Crie a sua 1ª ordem de serviço
Saber como criar uma ordem de serviço é extremamente importante para que as tarefas a ela associadas decorram de forma organizada na sua empresa. Neste passo-a-passo mostramos-lhe como pode criá-la corretamente no nosso software de gestão com a solução específica de assistências técnicas.
Este automatismo irá permitir à sua empresa uma redução substancial de tempo além de eliminar os esquecimentos e facilitar a associação de equipamentos, terceiros, custos, documentos, etc. Desta forma todo o processo se torna mais organizado, fidedigno e célere.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre a nossa solução de Assistências Técnicas aqui.
Assistências Técnicas
O que são ordens de serviço?
Imprescindíveis para negócios que prestem serviços pós-venda, as ordens de serviço também chamadas de O.S., são uma importante ferramenta de organização de um conjunto de tarefas destinadas a cumprir um determinado pedido/objetivo.
São fundamentais a três níveis:
- Quando são criadas, pois agregam toda a informação importante que os colaboradores devem saber. Nota: A falta de informação de uma ordem de serviço é frequentemente apontada como a principal razão para uma resposta ineficaz.
- No momento de realização da mesma, na medida em que permitem a consulta de todas as tarefas e características associadas à ordem, permitindo que os colaboradores sigam as indicações ou acrescentem alterações que decorram de necessidades identificadas em tempo real.
- Após término da ordem, estas devem guardar todos os registos e passos a ela associados, permitindo à empresa uma análise da eficiência com que foi cumprida.
O que vai conhecer neste tutorial?
Percorra os quatro passos do tutorial
Neste passo-a-passo vamos apresentar os principais passos para preparar e fazer uma ordem de serviço com o apoio do ARTSOFT e da solução de Gestão de Assistências Técnicas.
Navegue por:
- Preencher os campos informativos
- Finalizar a ordem, lançando as tarefas
- Confirmar quais os materiais utilizados
- Encerrar a ordem de serviço
PEÇA APOIO OU DEMONSTRAÇÃO
Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.
Saiba também que
Ao integrar com Gestão Comercial, as ordens de serviço ficarão associadas a clientes, contas correntes e emissão de documentos comerciais.
Com Business Process Management pode acompanhar as ordens de serviço e o follow-up.
Se as relacionar com Gestão de contratos poderá associá-las facilmente a avenças ou contratos de aluguer.
1º passo – Preencher os campos informativos
No software, separador assistências técnicas, aceder a Ordens de Serviço > Registo de Ordem de Serviços > Inserir Ordem de Serviço
➡ Insira o símbolo ‘ +’ no campo ‘Tipo Serviço’ para selecionar o tipo de ordem de serviço que pretende criar.
Nota 1: O tipo de ordem de serviço deve estar criado à priori, em Configurações > Tabelas de Assistência Técnica > Tipos de Ordem de Serviço, onde deve aí criar os tipos de serviços que a sua empresa presta e quais as tarefas atribuídas a cada um dos tipos e ainda, se quiser, os colaboradores indicados para cada tarefa.
➡ Ao dar enter, irão aparecer na janela da Ordem de Serviço as tarefas já predefinidas ao tipo de serviço que associou, bem como nos separadores seguintes os artigos associados e outras informações que já estejam predefinidas ao tipo da O.S, por exemplo os colaboradores como mostra a imagem abaixo.
Nota 2: Se necessário poderá acrescentar novas tarefas à Ordem, desde que não tenha limitado esta opção [O ARTSOFT irá dar-lhe esta informação]
➡ De seguida deve preencher o campo: ‘Equipamento’ (inserido novamente o símbolo ‘+’ para selecionar o pretendido). O Software vai preencher automaticamente o campo “Proprietário do equipamento” e os ‘Contactos’.
Por vezes há situações em que não é prático ou necessário associar equipamentos a determinada ordem de serviço. Nesta base, é possível criar ordens de serviço sem equipamento associado.
