Alteração em Lote de dados na Ficha de Clientes
Saiba como alterar dados de clientes e fornecedores em lote
Atribuir valores específicos a registos de clientes, fornecedores e terceiros é uma prática comum nas empresas para manter os dados organizados e facilitar processos administrativos. No ARTSOFT, é possível aplicar o valor de um determinado campo a outros registos, independentemente do valor que estes contenham.
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No ARTSOFT, esta funcionalidade, aplicar o valor de um determinado campo a outros registos, independentemente do valor, é extensível a vários campos nas fichas, incluindo: Código de Atividade Económica, Tipo, Zona, Condições de pagamento, Modo de expedição, Tipos de situação, Preços de venda e Matriz de descontos cliente/artigo.
Um adiantamento é não monetário se o preço da venda (ou prestações de serviços) tiver sido fixado:
Neste tutorial vamos usar os vendedores como exemplo, mostrando 2 cenários que elucidam como alterar o número do vendedor em lote na ficha de terceiros.
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Todas as configurações e esquemas a seguir apresentados são válidos quer para clientes quer para fornecedores. De modo a facilitar a apresentação do processo, todo ele será apresentado para documentos de clientes.
1º Cenário– Vendedor substituto de outro
Vejamos o cenário em que um vendedor se demite ou é demitido da empresa, sendo contratado outro em sua substituição. Neste caso, a empresa tem de alterar o vendedor atribuído aos clientes do vendedor anterior e alocar o novo vendedor a todos esses clientes.
No ARTSOFT, no final do campo ‘Vendedor’, na ficha do terceiro, está disponível um botão que abre a lista dos vendedores da empresa para que seja selecionado o novo vendedor a aplicar a todos os terceiros que têm o vendedor anterior.
Posicione-se numa ficha de terceiro que tenha associado o vendedor anterior.
Carregue no botão respetivo para abrir o ecrã de seleção do vendedor substituto que irá substituir o vendedor anterior em todas as fichas que o tenham associado (note-se que o vendedor anterior fica indisponível para selecionar, já que não pode ser substituto de si próprio).
Depois de selecionar o novo vendedor pretendido e de carregar no botão ‘OK’, é mostrada uma mensagem para confirmação da substituição em todas as fichas que contenham o vendedor anterior pelo novo vendedor.
Se confirmar a substituição, é mostrada uma nova mensagem informando o número de registos atualizados.
Nas fichas dos terceiros é possível verificar a alteração do vendedor.
2º Cenário: Organização de vendedores habituais
Vejamos outro cenário em que uma empresa pretende reorganizar os seus vendedores por um determinado critério, neste caso por zona.
Não se trata de substituir diretamente um vendedor por outro, mas de aplicar o mesmo vendedor a outros terceiros, independentemente do vendedor que estes tenham associado.
Desta vez posicione-se numa ficha de terceiro que tenha associado o vendedor que pretende replicar para outras fichas.
Aceda pressionando simultaneamente o campo ‘Vendedor’ e a tecla SHIFT (a do lado esquerdo do teclado para atualizar nas fichas de clientes, a do lado direito do teclado para atualizar nas fichas de terceiros). Se pressionar diretamente o campo é aberta a lista de vendedores disponíveis.
Esta ação atualiza o número do vendedor da ficha atual em vários clientes.
Depois de aceder é mostrada uma mensagem de confirmação de aplicação do valor do campo ‘Vendedor’ aos outros registos (no exemplo da imagem foi pressionada a tecla SHIFT do lado esquerdo).
Depois de confirmar, é aberto o ecrã ‘Alteração em lote do campo Vendedor para «x»’.
Neste ecrã pode, por exemplo, ordenar primeiro a coluna ‘Vendedor’ (neste caso, produziria um efeito semelhante ao do cenário anterior, pois poderia facilmente selecionar os clientes com o vendedor a substituir) ou usar apenas alguns grupos de clientes para ser mais fácil selecionar os clientes que têm o vendedor para o qual se pretende aplicar a alteração.
No entanto, pode optar por criar uma configuração específica, através do ícone respetivo ‘Editar configuração’, para segmentar os registos a considerar na atualização dos dados.
No exemplo deste cenário, vamos criar uma lista com uma zona específica, nos dados de marketing da segmentação de registos. Pode usar o botão respetivo (no final do campo ‘Lista de zonas’) para consultar a lista de zonas disponíveis.
Depois de configurar os critérios pretendidos, carregue no botão ‘OK’. É mostrada a lista de clientes nas condições da configuração (neste caso, que pertençam à zona 01- Norte).
De volta à alteração em lote, marque individualmente ou através do ícone ‘Marcar/desmarcar descentes’ (se pretender marcar de forma célere todos os registos de determinado grupo) os registos que pretende alterar.
Ao carregar no botão ‘OK’ é exibida uma mensagem indicando o número de registos atualizados.
Por detrás da mensagem, na lista de alteração, é possível visualizar os registos alterados (os que ficam com sombreado azul na check, os outros com fundo branco não foram alterados porque já tinham o novo vendedor indicado).
Se consultarmos os registos alterados, constatamos que o vendedor habitual passou a ser o novo em substituição do anterior.
Como já referido, esta possibilidade de aplicar o valor de um determinado campo a outros registos, independentemente do valor que estes contenham, é extensível a outros campos nas fichas de clientes, fornecedores e terceiros, sendo a forma de proceder idêntica em todos os campos: pressionar simultaneamente o campo pretendido e a tecla SHIFT do teclado, conforme já explicado no segundo cenário deste tutorial.
Ao aplicar os ensinamentos deste tutorial, irá perder menos tempo e correr menos riscos em alterações nos vendedores afetos aos seus clientes.
As alterações em lote em campos da ficha de terceiros requerem o licenciamento do módulo da Gestão Comercial do ARTSOFT.
Consulte aqui para saber mais sobre como alterar dados em lote na ficha de terceiros.
Altere dados em lote na ficha de terceiros recorrendo ao Software ARTSOFT v25.0 ou superior.
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