Evite coimas por apresentar códigos de transporte incorretos às autoridades
Em empresas que fazem a entrega de mercadorias a clientes ou que possuem diversas localizações, como armazéns, lojas, filiais ou obras, podem emitir diariamente um elevado número de guias de transporte ou de remessa para acompanharem a deslocação das mercadorias entre a empresa e esses diferentes locais.
Em muitos destes casos, os códigos de transporte obtidos, após a comunicação do documento à Autoridade Tributária (AT), são anotados em papel ou memorizados por quem os receciona no backoffice e, de seguida, transcritos manualmente para a mensagem e enviados por SMS aos colegas que executam o transporte, como ilustrado na imagem seguinte. Este processo está, naturalmente, exposto a inúmeros erros.
De forma a facilitar este processo é possível enviar o código de transporte AT diretamente para um contacto de telemóvel da empresa, logo após a sua obtenção. Este contacto é interno, uma vez que, independentemente de o documento ser direcionado a um cliente ou a uma localização da empresa, quem faz a entrega da mercadoria e obtém o código de transporte da AT é a própria empresa.
Este automatismo está disponível a partir da versão 21.1 com o módulo Gestão Comercial e o SMS Notification. Neste tutorial vamos mostrar os passos necessários para o envio do código AT em documentos de transporte por SMS.
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A nível de configuração, apenas são necessários 2 passos:
1.º passo ➡ Registar credenciais AT de utilizador
No registo de cada utilizador que solicite o código de transporte AT têm de estar registadas as suas credenciais AT (user e password).
2.º passo ➡ Configurar as séries de documentos que enviam o código de transporte AT por SMS
Na configuração das séries de documentos que vão enviar o código de transporte AT por SMS, carregar no botão ‘Avançado’ e ativar a opção “Fiscalidade –> Enviar cód. transporte AT por SMS”.
Deste modo, ao criar documentos nestas séries serão geradas notificações para enviar por SMS o código de transporte fornecido pela AT.
Após as configurações efetuadas, em 3 passos o motorista recebe um SMS com o código AT da guia de transporte comunicada.
1.º passo ➡ Obter o código de transporte AT de forma automática
Nas opções da barra de ferramentas do documento de transporte, pressionar o ícone AT para obter o código de transporte AT. De seguida preencher a data e hora de carga, assim como a matrícula da viatura. Carregar no botão ‘Enviar’.
2.º passo ➡ Escolher o contacto para quem enviar o SMS
No ecrã seguinte tem de selecionar o contacto para onde enviar o SMS com o código AT. Usando o botão ‘…’ ou a tecla ‘+’ acede aos contactos do registo de terceiro referente à própria empresa, isto porque o SMS será enviado para o colaborador da empresa que acompanhará o transporte da mercadoria.
Ou preencher manualmente o campo com o número de telefone para onde será enviado o SMS, caso o contacto não esteja criado ou atualizado na ficha de terceiro.
A obtenção do código de transporte AT é automática, uma vez que a AT responde ao pedido atribuindo um código que fica associado ao documento de transporte.
3.º passo ➡ Geração automática da notificação e envio do código AT por SMS
Outro passo automático. A notificação foi gerada e pode ser consultada na lista de notificações onde está identificado o documento e respetivo número.
No detalhe da notificação pode-se ver quem foi o utilizador que gerou a mensagem e quando o fez, assim como o número de telemóvel para onde foi enviada.
Já o conteúdo do SMS enviado terá a mesma informação da notificação do ARTSOFT. No assunto terá indicado que se trata de um código de transporte e qual o documento a que se refere (série e número de documento) e no corpo de texto da mensagem estará indicado o código de transporte atribuído pela AT que terá de ser apresentado às autoridades competentes, caso seja solicitado.
Por fim, caso esteja instalado, o SMS Notification enviará o SMS para o número de telemóvel atrás indicado.
Visualize o vídeo para saber como enviar o código de transporte AT por SMS:
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