Como otimizar a utilização de Adiantamentos

04 Julho 2024

Saiba como configurar e registar adiantamentos de clientes e a fornecedores

Os adiantamentos são valores monetários que as empresas recebem antecipadamente por conta do fornecimento futuro de bens ou de prestações de serviços. No ARTSOFT podem ser geridos estes adiantamentos.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

Os adiantamentos de clientes ou fornecedores podem ser uma parte ou o pagamento total e representam um compromisso do cliente em relação à transação futura, assim como uma responsabilidade da entidade perante terceiros (o direito do cliente a receber o bem adquirido).

Habitualmente, as empresas solicitam adiantamentos aos seus clientes pelas seguintes razões:

  • Garantia Financeira: os adiantamentos ajudam a empresa a garantir que o cliente está comprometido com a transação e tem fundos disponíveis para pagar pelos bens ou serviços;
  • Financiamento de Curto Prazo: os adiantamentos podem fornecer financiamento de curto prazo para a empresa, ajudando a cobrir custos operacionais enquanto os produtos são fabricados ou os serviços são prestados;
  • Redução de Riscos de Crédito: ao receber um adiantamento, a empresa reduz o risco de falta de cumprimento por parte do cliente, uma vez que já possui parte do pagamento;
  • Planeamento Financeiro: os adiantamentos podem ajudar na previsão de fluxo de caixa e no planeamento financeiro, fornecendo uma fonte de receita antecipada.

No ARTSOFT podem ser geridos quer os adiantamentos efetuados pelos clientes quer os adiantamentos efetuados pela empresa aos seus fornecedores.

Registo na contabilidade

Em termos de registo contabilístico, os adiantamentos podem ser evidenciados em diferentes contas, consoante o preço da operação final esteja, ou não, previamente fixado.

Assim, e de acordo com as notas de enquadramento previstas na Portaria n.º 218/2015 de 23 de julho:

Se a entidade não tem ainda informação sobre quanto vai pagar por aquela transmissão de bens ou prestação de serviços, está a efetuar um adiantamento puramente monetário:

  • 21.8 – Adiantamentos de clientes: esta conta regista as entregas feitas à entidade relativas a fornecimentos, sem preço fixado, a efetuar a terceiros. Pela emissão da fatura, estas verbas serão transferidas para as respetivas subcontas da rubrica 21.1 – Clientes de conta corrente.
  • 22.8 – Adiantamentos a fornecedores: esta conta regista as entregas feitas pela entidade relativas a fornecimentos (sem preço fixado) a efetuar por terceiros. Pela receção da fatura, estas verbas serão transferidas para as respetivas subcontas da conta 22.1 – Fornecedores de conta corrente.

Um adiantamento é não monetário se o preço da venda (ou prestações de serviços) tiver sido fixado:

  • 27.6 – Adiantamentos por conta de vendas: esta conta regista as entregas feitas à entidade com relação a fornecimentos de bens e serviços cujo preço esteja previamente fixado. Pela emissão da fatura, estas verbas serão transferidas para as respetivas contas da rubrica 21.1 – Clientes de conta corrente.
  • 39 – Adiantamentos por conta de compras: esta conta regista as entregas feitas pela entidade relativas a compras cujo preço esteja previamente fixado. Pela receção da fatura, estas verbas devem ser transferidas para a conta 22.1 – Fornecedores de conta corrente.

Neste tutorial, explicamos os 6 passos necessários para gerir adiantamentos de clientes e a fornecedores.

Todas as configurações e esquemas a seguir apresentados são válidos quer para clientes quer para fornecedores. De modo a facilitar a apresentação do processo, todo ele será apresentado para adiantamentos de clientes.

Para que o processo de adiantamentos funcione corretamente será necessária a configuração de três séries de documentos distintas: fatura de adiantamento, nota de crédito e fatura.

Percorra os passos do tutorial

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Todas as configurações e esquemas a seguir apresentados são válidos quer para clientes quer para fornecedores. De modo a facilitar a apresentação do processo, todo ele será apresentado para documentos de clientes.

Configuração de faturas

1º Passo: Configurar fatura de adiantamento

Esta série tem de possuir as seguintes regras:

  • Documento certificado classificado com o tipo ‘FT’;
  • Não movimentar stock;
  • Série de adiantamentos;
  • Integrar na conta corrente.
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Existe ainda a possibilidade de se efetuar parametrização adicional que não é obrigatória nem essencial para que o processo funcione:

  • Criar um artigo específico para lançar os adiantamentos e restringir a série ao mesmo, no campo ‘Prefixo de artigo a usar’. Se este valor for indicado, esta série só pode movimentar artigos que comecem com este prefixo;
  • Associar uma tabela de meios de pagamento a fim de regularizar logo a fatura de adiantamento ao nível da conta corrente. Caso não tenha meios de pagamento associados, a mesma deverá ser liquidada através de um lançamento a crédito (do tipo B***) na conta corrente.

2º Passo: Configurar nota de crédito para regularização do adiantamento

Esta série tem de possuir as seguintes regras:

  • Documento certificado classificado com o tipo ‘NC’;
  • Movimentação do tipo ‘Regularização’;
  • Série de adiantamentos;
  • Integrar na conta corrente.

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3º Passo: Configurar fatura

Esta série tem de possuir as seguintes regras:

  • Documento certificado classificado com o tipo ‘FT’;
  • Integrar na conta corrente;
  • Associar a ‘Série de N/Crédito de adiantamento’, criada no passo 2.

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4º Passo: Criar documentos com adiantamentos

Vamos criar a fatura de adiantamento de acordo com as configurações efetuadas nos passos anteriores. Poderá ser utilizado o código do próprio artigo ou um código de artigo específico para lançamento do adiantamento.

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Quando se cria e assina a fatura, é disponibilizada a opção para regularização do adiantamento na barra de ferramentas.

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Depois de pressionar esse ícone é aberto o ecrã de ‘Adiantamentos’.

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Nos ‘Adiantamentos Relacionados’ poderá ver todos os adiantamentos relacionados com a fatura em questão e desrelacionar os mesmos, sendo que para esse efeito deverá selecionar o adiantamento que pretende desrelacionar e no menu de contexto do botão direito do rato selecionar a opção ‘Alterar’. Ser-lhe-á solicitado o motivo de anulação que será tido em conta para anular a nota de crédito. Após carregar no botão ‘OK’, a nota de crédito fica anulada e deixa de estar relacionada com a fatura ao nível da conta corrente.

Nos ‘Adiantamentos Disponíveis’ irão aparecer as Faturas de Adiantamento efetuadas que ainda não foram relacionadas com nenhuma Fatura.

Para as relacionar basta selecioná-la, sendo que, caso haja mais de uma fatura de adiantamento poderá relacionar mais de um documento. São geradas tantas notas de crédito quantos os adiantamentos relacionados. Se algum relacionamento tiver de ser eliminado apenas terá de ser anulada a nota de crédito desse relacionamento, mantendo-se os restantes documentos relacionados.

Caso queira alterar o valor a relacionar deverá carregar na tecla de espaços após selecionar a fatura de adiantamento.

Os campos visíveis nesta janela são configuráveis. Para saber como configurar aceda ao Help Online.

Ao premir o botão ‘OK’ serão geradas as notas de crédito no valor dos adiantamentos relacionados, sendo que essas notas de crédito ficarão logo relacionadas, ao nível da conta corrente, às respetivas faturas.

Pode visualizar a primeira nota de crédito gerada ou imprimir todas as notas de crédito geradas. Neste caso, o ARTSOFT vai mostrando cada um dos documentos para impressão e sempre que trata de um mostra o seguinte.

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Se optar por imprimir as notas de crédito geradas pelo adiantamento, tenha em atenção que o formulário de impressão tem de conter obrigatoriamente as faturas relacionadas (os formulários standard disponibilizados pelo ARTSOFT contêm esta informação).

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5º Passo: Consultar adiantamentos

Existem diversos locais no ARTSOFT onde se podem consultar os adiantamentos.

Documentos

Quando posicionado na Fatura, quer seja no momento de a criar quer posteriormente, aceda ao separador ‘Documento’ e, se tiver ativo o campo de contas correntes em aberto na configuração de campos para o documento, é exibido o extrato de conta corrente em aberto do terceiro, o que inclui os adiantamentos.

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Também no separador ‘Informação’ poderá consultar todo o workflow de destino do documento. Caso existam várias notas de crédito, também serão mostradas neste ecrã.

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Terceiros

Como o controlo de adiantamentos de clientes ou a fornecedores é efetuado ao nível das contas correntes, no extrato consolidado do terceiro, o gestor tem uma ideia clara dos valores por liquidar e que já foram adiantados/recebidos.

Ao nível do extrato de conta corrente do cliente poderá efetuar a consulta de ‘Documentos CC/Adiantamentos’ para ter a informação dos adiantamentos em aberto ou já utilizados.

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Neste ecrã encontra-se disponível o subtotal nos registos dos adiantamentos. Desta forma, o utilizador passa a saber o valor total dos adiantamentos efetuados e o valor ainda em aberto, deixando de ter dúvidas nas conferências.

Por outro lado, nos totais tem a perceção exata e imediata do valor em aberto do terceiro (diferença entre os subtotais de conta corrente e dos adiantamentos).

Por omissão, o extrato mostra apenas os documentos em aberto, mas desativando a opção ‘Em aberto’ (na parte inferior do ecrã) passam a ser mostrados todos os documentos, incluindo os relacionados. Desta forma, é possível mostrar um extrato mais completo e detalhado das relações entre documentos.

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Esta mesma informação pode ser obtida de forma genérica para todos os clientes ou fornecedores no menu ‘Gestão Comercial -> Tesouraria -> Análise de Cobranças e Pagamentos’.

6º Passo: Integração na contabilidade

Em termos de integração na contabilidade, os movimentos efetuados são os da imagem seguinte (contas meramente ilustrativas baseadas no SNC – Sistema de Normalização Contabilística). Neste caso, ao ser emitida uma fatura pelo valor total e uma nota de crédito pelo valor a regularizar, há lugar a dois registos contabilísticos, cada um referente a uma das operações.

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No exemplo admitimos que o preço da operação não está previamente definido, daí se integrar na conta 21.8 – Adiantamentos de clientes. Se o preço fosse conhecido, seria usada a conta 27.6 – Adiantamentos por conta de vendas.

Ao seguir este tutorial, estará apto a gerir eficazmente os adiantamentos quer de clientes quer a fornecedores, garantindo o controlo completo das contas correntes.

A gestão de adiantamentos requer o licenciamento do módulo da Gestão Comercial do ARTSOFT.

Consulte o Help Online para saber mais sobre como configurar e registar documentos com adiantamentos.

Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Gestão de Vendas Compras e Stocks.

Visualize o vídeo para saber como gerir adiantamentos no ARTSOFT:


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Paulo Belo

Tem mais de 20 anos de experiência em software de gestão, com especial relevância nas áreas de contabilidade e gestão. É Product Manager em tecnologias de informação e utiliza esse conhecimento para criar artigos nas áreas da sua especialidade. É ainda autor de dois livros portugueses.


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