➡ Por baixo dos contactos, indique o nome da O.S. no campo ‘Descrição’.
➡ No topo da janela, insira a ‘Data inicial’ e para o ajudar na análise e gestão, a ‘Data da previsão final’ em que esta deveria estar finalizada. A Data Limite poderá ser preenchida nas Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Tipo de Ordem, se a sua empresa entender criar essa limitação.
➡ Ao preencher o campo ‘Importância’ (0 a 99) irá atribuir uma ordenação automática da ordem de serviço. Assim poderá definir as prioritárias. Esta funcionalidade é também importante para criar relatórios ou extratos.
Nota 3: Também pode aplicar nível de importância às tarefas (quando as planeia) para que os seus colaboradores sigam as suas prioridades.
Caso se aplique, pode selecionar o ‘Estado‘ em que a Ordem de serviço se encontra. Este campo deve ser pré-configurado em Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Estado das Ordens de serviço. Se tiver preenchido o Campo ‘Contacto‘, este será notificado da evolução/estados da ordem de serviço.
No campo de faturação poderá inserir a quem será faturado o serviço. Por exemplo, se a razão for ‘Mau uso equipamento‘ deve ativar essa opção e automaticamente o ARTSOFT assume que o terceiro sujeito a faturação é o ‘Proprietário‘ (embora depois possa alterar manualmente).
Os campos ‘Orçamento’ e ‘Valor provisório’ serão gerados automaticamente pelo próprio software após associar um orçamento à ordem de serviço e após lançar os custos associados à ordem no que respeita à mão de obra, materiais e outros recursos utilizados.
Após preencher os campos informativos da ordem de serviço pode agora clicar em gravar, estando agora preparada para ser executada. Os seus colaboradores associados às tarefas desta ordem de serviço podem então avançar com a prestação do serviço.
2º passo – Finalizar a ordem, lançando as tarefas
Neste passo e como já referimos anteriormente, vamos considerar que todas as tarefas desta ordem de serviço já foram planeadas à priori nas Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Tarefas > Tipos e estão já, portanto, automatizadas no software. Vamos também considerar que as tarefas já foram concluídas pelos colaboradores.
➡ Neste caso, apenas tem de dar seguimento à ordem de serviço. Para o efeito deve lançar as tarefas clicando duas vezes na coluna ‘Marcar’ de cada uma das tarefas. De seguida clique em ‘Lançar’ para proceder ao lançamento dos custos associados às mesmas.
➡ Ao confirmar, vai preparar parte do processamento da fatura associada à Ordem de Serviço ao mesmo tempo que está a apurar os custos para analisar a rentabilidade da mesma ordem de serviço. Poderá ver que o ‘Valor provisório’ da O.S. está agora preenchido, como mostra a imagem abaixo.
3º passo – Confirmar os materiais a utilizar
➡ Partindo também aqui do princípio que os artigos estão também já pré-configurados em Configurações > Tabelas de Assistência Técnica > Assistência Técnica > Ordens de Serviço > Artigos, apenas tem de dar seguimento à requisição dos mesmos, clicando duas vezes na coluna Marcar no artigo que tiver sido utilizado.
Este passo pode ser feito antes da realização da tarefa, no momento em que está a acontecer (com a Aplicação Móvel Task Manager) ou após a sua conclusão (varia de acordo com os procedimentos de cada empresa). Ao clicar em requisitar, está a confirmar os materiais utilizados ao mesmo tempo que os prepara para faturação, a dar baixa de stock e a apurar estes custos para futura análise da ordem de serviço.
De seguida pode, opcionalmente, consultar os outros separadores da Ordem de Serviço onde estão informações úteis sobre a evolução da mesma.
4º passo – Encerrar a Ordem de Serviço
Ao encerrar a ordem de serviço, o estado da mesma passa para ‘Encerrado‘. A O.S. está agora apta para ser faturada facilmente, pois a mesma já irá refletir grande parte das informações já aqui colocadas.
Se precisa de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração sem compromisso.
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
