Diga Adeus ao Papel com o Arquivo Eletrónico
Tudo o que precisa saber para automatizar processos com a Contabilidade Inteligente
Ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, a Contabilidade Inteligente do ARTSOFT permite que a sua equipa se concentre em tarefas de maior valor, como análises financeiras e decisões estratégicas, em vez de se perder em processos manuais.
Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.
Arquivo Eletrónico
Existem duas formas de recolher os dados dos documentos fiscalmente relevantes. Neste tutorial vamos mostrar essas duas formas e os passos necessários em cada uma delas para usar a contabilidade inteligente no ARTSOFT.
Usando qualquer uma das formas aqui indicadas, é necessário proceder, em primeiro lugar, à criação de regras específicas que permitam ao ARTSOFT saber como integrar os documentos importados ou adicionados. Tem de se definir o tipo de documento, o mercado de proveniência do fornecedor, palavras-chave e NIF de fornecedores a serem usados como filtros específicos de cada regra, o tipo de documento, as contas, os centros de custo e outras configurações adicionais de retenção na fonte, autoliquidação e imposto de selo. Para saber mais sobre a configuração destes campos, consulte a configuração das regras da Contabilidade Inteligente.
Percorra os passos do tutorial
Navegue por:
PEÇA APOIO OU DEMONSTRAÇÃO
Se precisar de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração.
Saiba também que
Subscreva a nossa newsletter para receber todos os tutoriais.
Se é utilizador ARTSOFT, encontre este tutorial no software. Ao clicar em F1, dentro do ERP, vai aceder ao Help Online onde pode consultar documentação.
1ª Forma – Importação direta através do portal da AT
Acedendo à Contabilidade Inteligente, através do menu ‘Contabilidade -> Integração com Outros Sistemas -> Contabilidade Inteligente’, a importação de documentos pode ser efetuada através da importação de ficheiros provenientes do portal da AT (por importação direta ou em formato CSV).
1.º passo ➡ Importar AT
Através do botão ‘Importar AT’ pode efetuar a importação online de registos do e-fatura. Caso o utilizador, ou um grupo associado ao utilizador, tenha gravadas as credenciais da AT (utilizador e password), ao clicar neste botão o login é automaticamente efetuado assim como a importação dos documentos.
Se os dados de login forem inválidos ou não estiverem preenchidos, é aberto o ecrã de autenticação no portal das finanças, sendo solicitado ao utilizador que insira manualmente as credenciais necessárias: o número de contribuinte e a respetiva senha de acesso. Depois de inseridos os dados solicitados, estes são validados pelo portal das finanças e, se corretos, redirecionam o utilizador para o serviço solicitado, importando de imediato os documentos.
Esta funcionalidade, para além de permitir a importação direta e online dos registos e-fatura, tem a vantagem de obter os valores de incidência e de IVA de todos os documentos disponíveis no e-fatura entre as datas solicitadas, mesmo aqueles que possuem mais de uma taxa de IVA.
Pressionando o botão ‘Sim’, na mensagem do resumo da importação dos registos, é mostrado o relatório da importação dos documentos.
Esta importação Web não atualiza documentos já conciliados para evitar potenciais diferenças entre os valores dos documentos e-fatura e os documentos da contabilidade.
Importação de CSV
2.º passo ➡ Importar CSV
Através do botão ‘Importar CSV’ pode importar os registos offline, no entanto, os documentos que possuem mais de uma taxa de IVA são importados sem taxa de IVA, por impossibilidade de se efetuarem os cálculos com um grau de certeza de 100%.
Mesmo assim, todos os registos sem detalhe de IVA provenientes do site da AT são passíveis de ser selecionados e ser importados os respetivos detalhes, através da opção ‘Importar detalhes’ no menu de contexto do botão direito do rato, para importar dados do registo selecionado a partir do site da AT.
3.º passo ➡ Conciliação de documentos
Após a importação dos documentos, faz-se a integração contabilística automática dos mesmos.
Usando o botão ‘Automático’ o documento é conciliado e lançado na contabilidade, sendo usada a regra que melhor se adequa.
Usando a opção ‘Lançar na Contabilidade’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato,
é aberto o ecrã ‘Integração contabilística’ para se selecionar a regra pretendida.
Se for selecionada uma regra com conta corrente, e caso o fornecedor ainda não exista como terceiro na empresa, o utilizador é questionado se pretende criar a conta de fornecedor.
Em simultâneo com a criação da conta de fornecedor, são aplicadas as contas da regra selecionada.
A ficha de fornecedor é criada com os dados disponíveis.
4.º passo ➡ Detalhes conciliados
Nos ‘Detalhes Conciliados’ visualiza-se a integração contabilística efetuada. Para além disso, no menu de contexto do rato, é possível anular a conciliação caso não esteja correta ou se pretenda alterar a contabilização, ir para o documento (de conta corrente ou de contabilidade) ou ir para o registo de terceiro. Nos lançamentos é ainda possível ir para a conta da contabilidade respetiva.
2ª Forma – Adicionar documentos fiscalmente relevantes ao Arquivo Eletrónico
1º Passo: Leitura de QR Code através de ficheiros de imagem ou em formato PDF
Acedendo à Contabilidade Inteligente, através do menu ‘Contabilidade -> Integração com Outros Sistemas -> Contabilidade Inteligente’, a importação de documentos pode também ser efetuada através de outras três formas adicionais, caso os contabilistas tenham acesso antecipado aos documentos antes de terem a possibilidade de importar estes ficheiros na totalidade:
- Ficheiros – permite importar ficheiros em formato PDF ou imagem (JPG ou PNG), através da leitura do QR code aí presente;
- Leitor QR Code – permite usar um leitor de códigos de barras bidimensionais, de forma a interpretar o conteúdo do QR code;
- Câmara – permite usar a câmara de um dispositivo móvel para ler o QR Code.
Se, por exemplo, a empresa enviar por email, ou num suporte magnético, os documentos em ficheiros de imagem ou em formato PDF, poderá guardá-los numa pasta específica e posteriormente selecionar os que pretende importar. Os ficheiros são guardados no formato em que são importados, ficando digitalizados e arquivados como comprovativo.
Sendo assim, nesta fase surge a possibilidade de fazer o arquivo eletrónico que permite guardar os documentos para posterior consulta ou auditoria, devendo estas imagens ser digitalizadas com qualidade.
Ao selecionar a opção ‘Ficheiros’ será aberto um ecrã para selecionar a pasta e os ficheiros a importar. Pode selecionar os ficheiros sequencialmente, usando a tecla SHIFT, ou alternadamente usando a tecla CTRL.
De seguida, pressione o botão ‘Abrir’. O ARTSOFT mostrará uma mensagem de confirmação de adição dos documentos selecionados ao arquivo eletrónico.
Na Contabilidade Inteligente fica o registo de todos os documentos importados, ficando indicado na última coluna aqueles que foram inseridos por leitura do QR Code, através do símbolo . No cabeçalho do ecrã podem ser aplicados filtros relativos à origem dos dados: QR Code, e-fatura AT, Ficheiro CSV.
No menu de contexto do botão direito do rato existem duas opções específicas para esta forma de adicionar documentos.
Abrir detalhes – abre um ecrã com os detalhes do documento e a imagem do respetivo documento.
Abrir anexo – abre o documento com a aplicação predefinida (no exemplo da imagem em formato PDF).
Ao efetuar a conciliação do documento e posterior lançamento na contabilidade, é possível verificar nos ‘Detalhes Conciliados’ a origem do documento. Se for ‘QR’ significa que só existe o documento físico lido através dos ficheiros em formato PDF, imagem ou de leitor QR code; se for ‘AT’ ou ‘CSV’ significa que o documento só existe do lado da AT e o gabinete de contabilidade ainda não tem o documento físico nem eletrónico; se for ‘QR+AT’ significa que tanto a AT como o gabinete têm o documento, logo está conciliado em ambos os lados.
Os documentos fiscalmente relevantes adicionados através da leitura de QR Code com qualquer das opções ‘Leitor QR Code’ ou ‘Câmara’, não ficam disponíveis no arquivo eletrónico, uma vez que o documento não se encontra digitalizado.
2.º passo ➡ Arquivo eletrónico
O arquivo eletrónico faz o armazenamento seguro dos documentos com ou sem QR Code. Para além disso, permite também gerar o ficheiro em formato SAF-T, útil para inspeções efetuadas pela AT.
Note-se que os documentos importados diretamente do portal (1ª forma mostrada neste tutorial), não podem ser arquivados eletronicamente, uma vez que não possuem suporte digital (PDF, JPG ou PNG).
O arquivo eletrónico pode ser acedido através do botão ‘Arquivo Eletrónico’, disponível na parte inferior do ecrã da Contabilidade Inteligente, ou através do menu ‘Contabilidade -> Integração com Outros Sistemas -> Arquivo Eletrónico’.
O nome do documento arquivado é composto pelo NIF do fornecedor mais a identificação única do documento, para que não haja duplicação de registos.
Ao dar duplo clique ou ativando a opção ‘Abrir ficheiro’, no menu de contexto do botão direito do rato, pode visualizar o documento que estiver selecionado.
O botão ‘Exportar ficheiro’ permite gerar o arquivo eletrónico em formato SAF-T, no ficheiro ‘indice.XML’. Pode selecionar o mês para gerar o arquivo na diretoria ‘ARQUIVO\DOC’ da empresa.
3.º passo ➡ Arquivo eletrónico de documentos nacionais (continente) sem QR Code
Se existirem documentos nacionais aos quais não é possível ler o QR Code, por falta deste no documento ou por não estar legível, o ARTSOFT informa essa situação e questiona o utilizador se o pretende inserir manualmente.
Se responder afirmativamente, é aberto o ecrã para inserção manual de registos e aí poderá preencher os campos que se encontram à esquerda da imagem, sendo mostrada a digitalização do documento do lado direito. No exemplo da imagem, apesar de existir ATCUD no documento este não se encontrava legível.
4º Passo: Arquivo eletrónico de documentos nacionais (ilhas) sem QR Code
No caso de documentos provenientes das ilhas (Madeira e Açores), os valores devem ser lançados manualmente com as taxas respetivas, sendo aplicadas as correspondentes taxas de IVA em vigor, de acordo com as taxas disponíveis na tabela geral de IVA.
O espaço fiscal só está disponível quando o país é Portugal e deve ser preenchido nestes casos.
Depois de inserir todos os registos deve finalizar o processo carregando no botão ‘Continuar’. O ARTSOFT mostra o resumo da importação dos registos.
Pressionado o botão ‘Sim’ é mostrado o relatório da importação dos documentos que foram guardados no arquivo eletrónico, diferenciando os que foram inseridos manualmente.
Na Contabilidade Inteligente fica o registo de todos os documentos importados, ficando indicado na última coluna aqueles que foram inseridos por leitura do QR Code ou registados manualmente, através do respetivo símbolo.
5º Passo: Importação de documentos intracomunitários e extracomunitários sem QR Code
O Arquivo Eletrónico de documentos sem QR Code para documentos intracomunitários ou extracomunitários é ligeiramente diferente dos documentos nacionais.
Nos documentos estrangeiros não é possível fazer a importação automática dos dados, porque o QR Code simplesmente não existe. Isto significa que os registos intracomunitários e extracomunitários têm de ser inseridos manualmente.
Para se identificar o mercado de origem de um documento tem de se aceder à configuração das regras da Contabilidade Inteligente. Aí define-se o mercado de proveniência do Fornecedor: Continente, Intracomunitário, Extracomunitário, Madeira, Açores.
Ao importar um documento deste tipo, sem QR Code, o ARTSOFT questiona o utilizador se pretende introduzir manualmente os detalhes do documento.
Na inserção manual do documento existe uma opção ‘Fatura emitida no estrangeiro’ no ‘Tipo’. Existem alguns campos específicos para este tipo de documentos, como é o caso do país e da moeda.
Em relação aos valores do IVA há que ter em atenção o seguinte:
Nos documentos intracomunitários é sempre aplicada a taxa normal (calculada automaticamente pelo ARTSOFT através do valor da base de incidência), uma vez que nas aquisições intracomunitárias de bens ou serviços o fornecedor do outro país não cobra IVA e o comprador em Portugal é responsável por declarar e pagar o IVA devido, como se fosse uma autoliquidação. Em Portugal, a taxa de IVA aplicada será a taxa normal, atualmente 23%. Este fundamento baseia-se nas regras gerais da legislação do IVA aplicável na União Europeia, especificamente o regime de autoliquidação do IVA (inversão do sujeito passivo) para transações intracomunitárias, estabelecido pela Diretiva do IVA da UE (Diretiva 2006/112/CE).
Nos documentos extracomunitários não há configuração de IVA, porque os documentos são sempre isentos de IVA.
Vejamos o exemplo de importação de um documento intracomunitário.
Usando o botão ‘Automático’ o documento é conciliado e lançado na contabilidade, sendo usada a regra que melhor se adequa.
Usando a opção ‘Lançar na Contabilidade’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato, é mostrado novamente o detalhe do documento e ao carregar no botão ‘Gravar’, caso o fornecedor ainda não exista como terceiro na empresa, o utilizador é questionado se pretende criar a conta de fornecedor.
Em simultâneo com a criação da conta de fornecedor, são aplicadas as contas da regra selecionada.
A ficha de fornecedor é criada com os dados disponíveis, ou seja, os que foram indicados no lançamento manual do documento.
Nos ‘Detalhes Conciliados’ é possível visualizar a integração contabilística efetuada. Para além disso, no menu de contexto do rato é possível ver os detalhes do documento, abrir o anexo, anular a conciliação caso não esteja correta ou se pretenda alterar a contabilização, ir para o documento (da contabilidade ou da conta corrente) ou ir para o registo de terceiro. Nos lançamentos é ainda possível ir para a conta da contabilidade respetiva.
Note-se que o valor apurado do IVA serve para fazer os movimentos de autoliquidação do IVA intracomunitário, tal como é exigido pelo Código do IVA.
No caso dos documentos extracomunitários, a situação é muito semelhante, diferindo na questão do IVA. O único campo disponível nos valores é o total de incidência isento, uma vez que o IVA não é aplicado em documentos extracomunitários.
Os valores são lançados na moeda do documento e o ARTSOFT apresenta-os em euros, porque são convertidos automaticamente. Neste caso precisa ter o registo do câmbio da moeda a usar na tabela de câmbios.
Na conciliação, o valor de incidência é mostrado em euros podendo ser consultado o respetivo contravalor em moeda através da tooltip disponível na coluna ‘Valor’. Na integração contabilística o valor é também mostrado e lançado em euros.
6º Passo: Importar documentos nos diários
Os documentos também podem ser importados diretamente nos diários, através da opção disponibilizada para esse efeito na barra de ferramentas: ‘Inserir documento a partir do QR Code’. O procedimento é exatamente o mesmo que se viu até aqui.
7º Passo: App QR.Docs
Pode ainda recorrer à aplicação QR.Docs, disponível em Android e em IOS.
Com esta nova aplicação vai poder ler documentos fiscais em papel e a partir do seu QR Code.
De seguida, só tem de confirmar os dados recolhidos, tirar uma fotografia e sincronizar os mesmos com o ARTSOFT e o arquivo eletrónico.
A APP permite a consulta do histórico dos documentos e também a consulta dos documentos que ainda estão em sincronização com o ARTSOFT, ou seja, que ainda estão pendentes de validação por parte do Contabilista, e aqueles que já estão na Contabilidade e já têm o número do arquivo.
Em suma, a Contabilidade Inteligente no ARTSOFT revoluciona a forma como os contabilistas registam e contabilizam documentos fiscais. É uma solução inovadora que automatiza a contabilização de documentos fiscais através da importação automática do portal da AT ou da leitura de QR Code, com possibilidade de os arquivar eletronicamente.
A importação automática de documentos através do portal da AT e/ou a geração de arquivo eletrónico com os documentos importados em formato PDF ou imagem, requer o licenciamento do submódulo de Contabilidade, ‘Contabilidade Inteligente’ do ARTSOFT.
Consulte o Help Online para saber mais sobre como a Contabilidade Inteligente.
Use a Contabilidade Inteligente recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
Para saber mais informação sobre este tema, consulte a formação de Contabilidade Inteligente & Importação SAF-T.
Visualize o vídeo para saber como usar a Contabilidade Inteligente no ARTSOFT:
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
