Recibos Verdes: Automação Inteligente, Contabilidade Eficiente
A criação automática de recibos verdes no ARTSOFT, a partir da importação direta dos dados disponíveis na Autoridade Tributária (AT), tem como objetivo simplificar o registo e gestão destes documentos, eliminando a introdução manual de dados e assegurando a consistência com os registos oficiais.
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Tutorial
Automação Inteligente dos Recibos Verdes
Esta funcionalidade permite criar automaticamente recibos verdes no ARTSOFT através da importação direta de dados da Autoridade Tributária, evitando inserção manual e garantindo consistência com os registos oficiais.
Os recibos são integrados no sistema com ligação às contas de contabilidade, tornando o processo mais rápido, reduzindo erros e assegurando integração eficiente com os módulos de Contabilidade Inteligente e Independentes.
A criação automática dos recibos verdes permite ainda:
- Poupança de tempo e redução do esforço administrativo;
- Conformidade com os dados oficiais da AT;
- Centralização e análise detalhada dos recibos na contabilidade;
- Consulta facilitada dos documentos importados, com ligação às respetivas contas e movimentos contabilísticos.
O tutorial está dividido em três passos simples:
- Configurar regras
- Criar processamento de independentes
- Lançar manualmente o processamento de independentes na contabilidade
Como usar no ARTSOFT
Neste tutorial vamos mostrar 3 passos simples.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Criar Processamento de Independentes
- Lançar manualmente o processamento de independentes na contabilidade
- Configurar regras
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Passos necessários para a configuração
1º Passo: Configurar regras
Na configuração da Contabilidade Inteligente está disponível a secção ‘Integração de Independentes’, no separador ‘Mais configurações…’. Esta área permite configurar o comportamento do sistema relativamente à criação automática de processamentos de colaboradores independentes, com base nos recibos verdes importados da Autoridade Tributária.
Esta secção inclui os seguintes elementos:
- Botão de ajuda: disponibiliza informação detalhada sobre esta configuração e o seu funcionamento;
- Campo ‘Filtro’: permite definir palavras-chave para identificar os recibos verdes que devem ser considerados como processamentos de colaboradores externos. Caso este campo fique em branco, o sistema aplicará o valor por omissão ‘ATSIRE’ (Sistema de Recibos Eletrónicos da AT);
- Opção ‘Criação automática de processamento de independente’: ao ativar esta opção, os recibos verdes importados serão automaticamente processados no módulo Independentes, facilitando o registo e integração contabilística.
Esta configuração oferece um maior grau de automatização e controlo sobre os documentos a integrar, permitindo às empresas ajustarem o comportamento do sistema de acordo com os seus critérios internos.
NOTA: Ter em atenção que esta regra tem de ser do tipo ‘Fatura-Recibo’, de forma a proporcionar os automatismos de integração na contabilidade que veremos mais adiante.
2º Passo: Criar Processamento de Independentes
Durante a importação de registos do e-fatura, através da Contabilidade Inteligente, é possível filtrar os documentos por palavras-chave como “ATSIRE” (no campo ‘Pesquisa’) ou pelo tipo de documento “fatura-recibo” (no campo ‘Tipo’), por exemplo, para identificar apenas os recibos verdes potencialmente faturados à empresa.
Após identificar os documentos pretendidos, pode-se usar o menu de contexto do botão direito do rato para iniciar a criação automática do processamento de independentes, desde que o registo ainda não esteja associado a um processamento existente.
O processamento é criado com os dados da Contabilidade Inteligente:
- Data de emissão do recibo;
- Valor indicado no documento;
- Código de remuneração configurado na primeira linha de remunerações do registo do colaborador independente;
- Cálculo automático dos valores da Segurança Social pelo ARTSOFT, no momento da importação;
- Registo de observação indicando que o processamento foi gerado via Contabilidade Inteligente.
- Se já existir registo do independente
O processamento é criado com os dados atrás referidos.
2- Colaborador sem código de remuneração associado
O sistema apresenta a lista de remunerações disponíveis, permitindo ao utilizador selecionar o código a aplicar no processamento.
3- Colaborador sem registo na base de dados
O sistema apresenta a lista de remunerações disponíveis, permitindo ao utilizador selecionar o código a aplicar no processamento.
E cria automaticamente o colaborador com o primeiro número disponível, nome, NIF, código de remuneração (indicado no ponto anterior) e se está ou não isento de IVA.
Seja qual for a situação do registo de independente na base de dados, depois do processamento criado, no ecrã da Contabilidade Inteligente fica disponível, no menu de contexto do botão direito do rato, a opção ‘Ir para o processamento de independente’, permitindo o acesso direto ao respetivo registo.
A integração contabilística aplicada será aquela que estiver definida no código de remuneração do colaborador independente e, eventualmente, nas ‘Remunerações a pagar’ da configuração de dados relativos à empresa.
NOTA: Estes processamentos gerados pela Contabilidade Inteligente não podem ser alterados, de forma a se garantir a integridade dos dados. O botão ‘Alterar’ fica indisponível e se tentar editar com duplo clique aparece uma mensagem indicando essa impossibilidade.
3º Passo: Lançar manualmente o processamento de independentes na contabilidade
No separador ‘Conciliação’ da Contabilidade Inteligente, o menu de contexto do botão direito do rato disponibiliza, entre outras, a opção de lançamento direto do documento na contabilidade (‘Lançar na Contabilidade’) — para além da funcionalidade de ‘Criar processamento de Independente’), tal como disponível no separador ‘Registos’.
Neste processo, se só existir uma regra configurada com os requisitos necessários, será essa a utilizada, se existirem várias regras possíveis de usar, o ARTSOFT não seleciona automaticamente nenhuma — cabendo ao utilizador escolher a regra que pretende aplicar.
O processamento de independente é então criado com base nas condições indicadas no segundo passo deste tutorial.
Após o lançamento, no separador ‘Detalhes Conciliados’, é possível visualizar a integração contabilística do documento, realizada com base na regra aplicada da Contabilidade Inteligente.
Adicionalmente, a integração é também visível nos diários da contabilidade.
Este fluxo permite garantir que a integração contabilística do processamento de independentes é realizada automaticamente, assegurando consistência entre os dados da AT, os processamentos e os registos contabilísticos da empresa.
Se a integração contabilística já tiver sido realizada através da rotina de integração dos processamentos de Independentes, será apresentada uma mensagem a indicar que o documento não pode ser integrado, por já estar associado a um recibo de independente previamente integrado na contabilidade pelos Recursos Humanos. Esta validação evita a duplicação de registos contabilísticos.
Eliminar registo
Quando se pretende eliminar um registo deste tipo na Contabilidade Inteligente, e caso este esteja associado a um processamento de independente, o sistema apresenta a seguinte questão: “Deseja apagar o processamento de independente associado?”
Se confirmar, o processamento é também eliminado automaticamente.
Por outro lado, ao eliminar diretamente um processamento que tenha sido gerado através da Contabilidade Inteligente, o sistema verifica se o respetivo registo de origem ainda existe. Caso exista, a ligação entre o processamento e o registo é removida, mantendo o registo contabilístico isolado.
BOAS PRÁTICAS: Recomenda-se validar os dados antes de proceder à eliminação, especialmente em contextos com impacto contabilístico, para evitar a perda de informação relevante ou a quebra de ligações importantes entre módulos.
A criação automática de recibos verdes representa um avanço significativo na automatização dos processos contabilísticos. Esta funcionalidade não só reduz o esforço administrativo e o risco de erros, como assegura a conformidade com os dados oficiais da Autoridade Tributária.
É especialmente útil para empresas que colaboram com prestadores de serviços independentes, permitindo uma gestão mais ágil, integrada e fiável das suas obrigações contabilísticas.
A importação e criação automática dos recibos verdes através da Contabilidade Inteligente requer o licenciamento dos submódulos Contabilidade Inteligente e Independentes do ARTSOFT.
Consulte aqui para saber mais sobre como importar e criar automaticamente recibos verdes através da Contabilidade Inteligente.
Importe e crie automaticamente recibos verdes através da Contabilidade Inteligente recorrendo ao Software ARTSOFT v26.0 ou superior.
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Visualize o vídeo para saber como importar e criar automaticamente recibos verdes através da Contabilidade Inteligente no ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.
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