Consulte a agenda do ARTSOFT no Outlook

25 Setembro 2023

A Agenda do ARTSOFT integra com o Microsoft Outlook e com o calendário do Office 365

Com a integração do ARTSOFT com o Microsoft Outlook e também com o calendário do Office 365, os utilizadores podem consultar a sua agenda do ARTSOFT em qualquer lugar.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Neste tutorial vamos debruçar-nos sobre a integração com o Office 365 e mostrar os 6 passos necessários para a sua configuração e utilização.

Percorra os dois passos do tutorial

Neste passo-a-passo vamos apresentar os principais passos para configurar estes botões no seu software de gestão.

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Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.

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Os 2 primeiros passos contêm informação útil para parceiros ARTSOFT, uma vez que serão eles a instalar e a configurar este processo nos clientes. Caso necessite de ajuda adicional deve entrar em contacto com o seu parceiro ARTSOFT.

1.º passo  Uso dos ficheiros corretos de instalação

Em primeiro lugar, para que esta funcionalidade fique disponível, é necessário que os seguintes ficheiros, instalados na pasta ‘ARTSOFT’, sejam substituídos pelos ficheiros específicos para comunicar com o Outlook 365 que se encontram na pasta ‘Util\Office365’:

  • dll;
  • dll;
  • Exchange.WebServices.dll;
  • Identity.Client.dll;
  • IdentityModel.Abstractions.dll.

Aplicar o mesmo procedimento para os serviços, substituindo os ficheiros instalados na pasta ‘ARTSOFTServicos’ pelos ficheiros específicos para comunicar com o Outlook 365 que se encontram na pasta ‘Util\Office365\ARTSOFTServicos’:

  • dll;
  • dll;
  • Exchange.WebServices.dll;
  • Identity.Client.dll;
  • IdentityModel.Abstractions.dll.

IMPORTANTE: Ter em atenção que sempre que o ARTSOFT é atualizado, estes ficheiros são substituídos pelos que vão de base, ou seja, pelos ficheiros que funcionam com o Microsoft Outlook. Terá de efetuar o procedimento atrás descrito para atualizar os ficheiros que funcionam com o Outlook 365.

2.º passo  Configuração das ligações do ARTSOFT

office 365 artsoft software gestao tutorial01
Acesso à Barra de Operações

No ficheiro ‘Artsoft.ini’ (localizado na pasta ‘ARTSOFT’) é necessário adicionar a seguinte secção, para que o ARTSOFT reconheça que se pretende usar o Outlook do Office 365:

[Config]

Outlook365=S

Após este procedimento, aceder ao ARTSOFT, nas configurações do Outlook (menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa’) fica disponível a opção ‘Servidor Outlook 365’ que permite indicar que se está a usar o servidor de e-mail Outlook Office 365. Neste caso, o ARTSOFT usa o ID da conta ARTSOFT e ativa a ligação ao endereço do servidor: https://mail.office365.com/EWS/Exchange.asmx, ocultando estes dois campos na configuração.

3.º passo  Configuração dos recursos

Nos registos dos recursos o email tem de ser de uma conta do Office 365.

office 365 artsoft software gestao tutorial02

4.º passo  Agendar tarefas para os recursos

Após concluir as configurações anteriormente indicadas, é tempo de agendar tarefas para os recursos.

Existem diversas alternativas para criar tarefas para os recursos:

  • Aceder ao ‘Registo de recurso’, pressionar o botão ‘Calendário’, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’;
  • Aceder ao menu ‘Agenda -> Tarefas’ e nesse ecrã recorrer ao botão ‘Criar’;
  • Aceder ao menu ‘Agenda -> Agenda’, selecionar os recursos que pretende, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’;
  • Aceder ao menu ‘Agenda -> Calendário Anual’, selecionar os recursos que pretende, ‘Atualizar’ a tabela, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’.

Todas estas opções abrem o ecrã ‘Tarefa’ para preenchimento dos dados da tarefa,

office 365 artsoft software gestao tutorial03

para o recurso em causa.

office 365 artsoft software gestao tutorial04

Para saber mais sobre os campos das tarefas consulte o módulo de Agenda.

5.º passo  Sincronizar tarefas dos recursos com o Outlook

Estando o serviço ‘SyncExchange.svc’ em execução a atualização da agenda é automática, se não estiver tem de se forçar a sincronização com o Outlook. Para isso, terá de selecionar a tarefa, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Sincronizar Tarefas para o Outlook’.

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6.º passo  Consultar tarefas dos recursos no Outlook do Office 365

Acedendo ao Office 365 pode-se verificar o agendamento da tarefa no calendário do recurso.

office 365 artsoft software gestao tutorial06

Para ter acesso a esta funcionalidade não necessita ter licenciado qualquer módulo do ARTSOFT, uma vez que o módulo de Gestão de Agendas encontra-se disponível de base. Para a sincronização automática da agenda com o Office 365 necessita do serviço SyncExchange.svc.

Consulte aqui para saber mais sobre como integrar a agenda do ARTSOFT com o Office 365.

Consulte a sua agenda do ARTSOFT no calendário do Office 365 recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Gestão de Agendas.

Visualize o vídeo para saber como integrar a agenda do ARTSOFT com o Office 365:

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