A Agenda do ARTSOFT integra com o Microsoft Outlook e com o calendário do Office 365
Com a integração do ARTSOFT com o Microsoft Outlook e também com o calendário do Office 365, os utilizadores podem consultar a sua agenda do ARTSOFT em qualquer lugar.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
Neste tutorial vamos debruçar-nos sobre a integração com o Office 365 e mostrar os 6 passos necessários para a sua configuração e utilização.
Percorra os dois passos do tutorial
Neste passo-a-passo vamos apresentar os principais passos para configurar estes botões no seu software de gestão.
Navegue por:
- Configuração das ligações do ARTSOFT
- Agendar tarefas para os recursos
- Consultar tarefas dos recursos no Outlook do Office 365
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Os 2 primeiros passos contêm informação útil para parceiros ARTSOFT, uma vez que serão eles a instalar e a configurar este processo nos clientes. Caso necessite de ajuda adicional deve entrar em contacto com o seu parceiro ARTSOFT.
1.º passo ➡ Uso dos ficheiros corretos de instalação
Em primeiro lugar, para que esta funcionalidade fique disponível, é necessário que os seguintes ficheiros, instalados na pasta ‘ARTSOFT’, sejam substituídos pelos ficheiros específicos para comunicar com o Outlook 365 que se encontram na pasta ‘Util\Office365’:
- dll;
- dll;
- Exchange.WebServices.dll;
- Identity.Client.dll;
- IdentityModel.Abstractions.dll.
Aplicar o mesmo procedimento para os serviços, substituindo os ficheiros instalados na pasta ‘ARTSOFTServicos’ pelos ficheiros específicos para comunicar com o Outlook 365 que se encontram na pasta ‘Util\Office365\ARTSOFTServicos’:
- dll;
- dll;
- Exchange.WebServices.dll;
- Identity.Client.dll;
- IdentityModel.Abstractions.dll.
IMPORTANTE: Ter em atenção que sempre que o ARTSOFT é atualizado, estes ficheiros são substituídos pelos que vão de base, ou seja, pelos ficheiros que funcionam com o Microsoft Outlook. Terá de efetuar o procedimento atrás descrito para atualizar os ficheiros que funcionam com o Outlook 365.
2.º passo ➡ Configuração das ligações do ARTSOFT
No ficheiro ‘Artsoft.ini’ (localizado na pasta ‘ARTSOFT’) é necessário adicionar a seguinte secção, para que o ARTSOFT reconheça que se pretende usar o Outlook do Office 365:
[Config]
Outlook365=S
Após este procedimento, aceder ao ARTSOFT, nas configurações do Outlook (menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa’) fica disponível a opção ‘Servidor Outlook 365’ que permite indicar que se está a usar o servidor de e-mail Outlook Office 365. Neste caso, o ARTSOFT usa o ID da conta ARTSOFT e ativa a ligação ao endereço do servidor: https://mail.office365.com/EWS/Exchange.asmx, ocultando estes dois campos na configuração.
3.º passo ➡ Configuração dos recursos
Nos registos dos recursos o email tem de ser de uma conta do Office 365.
4.º passo ➡ Agendar tarefas para os recursos
Após concluir as configurações anteriormente indicadas, é tempo de agendar tarefas para os recursos.
Existem diversas alternativas para criar tarefas para os recursos:
- Aceder ao ‘Registo de recurso’, pressionar o botão ‘Calendário’, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’;
- Aceder ao menu ‘Agenda -> Tarefas’ e nesse ecrã recorrer ao botão ‘Criar’;
- Aceder ao menu ‘Agenda -> Agenda’, selecionar os recursos que pretende, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’;
- Aceder ao menu ‘Agenda -> Calendário Anual’, selecionar os recursos que pretende, ‘Atualizar’ a tabela, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Marcar tarefa’.
Todas estas opções abrem o ecrã ‘Tarefa’ para preenchimento dos dados da tarefa,
para o recurso em causa.
Para saber mais sobre os campos das tarefas consulte o módulo de Agenda.
5.º passo ➡ Sincronizar tarefas dos recursos com o Outlook
Estando o serviço ‘SyncExchange.svc’ em execução a atualização da agenda é automática, se não estiver tem de se forçar a sincronização com o Outlook. Para isso, terá de selecionar a tarefa, ativar o menu de contexto do botão direito do rato e selecionar a opção ‘Sincronizar Tarefas para o Outlook’.
6.º passo ➡ Consultar tarefas dos recursos no Outlook do Office 365
Acedendo ao Office 365 pode-se verificar o agendamento da tarefa no calendário do recurso.
Para ter acesso a esta funcionalidade não necessita ter licenciado qualquer módulo do ARTSOFT, uma vez que o módulo de Gestão de Agendas encontra-se disponível de base. Para a sincronização automática da agenda com o Office 365 necessita do serviço SyncExchange.svc.
Consulte aqui para saber mais sobre como integrar a agenda do ARTSOFT com o Office 365.
Consulte a sua agenda do ARTSOFT no calendário do Office 365 recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.
Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Gestão de Agendas.
Visualize o vídeo para saber como integrar a agenda do ARTSOFT com o Office 365:
