Como gerir tarefas no exterior com a app Task Manager?

19 Maio 2021

Task Manager, solução móvel integrada com o seu ERP, para gestão de tarefas de manutenção.

A aplicação ARTSOFT mobile Task Manager vem auxiliar técnicos de manutenção a executarem as tarefas agendadas para suporte a equipamentos de clientes, mantendo ligação com o ERP ARTSOFT e disponibilizando a informação necessária sobre os seus clientes.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é o ARTSOFT Mobile Task Manager?

A app ARTSOFT Task Manager é uma aplicação de Assistência Técnica desenvolvida para dispositivos móveis ANDROID, totalmente integrada com a solução de Assistências Técnicas ARTSOFT. Esta app permite uma sincronização completa de informações entre os sistemas, reduzindo para zero a duplicação de dados e a necessidade de reinserção de informação.

A aplicação Task Manager tem como objetivo auxiliar técnicos de manutenção a executarem as tarefas agendadas para suporte a equipamentos de clientes, mantendo ligação com o ERP ARTSOFT e disponibilizando a informação necessária sobre determinado cliente, ordens de serviço e gastos do colaborador. Por outro lado, poderão receber notificações sobre tarefas que lhe estão atribuídas ou até solicitar a clientes uma assinatura de conclusão do serviço.

Como associar despesas em serviço às tarefas do Task Manager?

As tarefas existentes no Task Manager permitem ao técnico planear a realização do seu trabalho. Sempre que exista uma despesa em serviço (seja compra de material, refeições, portagem, ou qualquer outra), pode associar esse custo a uma tarefa, como forma de justificar que aquela despesa está relacionada com a execução da tarefa.

Nas despesas em serviço é também possível o utilizador adicionar campos extra de acordo com as suas necessidades, permitindo assim a personalização de acordo com as regras de cada empresa.

Percorra os passos do tutorial

Neste tutorial vamos apresentar os principais passos para associar despesas de serviço às tarefas do Task Manager.

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Configure despesas em serviço, as ajudas de custo e os quilómetros

1.º passo ➡ Configuração das tabelas de custos e proveitos a aplicar nas tarefas.

2.º passo ➡ Preencher os campos das tabelas.

Ao inserir um novo registo tem de preencher o seu descritivo e o comportamento a seguir, de acordo com o tipo de valorização a aplicar, tendo de ser Kms, Despesas em Serviço ou Ajudas de Custo, para ficarem disponíveis no Task Manager.

Para informação mais detalhada deverá consultar o manual de configuração do módulo no Help online do ERP ARTSOFT, em https://help.artsoft.pt/public/h/doc/8510000/projetos-tabelas.

Após as configurações está em condições de usufruir destas opções no Task Manager. Veja como, nos passos a seguir apresentados.

Despesas em Serviço

1.º passo ➡ Aceder ao menu das despesas em serviço.

No menu principal da aplicação Task Manager passou a existir uma página específica para as despesas em serviço.

2.º passo ➡ Inserir despesas de serviço.

Depois de se concluir uma tarefa, é possível associar uma despesa em serviço bastando pressionar o botão e preencher os dados solicitados, nomeadamente o tipo de despesa, a data em que ocorreu, o valor e eventuais observações que pretenda usar para justificar a despesa em causa. Pode ainda associar o justificativo da despesa, através de uma foto ou de um ficheiro (botão “Adicionar ficheiros”).

➡ De seguida, carregue em “Inserir”. A despesa em serviço fica visível no respetivo separador.

Separador de Despesas de Serviço

Através do ícone específico é possível aplicar filtros de visualização, nomeadamente o tipo de despesa e a data.

3.º passo ➡ Listar despesas em serviço

Depois de inseridas, as despesas ficam listadas no ecrã “Despesas em Serviço” e por aprovar, aguardando a sua sincronização para o ERP ARTSOFT.

Lista de despesas por aprovar

4.º passo ➡ Editar despesas em serviço.

Caso pretenda alterar o conteúdo de uma despesa em serviço basta tocar na linha respetiva, o que lhe possibilita aceder à consulta dos detalhes da mesma e aí proceder às alterações desejadas.

Qualquer dos campos anteriormente preenchidos podem ser alterados, desde que a despesa ainda não tenha sido sincronizada para o backoffice.

Depois de alterados os campos pretendidos, carregue em “Alterar”.

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5. º passo ➡ Sincronizar despesas em serviço para o ERP ARTSOFT
Depois de concluídas, as despesas em serviço registadas no Task Manager deverão ser sincronizadas para o ERP ARTSOFT através da opção geral de “Sincronização”, disponível na pane lateral da aplicação.

Janela de sincronização

6. º passo ➡ Sincronizar despesas em serviço para o ERP ARTSOFT

Poderá confirmar, ao consultar a tarefa da ordem de serviço no ERP ARTSOFT, que a despesa em serviço se encontra associada no separador “Valorização”. Caso o tipo de despesa que tenha configurado necessite de aprovação, a despesa seguirá agora esse circuito de validação até ser aprovada ou rejeitada.

Janela da tarefa da ordem de serviço à qual está associada a despesa

No botão “Consultar…” acede à imagem da despesa, caso esta tenha sido adicionada no dispositivo móvel.

Caso pretenda identificar melhor as despesas em serviço, poderá associar campos adicionais de utilizador (CDU) a este tipo de despesa. No exemplo da imagem seguinte foram adicionados 3 CDU, dois alfanuméricos (“Tipo” e “Quem”) e um numérico (“Nº pessoas”).

Depois de sincronizada a despesa em serviço para o ERP ARTSOFT, nesta aplicação pode-se consultar a tarefa da ordem de serviço, verificando-se que, no separador “Valorização”, a despesa em serviço se encontra com os campos CDU devidamente preenchidos.

Janela de consulta da tarefa da ordem de serviço

AJUDAS DE CUSTO

1. º passo ➡ Aceder ao menu das ajudas de custo

No menu principal da aplicação Task Manager passou a existir uma página específica para as ajudas de custo.

2. º passo ➡ Inserir ajudas de custo

Para criar uma ajuda de custo use o botão respetivo e preencha os dados solicitados, nomeadamente o tipo de ajuda, a data inicial, a data final, o local e eventuais observações que pretenda usar para justificar a ajuda de custo em causa. O valor é calculado automaticamente (use o símbolo para atualizar o campo).

➡ De seguida, carregue em “Inserir”.

3. º passo ➡ Listar ajudas de custo

Depois de inseridas, as ajudas de custo ficam listadas no ecrã “Ajudas de Custos” e por aprovar, aguardando a sua sincronização para o ERP ARTSOFT.

4. º passo ➡ Listar ajudas de custo

Caso pretenda alterar o conteúdo de uma ajuda de custo basta tocar na linha respetiva, o que lhe possibilita aceder à consulta dos detalhes da mesma e aí proceder às alterações desejadas.

Qualquer dos campos anteriormente preenchidos podem ser alterados, desde que a ajuda de custo ainda não tenha sido sincronizada para o backoffice.

Depois de alterados os campos pretendidos, carregue em “Alterar”.

5.º passo ➡ Sincronizar ajudas de custo para o ERP ARTSOFT

Depois de concluídas, as ajudas de custo registadas no Task Manager deverão ser sincronizadas para o ERP ARTSOFT através da opção geral de “Sincronização”, disponível na pane lateral da aplicação.

6.º passo ➡ Sincronizar ajudas de custo para o ERP ARTSOFT

Poderá confirmar, ao consultar a tarefa da ordem de serviço no ERP ARTSOFT, que a ajuda de custo se encontra associada no separador “Valorização”. Aí será dado seguimento ao registo através dos procedimentos do ARTSOFT, nomeadamente a aprovação e o encerramento do registo.

QUILÓMETROS

1.º passo ➡ Aceder ao menu dos quilómetros

No menu principal da aplicação Task Manager passou a existir uma página específica para os quilómetros.

2.º passo ➡ Inserir registos de quilómetros

Para criar um registo de quilómetros, use o botão respetivo e preencha os dados solicitados, nomeadamente o tipo de registo, a data, o número de quilómetros, o valor, o percurso e eventuais observações que pretenda usar para justificar o registo de quilómetros em causa. De seguida, carregue em “Inserir”.

