Automatização de Encomendas a Fornecedores
Saiba como utilizar o processamento de encomendas automáticas a fornecedores
Com esta funcionalidade, o software analisa automaticamente as necessidades de reposição de artigos, considerando critérios como stocks mínimos, encomendas pendentes e consumo previsto.
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Gerir o stock de forma eficiente é essencial para qualquer empresa e o ARTSOFT oferece uma funcionalidade que simplifica este processo: o Processamento Automático de Encomendas a Fornecedores.
Com esta opção, o sistema analisa automaticamente as necessidades de reposição de artigos, considerando critérios como stocks mínimos, encomendas pendentes e consumo previsto. A partir dessa análise, o ARTSOFT gera propostas de encomenda prontas para validação, poupando tempo e reduzindo erros manuais.
Neste tutorial vamos mostrar os 3 passos necessários para utilizar o processamento de encomendas automáticas a fornecedores no ARTSOFT.
Esta funcionalidade automatiza a recolha de informação sobre os artigos com a possibilidade de rutura de stock e a elaboração de encomendas a fornecedores.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Configurações nos registos de artigos
- Configuração de canais de alerta
- Gerar encomendas automáticas a fornecedores
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Configurações nos registos de artigos
1º Passo: Configurações específicas nos registos de artigos
O primeiro passo para ativar o Processamento Automático de Encomendas a Fornecedores no ARTSOFT é configurar corretamente os registos de artigos. Para isso, assegure-se de que:
- Cada artigo tem os stocks mínimos definidos por armazém e as negociações com fornecedores registadas (de preferência, com preços preenchidos);
- Está definida a quem serão enviados os alertas de rutura de stock;
- Existem séries de encomendas para fornecedores nacionais, intra e extracomunitários;
- Estão configurados os critérios de recolha de encomendas.
Definição de stocks
No separador ‘Específicos’, nos campos de stock mínimo, aprovisionamento e máximo, devem ser colocadas as respetivas quantidades de stock para cada um dos artigos.
Automatização de encomendas
Ainda no mesmo separador, ‘Específicos’, pode configurar também:
- Condição de recolha – neste campo selecione uma das fórmulas de recolha existentes na tabela ‘Condições de Recolha’, para usar no ‘Controlo de Encomendas Automáticas’;
- Sugestão p/ enc. – neste campo selecione uma tabela ‘Sugestão de Encomendas’, para usar no Controlo de Encomendas Automáticas;
- Enc. automática – no caso de se efetuar uma encomenda automática, este campo indica a quantidade fixa a encomendar. Este campo só está disponível quando o campo anterior, ‘Sugestão p/ enc.’, não se encontra preenchido.
Na configuração da automatização de encomendas, é possível utilizar tanto valores fixos quanto variáveis nas fórmulas de recolha. Para consultar a descrição de cada variável basta pressionar ‘Shift’ + ‘?’ quando estiver na terceira ou última coluna da grelha. Já na quarta coluna, encontram-se os símbolos de comparação (maior, menor, igual), que permitem definir as condições para a geração automática das encomendas.
Por exemplo, se na primeira coluna da fórmula for inserido ‘G-A’, na segunda for selecionado o operador ‘>’ e na última for inserido o valor ‘0’, a fórmula aplicada significará que haverá recolha quando a diferença entre o Stock de Aprovisionamento e o Stock Efetivo for positivo.
Na sugestão de encomendas, também podem ser aplicadas fórmulas, como por exemplo: Stock Mínimo (F) – Stock Disponivel (C) + Encomendas Clientes (E):
Definição de negociação de fornecedores
No separador ‘Geral’, no botão ‘Negociação For.’ (Negociações com Fornecedores), deve-se definir quais fornecedores estão habilitados para o fornecimento de cada artigo e qual o preço de compra estimado. Quanto mais detalhada for esta negociação, mais completas e precisas serão as encomendas geradas automaticamente.
2º Passo: Configuração de canais de alerta
Para garantir uma gestão proativa das encomendas a fornecedores, é possível configurar alertas automáticos no menu ‘Configurações -> Tabelas Diversas -> Canais de Alerta’. Assim, os utilizadores responsáveis receberão avisos no ARTSOFT sempre que os artigos atingirem os limites de stock definidos no passo anterior.
No registo de utilizadores, é necessário associar a tabela de canais de alerta aos utilizadores que devem receber os avisos. Para isso, aceda a ‘Registo de Utilizadores -> Permissões na Empresa -> Lista Alerta’ e configure as notificações conforme necessário..
