Automação para Empresas de Contabilidade
Como gerir tarefas e cumprir prazos no ERP ARTSOFT
A gestão de tarefas nas empresas de contabilidade é um processo complexo e demorado, que exige o cumprimento rigoroso de prazos. A ARTSOFT apresenta uma solução que responde a estes desafios, a Automação para Empresas de Contabilidade que pode ser adquirida em paralelo com o software de contabilidade para Contabilistas, o ARTSOFT CC.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
Transforme a Sua Contabilidade: Maximize a Eficiência com a Automação ARTSOFT
A gestão de tarefas nas empresas de contabilidade é um processo complexo e demorado, que exige precisão e o cumprimento rigoroso de prazos. A ARTSOFT compreende esses desafios e apresenta uma solução poderosa: o ARTSOFT – Automação para Empresas de Contabilidade.
Esta ferramenta inovadora permite gerir as obrigações legais e fiscais de múltiplas empresas de forma integrada, utilizando uma única base de dados centralizada — a base de dados da própria empresa de contabilidade. Com esta solução, as empresas de contabilidade podem elevar significativamente a sua eficiência, aumentar a produtividade e garantir um maior controlo das operações, ao mesmo tempo que reduzem custos e melhoram a rentabilidade.
Mais do que uma simples gestão de obrigações legais em ambiente multiempresa, o ARTSOFT oferece uma solução abrangente que otimiza processos contabilísticos, permitindo aos contabilistas focar-se no que realmente importa: prestar um serviço de excelência aos seus clientes, assegurando eficiência e total conformidade com as exigências legais.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
- Obrigações legais e tarefas
- Recolha e consulta de alertas
- Executar Rotinas
- Impressão de relatórios das várias empresas
- Calendário Anual
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Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.
Neste tutorial vamos mostrar os 6 passos necessários para configurar e usar a automação para empresas de contabilidade no ARTSOFT.
O menu ‘Empresas -> Automação para Empresas de Contabilidade’ possui 6 entradas representadas nos passos deste tutorial.
1º passo ➡ Empresas
Esta opção permite configurar a empresa base (do gabinete de contabilidade) e as empresas de trabalho, organizando-as em grupos (como salários ou IVA). A mesma empresa pode ser incluída em vários grupos. Ao aceder ao menu, o ARTSOFT verifica se há configurações adequadas e, se for a primeira vez, solicitará a definição da empresa base.
Em primeiro lugar tem de se indicar qual a empresa base, posicionando-se sobre a linha ‘Empresa base’ e pressionando o botão Associar Empresa.
Na Lista de Empresas, selecione a empresa base da automação, que geralmente será o próprio gabinete de contabilidade. Para alterar a empresa base, basta repetir o processo e selecionar outro ficheiro de trabalho.
Terá agora de criar grupos com as empresas de trabalho. Pressione o ícone ‘Criar grupo’ e atribua a designação adequada.
De seguida, posicione-se sobre a linha do grupo criado e pressione o botão Associar Empresa. Pode selecionar várias empresas em simultâneo.
Por fim, terá de associar os utilizadores que vão ter acesso ao grupo das empresas de trabalho. Posicione-se sobre a linha do grupo e pressione o botão Associar Empresa. Pode selecionar vários utilizadores em simultâneo.
O resultado da configuração será o da imagem seguinte:
A barra de ferramentas possui ícones de ação. Para saber mais sobre estes ícones carregue aqui.
2º passo ➡ Obrigações Legais e Tarefas
Para aceder às Obrigações Legais Multiempresa poderá fazê-lo através do menu respetivo ou recorrendo ao ícone ‘Obrigações Legais’ na barra de operações.
As operações sobre as obrigações da grelha são realizadas através dos ícones da barra de ferramentas. De seguida apresentamos os ícones mais relevantes deste ecrã. Para saber mais sobre os restantes ícones vá ao Help ARTSOFT.
Calendário Anual – ver 6º passo deste tutorial.
Inserir – cria uma nova obrigação legal. Caso não tenha importado ou tenha eliminado obrigações legais disponibilizadas pela ARTSOFT, pode usar esta opção para criar ou repor uma obrigação legal. Deve preencher os dados solicitados e, na última linha, selecionar as empresas a que a obrigação se aplica.
Editar – para editar uma obrigação legal, deve posicionar-se numa linha da lista correspondente. Após efetuar as alterações desejadas, deve gravá-las clicando no botão ‘Guardar’.
Remover – selecione uma ou mais linhas para apagar a obrigação legal das empresas escolhidas ou todas as obrigações do mesmo tipo e periodicidade. O ARTSOFT exibe uma mensagem confirmando a eliminação.
Mesmo depois da obrigação legal ser eliminada, poderá recuperá-la através da atualização online (recomendado) ou inserindo-a manualmente.
Remover tudo – elimina todos os registos e tarefas associadas das obrigações legais de uma ou de todas as empresas. Após eliminar todas as obrigações legais, pode recuperá-las através da atualização online (recomendado) ou inserindo-as manualmente.
Ao prosseguir, irá aparecer uma janela para selecionar as empresas onde correr a operação.
Nessa janela poderá selecionar as empresas onde correr a operação de eliminação dos registos (use o ícone respetivo para marcar todas).
No final é mostrado um relatório com todas as remoções efetuadas.
Atualização online – acede à plataforma da ARTSOFT para atualizar a lista das obrigações fiscais e respetivas datas limite, em cada empresa.
Se aceitar, permite selecionar as empresas a atualizar (use o ícone respetivo para marcar todas).
Para receber alertas de novas atualizações de prazos-limite, deve ativar a funcionalidade na ficha da empresa em ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > Parâmetros ARTSOFT’.
Lista de notificações – mostra a lista de notificações multiempresa existentes e se estão por enviar.
Ao dar duplo clique sobre uma das linhas, poderá consultar o seu conteúdo.
Se não existir configurações de notificações associadas, o ARTSOFT aplica uma notificação por omissão de 5 dias de antecedência para todas as obrigações legais.
Notificações de eventos – atalho para parametrizar notificações sem sair da janela das Obrigações Legais. Também pode configurar em ‘Configurações -> Tabelas Diversas -> Notificações de Eventos’, opção ‘Obrigações legais’.
Para criar uma notificação terá de se posicionar sobre a linha das obrigações legais e pressionar o ícone ‘Inserir novo item’ para abrir a edição dos parâmetros de notificação. Proceder de acordo com as regras de criação de notificações, tendo em especial atenção que o número da notificação será ‘12’ (ID da tabela de obrigações legais).
Aceda aqui para saber mais sobre os campos a configurar.
As notificações são geradas quando há destinatários e podem ser enviadas automaticamente com o serviço ‘TaxObligationsSvc.svc’. Se configurado, o sistema gera notificações conforme o prazo. Caso contrário, notifica 5 dias antes ou no último dia. Para enviar emails e SMS, use ‘SrvEmail.svc’ e ‘ServerSMS.svc’.
Para configurar fale com o seu Parceiro ARTSOFT ou consulte aqui para saber como configurar.
Obrigações inativas – visualiza as obrigações que foram desativadas por empresa e permite que as mesmas sejam reativadas. Selecione as obrigações legais inativas que pretende ativar (permite multiseleção) e carregue no botão ‘Ativar’.
Iniciar declaração/mapa – abre o ecrã da declaração a produzir e a partir daí permite gerar o respetivo mapa no seu ambiente, para cada empresa. Veja-se o seguinte exemplo para o modelo 30.
Depois de gerar a declaração, o ARTSOFT questiona o utilizador se confirma a entrega da obrigação legal e mostra a data de entrega em edição, permitindo a sua alteração.
Em caso afirmativo, questiona se pretende reutilizar esta data para finalizar em todas as empresas.
Em caso afirmativo, procede à entrega da declaração e passa para a empresa seguinte. Depois de finalizar a entrega de todas as empresas, mostra um relatório com o resultado da entrega das declarações das empresas
e atualiza a data de entrega e o estado da mesma.
Finalizar item – permite confirmar a entrega das obrigações legais para todas as empresas, caso ainda não tenham sido entregues.
Se já tiverem sido entregues, mostra as empresas e a data em que a entrega ocorreu.
Configurar tipos de obrigações legais – nesta opção pode consultar e alterar as configurações padrão que são aplicadas quando for inserida uma obrigação legal do tipo indicado. Aceda aqui para saber mais sobre os campos a configurar.
Caso pretenda, pode criar também uma obrigação periódica que não esteja contemplada nas obrigações legais originais, recorrendo ao ícone ‘Inserir’ e configurando uma obrigação personalizada.
Esta obrigação irá constar do grupo dos customizados.
Para a usar terá de se posicionar na grelha principal ‘Obrigações Legais’ e inserir uma obrigação legal através do ícone ‘Inserir’. Aceda aqui para saber mais sobre os campos a preencher.
Ao guardar a configuração, o utilizador é questionado se pretende atualizar todas as obrigações legais do mesmo tipo e periodicidade em cada empresa.
Ao confirmar, a obrigação fica visível no ecrã das ‘Obrigações Legais’, com os dados devidamente preenchidos.
Rotinas contabilísticas – ver 4º passo deste tutorial.
Alertas – ver 3ºpasso deste tutorial.
Relatórios Multiempresa – ver 5º passo deste tutorial.
Comprovativos e Guias de Pagamento – permite obter o comprovativo de entrega e a guia de pagamento da DMR, DPIVA e DRI, assim como os comprovativos de pagamento da DRI.
Depois de selecionar as operações e as empresas pretendidas, carregue no botão ‘Obter’. Serão solicitados os dados de acesso necessários à obtenção dos comprovativos ou guias para cada empresa.
No final é mostrado um relatório com os resultados dos pedidos.
Em todas as empresas para as quais se conseguiram obter os respetivos comprovativos ou guias, passam a mostrar uma linha com a localização onde esses documentos ficaram arquivados.
Se der duplo clique nessas linhas, abre o ficheiro na aplicação predefinida para a extensão PDF.
Estado de Entrega das Obrigações Legais – nesta opção pode verificar o estado em que se encontra a entrega de todas as obrigações legais, permitindo ter uma noção, em percentagem, do que já foi entregue, do que se encontra expirado e do que está atrasado.
Esta visualização pode ser para o total de todas as empresas ou poderá também analisar individualmente o estado das entregas de cada empresa.
Os dados na grelha são obtidos pelos ícones mencionados, exceto a coluna ‘Estado’, que se altera automaticamente. No último dia de entrega, passa para ‘prazo limite’; antes disso, está como ‘prazo a decorrer’; e após a entrega, muda para ‘entregue no prazo’ ou ‘entregue fora do prazo’, conforme a data da entrega.
Botões:
Os botões disponíveis na parte inferior do ecrã funcionam como filtros dos dados visíveis na grelha:
Estado: filtra por prazo a decorrer, prazo limite, expirado, entregue no prazo, fora do prazo ou todos.
Mês: filtra por mês ou mostra todos, posicionando-se por omissão no mês corrente.
Mostrar: oculta obrigações concluídas ou mostra todas.
Agrupar por: exibe a tabela por obrigação legal ou por empresa, oferecendo uma visão geral do que falta entregar.
No menu de contexto do botão direito do rato, encontram-se opções organizadas em separadores, a maioria também disponível na barra de ferramentas, com algumas exceções exclusivas deste menu.
Gerar notificação: envia no momento uma notificação para o responsável de acordo com a notificação configurada para o tipo. Se não existir uma notificação configurada ou a obrigação legal não tiver pelo menos um responsável atribuído, a notificação não é gerada.
Se a notificação for enviada, pode-se verificar o envio na lista de notificações.
Inserir tarefa: permite atribuir a realização da tarefa a um utilizador ou recurso. Ao criar uma tarefa a partir desta opção é aberto o ecrã de agendamento de tarefas em que a descrição desta corresponde ao nome da obrigação legal. Se o recurso estiver associado ao utilizador, também o recurso alocado aparece automaticamente preenchido.
Se já existir uma tarefa e o utilizador tentar criar uma nova, é aberta a existente para a consultar.
Na grelha é mostrada a tarefa associada à obrigação e ao utilizador responsável, numa linha um nível abaixo da obrigação legal. Se apagar a tarefa a linha também desaparece.
Desativar item: permite desativar individualmente a obrigação legal selecionada ou todas as obrigações do mesmo tipo e periodicidade que não se pretendem usar.
Mesmo depois desta ser desativada, poderá recuperá-la através da opção ‘Obrigações inativas’
3.º passo ➡ Alertas
Nesta opção pode recolher e consultar os alertas configurados para todas as empresas. Produz o mesmo efeito do ícone ‘Alertas’ no ecrã das obrigações legais.
Carregue no botão Recolha de Alertas para efetuar a recolha de alertas das empresas anteriormente selecionadas. Indique a data da recolha e carregue no botão ‘OK’.
É mostrado o relatório da recolha de alertas com a indicação do total de registos recolhidos por empresa.
Selecione uma empresa e carregue no botão Consultar litas de Alertas para consultar as listas de alerta dessa empresa.
4.º passo ➡ Rotinas
Permite executar reaberturas, processamentos, integrações e operações técnicas para várias empresas em simultâneo. Produz o mesmo efeito do ícone ‘Rotinas contabilísticas’ no ecrã das obrigações legais. Estas rotinas são fixas e dependem do licenciamento.
Depois de selecionar a rotina e as empresas pretendidas, carregue no botão ‘Executar’.
No final é mostrado um relatório com o resultado das operações efetuadas nas rotinas selecionadas.
5.º passo ➡ Relatórios
Esta opção permite imprimir relatórios das várias empresas em simultâneo sem ter de mudar de empresa. Produz o mesmo efeito do ícone ‘Relatórios Multiempresa’ no ecrã das obrigações legais. Assim que se pressiona este ícone, o ARTSOFT inicia o processo de carregamento dos relatórios das empresas selecionadas, indicando as que serão ignoradas por não terem relatórios multiempresa configurados.
De seguida, os relatórios multiempresa que aparecem disponíveis para impressão são as listagens gerais dos relatórios da empresa. No entanto, se todas as listagens forem de empresa, o ARTSOFT usa os parâmetros de cada uma e, nesse caso, não podem existir listagens gerais.
Selecione os relatórios bem como as empresas pretendidas.
Automático – para poder usar esta opção, os relatórios configurados têm de ser fixos e não podem conter filtros nem parâmetros. Ou seja, o relatório é impresso automaticamente assumindo-se o que estiver previsto no relatório, sem intervenção do utilizador. Caso contrário, não é impresso.
Avançado – este modo já permite interagir com o relatório para alterar os parâmetros, mostrando os filtros e a impressão de qualquer tipo de relatório, mas requer a intervenção do utilizador para escolher o formulário
e indicar os valores em eventuais filtros que o relatório possa conter.
Imprime todos os relatórios e no final é mostrado um relatório com o resumo da impressão por empresa.
6.º passo ➡ Calendário Anual
Esta opção produz o mesmo efeito do ícone ‘Calendário Anual’ da barra de ferramentas do ecrã ‘Obrigações Legais Multiempresa’ que permite visualizar o ecrã com o ano completo, mostrando uma visão global do cumprimento dos prazos das obrigações legais em formato calendário. Podem-se aplicar filtros por: Empresa, Tipo, Estado e Mês.
Ativando o menu de contexto do botão direito do rato tem-se acesso à possibilidade de iniciar ou finalizar qualquer declaração/mapa.
Neste tutorial, vimos como o ARTSOFT – Automação para Empresas de Contabilidade simplifica a gestão de obrigações legais e fiscais, aumentando a eficiência e a qualidade dos serviços prestados. A centralização e automação de processos permitem poupar tempo, reduzir erros e melhorar o controlo operacional.
Ao adotar este módulo, a sua empresa de contabilidade estará equipada para enfrentar os desafios atuais com mais eficiência e competitividade. Aproveite o potencial desta solução para otimizar os seus processos e prestar um serviço de excelência.
A automação das obrigações legais multiempresa, requer o licenciamento do submódulo da Contabilidade ‘Automação para Empresas de Contabilidade’ do ARTSOFT. Para a automatização das notificações necessita dos serviços TaxObligationsSvc.svc, SrvEmail.svc e ServerSMS.svc.
Consulte o Help Online para saber mais sobre como usar a Automação para Empresas de Contabilidade.
Caso pretenda gerir as obrigações legais em modo monoempresa, consulte o tutorial para gerir e controlar o cumprimento das obrigações legais e fiscais das empresas.
Automatize as obrigações legais recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação Automação Empresas de Contabilidade.
➡ Visualize o vídeo para saber como usar a Automação para Empresas de Contabilidade do ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