3.º passo ➡ Inserir registos de quilómetros

Para criar um registo de quilómetros, use o botão respetivo e preencha os dados solicitados, nomeadamente o tipo de registo, a data, o número de quilómetros, o valor, o percurso e eventuais observações que pretenda usar para justificar o registo de quilómetros em causa. De seguida, carregue em “Inserir”.

4.º passo ➡ Editar registos de quilómetros

Caso pretenda alterar um registo de quilómetros basta tocar na linha respetiva, o que lhe possibilita aceder à consulta dos detalhes do mesmo e aí proceder às alterações desejadas.

Qualquer dos campos anteriormente preenchidos podem ser alterados, desde que o registo de quilómetros ainda não tenha sido sincronizado para o backoffice.

Depois de alterados os campos pretendidos, carregue em “Alterar”.

5.º passo ➡ Sincronizar quilómetros para o ERP ARTSOFT

Depois de concluídos, os quilómetros registados no Task Manager deverão ser sincronizados para o ERP ARTSOFT através da opção geral de “Sincronização”, disponível na pane lateral da aplicação.

6.º passo ➡ Registos no ERP ARTSOFT

Poderá confirmar, ao consultar a tarefa da ordem de serviço no ERP ARTSOFT, que o registo de quilómetros se encontra associado, no separador “Valorização”. Aí será dado seguimento ao registo através dos procedimentos do ARTSOFT, nomeadamente a aprovação e o encerramento do registo.

Janela de consulta dos quilómetros na ordem de serviço

CALENDÁRIO DE AUSÊNCIAS (FÉRIAS E INDISPONIBILIDADES)

Ainda nas versões 21 do ARTSOFT e 4.7 do Task Manager, o calendário de férias e de indisponibilidades do Task Manager foi renovado, passando a poder ser partilhado entre recursos e a ter uma nova visualização gráfica.

Cada colaborador visualiza os seus dias de férias marcados, recusados e pendentes, bem como as férias da sua equipa, com o objetivo de gerir conflitos na marcação das férias. O coordenador da equipa visualiza as férias e indisponibilidades da sua equipa.

Desta forma, a visão de 360º das férias (aprovadas e por aprovar) e de um mapa com fácil capacidade de análise e visualização, tipo calendário, permite uma gestão mais eficaz dos períodos de ausência ao trabalho aumentando a capacidade de resposta da empresa perante essas situações.

Assim, nas férias e nas indisponibilidades o ícone específico permite aceder a um calendário mensal onde estão identificados todos os períodos de férias e de indisponibilidades de cada recurso e dos seus coordenados.

Janela de consulta dos períodos de férias

Quando posicionados num dia do mês, do lado direito do ecrã aparecem os registos detalhados dos respetivos pedidos para esse dia.

Os pedidos e respetivo estado distinguem-se pela cor e formato, da seguinte forma:

ESCALAS DE SERVIÇO

Também nas versões 21 do ARTSOFT e 4.7 do Task Manager, foi disponibilizado o sistema de registo e controlo de escalas de serviço no Task Manager.

Quando existirem trocas de horário que impliquem a mudança simples de horário ou a troca de horário com outro colaborador, é possível consultar essas alterações na opção “Escalas” do painel lateral.

O coordenador de equipa pode assim atribuir a escala aos recursos e consultá-la, assim como o próprio coordenado que também pode consultar o mapa da escala.

Ter em atenção que estas trocas de horário não se fazem no menu escalas do ERP ARTSOFT, ainda que o nome na aplicação seja esse, mas sim no menu “Trocas de Horário”.

Nas escalas pode-se verificar a existência de trocas de horário simples ou entre colaboradores. Quando posicionados num determinado dia, por baixo do ecrã aparecem os registos detalhados dos recursos que se encontram de serviço, aparecendo identificadas as férias, as indisponibilidades e as trocas de horário para esse dia.

Através do respetivo ícone é possível aplicar filtros de visualização, nomeadamente se considera horários partilhados e se mostra coordenados ou um colaborador específico.

Janela onde pode consultar as trocas de horário e recursos de serviço.

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