 31 de dezembro. 

10º Reabra stocks

➡ Se tiver artigos com agregações é imprescindível executar a rotina de reabertura de stocks. 

11º Reabra assistências técnicas

➡ Se tiver esta solução, deve também executar a reabertura, passando os registos de equipamento, as ordens de serviços, as ligações e os documentos externos para o ano seguinte.  

12º Reabra tempos e agendas

➡ Relativamente às assiduidades, antes da reabertura dos tempos e agendas faça uma cópia de segurança e confirme se tem pendente algum dado relativamente aos colaboradores e independentes.



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Notas importantes

  • No caso dos Serviços, dependendo da aplicação e da sua configuração, estes devem ser parados, para ser alterado o ano do ficheiro de configurações. Só depois deve iniciá-los.
  • No caso dos Serviços Mobile ARTSOFT, o procedimento é o mesmo com a atenção a três importantes passos: Antes de parar o Serviço -> sincronizar todos os documentos e lançamentos até 31 de dezembro do ano que encerra. Após alterar o ano do ficheiro -> deve iniciar as séries de documentos e contas correntes no ARTSOFT. Da mesma forma, após iniciar os serviços -> sincronizar as tabelas dos dispositivos.

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Cinco FAQs sobre o encerramento de contas

Na reabertura dos salários os empregados demitidos passam de ano. Posso eliminá-los? 

➡ Não. Esses empregados podem ser readmitidos nos anos seguintes e perderíamos o histórico dos empregados. 

Na reabertura dos salários os empregados demitidos passam de ano. Posso eliminá-los? 

➡ Não. Esses empregados podem ser readmitidos nos anos seguintes e perderíamos o histórico dos empregados. 

Posso começar no ano seguinte com a mesma numeração de documentos do ano anterior?

➡ Não. Deve continuar a numeração ou então colocar um número de documentos superior ao último número do ano anterior. No ARTSOFT não podem existir dois documentos com o mesmo código e n.º, mesmo que sejam de datas diferentes. 

Falta corrigir alguns movimentos na conta corrente para poder encerrar o ano. No entanto, necessito de faturar no ano seguinte. O que posso fazer?

➡ Deve executar a reabertura dos ficheiros base (artigos, terceiros, etc) e das contas correntes. Caso existam documentos em aberto, deve executar também a sua reabertura. Se desejar transportar os saldos dos stocks, também pode executar a reabertura de stocks. Mais tarde poderá encerrar as contas correntes.

Nota: Naturalmente que no ano seguinte não consegue relacionar eventuais pagamentos com documentos do (s) ano (s) anterior (es) enquanto essa operação não for feita.

O que acontece se não fizer a reabertura de documentos?  

➡ Se tiver documentos pendentes para regularizar, p.ex. Encomendas, Orçamentos, etc., estes não serão transportados para o ano seguinte, impossibilitando assim a sua ligação a outros documentos. A numeração dos documentos terá também de ser inicializada manualmente.

O que acontece se não fizer a reabertura de comissões de Vendedores?  

➡ Os valores de comissões de vendedores não serão transpostos para o ano seguinte. Por isso, se pretende manter as mesmas comissões, deve efetuar a reabertura, tendo em atenção de que as comissões do ano respetivo devem ser processadas até 31 de dezembro.


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Para informação pormenorizada sobre reabertura de módulos ou serviços ARTSOFT aqui não referidos, consulte o seu parceiro ARTSOFT. Para sua comodidade, também pode solicitar-lhe a prestação deste serviço.   


Este conteúdo é meramente informativo e generalista e não substitui aconselhamento profissional dos nossos parceiros

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