3º Passo: Gerar encomendas automáticas a fornecedores
Para gerar encomendas automáticas a fornecedores, aceda a ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento Documentos -> Processamento encomendas Fornecedores’.
Em primeiro lugar selecione a série de encomendas a fornecedores que será utilizada na criação da encomenda automática.
Após esta definição, aparece o quadro seguinte para efetuar o filtro das encomendas a fornecedores.
Filtros da recolha de artigos nas ordens de encomenda:
Artigo inicial e Artigo Final – defina o intervalo de artigos a considerar. Se os campos forem deixados em branco, serão considerados todos os artigos. Para realizar uma consulta rápida de artigos, utilize o botão específico ou a tecla ‘+’.
Armazém – selecione o armazém a considerar. Caso escolha o armazém ‘0 – Registo principal’, todos os valores (método, quantidade a encomendar e os apresentados na grelha) serão baseados nos dados do registo principal do artigo, em vez dos valores específicos de cada armazém. Ao selecionar ‘Gerar Documentos’, os mesmos serão gerados para o armazém fixo na série escolhida ao entrar na rotina. Se não houver armazém configurado na série utilizada, será exibida uma mensagem solicitando a confirmação do utilizador para gerar os documentos no primeiro armazém existente.
Condição – pode ser aplicada uma de entre as três disponíveis:
- Registo – são aplicadas as condições definidas no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;
- Manual – o utilizador seleciona, manualmente, as condições a aplicar;
- A Definir – o utilizador insere o método de recolha a aplicar. Os métodos são definidos na Tabela de Fórmulas de Recolha.
Método – Se na opção anterior, a condição selecionada for ‘manual’, são disponibilizadas opções de comparação a aplicar: Quantidade disponível, previsível ou efetiva por comparação (usando os símbolos de comparação maior, menor, igual) com o stock mínimo, de aprovisionamento, previsível, efetivo, ou um valor manual.
Fornecedor – selecione o fornecedor a considerar. Se o campo for deixado em branco, todos os fornecedores serão considerados. Para realizar uma consulta rápida de fornecedores, utilize o botão ou a tecla ‘+’.
Quantidades a Encomendar – pode selecionar o modo como a recolha da quantidade encomendada deverá ser feita. Para isso, o ARTSOFT oferece 5 opções distintas:
- Registo – a quantidade a encomendar será proveniente da ‘Tabela de Sugestão de Encomendas’ definida no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo. Se a tabela não estiver definida no registo, a quantidade a encomendar será a que constar do campo ‘Qtd. Enc. Automática’ do mesmo separador;
- Stock Máximo – a quantidade a encomendar será a definida no campo ‘Stock Máximo’, no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;
- Stock Aprovisionamento – a quantidade a encomendar será a definida no campo ‘Stock de Aprovisionamento’, no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;
- Stock Mínimo – a quantidade a encomendar será a definida no campo ‘Stock Mínimo’, no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;
- A definir – ao selecionar esta opção será apresentado o campo ‘Fórmula’, onde poderá selecionar uma das fórmulas definidas na ‘Tabela de Sugestão de Encomendas’.
Após a recolha conforme os critérios definidos, devem-se selecionar os artigos a serem encomendados ao fornecedor, escolhendo o mais adequado. As quantidades a encomendar podem ser alteradas, se necessário.
Finalmente, deve-se usar a opção ‘Gerar documentos’ para efetuar as encomendas a fornecedores.
É exibido um ecrã informativo indicando que o documento foi gerado.
O Processamento Automático de Encomendas a Fornecedores no ARTSOFT é uma ferramenta poderosa para garantir uma gestão de stock eficiente e otimizada. Desde a definição de stocks mínimos e negociações com fornecedores até à configuração de alertas e geração automática de encomendas, este processo reduz erros manuais e agiliza a reposição de artigos.
Ao seguir os passos apresentados neste tutorial, a sua empresa pode assegurar que os produtos certos estão sempre disponíveis, evitando ruturas de stock e otimizando o fluxo de compras. Explore esta funcionalidade e simplifique a sua gestão de encomendas!
O processamento de encomendas automáticas a fornecedores, requer o licenciamento do módulo Gestão Comercial do ARTSOFT
Faça o processamento de encomendas automáticas a fornecedores recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como efetuar o processamento de encomendas automáticas a fornecedores no ARTSOFT:
