Simplifique a Desmaterialização de Faturas com Segurança
A Assinatura Digital Qualificada é essencial para garantir a segurança e a validade legal de documentos eletrónicos. Com o ARTSOFT, pode integrar a assinatura digital qualificada nos seus processos de faturação eletrónica.
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Desmaterialização de faturas
A desmaterialização de faturas é uma necessidade urgente para as empresas, uma vez que envolve a redução de custos e do consumo de recursos. Além disso, a legislação atual, como o Decreto-Lei nº 28/2019, o Regulamento (UE) nº 910/2014 e o Decreto-Lei nº 12/2021, exige o cumprimento de várias obrigações fiscais e de conservação de documentos. Com o aumento da digitalização, surge a necessidade de garantir que os documentos eletrónicos sejam autênticos e fiáveis, o que requer o uso de assinaturas digitais qualificadas.
Sem uma solução adequada para assinar digitalmente documentos relevantes de forma segura e conforme com a legislação, as empresas podem enfrentar desafios como não conseguir provar a autenticidade dos seus documentos, arriscando sanções legais. Além disso, a falta de uma solução eficaz pode aumentar a vulnerabilidade dos sistemas a possíveis ameaças de segurança, especialmente se a aplicação for instalada em dispositivos comprometidos.
Com o ARTSOFT, pode integrar a assinatura digital qualificada, validada pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA), nos seus processos de faturação eletrónica. Esta funcionalidade permite que assine documentos de forma segura e de acordo com as exigências legais em vigor, garantindo a autenticidade e integridade dos mesmos. No entanto, é fundamental que a empresa adote as medidas necessárias para proteger os dispositivos onde a aplicação será instalada, evitando riscos de compromissos de segurança.
Como usar no ARTSOFT
Neste tutorial vamos mostrar os 4 passos necessários para assinar documentos com o protocolo SAFE, disponibilizado pela Autoridade Tributária, no ARTSOFT.
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Passos necessários para entregar a Declaração Periódica de IVA
1º Passo: Passos para criação de conta no portal ‘autenticacao.gov.pt’
A assinatura de documentos no SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas) é realizada através de uma conta de assinatura específica do serviço. Para que este processo ocorra corretamente no ARTSOFT, o utilizador deve estar autenticado no portal ‘autenticacao.gov.pt’.
Assim, é essencial garantir, antes de iniciar o processo, que o utilizador está devidamente autenticado no portal ‘autenticação.gov.pt’ (Identificação, autenticação e assinatura digital do Estado Português):
O início de sessão pode ser efetuado com recurso à Chave Móvel Digital (CMD) + PIN de autenticação ou Cartão de Cidadão + PIN de autenticação + Leitor de Cartões;
Após selecionar o meio de autenticação, deve ser autorizada a autenticação para que seja possível ao sistema recolher os dados de que necessita;
Após concluir a autenticação estará apto a ativar na sua conta o atributo ‘Assinatura de faturas eletrónicas’ no Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) na empresa para a qual criou a conta;
Para isso é necessário aceder ao menu ‘Os Meus Atributos Profissionais’, escolher a certificação do tipo ‘Administrador, Gerente ou Diretor’ ou ‘Procurador’;
Inserir e validar o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) da empresa que ficará associada à conta de assinatura;
Inserir o nome da empresa e avançar para a escolha da natureza jurídica da mesma;
Na secção de atributos a certificar deverá estar ativa a opção ‘Assinatura de faturas eletrónicas’;
Após estes passos o profissional deverá validar a informação e documentação solicitada nos passos seguintes para terminar o pedido de associação dos atributos empresariais.
2º Passo: Parametrizações ARTSOFT
Registo de Utilizadores
Os utilizadores ARTSOFT que tiverem como tarefa a assinatura de faturas eletrónicas, têm de ter no seu registo determinadas parametrizações que lhes permita efetuar estas ações, garantindo também dessa forma que as credenciais SAFE estão confinadas a determinados utilizadores específicos. Apenas é permitido ter uma conta por utilizador em cada empresa.
No registo de utilizador é necessário ter o campo ‘E-mail’ preenchido no separador ‘Identificação’.
No separador ‘Configuração na Empresa’ é necessário definir o número máximo de assinaturas SAFE disponíveis para o utilizador (o SAFE não suporta mais de 450.000 assinaturas por utilizador) e indicar o SAFE como a entidade de assinatura por omissão. A validade das assinaturas é de 45 dias, mas o ARTSOFT faz a renovação automática.
Ficha da empresa
As configurações necessárias para o SAFE têm de ser introduzidas em ‘Configurações > Configurar Empresa > Gestão Comercial > Selo Eletrónico Qualificado’.
O campo ‘Entidade certificadora’ permite definir qual a entidade utilizada para emitir o selo eletrónico qualificado, neste caso o SAFE da AMA. Simultaneamente, define-se também se o está a fazer em modo qualidade (teste) ou produção (real).
Adicionalmente, é ainda possível que seja gerado um ficheiro na diretoria temporária da empresa com os dados recebidos e enviados pelo ARTSOFT.
Aplicações e ficheiros adicionais
Para além das parametrizações já indicadas neste capítulo, ter em atenção que é necessário ter na pasta ARTSOFT o ficheiro ‘safe.jar’ bem como ter instalado no seu computador a aplicação JAVA na versão 17 ou superior.
3º Passo: Criação da conta de assinatura SAFE
Após efetuados todos os passos anteriores, estamos aptos a criar a conta de assinatura SAFE a partir do ARTSOFT.
Em ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Configurações -> Gestão de Conta de Assinatura SAFE/USB’ (este menu só fica disponível se tiver selecionado o SAFE como entidade certificadora do selo eletrónico).
Ao clicar no botão ‘Criar uma nova conta de assinatura SAFE’ a janela assume de imediato as parametrizações associadas ao utilizador que está a executar a ação.
Em seguida tem de se preencher a data de validade da conta a criar (os certificados têm uma data de validade de 45 dias, mas o ARTSOFT permite fazer um refresh automático dos mesmos) e o campo ‘Informação Adicional’.
O utilizador pode criar várias contas de assinatura para a mesma empresa, mas terá de utilizar o campo da ‘Informação Adicional’ para as distinguir inequivocamente.
Ao clicar em ‘Criar conta’ é iniciado um conjunto de passos necessários para a criação da conta de assinatura SAFE.
Em primeiro lugar é solicitado ao utilizador que aceite os termos expostos declarando que tem conhecimento da responsabilidade assumida.
Será depois necessário fazer a autenticação em ‘autenticação.gov.pt’.
Após cumprir a autenticação é iniciada a criação da conta.
Após a criação da conta, os dados são carregados para a janela de configuração do ARTSOFT.
4º Passo: Utilização
A partir deste momento, no ARTSOFT, ao criar uma fatura, assinar e exportar a mesma para um documento PDF, irá ser gerada a assinatura digital de acordo com a conta associada ao utilizador em causa.
No caso de existir uma falha no pedido de impressão, é gasto um selo da assinatura, mas não é perdido. O utilizador tem simplesmente de voltar a imprimir para assinar eletronicamente o documento, reaproveitando o selo.
Por fim, podem-se consultar os documentos pendentes de impressão em ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Consulta / Impressão Documentos -> Finalização de Impressão com Assinatura Digital’.
Este serviço permite que um profissional autorizado da empresa assine digitalmente faturas eletrónicas diretamente no ARTSOFT, utilizando o seu Cartão de Cidadão, garantindo assim a conformidade legal e a segurança dos documentos.
A assinatura de documentos com o protocolo SAFE, disponibilizado pela Autoridade Tributária, requer o licenciamento do módulo Gestão Comercial do ARTSOFT.
Consulte aqui para saber mais sobre como assinar documentos com o protocolo SAFE da AMA.
Assine documentos com o protocolo SAFE, disponibilizado pela Autoridade Tributária, recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.
Visualize o vídeo para saber como assinar documentos com o protocolo SAFE da AMA, no ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.
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